Совершенствование системы управления грузоперевозками с помощью электронного документооборота на примере ООО «АВТО-ТРЭК»

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное автономное образовательное учреждение

высшего образования

«Южно-Уральский государственный университет»

(национальный исследовательский университет)

Высшая школа экономики и управления

Кафедра «Информационные технологии в экономике»

ПРОЕКТ ПРОВЕРЕН
Рецензент, директор
ООО «АВТО-ТРЭК»
___________

ДОПУСТИТЬ К ЗАЩИТЕ
Заведующий кафедрой,
д. т. н.,с.н.с.
____________

«____»______________ 2017 г.

«____»_____________ 2017 г.

Совершенствование системы управления грузоперевозками с помощью

электронного документооборота на примере ООО «АВТО-ТРЭК»

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

К ВЫПУСКНОМУ КВАЛИФИКАЦИОННОМУ ПРОЕКТУ

Руководитель проекта, к.п.н.,

Консультанты:
Экономическая часть,
старший преподаватель
_______________

«____»_______________ 2017 г.

Техническая часть, доцент

_______________

«____»_______________ 2017 г.

доцент

_____________

«____»_______________ 2017 г.

Автор проекта
студентка группы

«____»_______________ 2017 г.

Нормоконтролёр, к.п.н., доцент

____________

«____»______________ 2017 г.

Челябинск 2017

АННОТАЦИЯ

Двуреченская К.С.
Совершенствоване управления
грузоперевозками с помощью
электронного документооборота на
предприятии ООО «АВТО-ТРЭК»
– Челябинск: ЮУрГУ, ВШЭУ-462, 2017.
– 82 с., 23 ил., 27 табл., библиогр. список
– 9 наим.

В дипломном проекте рассмотрена деятельность предприятия ООО «АВТО-

ТРЭК» и разработан план его развития. В проекте реализованы различные

средства и методы исследования, использованы карты, блок-схемы, диаграммы и

модели.

Дипломный проект состоит из введения, трех глав и заключения.

Во введении обоснована актуальность темы исследования, выявлена

проблема, определен объект, предмет, цели и задачи исследования.

В первой главе выполнен анализ предприятия ООО «АВТО-ТРЭК»,

включающий в себя: разработку стратегических целей, анализы внешней и

внутренней сред предприятия, определение проблемного поля и выделение

главной проблемы.

Вторая глава представляет собой проект совершенствования коммуникаций в

организации с клиентами путем внедрения СЭД. Произведен выбор

информационной системы, усовершенствованы бизнес-процессы, выполнен ФСА

анализ, проведен синтез информационной системы в рамках выбранного

программного обеспечения, выбрано техническое оборудование, определена

степень готовности предприятия к внедрению информационной системы

В третье главе разработан календарный план проекта, проведена оценка

рисков проекта, выполнен анализ экономической эффективности инвестиционного

проекта. Разработаны рекомендации по перспективному развитию бизнеса

Заключение содержит основные выводы и итоги проведенных анализов.

ВВЕДЕНИЕ

На сегодняшний день грузоперевозки являются динамично развивающейся

сферой услуг. Потребности в перевозках грузов все более возрастают с каждым

днем. Как следствие, растет и конкуренция в среде компаний, занимающихся

доставкой грузов. Каждая такая компания пытается предоставить как можно

более полный спектр услуг за наименьшую плату. При этом перед заказчиком

возникает ряд проблем, ему необходимо выбрать не только фирму, услугами

которой он будет пользоваться, но и вид транспорта, с помощью которого будет

осуществляться грузоперевозка.

В настоящее время задача планирования грузовых перевозок становится все

более актуальной для автотранспортных предприятий. Планирование загрузки

автомобилей и назначение им маршрута и графика доставки груза должны

выполнять опытные диспетчеры, а ошибки в составлении заданий связаны с

дополнительными издержками. Затраты на транспортировку груза очень часто

сравнимы с ее себестоимостью и составляют значительную долю в конечной цене

продукции. Эти обстоятельства обуславливают актуальность постановки и

решения задачи оптимизации планирования грузоперевозок. На таких

предприятиях возрастает потребность в использовании информационных систем в

области документооборота.

Цель дипломного проекта – совершенствование управления грузоперевозками

с помощью электронного документооборота предприятия ООО «АВТО-ТРЭК» за

счет внедрения информационной системы документооборота. Выполнение

главной цели возможно при решении следующих задач:

охарактеризовать миссию, видение, стратегию и цели компании;

осуществить стратегический анализ внутренней среды и внешнего

окружения компании;

провести интегральный анализ и выявить основные проблемы компании;

изучить опыт российских и зарубежных компаний по решению

выявленной проблемы;

предложить цели и пути решения проблемы в виде проекта;

предложить способ оптимизации проблемного бизнес-процесса;

обосновать выбор программного обеспечения;

рассмотреть синтез информационной системы;

описать техническую реализацию информационной системы;

10) провести анализ готовности предприятия и его инфраструктурных

элементов к реализации проекта;

11) составить календарный план проекта;

12) оценить возможные риски и предложить мероприятия по их

минимизации;

13) рассчитать экономическую эффективность от реализации проекта.

Объектом исследования является организация коммуникаций с клиентами на

предприятии ООО «АВТО-ТРЭК». Предмет исследования – разработка

информационной системы документооборота для совершенствования управления

грузоперевозками с помощью электронного документооборота на предприятии

ООО «АВТО-ТРЭК».

ГЛАВА 1. АРХИТЕКТУРА БИЗНЕСА И ЕГО ПРОБЛЕМЫ

1.1 Миссия, видение, стратегия и цели

Транспортная Компания «АВТО-ТРЭК» была основана в 2006 году как

транспортно-логистическое предприятие, специализирующееся на доставке

грузов как в пределах Челябинска и Челябинской области, так и в регионы

России.

На сегодняшний день ООО «АВТО-ТРЭК» предоставляет комплекс услуг,

обеспечивающий оперативную и надежную доставку грузов по территории

Российской Федерации.

К услугам заказчиков (грузовладельцев) относятся:

1) доставка груза собственным парком и частично арендованной обновленной

автотехникой;

2) перевозка грузов с опцией подъема груза до двери;

3) охрана груза;

4) сопровождение и охрана перевозимой продукции на всем маршруте;

5) перевозка негабаритных единиц с получением разрешения;

6) сопроводительное страхование грузов.

Транспортная Компания «АВТО-ТРЭК» обладает всем необходимым для

максимально быстрого, качественного и надежного осуществления услуг по

внутри российским перевозкам. Для обеспечения дополнительной гарантии

сохранности груза, застрахована гражданская ответственность экспедитора-

перевозчика в Страховой Компании «Капитал Полис».

Сотрудники компании регулярно получают теоретические и практические

знания, проходя курсы повышения квалификации, что позволяет им

совершенствовать свой уровень компетентности и тем самым повышать качество

обслуживания наших клиентов.

Водители Транспортной Компании «АВТО-ТРЭК» – это опытные

специалисты, обеспечивающие полную сохранность и своевременность доставки

груза.

Менеджеры Транспортной Компании разрабатывают наиболее оптимальные и

экономически

выгодные

маршруты,

обеспечивают

систему

контроля

местоположения груза. В любое время возможно связаться с менеджерами и

получить любую консультацию по предоставлению услуги.

ООО «АВТО-ТРЭК» осуществляет грузоперевозки по многим направлениям

регионов России. Точный расчет транспортно-логистической схемы позволяет

значительно сократить время доставки груза от грузоотправителя до

грузополучателя, выбрать оптимальный маршрут следования загруженного

транспорта, и соответственно уменьшить расходы на перевозку груза.

Организационная структура – документ, схематически отражающий состав и

иерархию

подразделений

предприятия.

Организационная

структура

устанавливается исходя из целей деятельности и необходимых для достижения

этих целей подразделений, выполняющих функции, составляющие бизнес-

процессы организации.

Организационные структуры управления отличаются большим разнообразием

форм, в основе которых лежат отличительные признаки, в частности размеры,

производственно–коммерческой деятельности организации, производственный

профиль, степень финансово-экономической самостоятельности, централизация

управления. На рисунке 1 представлена организационная структура ООО «АВТО-

ТРЭК».

Рисунок 1 – Организационная структура предприятия ООО «АВТО-ТРЭК»

Структуру предприятия составляют следующие отделы: экономический отдел,

юридический отдел, отдел эксплуатации, информационный отдел, отдел

логистики.

Руководство компание осуществляет генеральный директор, осуществляющий

единоличное принятие решений по управлению организацией. Виды

деятельности компании ООО «АВТО-ТРЭК» поименованы и предполагают

наличие возможности осуществления полного пакета услуг по транспортировке

грузов разных категорий, объемов, маршрутов и дистанцией следования.

Миссия компании ООО «АВТО-ТРЭК»:

- эффективное содействие бизнесу своих клиентов через быстрое, надежное и

комплексное решение их задач по транспортировке грузов.

Развернутая миссия деятельностиООО «АВТО-ТРЭК»:

1) эффективное продвижение собственных оказываемых услуг транспортно-

экспедиторского типа на местные, региональные и менждународные рынки по

транспортировке грузов автомобильным транспортом;

2) гарантированная социальная поддержка и защита работников компании,

создание благоприятных условий труда;

3) формирование системы корпоративного обучения специалистов всех

уровней, систематическое повышение квалификаии работников;

4) формирование

качества

отечественной

системы

транспортно-

экспедиторских услуг в области поставок товаров продукции на местные,

региональные и менждународные рынки,оказание максимально полезной услуги

по потребностям клиентов и государства в целом, стойкое формироваие

положительного имиджа компании.

Стратегическое видение ООО «АВТО-ТРЭК»:

В процессе развития уже оказываемых и расширения засчет освоения новых

направлений деятельности компания трансформируется в вертикально

интегрированного крупного интернационального логистического оператора,

оказывающего бизнесу клиентов комплексное логистическое обслуживание,

которое будет состоять из:

1) мультимодальные

инновационные

контейнерные

грузоперевозки

автомобильным транспортом;

2) экспедирование контейнерных грузов по любым маршрутам;

3) предосталвение улсуг по ответственному хранению и складированию

клиентских грузов объемом от одной паллеты на российских и международных

территориях;

4) создание собственной ремонтной базы для автомобилей.

Подцели: рост капитализации компании, рост выручки, рост эффективности

перевозок, увеличение рентабельности капитала.

Стратегические карты позволяют структурно излагать стратегии и цели на

каждом организационном уровне компании.

Стратегические карты являются инструментом объединения краткосрочных

задач с общими целями деятельности организации. На рисунке 2 представлена

стратегическая карта ООО «АВТО-ТРЭК».

Стратегическая карта целей ООО «АВТО-ТРЭК»

на

сы

По

тр

еб

тел

из

ес

пр

оц

ес

сы

Пер

со

на

Обеспечение понимания

бизнес-процессов у

персонала

Обучение персонала

Повышение качества

обслуживания

Формирование сильного

бренда

Разработка маркетинговой

стратегии

Повышение

удовлетворенности

клиентов

Рост числа клиентов

Рост доходов от заявок

Увеличение объема

продаж

Снижение управленческих

затрат

Рисунок 2 – Стратегическая карта реализации проекта ООО «АВТО-ТРЭК»

Краткосрочные цели характеризуют бизнес-процессы, производственно-

финансовые цели и показатели организации, отношения внутри компании между

элементами внутренней среды, взаимоотношения и позиции во внешней среде.

Долгосрочные цели описывают преимущественно доходные показатели. Счетная

карта с показателями эффективности, к которым стремится компания в своей

деятельности (таблица 1).

Таблица 1 – Счетная карта проекта для ООО «АВТО-ТРЭК» и стратегические
инициативы

Перспек-

тивы

Цели

Показатели

Значения

2017 2018 2019

Финансы

Рост доходов от заявок

Прирост доходов от отправок

груза, %

Увеличение объема заявок

Прирост доходов от

реализации новых услуг, %

Снижение управленческих

затрат

Расходы на маркетинг, %

бюджета

Потреби-
тели

Рост числа клиентов

Доля рынка транспортно-

логистических услуг, %

Повышение

удовлетворенности клиентов

Индекс удовлетворенности

клиентов, %

Бизнес-
процессы

Повышение качества

обслуживания

Индекс удовлетворенности

обслуживанием, %

Формирование сильного

бренда

Индекс узнаваемости, %

Разработка маркетинговой

стратегии

Реализация новой

маркетинговой стратегии, %

Персонал

Обеспечение понимания

бизнес-процессов у

работников

Число выявленных

нарушений в процессе

деятельности, шт.

Обучение персонала

Уровень профессиональной

компетенции сотрудников,

балл

100

Полученные в ходе анализа организационной структуры и счетной карты

сбалансированной системы показателей данные дают полное видение стратегии

компании, ее стратегического видения, стратегических целей, а также формирует

показатели эффективности, к которым стремится компания в процессе своей

деятельности.

1.2 Анализ внешней среды

Анализ внешнего окружения для ООО «АВТО-ТРЭК» с учетом особенностей

деятельности предприятия оптимально осуществлять по направлениям: ситуация

в отрасли, современные тенденции.

настоящее

время

сеть

транспортных

предприятий,

включая

государственные, муниципальные и частные компании, является достаточно

развитой и удовлетворяет основные потребности. Ключевыми направлениями

развития на рынке грузоперевозок являются:

- укрупнение небольших транспортных компаний;

ориентация на сокращение длины логистической цепочки и

реструктуризация затрат на перевозку одной паллеты груза;

- создание единых логистических центров распределения грузов с целью

оптимизации логистической деятельности;

- сокращение жизненного цикла перевозимых товаров и качественно новые

подходы к продвижению рассматриваемого вида услуг, с учетом возрастающей

роли инновации в бизнесе.

Поскольку число возможных факторов макросреды достаточно велико, то при

анализе внешней среды ООО «АВТО-ТРЭК» ограничимся теми сферами, которые

оказывают существенное влияние на данное предприятие.

Рассмотрим четыре ключевых аспекта внешнего окружения: политико-

правовая область; экономическая среда; технологические (или научно-

технические) факторы; социокультурные аспекты макросреды.

Угрозы и возможности, с которыми сталкивается организация, обычно

выражаются в этих четырех областях.

1. Экономические факторы

В предпринимательской деятельности зачастую играют ключевую роль,

поскольку любая коммерческая деятельность предприятия, прежде всего,

формируют его как субъекта экономической деятельности.

По этой причине эта область в компании должна постоянно

диагностироваться с целью немедленного реагирования на изменения. К примеру,

темпы инфляции, динамика трудовых ресурсов, стабильность на валютном рынке

и пр. – влияет на имущество и деятельность ООО «АВТО-ТРЭК»[1].

2. Политическая среда

Характеризуется активным взаимодействием и частичным слиянием крупных

представителей деятельности и управленческие структуры. В настоящее время в

предпринимательской среде пропагандируется ориентация на достижение и

содействие реализации государственной политики.

Это выражается, в первую очередь, в обязанности всех членов общества, и

руководителей ООО «АВТО-ТРЭК», в частности, в беспрекословном соблюдении

нормативно-правовых

актов,

деятельность

по

грузоперевозкам

характеризуется большим количеством таких документов[2].

3. Технологические факторы.

Развитие в области технологий и инновационных решений в настоящее время

проникает во все сферы жизни человека, в том числе и область грузоперевозок. Те

компании, которые быстрее перестраиваются в новых технологических

обстоятельствах, обеспечивают себе более высокое конкурентное положение,

могут дать дополнительный ряд возможностей[3].

4. Факторы социального поведения.

Так как в центре любой экономической деятельности остается человек – как

трудовые ресурсы, так и клиенты, для успешной организации деятельности

руководство компании должно учитывать состояние напряженности в обществе,

изменение потребительских предпочтений, социальных установок, тенденций.

Чаще всего социальные факторы лежат в основе всех кризисных явлений в

компании и экономике. Чтобы своевременно реагировать на новые условия

социальных факторов, организация должна также иметь возможность к

трансформации, быть мобильной к новой среде[4].

Для отражения важнейших характеристик каждого из факторов макросреды

внешнего окружения транспортной компании используем STEP-матрица, которая

отражена в таблице 2.

Таблица 2 –STEP-матрица ООО «АВТО-ТРЭК»

Факторы

Вес

Оценка

степени

влияния

фактора

Направ-

ленность

влияния

Взвешенная

оценка

Политические

Прогнозируемое улучшение
взаимоотношений со странами
Прибалитики

0,2

0,8

Ужесточение законодательного
регулирования транспортной
деятельности

0,4

2,0

Влияние агрессивной геополитики
России на взаимоотношения с
другими странами

0,4

1,6

Экономические

Рост цен на горючее

0,5

2,0

Увеличение потребностей общества
по отправке персональных грузов

0,4

1,6

Спад инвестиционного интереса к
этой отрасли

0,2

0,6

Социальные

Привычка оформления срочных
заказов у населения

0,3

0,9

Рост доверия к коммерческим
транспортным компаниям

0,3

0,9

Технологические

Развитие систем электронного
документооборота

0,5

2,0

Появление новых способов слежения
за следованием груза

0,5

1,6

Профиль макросреды ООО«АВТО-ТРЭК» отражен на рисунке 3.

Рисунок 3 – Профиль макросреды ООО «АВТО-ТРЭК»

Анализ основных факторов макросреды показал, что наибольший вес для

развития автотранспортной компании имеют значение политические и

экономические факторы, поскольку эффективное осуществление деятельности

зависит от состояния законов о ограничении ввоза и вывоза товаров за границей,

отмены таможенных пошлин с некоторыми близлежащими странами. Недавно

принятое законодательство по ограничению передвижения большегрузных машин

по количеству часов с целью сделать движения на трассах более безопасным в

некоторых случаях тормозит развитие этой отрасли. Социальные и

технологические факторы находятся в положительной динамике, поскольку

создают благоприятные условия для роста и развития стратегии автотранспортной

компании.

Отраслевой анализ

В результате отраслевого анализа рынка грузоперевозок была получена

следующая информация:

Объем грузооборота в год: 7,5 млн тонн

Темп роста рынка: 5 % спад.

Стадия жизненного цикла: зрелость.

Число компаний в отрасли: 74 компании осуществляют грузоперевозки на

территории Челябинска и Челябинской области, 34% из них осуществляют

автоперевозки, перевозка сборных грузов, перевозка негабаритных грузов,

рефрижераторные перевозки, международные перевозки. 

Потребители:

население,

заказы

промышленных

предприятий,

обслуживание торговых точек и предприятий.

Степень вертикальной интеграции: некоторые компании интегрируются

«вперед» и предлагают услуги хранения и складирования грузов, проверки

качества на этапе погрузки.

Легкость входа/выхода: выросли расходы на транспортное обслуживание,

топливо и лизинговые платежи, высокие ставки по кредитам, возросшие тарифы

на КАСКО и ОСАГО предполагают высокие барьеры для входа.

Технология/нововведения: оказывает сильное влияние на логистику путем

автоматизации

системы

распределения

заказов,

возможность

онлайн-

отслеживания заказов делает отрасль более привлекательной для населения.

Характеристика услуг: стандарты к услугам повышаются. 

Экономия масштаба: умеренная, все игроки автотранспортного рынка

используют ресурсы ориентировочно одинаковые по стоимости, то есть затраты

при осуществлении деятельности не сильно дифференцированы между

конкурентами.

Эффект кривой опыта: присутствует при внедрении логистических систем

автоматизации. 

Загрузка мощностей по рынку – 50%, прибыльность отрасли положительная –

бизнес считается доходным, с рентабельностью 50%[5].

Анализ конкурентных сил, воздействующих на компанию ООО «АВТО-

ТРЭК», предлагается осуществлять с использованием разработанной Портером

модели пяти конкурентных сил. М. Портер разработал пять сил воздействия в

конкурентной среде, доказав, что увеличение силы влияния в одной из сфер

снижает возможность компании к увеличению прибыли.

Сила влияния поставщиков. Компания закупает контейнеры для перевозки и

технику как у российских производителей, так и за рубежом, чаще всего в Китае.

Риск увеличения стоимости на китайские контейнеры минимален, так как эти

компании осуществляют деятельность в условиях высокой конкурентной среды.

Также на деятельность ООО «АВТО-ТРЭК» влияние поставщиков ограничено,

поскольку доля расходов на закупку контейнеров в растратах компании невелика,

поскольку контейнеры – это товар длительного пользования.

Сила влияния покупателей – клиентов. Повсеместно применяющийся подход

тендерного определения поставщиков в разных областях, в транспортно-

экспедиторской деятельности в том числе, приводяит к конкуренции

преимуществено по ценовому признаку, так как это является основой аукциона.

Грузовладельцы строят взаимоотношения с транспортными компаниями,

выдвигая императивные условия – снижение цены или досрочное расторжение

заключенных договоров. В транспортной области все реже можнов стретить

равноправие сторон, поскольку грузовладельцы диктуют свои условия, выдвигая

дополнительные требования помимо тех, которые согласованны в договоре.

Угрозы со стороны продуктов – заменителей. В качестве заменяемой

автотранспортной

услуги

основном

рассматриваются

морской

железнодорожный транспорт, учитывая низкую стоимость, но сроки доставки

грузов этими видами всегда превышают соответствующий показатель

автомобильных перевозок.

Уровень конкуренции. Транспортно-логистический рынок оценивается как

достаточно перспективный и динамично растущий, при этом сопровождающийся

высоким уровнем конкуренции как на внутреннем рынке, так и с

международными транспортно-логистичесикми компаниями.

Экспертами отмечатеся, что конкуренция между игроками транспортно-

логистического рынка предположительно может возрастать, но только в части

Совершенствование системы управления грузоперевозками с помощью электронного документооборота на примере ООО «АВТО-ТРЭК» - часть 1