Упорядочение управленческих документов постоянного хранения и по личному составу. Методические рекомендации (2016 год)

5.4. Составление аннотации документов

Аннотация документов дела - краткая характеристика отдельных документов,

группы документов дела, содержание и особенности которых не отражаются в заголов-

ке дела.

Аннотация составляется на наиболее важные документы или группы документов

дела, содержание которых необходимо отразить более подробно, чем это можно сде-

лать в заголовке дела.

Аннотируются, как правило, особо ценные документы, документы - приложения к

основному документу, документы организаций-предшественников. Возможно также ан-

нотирование документов, содержащих сводные сведения по личному составу, а также

содержащих сведения о видных государственных, общественных деятелях, известных

лицах в области науки и культуры, а также автографы этих лиц. Кроме того, аннотиро-

ваться могут картографические и изобразительные материалы, ценные печатные из-

дания, имеющиеся среди документов и др.

Аннотация составляется в порядке, принятом для описания отдельного докумен-

та или приводится краткое изложение части содержания аннотируемого документа.

При аннотировании печатных материалов (листовок, брошюр и т.п.), помимо ви-

да документа (листовка, брошюра), указывается также его название или начальные

слова документа (при отсутствии названия), выходные данные.

В аннотациях изобразительных материалов рекомендуется указывать матери-

ал, формат документа и способ его исполнения.

В аннотации, могут также, приводится имена лиц, названия организаций, упоми-

нающиеся в документах и имеющие существенное значение (перечисляются в конце

аннотации под рубрикой «упоминаются»).

В конце аннотации приводятся номера листов аннотируемых документов.

Во избежание загромождения текста при аннотировании следует избегать при-

менения лишних фраз и выражений («в документах содержится», «документы касают-

ся», и т.п.).

Аннотация пишется после заголовка с красной строки (абзаца). Например:

Протоколы №№ 2-3 заседаний Политсовета и документы к ним.

Письмо Председателя Духовного Управления мусульман Европейской части

России муфтия Равиля Гайнутдина о праздновании 60-летия Дня Победы в Великой

Отечественной войне. Л.71.

5.5. Выявление и обозначение крайних дат дела

Важным элементом описания документов является определение крайних дат до-

кументов, составляющих дело.

5.5.1. Начальной датой дела является дата составления (регистрации) самого

раннего документа, а конечной - дата составления (регистрации) самого позднего до-

кумента.

При обозначении даты сначала указывается число, затем месяц и год. Число,

месяц и год пишутся арабскими цифрами через точку (25.05.2006)

Рекомендуется указывать название месяца буквами, если при определении дат

документа невозможно установить число, а только месяц и год. При этом к цифровому

обозначению года добавляется полное или сокращенное слово «год» (февраль 2006

года или февраль 2006 г.).

Кроме того, если дело состоит из одного документа или документ имеет особую

значимость, также используется обозначение месяца буквенным способом (25 мая

2006 года).

Если крайние даты дела или отдельные их элементы (число, месяц, год) опре-

деляются приблизительно, то даты или отдельные их элементы заключаются в квад-

ратные скобки. Полные даты или отдельные их элементы, не абсолютно достоверные,

сопровождаются вопросительным знаком. Например: [Не ранее 1920 г.]; [Не ранее

марта - не позже мая] 1921 г.; [Не позже 15] марта 1931 г.; 18 [августа] 1944 г.;18

августа [1944 г.?]; [18 августа . 1944 г.?].

5.5.2. Особенности определения крайних дат отдельных видов документов.

5.5.2.1. Документы постоянного хранения:

- даты распорядительных документов (постановлений, распоряжений, приказов и

др.) указываются по времени их утверждения, а если документы не датированы, то -

по времени опубликования или введения в действие;

- положения, инструкции, правила, регламенты и т.п. датируются по времени

утверждения;

- датами протоколов являются даты проведения заседаний, при отсутствии на

документе даты проведения заседания можно указывать дату его утверждения;

- при описании актов указываются даты их составления

- при описании планово-отчетной документации, штатных расписаний вместо

крайних дат дела указывается период (год, квартал, месяц) на (за) на который они со-

ставлены.

- если в деле имеются документы-приложения, которые датированы ранее пер-

вого документа дела, то их даты должны оговариваться с новой строки после заголов-

ка: «имеются документы за « год»; при аннотации документов указываются номера

листов;

- крайними датами журнала (книги) регистрации являются даты первой и по-

следней записей в журнале (книге);

- если дело состоит из копий документов, изготовленных значительно позже со-

ставления их подлинников или полученные фондообразователем для работы и не свя-

занные с его основными материалами (например, в фондах редакций, различных ко-

миссий и т.п.), то крайними датами будут являться даты изготовления копий, а даты

подлинников приводятся в заголовке.

5.5.2.2.Документы по личному составу:

- крайними датами личного дела работника являются даты приказов о его прие-

ме и увольнении с работы.

- крайние даты расчетно-платежных ведомостей обозначаются месяцем и годом

без обозначения числа (январь 2016 г. - июнь 2016 г.)

- при описании лицевых счетов, личных карточек, комплексов (нарядов) личных

дел, трудовых договоров вместо крайних дат дела указывается только год.

5.6. Порядок описания периодических изданий и опубликованных документов

5.6.1. Описание периодических изданий (газет, журналов, альманахов и др.).

В графе «заголовок дела» указывается вид периодического издания и его

название в кавычках, далее указывается подзаголовок издания («орган ЛДПР», «изда-

ние администрации муниципального образования », «общественная городская газета»

и др.) год издания и номера издания. В графе «крайние даты» указывается год изда-

ния. Если периодические издания сгруппированы в отдельные описи по видам перио-

дических изданий, то в заголовке вид издания можно не указывать.

5.6.5. Если в опись включены вырезки из газет и журналов по истории органи-

зации, то при описании указываются виды документов (статьи, информационные со-

6. ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ

Оформление дела постоянного хранения и по личному составу включает в себя

комплекс работ по нумерации листов в деле, составлению листа заверителя, внутрен-

ней описи (при необходимости), подшивке (переплету), оформлению обложек дел, про-

ставлению шифров на делах.

Дела временного хранения (до 10 лет), поступающие в государственный архив

при ликвидации организации или оставленные на хранение в организации подлежат

частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в де-

ле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Документы мо-

гут храниться в папках-скоросшивателях

6.1. Нумерация листов

В целях закрепления порядка расположения документов и обеспечения их со-

хранности все листы дела, кроме листов внутренней описи и заверительной надписи,

нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией черным графическим каранда-

шом в верхнем правом углу (не задевая текста документа). Листы внутренней описи

документов дела нумеруются отдельно (арабскими цифрами).

Использование чернил или цветных карандашей при нумерации дел запрещает-

ся.

Листы большого формата также нумеруются в правом верхнем углу, складыва-

ются (фальцуются) и подшиваются за один край. Сложенный лист (формата А3, А2)

разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. При этом лист любого формата,

подшитый за один край, нумеруется как один лист.

Если текст документа расположен на обеих сторонах листа, оборотная сторона

листа не нумеруется, а при оформлении сносок на оборотную сторону листа документа

указывается номер листа с добавлением «об», например: л. 25 об.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписка-

ми и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие

документы (расчетные листки к лицевым счетам, вставки текста, переводы, вырезки и

т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.

Если в дело включены листы - разделители между документами, на них должна

быть информация (надпись), конкретизирующая принцип систематизации документов в

деле (наименование страны, видов документов, фамилия, имя, отчество работника и

др.) Они нумеруются в валовым порядке вместе с документами.

Если в деле имеются чистые листы, они не нумеруются, а изымаются из дела.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нуме-

руется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печат-

ные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нуме-

рацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, пред-

ставляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верх-

нем поле листа.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому

тому или каждой части отдельно.

При приеме подшитых и пронумерованных дел в делопроизводстве организаций,

если обнаружены отдельные ошибки в нумерации листов возможно присвоение литер-

ных номеров листам, например: 1а, 1б, 5а.

В случае большого количества ошибок проводится перенумерация листов. При

этом старые номера зачеркиваются карандашом одной наклонной чертой, а рядом

ставится новый номер листа (запрещаются подтирки и правки старых номеров); в кон-

це дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачер-

кивается, но сохраняется в деле.

6.2. Составление листа-заверителя

Лист заверитель составляется для учета количества листов в деле по установ-

ленной форме (Приложение № 1.)

Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе (формата А4, А5), в

книгах - на оборотной стороне последнего чистого листа.

Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот ли-

ста последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-

заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки

дела.

В листе-заверителе указываются цифрами и прописью количество пронумеро-

ванных листов и отдельно, через знак «+» количество листов внутренней описи (при ее

наличии).

В листе заверителе отмечаются особенности нумерации листов, физического

состояния документов и формирования дела:

- наличие литерных номеров листов;

- наличие пропущенных номеров листов;

- номеров листов с наклеенными фотографиями;

- номеров крупноформатных листов;

- номеров конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов);

- номеров поврежденных листов;

-наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в

них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

Количество литерных, пропущенных листов должно учитываться в итоговых

данных о количестве пронумерованных листов. Например, последний лист дела имеет

номер 252, но в деле есть листы с номерами 5а и 30а и пропущен номер 17. В этом

случае общее количество листов будет составлять 252 + 2 - 1= 253.

Лист-заверитель подписывается его составителем, указывается его должность,

расшифровка подписи, дата составления.

Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена

подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствую-

щий акт.

6.3. Составление внутренней описи

Внутренняя опись документов составляется в случае наличия в деле докумен-

тов, требующих особого учета.

Составление внутренней описи обязательно для следующей категории дел:

- содержащих, особо ценные документы;

- комплексов (нарядов) личных дел;

- трудовых договоров (соглашений).

Кроме того, внутренняя опись может составляться к делам с лицевыми счетами

по заработной плате, личными карточками, если они сформированы в делопроизвод-

стве не по алфавиту фамилий, но не подлежат расшивке, к делам с перепиской, если

они сформированы по хронологическому признаку без указания тематики, но их объем

значителен и др.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме

(приложение № 2), в которой содержаться сведения о порядковых номерах документов

дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела.

Внутренняя опись к делам по личному составу (приложение № 3) включает све-

дения о порядковых номерах документов дела, заголовках (фамилия, имя, отчество) и

номерах листов дела.

К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются циф-

рами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внут-

ренней описи.

Внутренняя опись подписывается составителем. Если дело переплетено или

подшито без бланка внутренней описи документа, то составленная по установленной

форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их

копиями и т.д.) отражаются в графе «Примечанияª внутренней описи со ссылками на

соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к

внутренней описи и заверительная надпись дела.

Листы внутренней описи дела нумеруются отдельно арабскими цифрами и в ли-

сте-заверителе дела указываются через знак «+ª.

6.4. Подшивка (переплет) дела

Подшивка (переплет) дел производится только после завершения экспертизы

ценности всего комплекса документов и составления описей дел.

Документы постоянного хранения и по личному составу, составляющие дела,

подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с

учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций

на них. Металлические скрепления (булавки, скрепки) должны быть удалены из дел.

Если документы не имеют полей при подшивке необходимо наращивание «ко-

решков» к документам или использование других технических приемов.

Дела постоянного срока хранения, состоящие из особо ценных или неформат-

ных документов, должны храниться в закрытых твердых папках, коробках или в закры-

тых металлических шкафах.

Подлинные личные документы (удостоверения, свидетельства, аттестаты, ди-

пломы и др.) подшивке не подлежат, они вкладываются в конверты, которые затем

подшиваются в дела.

Переплет играет важную роль в сохранности дела и поэтому должен отвечать

своему защитному назначению, изготовляться с применением способов, приемов и ма-

териалов, удовлетворяющих определенным требованиям. Для переплетных целей из-

готавливается картон толщиной от 0,75 до 3 мм. Применяется следующие виды карто-

на: переплетный, калиброванный и др.

Картон должен иметь гладкую, некоробленную поверхность, без складок, мор-

щин, посторонних включений и др. Для повышения защитных свойств переплета при-

меняется оклейка картонных обложек.

Для переплета применяются переплетные материалы на тканевой основе: ко-

ленкор, ткань, ледерин и др.

Для брошюровочно-переплетных работ используются клей отвечающий повы-

шенным требованиям в отношении стойкости, антисептических свойств и безвредно-

сти, а главное не разрушающий бумагу в деле. Не допускается использование клея

конторского и канцелярского.

6.5. Оформление обложки дела

Оформление обложки дела производится после составления описей дел.

На лицевую сторону обложки дела выносятся следующие сведения:

- наименование организации;

- наименование структурного подразделения;

- индекс дела по номенклатуре дел (при ее наличии), номер тома;

- заголовок дела;

- крайние даты дела или дата дела;

- количество листов в деле;

- срок хранения дела;

- архивный шифр дела

На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наимено-

вания государственного архива, в который дела организации будут приняты.

Наименование организации приводится полностью в именительном падеже, в

скобках дается ее официальное сокращенное название в соответствии с учредитель-

ными документами. При изменении наименования организации в течение периода,

охватываемого документами дела, на обложке дела указывается последнее наимено-

вание организации за этот период.

Наименование структурного подразделения указывается по тем же правилам.

Индекс дела (дело №) проставляется в соответствии с номенклатурой дел,

действующей в период, в котором дело было закончено делопроизводством (т.е., если в

деле представлены документы за 2000 год, его индекс, название структурного подразде-

ления берутся из номенклатуры дел на 2000 год.). Если номенклатура дел в организации от-

сутствует, то индекс дела не указывается. На уровне реквизита «индекс дела» справа указы-

вается номер тома, если он имеется.

Заголовок дела на обложку переносится полностью из карточки (описи), со-

ставленной при описании документов, с указанием копийности, способа воспроизведе-

ния документов, аннотации.

В случае, когда дело состоит из нескольких томов, на обложку каждого тома вы-

носится общий заголовок дела, а затем заголовок каждого тома.

На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела.

Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за

крайние даты дела, то под датами дела с новой строчки делается об этом запись: «в

деле имеются документы за « годы».

Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и

отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Если дело состоит из одного документа и его дата отражается в заголовке, то на

обложке дел достаточно указать ее только в заголовке.

Количество листов в деле проставляется на основании заверительной надписи

дела.

На обложках дел указывается срок хранения дела. На делах постоянного срока

хранения пишется: «Хранить постоянноª, на делах по личному составу указывается

«Хранить 75 летª, «Хранить 50 летª, «Хранить 45 летª и т.п.

Для оформления обложки используется лист бумаги, который вклеивается на

обложку. На нем воспроизводятся все элементы оформления обложки.

При наличии грифа «ДСП» на документах дела в правом верхнем углу обложки

дела делается отметка «Для служебного пользованияª.

6.6. Проставление архивного шифра дела

На обложке дела проставляется архивный шифр дела. Он состоит из номера

фонда, номера описи и порядкового номера дела по описи.

7. СИСТЕМАТИЗАЦИЯ ДЕЛ В ОПИСИ

7.1. После завершения работы по описанию дел, карточки на них систематизи-

руются по выбранному для данного фонда принципу систематизации или в соответ-

ствии с составленной для данного фонда схемой систематизации (за основу можно

взять номенклатуру дел организации). Схема систематизации дел является основани-

ем для внутренней организации дел архивного фонда и закрепляется описью (опися-

ми).

Схема систематизации дел архивного фонда управленческой документации мо-

жет отражать исторически сложившуюся структуру фондообразователя, его функции,

направления деятельности, состав документов фонда (по видам).

7.2. В зависимости от схемы систематизации фонда, его объема, особенностей

делопроизводства организации на дела одного фонда составляется одна или несколь-

ких описей.

Как правило, дела систематизируются по признакам, применение которых

наиболее целесообразно для всех или отдельных групп документов фонда. Чаще всего

при систематизации используется несколько признаков.

7.3. Дела действующих организаций рекомендуется систематизировать по хро-

нологически-структурному признаку, т.е. сначала по годам, а в пределах каждого года -

по структурным подразделениям, располагая их согласно номенклатуре дел (при ее

отсутствии - в соответствии со структурой организации).

Очень редко применяется структурно-хронологическая схема систематизации,

когда дела в описи группируются по структурным подразделениям организации, а в

пределах каждой группы по хронологии (в основном в фондах ликвидированных орга-

низаций, когда опись начинается с первого номера, а не является продолжением).

7.5. Для бесструктурных организаций применяется хронологически-предметный

признак систематизации дел. В таком случае в пределах года дела располагаются по

группам, соответствующим основным направлениям деятельности организации либо

по степени значимости документов.

7.6. При систематизации дел в пределах года в бесструктурных организациях

или в пределах структурного подразделения в организациях, имеющих структурные

подразделения, дела могут располагаться по значимости функций организации или по

значимости документов, включенных в дела.

Как правило, на первое место помещаются дела с распорядительными докумен-

тами

(в начале вышестоящих организаций, затем самой организации-

фондообразователя) в такой последовательности: постановления, приказы, распоря-

жения. Далее в пределах структурных подразделений или тематических групп дела си-

стематизируются по их значимости примерно по такой схеме:

- протоколы и документы к ним;

- планы, сметы;

- отчеты;

- справки;

- переписка

7.7. При систематизации заголовков дел в описи постоянного хранения необ-

ходимо соблюдать следующие требования:

- уставы, положения об организации, распорядительные документы, протоколы

относятся к тому году, когда они утверждены или подписаны;

- заголовки дел с распорядительными документами вышестоящих организаций,

относящиеся к деятельности конкретной организации располагаются в описи перед

распорядительными документами организации;

- планы, отчеты, сметы, штатные расписания и документы к ним относятся к тому

году, на который или за который они составлены, независимо от даты их составления;

долгосрочные и перспективные планы относятся к начальному году их действия, а от-

четы за несколько лет - к последнему году отчетного периода:

- договоры, соглашения постоянного срока хранения при отсутствии в документе

срока окончания действия договора, соглашения систематизируются в описи по году

подписания. Договоры с указанием сроков их действия (особенно те, которые содержат

финансовые обязательства) и делопроизводство, по которым ведется в течение дли-

тельного периода времени, систематизируются в описи по дате окончания срока дей-

ствия договора.

- дела с документами обобщающего характера одного вида или по одной теме

помещаются в описи ранее, чем дела по отдельному вопросу;

- дела с перепиской систематизируются в описи по году ее ведения. Если в де-

лах имеются документы за предыдущий год (включенные для сохранения комплекса

документов по одному вопросу), это оговаривается в заголовке дела;

- дела, сформированные при упорядочении документов за несколько лет, вклю-

чаются в опись по первой дате

- дела с документами комиссий могут располагаться в описи либо в составе

структурного подразделения, которое занималось документационным обеспечением

деятельности комиссии, либо в конце описи после всех структурных подразделений.

- дела с документами первичных общественных организаций, которые включены

в единый фонд с организацией, помещаются в конце описи после документов комис-

сий.

- дела с грифом «ДСП» помещаются в годовых разделах описи после дел с ана-

логичными документами открытого характера.

7.12. Заголовки дел по личному составу систематизируются в описи дел по

личному составу по номинальному признаку с учетом следующей последовательности:

- приказы (распоряжения по личному составу);

- личные карточки по учету личного состава;

- личные дела;

- трудовые договоры (соглашения);

- лицевые счета работников по заработной плате (расчетно-платежные ведомо-

сти по заработной плате);

- невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи)

- акты о несчастных случаях (при отсутствии отдельной описи).

Указанные виды документов, образующиеся в организациях в больших объемах,

могут выделяться в самостоятельные разделы описи либо в отдельные описи.

Личные дела, личные карточки, трудовые договоры помещаются в описи по году

увольнения работника.

7.13. Дела временного хранения (свыше 10 лет) с документами об усыновле-

нии несовершеннолетних, защите личных и имущественных прав несовершеннолетних,

изменении фамилии несовершеннолетних систематизируются в отдельные описи по

году завершения дела в делопроизводстве;

8. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ОПИСИ

Завершающим этапом описания документов является составление и оформле-

ние описи.

Особое внимание необходимо обращать на редактирование заголовков дел.

При наличии персональных компьютеров заголовки дел вносятся в опись, со-

ставляемую на компьютере, либо для составления описи используется база данных,

составленная при описании документов. После ввода и выверки всех данных произво-

дится окончательное оформление и распечатка готовой архивной описи. Подготовка

архивной описи в электронном формате осуществляется с помощью текстовых редак-

торов и систем управления базами данных. Текстовые редакторы целесообразно при-

менять для создания описи, ее корректировки, редактирования. Описи, подготовлен-

ные в электронном формате и базы данных по описанию документов, являются осно-

вой для создания электронного НСА в Архиве.

Описи составляются на дела постоянного хранения, по личному составу и вре-

менного хранения (свыше 10 лет) - при необходимости.

Описи дел являются основным учетным документом в архивах и составляются

по единой для всех организаций установленной форме. Они имеют справочный аппа-

рат, состоящий из титульного листа, оглавления (если опись имеет разделы), преди-

словия, списка сокращенных слов, различного вида указателей.

8.1. Оформление описи

В это понятие входит: оформление первого листа описи, простановка грифов

утверждения и согласования, составление итоговой записи к описи, печатание описи и

научно-справочного аппарата к ней.

На первом листе описи в верхнем левом углу указывается название организации

на момент составления описи, номер фонда, номер описи, название описи, крайние

даты дел, включенных в опись.

В правом верхнем углу располагается гриф утверждения описи руководителем

организации (председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляю-

щим).

В конце описи, за последней описательной статьей, с новой строки помещается ито-

говая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, включенных в

опись, первый и последний номера дел по описи, наличие литерных и пропущенных номеров.

Необходимо, чтобы начало итоговой записи располагалась на том же листе, что и по-

следняя описательная статья.

Итоговая запись описи дел постоянного хранения подписывается составителем описи с

указанием должности и даты и руководителем Архива (в действующей организации), а опись

по личному составу - составителем описи с указанием должности и даты и руководителем

службы кадров.

На последнем листе описи после подписей размещаются грифы утверждения и согла-

сования ЭК организации и ЭПК архивного органа.

Предисловие составляется к каждой отдельной описи фонда, чтобы отметить

особенности построения описи и состава документов, а также их описания.

В предисловии к описи излагаются:

- история организации - фондообразователя;

- истории фонда;

- состав и содержание документов описи;

- особенности формирования, описания и систематизации дел;

- состав справочного аппарата к описи и порядок пользования им.

В предисловии к описи история фондообразователя и история фонда излагается

кратко, сжато, так как помимо предисловия к описи составляется историческая справка

к фонду за период соответствующий документам в описи, в которой подробно рассмат-

риваются эти вопросы.

В предисловии освещаются следующие вопросы:

- дата возникновения, реорганизации, ликвидации организации со ссылкой на

номера и даты распорядительных документов, его подчиненность, а также название

учреждения-предшественника или учреждения унаследовавшего его функции.

- компетенция, структура, функции учреждения - фондообразователя, сеть под-

ведомственных организаций, основные характеристики развития организации за обра-

батываемый период;

- дата и основание поступления документов фонда в архив, их объем и крайние

даты.

После краткой характеристики истории фондообразователя и истории фонда в

предисловии, необходимо дать ссылку на историческую справку, где указанные вопро-

сы рассматриваются более подробно.

При характеристике в предисловии состава и содержания дел, включенных в

опись, указываются хронологический период, за который документы включены в опись

и общее количество дел, отмечаются наиболее типичные группы дел, как по их видам,

так и по содержанию. Оговаривается наличие документов, выходящих за хронологиче-

ские рамки описи. Подчеркивается наличие и состояние фотодокументов, альбомов,

графических документов, входящих в состав документов описи.

Если в опись дел постоянного хранения включены документы временного срока

хранения (квартальные отчеты) необходимо объяснить целесообразность включения

таких документов. При отсутствии ряда документов постоянного хранения и по личному

составу в описи, в предисловии указываются конкретные виды отсутствующих доку-

ментов, и дается объяснение причин этого (не составлялись, утрачены и др.). Кроме

того, отмечается в каких делах описи или в фондах других организаций может содер-

жаться информация, восполняющая сведения отсутствующих документов.

В предисловии должны быть указаны основные принципы формирования дел,

особенности описания и оформления дел. Перечисляются, какие виды работ были

проведены с целью упорядочения документов (экспертиза ценности, формирование

или переформирование дел, описание дел на обложках, техническое оформление дел,

систематизация и т.д.). Отмечаются особенности формирования отдельных категорий

дел и составления заголовков к ним.

В предисловии следует отметить наличие подлинных документов и копий в де-

лах и особенности указания копийности документов в заголовках дел.

Также необходимо обосновать объединение документов за несколько лет в одно

дело, если такие дела включены в опись

Следует указать принцип систематизации дел в описи, в необходимых случаях

аргументировать его выбор, отметить отступления от принятой схемы, если таковые

имеются.

Указывается также структура фонда (наличие других описей за этот период), в

предисловии к описи постоянного хранения отмечается место хранения документов по

личному составу организации.

В заключении предисловия к описи дается характеристика справочного аппарата

к описи, основные принципы его составления и указания о порядке пользования спра-

вочным аппаратом.

Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты со-

ставления и заведующим архивом (лицом ответственным за архив) и помещается в

начале описи после оглавления (содержания).

9. ИСТОРИЧЕСКАЯ СПРАВКА К ФОНДУ

При упорядочении документов составляется историческая справка к архивному

фонду организации за хронологический период, соответствующий крайним датам до-

кументов описей, передаваемых на хранение в архив.

При упорядочении документов ликвидированных организаций или при перера-

ботке описей в государственном архиве историческая справка составляется за весь

период деятельности организации.

В исторической справке содержится информация об истории организации-

фондообразователя, истории фонда и дается краткая характеристика документов

фонда.

Для объединенных фондов в исторической справке дается обоснование объеди-

нения фондов.

9.1. В начале исторической справки приводится краткая характеристика истори-

ческих условий возникновения организации, сведения об организации-

предшественнике, а затем в хронологической последовательности сведения о созда-

нии (образовании), реорганизации, ликвидации организации со ссылками на названия,

номера и даты распорядительных и учредительных документов.

При наличии нескольких правовых актов о создании, переименовании, преобра-

зовании и ликвидации организации приводятся названия и даты всех документов, за

основу берется наиболее ранний по времени подписания документ.

Указываются все изменения в названии и подчиненности организации.

Если сведения по истории организации установлены не по распорядительным

документам, а косвенным путем (распорядительные документы акты не были обнару-

жены), это обязательно оговаривается в исторической справке.

Сведения о реорганизации, ликвидации и др. фондообразователя даются с уче-

том формулировок, приведенных в распорядительных и учредительных документах:

создать, преобразовать, реорганизовать, создать на базе и т.д.

Далее в исторической справке указывается структура, основные задачи и функ-

ции организации и их изменения за рассматриваемый хронологический период с указа-

нием дат и документов, по которым были выявлены эти сведения. Например: Согласно

штатному расписанию на 1994 год структура организации была следующей:«.

В исторической справке отмечается масштаб деятельности организации, ее ме-

сто в системе органов государственной власти, экономической, общественно-

политической, культурной жизни страны. При наличии системы подведомственных ор-

ганизаций указывается ее состав.

В исторической справке к объединенному фонду излагается история всех орга-

низаций-фондообразователей, документы которых образуют этот фонд, при этом исто-

рия каждой организации-фондообразователя дается самостоятельным разделом.

Для поиска сведений по истории фондообразователя следует обращаться непо-

средственно к документам организации-фондообразователя, к распорядительным до-

кументам вышестоящей организации (при ее наличии), а также к справочной литерату-

ре, энциклопедиям, справочникам по административно-территориальному делению и

др.

Сведения о создании, реорганизации, ликвидации, изменении названия, подчи-

ненности можно найти в распорядительных документах организации-

фондообразователя и ее вышестоящих органах, материалах учредительных и ликви-

дационных собраний, съездов, пленумов, регистрационных документах и др.

Основные задачи и функции организации отражены в положениях (уставах) ор-

ганизаций, положениях о структурных подразделениях и др.

Изменения структуры организации можно проследить по распорядительным до-

кументам, структурам и схемам организации управления, штатным расписаниям и др.

Основные направления деятельности организации, ее подведомственной сети

представлены в отчетах по основной деятельности, справках, информациях и др.

При написании исторической справки необходимо отказаться от политической

оценки событий, эмоциональных выводов и заключений о деятельности организации.

9.2. Во второй части исторической справки излагаются сведения по истории

фонда:

- дата первого поступления документов фонда в архив, их объем и крайние да-

ты;

- изменения в составе и объеме фонда и их причины (проведение экспертизы

ценности (при переработке описей), утраты документов, незадокументированные пери-

оды. Перечисляются основные категории недостающих документов с указанием дат, за

которые они отсутствуют, а также результаты проведенной работы по розыску недо-

стающих документов;

- степень сохранности документов, в том числе физическое состояние докумен-

тов;

- краткие сведения об особенностях формирования, описания и систематизации

документов, сведения о наличии документов, выходящие за хронологические границы

фонда. Крайние даты документов фонда могут не совпадать с крайними датами дея-

тельности фондообразователя, если по каким-либо причинам отсутствуют документы

начального и завершающего этапов деятельности организации или если в фонд орга-

низации были в свое время переданы не завершенные делопроизводством дела орга-

низации-предшественника. Если крайние даты документов фонда выходят за хроноло-

гические рамки деятельности фондообразователя, включение их в состав фонда обя-

зательно оговаривается;

- сведения о наличии документов фондообразователя (в том числе по личному

составу), находящихся в составе других фондов или архивов, и местах их хранения;

- сведения о наличии документов других организаций (фондовые включения);

- состав научно-справочного аппарата к фонду;

- информация об условиях доступа и использования документов.

9.3. В заключительной части исторической справки приводится структура фонда

(наличие описей по разным направлениям деятельности организации, по отдельным

видам документов), дается обобщенная характеристика фонда по составу и содержа-

нию документов.

9.4. Историческая справка о ликвидированных организациях, не являющихся

источниками комплектования, но передающая документы по личному составу, в архи-

вы кадровой документации должна содержать следующие сведения:

- сведения об организации:

- полное и сокращенное название организации;

- сведения о создании, преобразовании, реорганизации, ликвидации организа-

ции, изменении ее названия с указанием точных дат и названий организационно-

распорядительных документов;

- сфера деятельности (задачи и функции организации);

- состав системы подведомственных организаций, филиалов, отделений и т.п.;

- структура организации и ее изменения;

- адрес организации (юридический и фактический);

- код ИНН, номер организации-налогоплательщика в Пенсионном фонде Россий-

ской Федерации, номер налоговой инспекции, проводившей ревизию финансово-

хозяйственной деятельности организации;

- сведения о фонде:

- количество дел в фонде и их крайние даты;

- степень сохранности документов;

- местонахождении документов, оставленные на хранении учредителей, преем-

ников до истечения установленного законодательством срока временного хранения;

- характеристика документов фонда;

- виды документов, вошедших в состав фонда;

- научно-справочный аппарат к фонду.

9.5. Для архивной коллекции историческая справка содержит сведения по исто-

рии ее создания, в том числе о времени, условиях, причинах создания, принципах по-

строения, сведения о ее составителях, а также о местонахождении коллекции до по-

ступления в архив (если она не была создана в архиве). Вторая и третья часть истори-

ческой справки архивной коллекции строятся по аналогии с соответствующими разде-

лами исторической справки архивного фонда организации.

9.6. Историческая справка к фонду имеет заголовок: «Историческая справка к

фонду № ...» с указанием в кавычках в именительном падеже как полного, так и сокра-

щенного официального названия организации-фондообразователя и хронологического

периода за который представлена информация о фондообразователе. При первом по-

ступлении документов фонда в государственный архив оставляется место для указа-

ния номера фонда.

Для объединенного фонда в заголовке к исторической справке указывается об-

щее название объединенного фонда, а для архивной коллекции - название коллекции.

9.7. При дальнейшем упорядочении и передаче документов в государственный

архив составляется дополнение к исторической справке, где описывают изменения в

составе фонда, названии, структуре, функциях, подчиненности организации за соот-

ветствующий период.

Дополнение к исторической справке составляется в виде отдельного документа

и имеет заголовок «Дополнение к исторической справке фонда № ...», с указанием но-

мера фонда и полного название организации-фондообразователя в именительном па-

деже.

9.8. Историческую справку (дополнение к ней) к фонду действующей организа-

ции подписывают составитель и заведующий архивом (лицо, ответственное за архив)

организации.

Историческая справка к фондам ликвидированных организаций, передающим

документы по личному составу в Архив, подписывается руководителем организации

(председателем ликвидационной комиссии, конкурсным управляющим) или составите-

лем и заверяется печатью.

10. ЗАВЕРШЕНИЕ УПОРЯДОЧЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

10.1. Описи дел постоянного хранения составляются в четырех экземплярах.

Описи дел по личному составу и временного хранения (свыше 10 лет) печата-

ются в необходимом количестве экземпляров, но не мене трех.

10.2. Описи дел постоянного хранения, по личному составу и временного хране-

ния (свыше 10 лет) действующей организации подлежат рассмотрению ЭК организа-

ции. Согласованные ЭК организации описи направляются на согласование начальнику

архивного отдела администрации муниципального образования город-курорт Гелен-

джик. Описи дел постоянного хранения после заключения Архива направляются на

утверждение экспертно-проверочной комиссии управления по делам архивов Красно-

дарского края.

10.3. При наличии утраты документов вместе с описями представляется справка

или акт организации об отсутствии дел постоянного хранения и по личному составу, пути ро-

зыска которых исчерпаны за подписью руководителя организации.

10.6. После утверждения описи дел постоянного хранения и согласования опи-

сей дел по личному составу и временного хранения (свыше 10 лет) действующей и

ликвидированной организации ЭПК архивного органа, затем три экземпляра описи по-

стоянного хранения (в том числе первый) и один экземпляр описи по личному составу

передаются в Архив, а один экземпляр остается в организации.

10.7. Упорядоченные документы организации, передаются на хранение в Архив в

установленном порядке.

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение №1

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № ________

В деле прошито и пронумеровано ______________________________________ листов

(цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера листов ___________________________________________________;

пропущенные номера листов ________________________________________________

+ листов внутренней описи __________________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела

Номера

Листов

Наименование должности

работника

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

Формат А4 (210х297 мм)

Форма листа-заверителя дела

Приложение № 2

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела № ________________________

№

Индекс

Заголовок документа

Номера

Примечание

Дата

п/п

документа

листов ед. хр.

документа

Итого ____________________________________________________ документов

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ____________________________________,

(цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

Формат А4 (210х297 мм)

Форма внутренней описи документов дела

Приложение № 4

Наименование организации

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

Фонд № _________

руководителя организации

ОПИСЬ № _______

Подпись Расшифровка

подписи

дел постоянного хранения

за __________ год

Дата

№

Индекс

Крайние даты

Кол-во листов

Примечание

Заголовок дела

п/п

дела

Название раздела (структурного подразделения организации)

В данный раздел описи внесено __________________________________дел,

(цифрами и прописью)

с № ___________________________ по № _________________________________, в том числе:

литерные номера: _________________________________________________________

пропущенные номера: ______________________________________________________

Наименование должности

составителя описи

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

Наименование должности

руководителя архива

Подпись

Расшифровка подписи

(лица, ответственного за архив)

Дата

СОГЛАСОВАНО

УТВЕРЖДЕННО

Протокол ЭК организации

Протокол ЭПК при министерстве

от ______________ № ________

культуры Краснодарского края

от ______________ № ________

Формат А4 (210х297 мм)

Форма описи дел постоянного хранения

Приложение № 5

Наименование организации

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

Фонд № _________

руководителя организации

ОПИСЬ № _______

Подпись Расшифровка

подписи

дел временного (свыше 10) лет хранения

Дата

за __________ год

№

Индекс

Крайние даты

Срок

Кол-во

Примечание

Заголовок

п/п

дела

хранения

Листов

дела

Название раздела (структурного подразделения организации)

В данный раздел описи внесено __________________________________ дел,

(цифрами и прописью)

с № ___________________________ по № ________________________, в том числе:

литерные номера: _________________________________________________________

пропущенные номера: ______________________________________________________

Наименование должности

составителя описи

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

Наименование должности

руководителя архива

Подпись

Расшифровка подписи

(лица, ответственного за архив)

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК организации

от ______________ № ________

Формат А4 (210х297 мм)

Форма описи дел временного (свыше 10 лет) хранения

Приложение № 6

Наименование организации

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

Фонд № _________

руководителя организации

ОПИСЬ № _______

Подпись Расшифровка

подписи

дел по личному составу

за __________ год

Дата

№

Индекс

Крайние даты

Кол-во листов

Примечание

Заголовок дела

п/п

дела

Название раздела

В данный раздел описи внесено_______________________________________ дел

(цифрами и прописью)

с № ________________________ по № ________________________, в том числе:

литерные номера:

_________________________________________________________

пропущенные номера:

______________________________________________________

Наименование должности

составителя описи

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

Начальник службы кадров

(инспектор по кадрам)

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК организации

Начальник архивного отдела

от _____________ № ________

от ______________ № ________

Формат А4 (210х297 мм)

Форма описи дел по личному составу

Приложение № 8

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя организации

руководителя Архива

Подпись Расшифровка

подписи

Дата

А К Т

_________ №-----

(дата)

приема-передачи документов и дел

для упорядочения

В соответствии с обязательствами, взятыми на себя договором от ________

№______

____________________________________________________________

(название организации)

передает, а ___________________________________________________________

(название архива, центра Главархива Москвы)

принимает для упорядочения документы и дела в количестве _____________ дел,

согласно прилагаемой сдаточной описи на _______ листах.

Акт составлен в 2 экземплярах.

Передачу произвел:

Прием произвел:

Наименование должности лица

Подпись Расшифровка

Подписи

подписи

Дата

Форма акта приема-передачи дел для упорядочения

Список источников и литературы

Федеральный Закон Российской Федерации «Об архивном деле в Россий-

ской Федерации» от 23 октября 2004 года № 125-ФЗ.

Законом Краснодарского края от 6 декабря 2005 года № 958-КЗ «Об архив-

ном деле в Краснодарском крае».

Основные правила работы государственных архивов Российской Федера-

ции - М., 2002.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования

документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных докумен-

тов в государственных и муниципальных архивах, организациях РАН - М., 2007.

Основные правила работы архивов организаций -М.,2004.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в

процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправле-

ния и организаций, с указанием сроков хранения» - М., 2010.

Методы описания документной информации: Методические рекомендации

/ Главархив СССР. ВНИИДАД. - М., 1986.

Составление архивных описей: Методические рекомендации

/Росархив.

ВНИИДАД. - М., 2003.

Методические рекомендации по фондированию документов в государствен-

ных и муниципальных архивов Российской Федерации /Росархив. ВНИИДАД - М.,

2006.

Оглавление

Введение

1. Организация работы по упорядочению документов

2. Экспертиза ценности документов организации

2.1. Критерии экспертизы ценности

2.2. Порядок проведения экспертизы ценности документов

3. Определение фондовой принадлежности документов органи-

зации

4. Формирование и переформирование дел

4.1. Основные требования к формированию дел

4.2. Формирование отдельных категорий дел постоянного хране-

ния

4.3. Формирование отдельных категорий дел по личному составу

4.4. Формирование дел временного хранения (свыше 10 лет) по

вопросам опеки и попечительства.

5. Описание дел

5.1. Составление заголовка дела

5.1.1. Название вида документа

5.1.2. Автор

5.1.3. Адресат или корреспондент

5.1.4. Содержание документов

5.1.5. Название местности

5.1.6. Даты

5.1.7. Особенности отдельных видов заголовков

5.2. Описание подлинности документов

5.3. Описание способа воспроизведения документов

5.4. Составление аннотации документов

5.5. Выявление и обозначение крайних дат дела

5.6. Порядок описания периодических изданий и опубликованных

документов

6. Оформление дел

6.1. Нумерация листов

6.2. Составление листа-заверителя

6.3. Составление внутренней описи

6.4. Подшивка (переплет) дела

6.5. Оформление обложки дела

6.6. Проставление архивного шифра дела

7. Систематизация дел в описи

8. Составление и оформление описи

8.1. Оформление описи

9. Историческая справка к фонду

10. Завершение упорядочения документов

Приложения

Приложение № 1. Форма листа заверителя дела

Приложение № 2. Форма внутренней описи документов дела

Приложение № 3. Форма внутренней описи к комплексам личных

дел

Приложение № 4. Форма описи дел постоянного хранения

Приложение № 5. Форма описи дел временного (свыше 10 лет) хра-

нения

Приложение № 6. Форма описи дел по личному составу

Приложение № 7. Форма титульного листа описи дел.

Приложение № 8. Форма акта приема-передачи дел для упорядоче-

ния

Список источников и литературы

Упорядочение управленческих документов постоянного хранения и по личному составу. Методические рекомендации (2016 год) - часть 2