Совершенствование системы управления грузоперевозками с помощью электронного документооборота на примере ООО «АВТО-ТРЭК»

Таблица экспертных оценок представлена в таблице 16.

Таблица 16 – Оценки показателей программных продуктов

Название показателя /

Название системы

1C:Доку-

ментооборот

ЕВФРАТ-

Документо-

оборот

Optima

WorkFlow

Docs-

vision

Функциональная полнота

Масштаб предприятия

Возможность комплексных

решений

Опыт внедрения

Гибкость конфигурации

Целевая определенность

Простота использования

Степень готовности к

эксплуатации

Возможность интеграции с

другими приложениями

Сервисное обслужива-ние и

сопровождение

Цена

На основании принятых оценок важности используемых показателей качества

можно получить следующие интегральные оценки качества рассматриваемых

систем, представленные в таблице 17.

Таблица 17 – Интегральная оценка качества выбранных информационных систем

Название

Оценка

1C:Документооборот

4,76

ЕВФРАТ-

Документооборот

3,64

Optima WorkFlow

4,33

Docsvision

3,32

Анализ полученных результатов позволяет выделить три группы средств

автоматизации документооборота с точки зрения возможности их использования

для данного предприятия:



Подходящие средства (ИО≥4,5):

1C:Документооборот (4,76).



Средства, подходящие по классу, но не отвечающие отдельным

требованиям (3,75≤ИО<4,5):

Optima WorkFlow (4,33).



Неприемлемые в данном случае средства (ИО<3,75): ЕВФРАТ-

Документооборот (3,64), Docsvision (3,32).

По результатам проведенного анализа, в качестве средства совершенствования

документооборота рекомендуется использовать следующую систему –

1C:Документооборот. Данная система поможет решить заявленные в компании

ООО «АВТО-ТРЭК» проблемы, а также оказывать вспомогательное воздействие

на дальнейшее видение бизнес-процессов.

Система обладает всем необходимым функционалом, включая: онлайн и

мобильную версию (которые удобно использовать в поездках); учет поступающих

документов от организаций и обращений от физических лиц; учет исходящих

документов, как ответных, так и инициативных; учет организационно-

распорядительных,

информационно-справочных

других

внутренних

документов; повседневная работа с обычными файлами; шаблоны документов и

файлов; более 70 реквизитов в учетной карточке; сканирование и

штрихкодирование; объединение документов в комплекты; хранение и сравнение

версий файлов; контроль исполнительской дисциплины.

2.7 Синтез информационной системы

Выбрав систему электронного документооборота следующим пунктом

необходимо указать, как функционал данного приложения помогает решить

заявленную в дипломном проекте проблему.

Была рассмотрена пробная база онлайн версии 1С: Документооборот. Для

решения заявленной проблемы система обладает следующим функционалом,

представленным на рисунке 13.

Рисунок 16 – Пример списка шаблонов и договоров

2.8 Техническая реализация информационной системы

Информационная система «1С: Документооборот» – это трехуровневая

клиент-серверная архитектура, представленная на рисунке.

Клиент-серверный вариант работы предназначен для использования в рабочих

группах или в масштабе предприятия, особенно рекомендован при количестве

рабочих мест более 10 (рисунок 17).

Рисунок 17 – Трехуровневая архитектура «1С: Документооборот»

Клиент-серверная архитектура разделяет всю работающую систему на три

различные части, определенным образом взаимодействующие между собой:

1) клиентское приложение;

2) кластер серверов 1С: Предприятия;

3) сервер базы данных.

Программа,

работающая

у пользователя,

(клиентское

приложение)

взаимодействует с кластером серверов 1С: Документооборот, а кластер, при

необходимости, обращается к серверу баз данных.

При этом физически кластер серверов 1С: Документооборот и сервер баз

данных могут располагаться как на одном компьютере, так и на разных. Это

позволяет администратору при необходимости распределять нагрузку между

серверами.

Использование кластера серверов 1С: Документооборот позволяет

сосредоточить на нем выполнение наиболее объемных операций по обработке

данных. Например, при выполнении даже весьма сложных запросов программа,

работающая у пользователя, будет получать только необходимую ей выборку,

а вся промежуточная обработка будет выполняться на сервере. Обычно увеличить

мощность кластера серверов гораздо проще, чем обновить весь парк клиентских

машин.

Другим важным аспектом использования 3-х уровневой архитектуры является

удобство

администрирования

и упорядочивание

доступа

пользователей

к информационной базе.

В этом варианте пользователь не должен знать о физическом расположении

конфигурации или базы данных. Весь доступ осуществляется через кластер

серверов 1С: Управление автотранспортом. При обращении к той или иной

информационной базе пользователь должен указать только имя кластера и имя

информационной базы, а система запрашивает соответственно имя и пароль

пользователя.

1С: Документооборот использует возможности системы управления базами

данных для эффективной выборки информации:

1) механизм запросов ориентирован на максимальное использование СУБД

для выполнения расчетов и составления отчетов,

2) просмотр больших динамических списков обеспечивается без выполнения

большого количества обращений к базе данных; при этом пользователю

предоставляются возможности эффективного поиска, а также настройки отбора

и сортировки.

Развертывание клиент-серверного варианта и его администрирование

выполняется довольно просто. Диаграмма развертывания представлена на

рисунке 18.

Рисунок 18 – Диаграмма развертывания

К сертификации принимаются компьютеры с характеристиками, не ниже

указанных в таблице 18.

Таблица 18 – Системные требования

Тип информационной

системы

32-разрядный сервер 1С

64-разрядный сервер 1С

Системные требования

Процессор Intel Pentium

IV/Xeon 2,4 ГГц и выше

Оперативная память 1024

Мб и выше

Жесткий диск 40Гб и выше

Устройство чтения

компакт-дисков

USB-порт

SVGA-видеокарта

Процессор с архитектурой
x86-64 (Intel с поддержкой

EM64T, AMD с

поддержкой AMD64).

Оперативная память 2048

Мб и выше

Жесткий диск 40Гб и выше

Устройство чтения

компакт-дисков

USB-порт

SVGA-видеокарта

Сервер баз данных

Технические характеристики компьютера и операционная

система должны соответствовать требованием Microsoft

SQL Server, PostgreSQL, IBM DB2, Oracle Database

При этом в организации используются компьютеры со следующей

комплектацией:



Операционная система: Windows 7



Процессоры: Intel Core 2 Duo E7400 (2 ядра, 2,8 ГГц, 3 MB L2-кэш)



Системные платы: ASUS P5Q-VM (Intel G45)



Видеокарты: ATI Radeon HD4650



Оперативная память: 2x1 GB DDR2-1066 Kingston



Жесткий диск: 250 ГБ Seagate Barracuda 7200.11 SATA, 7200 об/мин.



Устройство чтения компакт-дисков



USB-порт

Таким образом, существующая на предприятии конфигурация полностью

удовлетворяет системным требованиям 1С: Документооборот. При ее внедрение

не возникнет проблем с соответствием аппаратной части к требованиям. ПО будет

работать быстро, бесперебоев и не сильно нагружать компьютеры. Внедрение

системы не должно сильно отразиться на общей производительности

компьютеров и скорости передачи данных на локальном сервере предприятия.

2.9 Анализ готовности предприятия и его ИТ-инфраструктуры к реализации
проекта

В процессе развития компании последовательно проходят путь от слабо

организованных структур, главная цель которых состоит в том, чтобы выжить, до

более устойчивых, способных управлять своим будущим и оптимизировать все

процессы - от производства до сбыта продукции. Этот рост невозможен без

целевого управления и эффективного использования имеющихся ресурсов и

знаний, что находит отражение в концепции развития организационной зрелости

компании.

Большинство моделей используют пятиуровневую систему градаций.

Возможно, это напоминает школьную пятибалльную систему оценок. В каждой

пятизначной модели используется своя терминология.

Как бы ни было опасно использование понятия «зрелость» или как бы ни было

обидно получить низкую оценку, использование этого инструмента продуктивно.

Эффект использования происходит по двум направлениям:



взаимодействие с западными контрагентами (привлечение инвестиций,

продажа бизнеса, выход на международный рынок как в качестве продавца, так и

в качестве покупателя);



внедрение в компанию современных технологий, как организационных, так

и производственных (просто использование оборудования).

Для оценки зрелости компании ООО «АВТО-ТРЭК» была выбрана модель

CMMI.

CapabilityMaturityModelIntegration

(CMMI)

–

Комплексная

модель

производительности

зрелости

–

набор

моделей

(методологий)

совершенствования процессов в организациях разных размеров и видов

деятельности.CMMI содержит набор рекомендаций в виде практик, реализация

которых, по мнению разработчиков модели, позволяет реализовать цели,

необходимые для полной реализации определенных областей деятельности.

Любое совершенствование процессов подразумевает плавный/поэтапный

процесс. В CMMI эти этапы формализованы — существует 5 уровней зрелости,

каждый из которых указывает на зрелость процессов организации. Эти уровни и

их краткие характеристики изображены в таблице 19.

Таблица 19 – Уровни зрелости компании

Уровень

Основные характеристики

Начальный

Процессы непредсказуемые, слабо контролируемые. Процессы

появляются в ответ на определенные события

Повторяемости

Повторяемые операции

Регламентируемости

Стандартизация процессов, интеграция, наличие процедур

Управляемости

Процессы измеряются и контролируются.

Контроль качества, использование обратной связи

Оптимизируемость

Фокус на совершенствование процессов

Постоянное развитие, самоадаптация системы

Начальный уровень – характерен для большинства начинающих и малых

компаний. Ведение бизнеса здесь носит хаотичный характер, что связано с

борьбой за выживание. В компании, как правило, отсутствует стратегия развития:

основное внимание уделяется решению сиюминутных тактических задач.

Характерной чертой начального уровня организационной зрелости являются

спонтанные

информационные

связи

компании,

которые

обычно

аккумулируются в руководящем звене и носят справочный характер. В этом

случае эффективность управления в значительной степени зависит от небольшой

группы единомышленников и от личности руководителя – от того, насколько

четко он понимает цели и задачи развития компании. Через этот уровень

проходят, быстрее или медленнее, все предприятия и организации.

Симптомы:

− сотрудники действуют исходя из своих личных представлений о целях

работы;

− бизнес-процессы в организации не описаны и, соответственно, не

классифицированы;

− затраты и качество не прогнозируются;

−отсутствуют

формализованные

планы,

внутренние

регулирующие

документы;

− отсутствует контроль изменений;

− деятельность компании непрозрачна даже для основного персонала, высшее

руководство плохо представляет реальное положение дел.

Уровень повторяемости – в компании уже возможна успешная реализация

проектов, что достигается благодаря жесткому управлению, оперативному

планированию и контролю. Основные бизнес-процессы становятся повторяемыми

и управляемыми, приобретают устойчивый характер. Компании начинают искать

пути снижения издержек, и, прежде всего, за счет оптимизации повторяющихся

процессов.

Для организаций этого уровня зрелости характерна автоматизация базовых

составляющих, таких как кадры, бухгалтерия, зарплата. Оперативные планы

деятельности компании строятся на основе предыдущего опыта. В компании

начинают формироваться корпоративные традиции и культура, однако по-

прежнему отсутствует интеграция информации, а сами информационные по- токи

остаются неформализованными.

Симптомы:

− выявлена определенная повторяемость организационных процессов:

выполнение новых проектов основывается на опыте выполнения предыдущих

проектов;

− бизнес-информация и знания используются как нематериальный потенциал,

т.е. накапливаются в виде личного опыта сотрудников и пропадают при их

увольнении.

Уровень регламентируемости – процессы, как в управлении, так и в

производстве, становятся настолько повторяемыми, что их можно формализовать,

описав и задокументировав. В компании появляются описания ролевых функций

сотрудников внутри организации или список задач, которые должен выполнять

сотрудник внутри того или иного подразделения. Все процессы стандартизованы,

задокументированы и объединены в общий информационный поток. Благодаря

этому в компании появляется возможность анализа информации по всем аспектам

управленческой деятельности, а также возможность получения оперативной

информации о степени использования ресурсов. Вместе с тем, планирование в

такой компании основывается на экстраполяции показателей прошлых периодов,

в нем практически отсутствует процесс постановки долгосрочных целей. В

обработке информации при этом преобладает ретроспективный анализ.

Симптомы:

− корпоративная мифология записана на бумаге, задокументированы и

стандартизованы все бизнес-процессы; − процессы повторяемы и не зависят от

личных качеств исполнителя;

− информация о процессах для измерения эффективности не собирается;

− наличие формализованного описания процессов не означает, что все они

работают;

− организация начинает адаптировать свой опыт к специфике бизнеса;

− проводится анализ знаний и умений сотрудников с целью определения

необходимого уровня компетентности;

− вырабатывается стратегия развития компетентности;

− система управления оказывается отделенной от всего персонала

организации, т.е. появляется внутренний «свод законов»;

− этим законам следует весь персонал, включая топ-менеджмент.

Уровень управляемости – приоритетным направлением становится

повышение качества продукции или услуг, а целью – достижение рыночной

привлекательности и увеличение доли рынка. В организации формируются

внутрикорпоративные стандарты качества, затрагивающие не только собственной

продукции (услуг) и процессов ее производства, но и всей цепочки поставок – от

контрагентов до клиентов. В компании налажены стратегические и оперативные

взаимосвязи, для принятия решений активно используются обратные связи.

Симптомы:

− в компании вводится количественная система оценки эффективности

бизнес-процессов (используются как финансовые, так и натуральные показатели);

− используется система оценки работы персонала (например, система

ключевых показателей);

− обе системы, описание бизнес-процессов и оценки персонала

синхронизированы между собой;

– эффективная деятельность компании приводит к стимулированию

персонала;

− формируются внутрикорпоративные стандарты качества (для продукции,

процессов производства, цепочки поставок – от конрагентов до клиентов).

Уровень оптимизируемости – управление качеством осуществляется по

количественным показателям по всей цепи взаимосвязанных процессов, а

модификация или совершенствование компании – по результатам обратной связи.

Для организации характерно не только построение стратегических планов, но и

оптимизация путей их достижения. Стратегия компании направлена на

достижение организационного, финансового и технологического преимуществ.

Процесс управления в такой компании характеризуется развитием коллективной

обработки и анализа информации, что сопровождается переходом:

− от анализа количественных показателей к качественному анализу;

− от оперативного анализа к стратегическому планированию;

− от единоличного анализа и принятия управленческих решений к

коллегиальной работе. Уровень требований к эффективности бизнеса компании

должен соответствовать уровню требований к используемым для управления

информационным технологиям и сложности информационной системы,

построенной на их основе.

Симптомы:

− на основе анализа количественных показателей в компании проводится

корректировка (реинжиниринг) бизнес-процессов (управление качеством по

количественным показателям, совершенствование системы – по результатам

обратной связи);

− процесс коррекции носит системный характер;

− вся информация об изменениях и функционировании процессов

фиксируется во внутренних документах;

− построение стратегических планов, оптимизация путей их достижения.

Рассмотрев подробно все уровни модели CMMI, можно сделать вывод, что

компания ООО «АВТО-ТРЭК» находится на уровне управляемости –

приоритетным направлением становится повышение качества продукции или

услуг, а целью – достижение рыночной привлекательности и увеличение доли

рынка. Деятельность эффективна, но для ее улучшения необходимо внести

изменения. Для компании на данном этапе приоритетным является улучшение

качества обслуживания клиентов и увеличение объема продаж.

Для эффективной работы, поддержания конкурентоспособности, развития

современного крупного предприятия необходимы не только рациональные

бизнес-процессы, простроенные в соответствии с разработанной стратегией

развития предприятия, но и способная удовлетворять их потребности ИТ –

инфраструктура. Существуют различные методики и модели зрелости

(оптимизации) ИТ-инфраструктуры.

Более подробно можно остановиться на модели Infrastructure Optimization

Model (IOM). У модели есть 3 подмножества, представленные в таблице 20.

Таблица 20 – Подмножества IOM

Подмножества

Основные характеристики

Core IO

Процессы оптимизации базовой инфраструктуры (отвечает за

аутентификацию пользователей и доступ к ресурсам ИС, работу рабочих

мест, сетевые коммуникации, информационную безопасность. Является

базой для других подмножеств).

Application

Platform IO

Инфраструктуры прикладной платформы

Business

Productivity IO

Инфраструктуры продуктивности бизнеса

Оценка уровня зрелости будет производиться по первому подмножеству.

Набор сервисов в модели называется уровнем зрелости. Всего в модели

определены четыре уровня зрелости. Уровни зрелости и основные их

характеристики приведены в таблице 21.

Таблица 21 – Уровни зрелости информационной системы

Уровни

Основные характеристики

Базовый

При обслуживании ИТ-инфраструктуры преобладают ручные операции

Стандартный

В ИТ-инфраструктуре частично присутствуют средства автоматизации для ее

обслуживания

Рациональный

Используются все, предлагаемые современными продуктами Microsoft,

средства автоматизации и управления ИТ- инфраструктурой

Динамический

Управление ИТ-инфраструктурой осуществляется на основе комплексного

обслуживания и политик, определяемых бизнес-требованиями организации

Базовый уровень зрелости.

В связи с тем, что на этом уровне среди операций по обслуживанию ИТ -

инфраструктуры присутствует большой процент ручных операций, стоимость

владения такой инфраструктурой высокая, а ее готовность решать изменяющиеся

бизнес-задачи не определена, так как каждая новая операция требует

значительных, заранее не прогнозируемых, затрат ресурсов и времени ИТ-

персонала. На этом уровне состояние ИТ-инфраструктуры и процессов в ней

можно охарактеризовать как реактивное с точки зрения реакции на проблемы и

задачи. То есть проблемы не предупреждаются, а решаются по мере появления.

При этом разрешение таких проблем носит случайный характер, требует больших

затрат и усилий со стороны ИТ-службы. Сотрудники ИТ-службы не имеют четких

должностных обязанностей и инструментария для решения задач и накопления

опыта.

Стандартный уровень зрелости.

На этом уровне зрелости организация использует эталонные сервисы и

политики

для

автоматизации

базовых

процессов

управления

ИТ-

инфраструктурой. Благодаря внедрению средств автоматизации, этот уровень

характеризуется умеренной стоимостью владения ИТ-инфраструктурой,

возможностью относительно быстрого развертывания базовых ИТ-сервисов и

рабочих мест. Но реакция на требования бизнеса по-прежнему не отличается

эффективностью. На этом уровне состояние и процессы в ИТ-инфраструктуре

можно охарактеризовать как пассивные с точки зрения разрешения проблем, но

стабильные с точки зрения управления и разрешения проблем, поскольку в

инфраструктуре частично присутствуют средства автоматизации, а для ИТ -

сотрудников определены ключевые роли, позволяющие решать однотипные

задачи и проблемы.

Рациональный уровень зрелости.

Для этого уровня зрелости могут быть предложены все современные продукты

компании Microsoft в качестве средств автоматизации управления ИТ-

Совершенствование системы управления грузоперевозками с помощью электронного документооборота на примере ООО «АВТО-ТРЭК» - часть 4