содержание .. 1 2 3 4 ..

Совершенствование системы управления грузоперевозками с помощью электронного документооборота на примере ООО «АВТО-ТРЭК» - часть 3

Сторонние веб-приложения могут встраиваться в главное окно. Есть интеграция с

IBM WebSphere MQ. Для автоматизации деятельности архивных подразделений

разработан специальный модуль Архив.

Недостатки: копировать ссылки на объекты нельзя. Нет возможности

создавать пользовательские папки.



1С: Документооборот 8

Основные направления работы данного решения – делопроизводство, общий

документооборот, управление договорной деятельностью, электронный архив и

работа с обращениями. Функционал можно расширять при помощи плагинов. При

обработке маршрутов документов можно прикреплять файлы и впоследствии

изменять их. Есть регистрация Проводника Windows.

Можно настроить автоматическое создание, регистрацию и отправку по

маршруту документов из различных источников (папка, электронный почтовый

ящик, web).



Docsvision

В Docsvision применяются преднастроенные темы, лента команд

настраивается. Сквозные связи между документами отображаются в виде дерева.

Ссылки можно комментировать. Есть возможность проектирования карточек

задания. Панель инструментов настраивается. Работает полнотекстовый поиск из

единой строки, есть настраиваемые поисковые шаблоны, дизайн поисковых форм

тоже настраивается.

При этом недостатки системы заключаются в отсутствии возможности

автоматического вложения документа в задание. Процессы не прозрачны,

напоминания работают только при включенном MS Outlook.



ЕВФРАТ

«ЕВФРАТ-Документооборот» – система электронного документооборота,

позволяющая построить полноценную систему управления бизнес-процессами и

документами организации. Система содержит весь необходимый инструментарий

для успешной организации электронного документооборота любой компании,

независимо от численности и формы собственности. Система рассчитана на

работу как в рамках небольшого отдела, например, канцелярии или локальной

организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной

организации со сложной схемой информационных потоков.

2.2 Цели и пути реализации проекта

Ранее было установлено, что в деятельности ООО «АВТО-ТРЭК» выявлены

проблемы, а именно обозначена необходимость совершенствования решения

задач синхронизации, координации, анализа и оптимизации деятельности

автотранспортной компании, в том числе процесса ведения документации на

предприятии.

Анализ поиска путей реализации проекта необходимо начать с построения

«дерева целей», что подразумевает использование иерархической структуры,

полученной путем разделения общей цели на подцели, а их, в свою очередь, на

более детальные составляющие (новые подцели, функции и т.д.). «Дерево целей»

изображено на рисунке 9.

Рисунок 9 – Дерево целей проекта ООО «АВТО-ТРЭК»

Показано дерево целей проекта по совершенствованию процесса ведения

документации. Разрешение главной цели предлагается несколькими путями –

улучшением способов принятия решения и улучшением квалификации персонала.

Чтобы выбрать наиболее подходящий путь будет использован метод «Паттерн»,

который является разновидностью экспертных методов, позволяет анализировать

и ранжировать по степени важности сведения в любой области деятельности,

таким образом, чтобы можно было представить сложное и взаимное соотношение

постоянных и переменных факторов. Характеристика 1 этапа выбора пути

решения проблемы дана в таблице 8.

Таблица 8 – Критерии оценки 1 этапа дерева целей

Критерии

Подцели

Улучшение способов

коммуникации

Улучшение квалификации

персонала

Объем оказываемых
услуг

0,6

0,4

0,6

Количество
потребителей

0,4

0,7

0,3

ИТОГ

Эффект

0,52

0,48

=0,6*0,4+0,4*0,7=0,52

=0,6*0,6+0,4*0,3=0,48

Характеристика 2 этапа «Улучшение способов принятия решения»

изображена в таблице 9.

Таблица 9 – Критерии оценки 2 этапа

Критерии

Подцели

Автоматизация

документооборота

Оптимизация организационной

структуры

Постоянные
издержки

0,6

0,8

0,2

Переменные
издержки

0,4

0,6

ИТОГ

Эффект

0,64

0,36

=0,6*0,8+0,4*0,4=0,64

=0,6*0,2+0,4*0,6=0,36

Характеристика 3 этапа «Улучшение квалификации персонала» изображена в

таблице 10.

Таблица 10 – Критерии оценки 3 этапа

Критерии

Подцели

Привлечение новых

специалистов

Профессиональная

переподготовка менеджеров

Рентабельность

0,6

0,7

0,3

Доходность

0,4

0,3

0,7

ИТОГ

1,0

Эффект

0,54

0,46

=0,6*0,7+0,4*0,3=0,54

=0,6*0,3+0,4*0,7=0,46

Все расчеты по этапам показаны на рисунке 10.

Рисунок 10 – Расчеты по методу Паттерн

E=0,52*0,64=0,3328 1.

II.

E=0,52*0,36=0,1872 4.

III.

E=0,48*0,54=0,2592 2.

IV.

E=0,48*0,46=0,2208 3.

Расчеты показали, что самым эффективным способом совершенствования

процесса ведения документации будет первый путь – улучшение способов

коммуникации, а именно, автоматизация документооборота, с которого и стоит

начать решение проблемы.

2.3 Определение требований к информационной системе

Матрица Захмана предназначена для того, чтобы при разработке и внедрении

новой информационной системы по работе с клиентами учитывать все требования

бизнеса.

Схема Захмана является наиболее полным архитектурным каркасом и

определяет общие свойства информационных систем на том уровне, когда они

еще не зависят от парадигмы проектирования, технологии и средств

разработки. Она систематизирует знания об архитектуре информационной

системы, охватывая все аспекты проектирования за счет использования системы

шести универсальных вопросов: что, кто где, когда, как и почему.

Основная идея – обеспечить возможность последовательного описания

каждого отдельного аспекта системы в координации со всеми остальными. Для

любой достаточно сложной системы общее число связей, условий и правил

обычно превосходит возможности для одновременного рассмотрения.

В соответствии с целями проекта, данная модель необходима для

предъявления требований, к выбираемой информационной системе.

Будут рассмотрены аспекты, необходимые для данной системы, за

исключением технических.

Модель Захмана для ООО «АВТО-ТРЭК» представлена в таблице 11.

Таблица 11 – Модель Захмана для предприятия ООО «АВТО-ТРЭК»

Данные

(Что?)

Функции

(Как?)

Сеть

(Где?)

Мотивы

(Почему?)

Люди

(Кто?)

Время

(Когда?)

Потребности,
цели, средства
бизнеса и
внешняя среда

Финансовая

отчетность, отчет о

прибылях и убытках

Предоставление

качественного

сервиса клиенту по

оказанию услуг;

Персонал с высокой

квалификацией

Осуществление

транспортных

услуг по России

Преимущество перед

конкурентами в

стоимости

предоставляемых

услуг

Директор ООО

«АВТО-

ТРЭК»,

финансовый

директор

соответствии

с бизнес-

планом

Бизнес-модель
предприятия
(концепт.мод.)

Финансовая

отчетность, отчет о

прибылях и убытках,

мнение клиентов о

компании

Оказание

качественных

транспортных услуг

точно в срок,

оговоренный с

клиентом;

Постоянное

обучение персонала

Осуществление

транспортных

услуг по России

Качественное и

своевременное

обслуживание

клиентов

Менеджеры по

логистике

соответствии

с бизнес-

планом

Логическая
модель
предприятия

Отчеты по

совершенным

доставкам груза,

финансовые отчеты

по месяцам, отчеты о

прибылях и убытках

за квартал

Оказание

качественных

транспортных услуг

точно в срок,

оговоренный с

клиентом;

Постоянное

обучение персонала

Осуществление

транспортных

услуг по России

Качественное и

своевременное

обслуживание

клиентов

Менеджеры по

логистике

соответствии

с бизнес-

планом

После приведения реестра требований, необходимо дать обоснование выбора

типа информационной системы.

2.4 Обоснование типа информационной системы

Для планирования потребности в информационных системах на уровне

организации в настоящее время разработано достаточное количество

инструментов. Одним из наиболее эффективных является использование матрицы

МакФарлана для первоначального определения стратегии использования

информационных ресурсов в организации.

Роль информационных систем на предприятии определяется их

функциональной направленностью и уровнем зрелости предприятия.

В качестве параметров для оценки текущей зависимости компании от ИТ

могут быть рассмотрены следующие (оценивание по пятибалльной шкале):

1.Зависимость ежедневных бизнес-процессов от ИТ –3;

2. Информационная безопасность и защита –3;

3. Совместимость исторических данных с другими данными –3;

4. Мобильность и скорость работы сотрудников –4;

5. Функциональная локальность информационной системы — 2

Среднее значение – 3 балла.

В качестве параметров для оценки текущей зависимости компании от ИТ

могут быть рассмотрены следующие (оценивание по пятибалльной шкале):

1.Возможность ИС усилить конкурентные позиции компании –4;

2. Оптимизация проблемного бизнес-процесса за счет ИС –5;

3. Возможность синтеза и объединения информации –5;

4. Наличие системного администратора и навыков –4;

5. Расширение сбытовых каналов за счет использования ИТ –5;

Среднее значение – 4 балла.

Это выражается во взаимосвязи стратегии и архитектуры ИТ, которую можно

проследить, используя матрицу МакФарлана, изображенную на рисунке 11.

Рисунок 11 – Взаимосвязь стратегии и архитектуры ИТ

Если соотнести средние баллы, то можно сделать вывод, что информационная

система в ООО «АВТО-ТРЭК» относится к классу «Потенциальные».

Потенциальные системы – те, у которых текущая зависимость низка и возможна

высокая будущая зависимость. Разработка соответствующих систем необходима,

чтобы облегчить фирме достижение ее стратегических целей. Это, как правило,

быстрорастущие фирмы обрабатывающей промышленности. Информационные

системы, используемые в компании, хотя и важны, но не играют жизненно

важной роли для повышения эффективности. Тем не менее, быстрый рост числа

клиентов, численности персонала и т.п., изменение внутренних и внешних

условий фирм оказывают сильное влияние на их операции, на управление

грузоперевозками.

Потенциальные

информационные

системы

обеспечивают

создание

возможностей для изменений в бизнесе. Это инвестиции в информационные

системы, которые могут быть важны для достижения успеха в будущем.

2.5 Оптимизация бизнес-процесса

Вся деятельность автотранспортного предприятия ООО «АВТО-ТРЭК» -

перевозка грузов, получение заявок от клиентов, формирование и подписание

договоров на доставку грузов, формирование заказов, сотрудничество со

сторонними организациями, работа ремонтного цеха, продвижение –

сопровождается документацией.

Важным аспектом деятельности автотранспортного предприятия является

документирование информации.

Путевой лист – это важнейший документ, подтверждающий право

пользования или владения юридическому лицу, осуществляющему перевозку

грузов. Документ содержит важную информацию о цели поездки и другую

дополнительную информацию.

В процессе договорного оформления услуги по грузоперевозке оформляется

не только договор, но и заявка. Договор содержит все существенные условия о

предмете (пункт и способ перевозки, перечень перевозимых объектов), сроки и

стоимость. Параллельно с формированием договора составляется заявка, которая

является основанием для формирования заказа – в ней более подробно описан

состав груза, грузополучатель, маршрут и пр.

Предприятие «АВТО-ТРЭК» работает как с постоянными клиентами, так и

выполняет разовые заказы.

В результате общения с заказчиками получается информация, которая

требуется для подписания договора на перевозку грузов. На предприятие

информация поступает как от источников внешней информации, так и от

источников внутренней информации.

Документооборот в автотранспортном предприятии происходит по двум

направлениям: вертикальный канал (между руководящими структурами) и

горизонтальные каналы (между отделами).

Основная информация, которая передается по горизонтальному каналу,

направлена на обеспечение коммерческой деятельности – кадровые документы,

ресурсное обеспечение деятельности, продвижение. Основная информация,

передающаяся по вертикальным каналам, связана с непосредственной

деятельностью предприятия – заявки, расписание и маршруты, спецификации и

договоры на грузоперевозку, которые были описаны выше.

В ООО «АВТО-ТРЭК» информация между отделами передается по локальной

сети, в устной и письменной форме. Информация хранится на электронных

накопителях, в печатном виде, в памяти сотрудников. Для долгого хранения

информации создан архив.

Доведение информации до пользователя – это преобразование сведений о

транспортном процессе в такую форму, которая обеспечивает быстрое и

безошибочное понимание.

Информацию пользователь получает и по документам, по телефону, факсу,

Интернету.

В данный момент в ООО «АВТО-ТРЭК» в качестве системы хранения данных

использует MS Excel. Система управления базами данных Excel входит в

стандартный набор пакета Microsoft Office.

Программа имеет хорошие возможности для работы с данными, их обработке

и использованию. Однако существует ряд недостатков применения Excel, которые

нельзя обойти стороной:

1. система предназначена для небольших настольных однопользовательских

БД;

2. имеет ограничение в 2 Гигабайта;  

3. работает в классической файл-серверной архитектуре;  

4. в случае сетевого сбоя имеет склонность к разрушению БД;  

5. невысокая производительность;  

6. неудобный редактор запросов и другие.  

Таким образом, на рассматриваемом предприятии в каждом отделе имеется

своя БД, ни как не связанная с другими, в результате чего это приводит к

увеличенному времени обработки заказа, нет возможности вести полноценный

учет прохождения заказов. Нет данных о весовых и размерных характеристиках

товара.

На основе представленных данных выявлены следующие сложности в

организации и управлении информационными потоками и данными, то есть в

документообороте: сложности в предоставлении отчетов по заявкам на

грузоперевозки, итоговых отчетов по обслуживанию клиентов, сложности

соблюдения единства и скорости передачи документов между бухгалтерией и

отделом логистики, отсутствие необходимых и достаточных данных для

использования существующей системы хранения данных.

Перечисленные выше недостатки обусловили необходимость оптимизации

бизнес-процесса составления комплекта документов на грузоперевозку.

Определяется необходимость применения новых подходов в системе хранения

данных, и в построении отчетов. 

Для моделирования бизнес-процессов используется метод IDEF0, который

был представлен в главе 1.

Принцип функциональной декомпозиции представляет собой способ

моделирования типовой ситуации, когда любое действие, операция, функция

могут быть разбиты (декомпозированы) на более простые действия, операции,

функции. Другими словами, сложная бизнес-функция может быть представлена в

виде совокупности элементарных функций.

Декомпозиция функционального блока А2 после внедрения информационной

системы изображена на рисунке 12.

A2.1

Добавление

информации о

заявке и о

клиенте

A2.2

Составление транспортной

накладной,путевого

листа,договор с клиентом

Информация

о клиенте

и заявке

A2.3

Получение

подтверждения

об оплате

Документы для

клиента

Заявка

Законы

РФ

Устав

предприят

ия

Законы РФ

Устав

предприятия

Шаблоны

Документов

Законы РФ

Устав

предприятия

Отдел

логистики

Отдел

логистики

Экономический

Отдел

ПК

1С

ПК

1С

ПК

1С

Сигнал на

отправку груза

Рисунок 12 – Декомпозиция функционального блока А2 после внедрения

информационной системы

Для оценки затрат и выгоды по выполняемым функциям информационной

системы был выбран функционально стоимостной анализ. В таблице 12 показан

функционально-стоимостной анализ процесса «Составление пакета документов

на грузоперевозку» (Модель «AS IS»), где указаны временные и материальные

затраты на процессы до внедрения информационной системы, а в таблице 13

приведен функционально-стоимостной анализ процесса «Составление пакета

документов на грузоперевозку» (Модель «TO BE»), где указаны финансовые

затраты на выполнение работы (в рублях) и временны затраты (в минутах и часах)

после внедрения информационной системы документооборота. Сводная таблица

ФСА предоставлена в таблице 14.

Таблица 12 – Функционально-стоимостной анализ процесса «Составление пакета документов на грузоперевозку» (Модель
«AS IS»)

Подпроцесс

Исполнитель

Ставка,

руб./час

Время

выполне-

ния, час

Стои-
мость

исполне-

ния,

рубли

Ресурсы

Стоимость

ресурсов,

руб./час

Общая

стоимость

ресурсов,

рубли

Общая

стоимость

выполнения,

рубли

А2.1 Добавление
информации о клиенте

Отдел логистики

100

0,5

Телефон,

интернет,

компьютер,

электроэнер-

гия

А2.2 Добавление
информации о заявке

Отдел логистики

100

0,5

А2.3 Составление
транспортной накладной,
путевого листа, договора с
клиентом

Отдел

логистики,

юридический

отдел

100

1,5

150

210

А2.4 Подписание
документов

Отдел

логистики,

юридический

отдел

100

140

А2.5 Передача документов
на выполнение перевозки
груза

Отдел

логистики,

водитель-

экспедитор

100

140

Итого

4,5

630

Таблица 13 – Функционально-стоимостной анализ процесса «Составление пакета документов на грузоперевозку» (Модель
«TO BE»)

Подпроцесс

Исполнитель

Ставка,

руб./час

Время

выполне-

ния, час

Стои-
мость

исполнен
ия, рубли

Ресурсы

Стоимость

ресурсов,

руб./час

Общая

стоимость

ресурсов,

рубли

Общая

стоимость

выполнения,

рубли

А2.1 Добавление
информации о клиенте и
заявке

Отдел логистики

100

0,5

Телефон,

интернет,

компьютер,

электроэнер-

гия

А2.2 Составление
транспортной накладной,
путевого листа, договор с
клиентом

Отдел логистики

100

0,5

А2.3 Получение
подтверждения об оплате

Отдел

бухгалтерии

100

0,5

Итого

1,5

210

Таблица 14 – Сводная таблица ФСА

Процесс

Время выполнения

Стоимость

В модели «AS IS»

4,5 часов

630 рублей

В модели «TO BE»

1,5 часа

210 рублей

Изменения

3 часа

420 рублей

Таким образом, в результате проведения функционально-стоимостного

анализа можно сделать вывод по затратам на выполнение процесса «Составление

пакета документов на грузоперевозку» при помощи системы документооборота:

финансовые затраты составили 210 рублей, а временные 1,5 часа.

Стоит отметить, что выбранная система не будет влиять на все работы,

включенные в данный процесс. В итоге, затраты как временные, так и денежные в

3 раза.

2.6 Обоснование выбора программного обеспечения ИС

Рассмотрим процедуру выбора программного обеспечения для внедрения

информационной системы, которая включает 3 этапа:

1.Разработка системы показателей.

2.Подбор аналогичных информационных систем.

3.Выбор системы.

Определим основные показатели оценки программного обеспечения

рассматриваемой категории. Степень важности («вес» показателя) каждого

показателя указывается в абсолютных величинах, исходя из условия, что их

сумма должна быть равна 1. Отразим их в таблице 15.

Таблица 15 – Показатели выбора СЭД

Показатель

Вес

Описание

Функциональная
полнота

0,13

Оценка функциональной полноты информационной системы
проводится на основании анализа возможностей полноценной
реализации общей организационной схемы подразделений предприятия

Масштаб предприятия

0,13

Масштаб предприятия может оцениваться по следующим параметрам:



Допустимые объемы хранимой информации;



Масштабы и оперативность синхронной обработки транзакций;



Возможности коллективной работы (масштабы и оперативность

асинхронной обработки транзакций);



Число рабочих мест.

Возможность
комплексных решений

0,11

Возможность комплексных решений определяется наличием в
программном пакете основных функциональных модулей (в данном
случае, совершенствование системы продаж и оптимизация процессов
работы с клиентами) и степенью их интеграции друг с другом.

Опыт внедрения

0,08 Опыт внедрения обычно оценивается по двум параметрам:

Показатель

Вес

Описание



Времени работы фирмы-производителя на рассматриваемом

сегменте рынка программного обеспечения;



Количество крупных предприятий, на которых осуществлено

успешное внедрение данных программных продуктов.

Гибкость конфигурации 0,08

Данный показатель отражает:



Возможность адаптации системы к особенностям конкретной

организации;



Возможность корректировки нормативно-правовой базы;



Перспективы развития на предприятии информационных

технологий в целом.

Целевая
определенность

0,13

Данный показатель определяет степень соответствия функциональных
возможностей

программного

комплекса

реальным

задачам

предприятия.

Простота
использования

0,05

Данный показатель характеризует:



Время обучения персонала;



Время выполнения типовых операций.

Степень готовности к
эксплуатации

0,05

Данный показатель зависит от времени и материально-технических
затрат, необходимых для приведения программного комплекса в
состояние готовности.

Возможность
интеграции с другими
приложениями.

0,05

При  анализе  данного  показателя  в  первую  очередь  учитываются
возможности интеграции с офисными приложениями (MS Word, Excel),
средствами  подготовки  отчетов  (Crystal  Report  и  др.),  поддержка
COM/OLE-технологий и т.п.

Сервисное
обслуживание и
сопровождение

0,12

Данный показатель характеризует услуги, предоставляемые фирмой-
производителем по обучению персонала, сопровождению
программного комплекса после инсталляции и т.п.

Цена

0,07

При определении реальной цены следует учитывать возможные
дополнительные издержки на доведение системы до рабочего
состояния, обучение персонала и т.п.

Сумма

Рынок подобного программного обеспечения обширен, поэтому, учитывая

особенности организации и вид деятельности, следует выделить 4 основных,

участвующих в дальнейшем анализе: «ЕВФРАТ-Документооборот», «Optima

WorkFlow», «1C:Документооборот», «Docsvision».

По каждому из принятых показателей выставляется оценка по пятибалльной

шкале, где: 5 – информационная система полностью удовлетворяет требованиям

организации; 4 – систем не имеет части не критичного для организации

функционала; 3 – система не имеет часть критичного функционала; 2 – большая

часть необходимого функционала отсутствует; 1 – не удовлетворяет требованиям.

Окончание таблицы 15 – Показатели выбора СЭД
организации ООО «АСБ»
организации ООО «АСБ»

содержание .. 1 2 3 4 ..