Упорядочение управленческих документов постоянного хранения и по личному составу. Методические рекомендации (2016 год)

ВВЕДЕНИЕ

Методические рекомендации подготовлены с целью создания методической ос-

новы для совершенствования организации упорядочения и приема в муниципальный

архив (архивный отдел) администрации муниципального образования город-курорт Ге-

ленджик ( далее по тексту - Архив), в том числе документов ликвидированных органи-

заций и документов по личному составу.

Нормативно-методические документы по архивному делу предусматривают еди-

ную методику и правила упорядочения документов.

Рекомендации подготовлены в соответствии с Федеральным Законом Россий-

ской Федерации «Об архивном деле в Российской Федерации» от 23 октября 2004 года

№ 125-ФЗ, Законом Краснодарского края от 6 декабря 2005 года № 958-КЗ «Об архив-

ном деле в Краснодарском крае», Основными правилами работы государственных ар-

хивов Российской Федерации (М., 2002), Основными правилами работы архивов орга-

низаций (М.,2002), Правилами «Организация хранения, комплектования, учета и ис-

пользования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных

документов в государственных и муниципальных архивах, организациях РАН» (М.,

2007), ГОСТом Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определе-

ния», ГОСТом Р.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицирован-

ная система организационно распорядительной документации. Требования к оформ-

лению документов», Переченем типовых управленческих архивных документов, обра-

зующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного само-

управления и организаций, с указанием сроков хранения (М., 2010).

При подготовке рекомендаций были использованы методические материалы,

подготовленные Федеральным архивным агентством (Росархивом), ВНИИДАД, архив-

ными учреждениями Российской Федерации.

Положения методических рекомендаций определяют основные принципы и ме-

тоды упорядочения управленческих документов постоянного хранения и по личному

составу.

Методические рекомендации предназначены для сотрудников, занимающихся

упорядочением документов, комплектованием муниципальных архивов муниципально-

го образования город-курорт Геленджик, приемом документов от организаций - источ-

ников комплектования Архива, работников архивов и делопроизводственных служб ор-

ганизаций, передающих документы в Архив.

В методических рекомендациях используются следующие основные понятия:

- архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем ин-

формацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подле-

жит хранению в силу значимости для граждан, общества и государства;

- архивная опись - архивный справочник, содержащий систематизированный пе-

речень дел архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия

их содержания;

- архивный фонд организации - совокупность архивных документов организации,

исторически или логически связанных между собой;

- дело постоянного хранения - дел, содержащее архивные документы, подле-

жащие хранению без определения срока (бессрочно);

- дело по личному составу - дело, содержащее архивные документы, отражаю-

щие трудовые отношения работника с работодателем;

- документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией,

который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать;

- описание дел - определение и обозначение сведений о составе, содержании,

внешних особенностях дел, приведенных по установленным правилам и предназна-

ченных для их идентификации;

- оформление дел - подготовка дел к хранению в соответствии с установленны-

ми правилами;

- упорядочение документов - комплекс работ по формированию архивных доку-

ментов в дела, описанию и оформлению дел, составление описей дел в соответствии с

правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Россий-

ской Федерации федеральным органом исполнительной власти;

- формирование дел - группировка документов в дела и систематизация доку-

ментов внутри дела;

- экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критери-

ев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на по-

стоянное хранение.

1. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ПО УПОРЯДОЧЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

1.1. В соответствии с Федеральным Законом «Об архивном деле в Российской

Федерации» государственные органы, органы местного самоуправления, государ-

ственные и негосударственные организации¹, обязаны обеспечивать сохранность ар-

хивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их

хранения, установленных нормативными документами.

С целью обеспечения сохранности документов организации проводят упорядо-

чение документов, образовавшихся в их деятельности. Организации, в процессе дея-

тельности которых образуются документы (в том числе по личному составу), подле-

жащие приему на хранение в государственные, муниципальные архивы обеспечивают

отбор, подготовку и передачу в упорядоченном состоянии документов на постоянное

хранение.

Упорядочение документов включает в себя следующий комплекс работ: экспер-

тизу ценности документов, уточнение их фондовой принадлежности, формирование

дел, их описание с целью составления архивной описи, составление описи и создание

научно-справочного аппарата к ней, составление исторической справки к фонду орга-

низации, техническое оформление дел и другие виды работ.

1.2. Упорядочение документов организаций на договорной основе может выпол-

няться работниками сторонних специализированных организаций.

. При отсутствии в организации помещений для упорядочения документов, экс-

пертизу документов временного срока хранения можно проводить в структурных под-

разделениях организации, а комплекс документов постоянного хранения и по личному

составу перевезти для проведения описания в Архив. В таком случае прием докумен-

тов осуществляется по акту приема-передачи документов (приложение №№ 16, 17),

где указывается состав документов и их количество. Акт составляется сотрудниками

Архива совместно с представителями организаций.

Акт приема-передачи документов является учетным документом, на основании

которого документы хранятся до завершения их упорядочения. Акт утверждается руко-

водителем организации (конкурсным управляющим, председателем ликвидационной

комиссии), передающей документы и руководителем Архива, принимающего докумен-

ты для упорядочения.

¹ Далее - организации

1.3. При заключении договора с организацией необходимо уточнить производи-

лось ли ранее упорядочение документов, проверить наличие описей дел предыдущего

описания документов, наличие самих описанных дел.

Предварительно перед упорядочением документов работник знакомится с По-

ложением (Уставом) организации и положениями о ее структурных подразделениях,

структурой организации, исторической справкой к фонду организации (при ее наличии),

нормативно-распорядительными документами о создании, реорганизации, ликвидации

организации, уточняет сведения о предшественниках и преемниках организации.

Упорядочение документов организации должно проводится в соответствии с но-

менклатурой дел организации за соответствующий хронологический период. Если в ор-

ганизации ранее проходило упорядочение документов, необходимо изучить предыду-

щие описи дел постоянного хранения и по личному составу, акты о выделении к уни-

чтожению документов и дел с истекшими сроками хранения для сохранения преем-

ственности при упорядочении документов.

1.4. Работу по упорядочению документов целесообразно начать с предвари-

тельной систематизации представленных документов и дел по структурным подразде-

лениям и годам или, если документы в состоянии россыпи - по видам документов.

Принадлежность документов и дел к структурному подразделению устанавливается по

названию структурного подразделения обозначенного на обложке дел, сформирован-

ных в делопроизводстве, подписям должностных лиц, регистрационному штампу, со-

держанию документа.

Если в архиве организации при проведении предварительной систематизации

обнаружены дела и документы других организаций, то необходимо отсистематизиро-

вать выявленные документы и дела по названиям организаций, а в дальнейшем при

проведении экспертизы ценности документов уточнить их фондовую принадлежность,

установить (по возможности) связи между организациями и решить вопрос о необхо-

димости формирования на основе выявленных документов самостоятельных фондов,

объединенных фондов.

При систематизации документов по годам могут быть выявлены документы по-

стоянного хранения и по личному составу за период, предшествующий периоду, за ко-

торый проводится упорядочение документов. В этом случае необходимо провести

сверку обнаруженных документов с документами, включенными в описи дел за преды-

дущий период. Если в описях таких документов не обнаружено, проводится упорядоче-

ние выявленных документов. При большом объеме выявленных документов составля-

ется дополнительная опись за предыдущий период при содействии сотрудника отдела

комплектования государственного архива (куратора). Если количество выявленных до-

кументов небольшое, можно вновь сформированные дела включить под литерными

номерами в соответствующий годовой раздел утвержденной ранее описи, при этом

необходимо вместе с работниками Архива внести соответствующие изменения в ито-

говую запись описи и другие учетные документы.

1.5. После предварительного ознакомления с состоянием, составом и содержа-

нием документов фонда, работник, занимающийся упорядочением документов сов-

местно с экспертной комиссией организации, ответственными за архив лицами прово-

дит сбор недостающих документов постоянного хранения и по личному составу, доку-

ментов с отметкой «ЭПК» в соответствии с номенклатурой дел.

1.6. Для формирования полноценного архивного фонда организации и для об-

легчения поиска недостающих документов, при отсутствии номенклатуры дел в органи-

зации, работник, проводящий упорядочение документов, может подготовить пример-

ный список документов постоянного хранения и по личному составу, подлежащих

включению в описи постоянного хранения и по личному составу данной организации.

Список представляется руководству организации или ответственным за архив лицам и

передается в структурные подразделения для сбора подлежащих упорядочению доку-

ментов.

Список составляется после изучения положения (устава) об организации и ее

структурных подразделениях, других нормативных документов организации, пример-

ных номенклатур дел и перечней, с указанием сроков хранения, консультаций с работ-

никами организации. В нем должны быть представлены в первую очередь документы,

отражающие типовые управленческие функции, выполняемые организациями, незави-

мо от функционально-целевого назначения, масштаба деятельности, форм собствен-

ности, а также документы, отражающие специфические функции конкретной организа-

ции.

1.6.1. В каждой организации образуются однотипные документы постоянного

хранения, отражающие ее организационные основы и деятельность (планирование,

финансирование, учет и отчетность, экономические, научные и культурные связи, кад-

ровое обеспечение, материально-техническое обеспечение и др.):

- положение (устав) об организации;

- положения о структурных подразделениях и типовые должностные инструкции;

- распорядительные документы (постановления, приказы, распоряжения);

- документы коллегиальных органов (протоколы заседаний и документы к ним);

- протоколы совещаний, конференций, конгрессов, съездов;

- перспективные и годовые планы, программы;

- годовые отчеты по основной деятельности;

- годовые статистические отчеты;

- справки, аналитические обзоры по основной деятельности;

- контракты, договоры, соглашения об экономических, научных, культурных свя-

зях;

- штатные расписания;

- годовые сметы расходов и доходов;

- бухгалтерские отчеты (балансы);

- годовые отчеты по налогам, по выплатам в фонды государственного и негосу-

дарственного страхования;

- документы о состоянии работы с кадрами (доклады, сводки, справки)

- коллективный договор;

- переписка по основной деятельности организации

- документы постоянно действующих комиссий и советов при организации

- другие документы.

Для негосударственных организаций помимо вышеуказанных документов типо-

выми документами являются:

- учредительные и регистрационные документы;

- протоколы общих собраний акционеров;

- реестр акционеров, список пайщиков, список членов общественной организа-

ции

- другие документы.

На основании изучения положения (устава) организации можно также опреде-

лить ряд документов, отражающих специфические функции организации, которые

предусматриваются в соответствующих отраслевых перечнях, примерных номенклату-

рах дел. Например: паспорт социально-экономического развития муниципального об-

разования город-курорт Геленджик, судебные дела (выборочно) в фонде Геленджик-

ского городского суда и др.

1.6.2. В каждой организации образуется обязательный комплекс документов по

личному составу со сроком хранения - 75 лет, которые являются основанием для вы-

дачи справок социально-правового характера:

- приказы (распоряжения) по личному составу;

- личные карточки;

- личные дела уволенных работников;

- трудовые договора (контракты) и соглашения, не вошедшие в состав личных

дел;

- лицевые счета работников или заменяющие их расчетно-платежные ведомо-

сти;

- акты о несчастных случаях, связанных с производством;

- документы, подтверждающие право на льготы в организациях с вредными

условиями труда (табели и наряды работников вредных профессий, списки работаю-

щих на производстве с вредными условиями труда, технологические карты и др.);

- подлинные личные документы (трудовые книжки и др.).

В организациях могут создаваться и другие документы по личному составу, име-

ющие срок хранения свыше 10 лет (документы о предоставлении к награждению госу-

дарственными и ведомственными наградами, присвоению званий и присуждению пре-

мий; списки работников и др.), которые также включаются в опись дел по личному со-

ставу.

При отсутствии (утрате) лицевых счетов и расчетно-платежных ведомостей, при-

казов по личному составу, личных карточек в организации на хранение, в качестве ис-

ключения, можно оставить вторичные документы с временным сроком хранения - «ин-

дивидуальные карточки учета сумм начисления выплат и иных вознаграждений, сумм

начисленного социального налога, а также сумм налогового вычета», журналы реги-

страции приказов, движения трудовых книжек и др. Включение вышеуказанных доку-

ментов в опись по личному составу производится только при условии представления в

Архив официальной справки организации об отсутствии (утрате) документов.

1.6.3. При упорядочении документов организаций необходимо также выявить

документы временного хранения (свыше 10 лет), так как в ряде организаций при

упорядочении документов, помимо описей дел постоянного хранения и по личному со-

ставу, при необходимости, составляются описи дел временного хранения (свыше 10

лет), например, описи дел на документы по опеке и попечительству несовершеннолет-

них, которые должны храниться в течение 75 лет (документы об усыновлении несо-

вершеннолетних, журналы регистрации несовершеннолетних, переданных под опеку и

др.)

1.7. Если организация, документы которой подлежат упорядочению, является

источником комплектования Архива, описание документов должно проводиться при

методической помощи работников Архива(консультирование по вопросам описания,

проверка проектов описей и др.).

2. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИИ

При упорядочении документов организации наиболее сложным является ком-

плекс работ по определению состава документов, подлежащих приему в архив.

Состав документов архивного фонда организации определяется в результате

экспертизы их ценности и уточнения фондовой принадлежности.

Именно в процессе экспертизы ценности документов происходит формирование

архивного фонда организации.

Задачами экспертизы ценности документов являются:

- определение состава документов организаций, которые содержат ценную ин-

формацию и подлежат отбору и передаче в архивы организации, а затем в Архив на

постоянное хранение;

- определение временных сроков хранения документов, имеющих практическое

или справочное значение на протяжении определенного периода;

- выделение к уничтожению документов организации с истекшими сроками хра-

нения.

2.1. Критерии экспертизы ценности

Экспертиза ценности документов организации основывается на традиционных

критериях (научно-обоснованных признаках, на основании которых определяется сте-

пень ценности документов), выработанных в процессе архивной практики.

Главным принципом при отборе документов является всестороннее и полное от-

ражение деятельности фондообразователя - источника комплектования архивного

фонда Российской Федерации.

При проведении экспертизы ценности документов и отборе их на постоянное

хранение необходимо руководствоваться критериями происхождения, содержания,

внешних особенностей документа.

2.1.1. Критерии происхождения

Функционально-целевое значение организации, в результате деятельности кото-

рой, созданы документы, ее статус (органы законодательной и исполнительной власти,

другие государственные и негосударственные организации, общественные объедине-

ния и др.). Ценность документов определяется с учетом, как особой роли организации,

так и ее типового характера в системе органов власти и управления, в промышленно-

сти, науке и культуре, значимостью выполняемых ею функций.

Время и место создания документов. При проведении экспертизы необходимо

обратить особое внимание на документы, относящиеся к начальному этапу развития

организации, когда закладывались основы ее деятельности, и документирование было

минимальным. Также тщательного отбора требуют документы периода реорганизации

(с изменением функций), ликвидации организации, так как в эти периоды часто проис-

ходит утрата документов. Следует внимательно подходить к отбору документов терри-

ториальных органов организации, если они включаются в единый фонд, которые поз-

воляют всесторонне отразить деятельность организации.

2.1.2. Критерии содержания документа

Значимость информации документа, уникальность, типичность документа.

Наибольшую ценность среди документов, образующихся в деятельности органи-

зации, имеют документы, отражающие основную деятельность организации в целом и

ее структурных подразделений (вопросы организации работы, планирование и отчет-

ность, основные направления деятельности, контроль и др.). Другая группа документов

имеет вспомогательный характер, большую часть которой составляет первичные бух-

галтерские документы, документы по вопросам снабжения организации, бытовым и

административно-хозяйственным вопросам.

При проведении экспертизы необходимо также учитывать значимость события,

отраженного в документах организации.

Обобщение,повторение информации документа в информации других докумен-

тов. На постоянное хранение отбираются документы, в которых информация представ-

лена в наиболее обобщенном виде, например, сводные доклады, отчеты, справки, ос-

нованные на первичных документах. Однако при отсутствии подобных материалов на

хранение могут оставляться первичные документы, например, отчеты, справки, ин-

формации структурных подразделений. Кроме того, на хранение оставляются первич-

ные (поглощенные) документы, если в них содержаться конкретные сведения, которые

могут представлять интерес при изучении освещаемого вопроса и не находят доста-

точного отражения в сводных документах.

При проведении экспертизы выделяются к уничтожению дублетные документы,

однако при наличии на них подлинных резолюций, помет, виз на хранение оставляется

первый экземпляр и копия документа с пометами и визами.

Также выделяются к уничтожению проекты и варианты документов, за исключе-

нием проектов и вариантов наиболее важных документов в органах законодательной и

исполнительной власти.

Вид документа. Конкретный вид документа предполагает определенный уровень

содержащейся в нем информации, так наибольший интерес представляют распоряди-

тельные документы (постановления, приказы, распоряжения и др.), протоколы колле-

гиальных органов, перспективные планы и программы, сводные отчеты и аналитиче-

ские справки и др.

Подлинность документа. На постоянное хранение отбираются подлинные доку-

менты, в случае отсутствия подлинника его могут заменить заверенные копии докумен-

тов. При плохой сохранности документов конкретной организации, особенно в началь-

ный период ее развития, имея цель формирования наиболее полного комплекса доку-

ментов по истории организации, можно отбирать на постоянное хранение и документы,

не обладающие реквизитами юридической достоверности (подписями, печатями и др.),

но имеющие информационную ценность. Это - незаверенные копии, копии документов,

подготовленные с применением средств множительной техники, персональных компь-

ютеров (ПК). Однако такие документы могут иметь только статус проекта (черновика,

варианта). При описании таких документов необходима ссылка на их копийность. По-

мимо того, копии, ксерокопии и компьютерные распечатки в отдельных случаях можно

заверить у соответствующего должностного лица организации при проведении описа-

ния документов.

2.1.3. Критерии внешних особенностей

Форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения и оформления до-

кумента. Документы на бумажной основе, передаваемые на постоянное хранение,

должны быть правильно оформлены, и иметь соответствующие реквизиты юридиче-

ской достоверности (бланки, подписи, печати и др.).

Особенности внешнего оформления (уникальный переплет, необычная форма,

изобразительная ценность, иллюстративный материал и т.п.).

Физическое состояние документа. Неисправимо поврежденные документы по-

стоянного хранения, когда большая часть текста недоступна для прочтения, могут быть

выделены к уничтожению. При наличии физических дефектов основы документов

(утрата частей документа, разрывы и др.) или текста, когда возможно хотя бы частич-

ное восстановление текста документов, содержащих особую, наиболее важную ин-

формацию, они оставляются на хранение с дальнейшей реставрацией, дезинфекцией,

микрофильмированием, дезинсекцией и применением других видов целевой обработ-

ки.

С целью всестороннего и полного отражения деятельности организации при

формировании ее архивного фонда необходимо комплексное применение критериев

экспертизы ценности документов.

2.2. Порядок проведения экспертизы ценности документов

Экспертиза ценности документов осуществляется в организациях в процессе

формирования дел на основе номенклатур дел и отбора документов для передачи на

хранение в архив, а также в Архиве - при описании принятых не обработанными ар-

хивных документов (например: общественных организаций), переработке неудовле-

творительно составленных описей, при создании объединенных архивных фондов и

архивных коллекций и др.

2.2.1. При проведении экспертизы ценности документов следует руководство-

ваться перечнями типовых архивных документов с указанием сроков хранения, переч-

нями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов госу-

дарственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также,

подведомственных им организаций, с указанием на сроки хранения (отраслевые пе-

речни), а также указаниями на сроки хранения отдельных видов архивных документов,

в том числе не вошедших, в указанные перечни, которые устанавливаются федераль-

ными законами и другими федеральными нормативными правовыми актами, в том

числе решениями ЦЭПК Федерального архивного агентства.

Сроки хранения, установленные ими являются обязательными для всех органи-

заций независимо от формы собственности как государственных, так и негосудар-

ственных.

В настоящее время при проведении экспертизы ценности управленческой доку-

ментации применяется "Перечень типовых управленческих архивных документов, об-

разующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного са-

моуправления и организаций, с указанием сроков хранения" (М., 2010).

Для отбора управленческих документов постоянного хранения за период до се-

редины 90-х годов (1995), может применяться тот же «Перечень типовых документов,

образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учрежде-

ний, организаций, с указанием сроков хранения» (М., 1989).

Для установления сроков хранения специфической отраслевой документации

применяются отраслевые перечни, примерные номенклатуры дел, изданные в настоя-

щее время, а также - до выхода Перечня типовых документов (М., 2000).

2.2.2. Основным методом экспертизы ценности документов является непосред-

ственная оценка документов, проводимая работником при упорядочении документов,

которая осуществляется путем полистного просмотра и анализа дел и документов.

Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на осно-

вании заголовков дел.

Проведение экспертизы следует начинать с просмотра документов службы до-

кументационного обеспечения (управление делами, канцелярия и др.), затем таких

структурных подразделений, как бухгалтерия, отдел кадров, отраслевые отделы, про-

изводственные структуры и др. Если в организации отсутствуют структурные подраз-

деления, то изучение документов организации следует начать с организационно-

распорядительных документов, планово-отчетной документации.

Следует обратить внимание на то, что в документах структурных подразделений

могут отложиться документы комиссий и коллегиальных органов организации, доку-

ментационное обеспечение которых поручено работнику одного из структурных под-

разделений. Документы комиссий и коллегиальных органов выделяются в отдельные

дела.

2.2.3. В пределах каждого подразделения полистно просматривают сначала до-

кументы постоянного хранения: положения, приказы, перспективные планы, отчеты,

доклады и т.д. Если по какой-либо причине подлинники этих документов отсутствуют, и

их поиск не дал результатов, выявляют и отбирают на хранение заверенные копии до-

кументов.

В процессе полистного просмотра документов проводится предварительное вы-

деление дублетных экземпляров, проектов, вариантов. Выделение к уничтожению до-

кументов с повторяющейся информацией проводится только после сверки их с доку-

ментами, оставляемыми на хранение. Кроме подлинников могут оставляться на хране-

ние дублетные экземпляры, проекты, варианты документов при наличии подлинных

виз, резолюций, помет и правок текста, отсутствующих на подлиннике, а также, если

подлинник находится в плохом физическом состоянии.

При отсутствии подлинных экземпляров протоколов и стенограмм конференций,

докладов, отчетов, общих собраний, «круглых столов», которые были изданы типо-

графским способом, на постоянное хранение отбираются печатные экземпляры.

Также на постоянное хранение оставляются брошюры, малотиражные периоди-

ческие издания, агитационные материалы, афиши, подготовленные в организации и

имеющие значение для всестороннего раскрытия ее деятельности.

Документы постоянного хранения (приказы, штатные расписания, указания и

др.), размноженные в нескольких экземплярах и направленные для сведения в струк-

турные подразделения (дублетные экземпляры) выделяются к уничтожению после

сверки с подлинными экземплярами, которые остаются на хранение в составе доку-

ментов тех структурных подразделений, где они были созданы и отложились. При

утрате подлинного экземпляра документа можно взять на хранение один из дублетных

экземпляров с указанием копийности при описании.

Распорядительные документы вышестоящих организаций, присланные в органи-

зацию для руководства и сведения, просматриваются с целью выявления документов,

относящихся непосредственно к деятельности данной организации, Их формируют в

отдельные дела для включения в опись постоянного хранения, если документы выше-

стоящих организаций не поступают в один архив с документами организации, в которой

ведется упорядочение документов. Выявление указанных документов важно также для

подготовки исторической справки об истории организации, а также они могут быть ис-

пользованы при уточнении фондовой принадлежности документов организации (поста-

новления, приказы и др. о создании, реорганизации, ликвидации организации).

Если в фонде организации имеются отчеты о проведении социологических опро-

сов, методические рекомендации по вопросам основной деятельности организации,

выполненные другими организациями по заказу данной организации, они включаются в

описи дел постоянного хранения с целью всестороннего освещения деятельности ор-

ганизации. При описании таких документов необходимо обязательное указание автор-

ства.

Если при проведении экспертизы ценности документов было выявлено отсут-

ствие годовых планов, отчетов по основной деятельности, бухгалтерских годовых отче-

тов, то на хранение необходимо оставить квартальные планы и отчеты, при отсутствии

сводных годовых отчетов по основной деятельности организации на хранение можно

взять годовые отчеты структурных подразделений организации.

2.2.4. При утрате лицевых счетов работников организации на хранение оставля-

ются расчетно-платежные ведомости по заработной плате. В ряде организаций лице-

вые счета ведутся только на штатных работников, на временных - заполняются рас-

четно-платежные ведомости. В этом случае на хранение оставляются лицевые счета

штатных работников и расчетно-платежные ведомости, в которые включены времен-

ные работники. Кроме того, в творческих организациях (редакциях журналов, изда-

тельствах, театрах и др.) имеются лицевые счета по выплате гонораров, которые также

включаются в описи дел по личному составу.

Расчетно-платежные ведомости в делопроизводстве организации чаще всего

формируются в дела вместе с первичными бухгалтерскими документами. Расчетно-

платежные ведомости выделяются и формируются в отдельные дела.

При проведении экспертизы ценности документов, включенных в состав личных

дел работников, помимо выделения к уничтожению дублетных экземпляров, чернови-

ков приказов и характеристик могут выделяться копии паспортов, трудовых книжек,

медицинские справки, справки с места жительства, которые в действующей организа-

ции могут формироваться в отдельные дела и храниться до минования надобности, а в

ликвидированной выделяются к уничтожению, если иное не оговорено специальными

методическими рекомендациями.

Это положение не относится к личным делам государственных гражданских, му-

ниципальных служащих, экспертиза ценности которых не проводится.

2.2.5. При экспертизе ценности следует обращать особое внимание на докумен-

ты с временными сроками хранения, имеющими отметку «ЭПК». Отметка «ЭПК» озна-

чает, что часть документов, представленных в деле может иметь научно-историческое

значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные архивы

или постоянно храниться в организации. К таким документам относятся информации,

справки по оперативно-отраслевой деятельности, переписка, докладные записки руко-

водству организации и др. Отбору на постоянное хранение подлежат документы, отра-

жающие основные направления деятельности организации в соответствии с ее целе-

вым назначением.

При проведении экспертизы ценности документов дело с отметкой "ЭПК" про-

сматривается полистно. Документы постоянного хранения выделяются и из них фор-

мируются отдельные дела, которые будут включены в опись дел постоянного хране-

ния. Оставшиеся документы временного хранения хранятся в течение сроков установ-

ленных перечнями или номенклатурой дел.

Среди таких документов особое место занимает комплекс документов «перепис-

ка». Она образуется в результате осуществления связей организаций с вышестоящими

и другими организациями. В письмах могут содержаться вопросы, не освещенные или

недостаточно освещенные в других документах. В них отражаются вопросы о планиро-

вании и финансировании деятельности организации, о согласовании или утверждении

документов, информировании о ходе и результатах исполнения поручений и др.

Наиболее важные и обладающие информационной ценностью письма необходимо

оставить на постоянное хранение.

В деле с перепиской могут содержаться копии справок, отчетов и других доку-

менты, направляемые в вышестоящие и подчиненные организации. При плохой со-

хранности документов организации необходимо выделить копии наиболее важных до-

кументов для включения в опись дел постоянного хранения.

При отборе на постоянное хранение документов следует обратить внимание на

письма, обращения граждан. Предложения, заявления, жалобы граждан в органы зако-

нодательной и исполнительной власти, государственные, общественные и другие ор-

ганизации являются существенным источником информации о различных сторонах

жизни общества и человека, поэтому наиболее важные и интересные из них подлежат

приему на постоянное хранение.

Обращения граждан составляют значительную часть документов ряда организа-

ций, они являются массовыми документами, которые характеризуются однотипностью

и повторяемостью содержания, поэтому при отборе обращений граждан следует руко-

водствоваться следующими критериями:

- значение информации, содержащейся в обращениях. Он предусматривает от-

бор документов по наиболее значимым в конкретный период времени вопросам;

- авторство обращения. На постоянное хранение более предпочтительно отби-

рать обращения видных государственных, политических и общественных деятелей,

деятелей науки, культуры, производства, участников Великой Отечественной войны,

воинов-интернационалистов, коллективные обращения и др.

- полнота комплекса документов, образующихся в процессе рассмотрения обра-

щения. Обращения граждан принимаются вместе с полным комплексом документов по

их рассмотрению.

Рекомендуется отказаться от приема на постоянное хранение обращений граж-

дан из числа однотипных, информация о которых достаточно полно отражается в до-

кументах по анализу и обобщению обращений граждан.

Предпочтение отдается тем обращениям граждан, достоверность фактов кото-

рых подтверждена в ходе рассмотрения, которые отложились, как правило, в полном

комплексе, наиболее яркие по изложению, подлинники. Необходимо учитывать, доло-

жено ли обращение руководству, имеются ли пометы и резолюции руководителей,

определяющие пути решения поставленных в обращениях вопросов.

***

При проведении экспертизы ценности документов организации выделяются к

уничтожению дела и документы с истекшими сроками хранения, которые систематизи-

руются по определенным группам для последующего составления акта о выделении к

уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения.

Документы постоянного хранения организаций, не являющихся источниками

комплектования Архива хранятся в организации до ликвидации данных организаций и

при ликвидации - выделяются к уничтожению по акту с указанием в нем соответству-

ющих статей «Перечня типовых управленческих документов «» и пункта 2.4.2. указа-

ний по применению Перечня, в котором дается разъяснения о сроках хранения выше-

указанных документов.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел по-

стоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

3. ОПРЕДЕЛЕНИЕ ФОНДОВОЙ ПРИНАДЛЕЖНОСТИ

ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИИ

В процессе проведения экспертизы ценности документов при необходимости

осуществляется работа по уточнению и определению фондовой принадлежности до-

кументов.

Определение или уточнение фондовой принадлежности осуществляется в орга-

низациях (фондообразователях) в процессе отбора документов для передачи на хра-

нение в архив, а также в Архиве - при описании принятых не обработанными архивных

документах, переработке неудовлетворительно составленных описей, при создании

объединенных архивных фондов и архивных коллекций, исправлении ошибок фонди-

рования и др.

Определение фондовой принадлежности документов заключается в отнесении

их к фонду соответствующей организации.

3.1. При определении фондовой принадлежности документов организации учи-

тывается следующее:

Весь комплекс документов, образующийся в деятельности юридического или

физического лица, составляет его документальный фонд.

Юридическое или физическое лицо, в деятельности которого образуется доку-

ментальный фонд, является фондообразователем.

Входящие документы относятся к фонду той организации, которой они получены,

их фондовая принадлежность определяется по таким реквизитам документа как адре-

сат, регистрационный штамп, резолюции, по содержанию документов.

Копии исходящих документов относятся к фонду той организации, которая явля-

ется их автором, их фондовая принадлежность определяется по подписям, делопроиз-

водственным пометам, содержанию документов.

Документы внутреннего обращения относятся к фонду той организации, которой

они составлены, их фондовая принадлежность определяется по названию организа-

ции, подписям, содержанию.

Дела, которые велись последовательно в двух организациях, включаются в со-

став архивного фонда той организации, в которой они были закончены производством.

В случае ликвидации или реорганизации организации с передачей ее функций вновь

созданной организации, законченные производством дела включаются в архивный

фонд ликвидированной организации, а незаконченные дела, переданные для оконча-

ния производством организации

- преемнику, включаются в архивный фонд послед-

ней.

Личные дела, если они передавались из одной организации в другую в связи с

переводом сотрудников, включаются в фонд получившей их организации.

3.2. В состав фонда организации входят:

- документы совещательных органов, созданных при организации (комиссии, со-

веты и др.);

- документы временных администраций организаций, находящихся в стадии

банкротства (конкурсные управляющие и др.);

- документы ликвидационной комиссии организации;

- документы общественных организаций (профсоюзных, спортивных и др.), су-

ществовавших при организациях до принятия законодательства Российской Федера-

ции об общественных объединениях (1992 год).

3.3. Хронологическими границами архивного фонда государственного органа, ор-

гана местного самоуправления, организации являются устанавливаемые на основе со-

ответствующих нормативных актов официальные даты их образования, регистрации и

ликвидации. При наличии нескольких нормативных актов за дату образования прини-

мается дата наиболее раннего из них.

Хронологические границы архивного фонда могут не совпадать с крайними да-

тами составляющих его документов в связи с возможным отсутствием документов

начального или завершающего этапа деятельности, включением в состав фонда более

ранних документов, переданных для завершения производства дела предшественни-

ком.

3.4. Из отдельных разрозненных документов организаций, имеющих научное

значение и определенные признаки общности (при отсутствии фондов указанных орга-

низаций в архиве) могут быть сформированы коллекции документов. Архивные кол-

лекции могут поступить в архив в виде уже сложившихся документальных комплексов,

которые расформированию не подлежат.

Хронологическими границами архивной коллекции являются даты самого ранне-

го и самого позднего документа.

4. ФОРМИРОВАНИЕ И ПЕРЕФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

В соответствии с современными требованиями постановки делопроизводства

дела постоянного хранения и по личному составу должны формироваться, а также

оформляться в структурных подразделениях в соответствии с номенклатурой дел и

только после этого передаваться в архив организации.

4.1. Основные требования к формированию дел

При формировании дел осуществляется отнесение документов к определенному

делу и систематизация документов внутри дела. При переформировании дел непра-

вильно сгруппированные документы в дела расформировываются и дела формируют-

ся вновь.

При проведении группировки документов в дела следует руководствоваться но-

менклатурой дел организации, при ее отсутствии - примерной номенклатурой дел од-

нородных организаций, отраслевым и типовым перечнем.

4.1.1. При этом необходимо соблюдать следующие требования:

- включать в дела подлинные документы, и, как уже упоминалось ранее, в отдельных

случаях при отсутствии подлинных документов в дела могут включаться заверенные копии;

- документы постоянного и временного хранения группировать в отдельные де-

ла;

- включать в дело по одному экземпляру каждого документа, (в дело могут вклю-

чаться черновые и дублетные экземпляры наиболее значимых документов, копии до-

кументов на которых имеются подлинные резолюции, визы, пометки, являющиеся до-

полнением к основному документу);

- группировать в дела документы одного календарного года. Исключение состав-

ляют: переходящие дела, судебные дела, личные дела, документы учебных заведений,

которые формируются за учебный год (кроме документов по административным и бух-

галтерским вопросам), документы театров, характеризующие сценическую деятель-

ность - в пределах театрального сезона и др.

Кроме того, при небольшом объеме документов одного вида, в случае проведе-

ния упорядочения документов за несколько лет, документы могут быть сформированы

в дело по видам документов в пределах нескольких календарных лет. Например: При-

казы генерального директора по личному составу за 2001-2003 годы;

- не включать в дело более 250 стандартных листов, при толщине не более 4 см.

(количество нестандартных листов может быть больше, но толщина дела сохраняется

в пределах 4 см.). Если в процессе формирования дела количество листов превысило

норму, дело подлежит разделению на тома;

- систематизировать документы в деле так, чтобы они по своему содержанию после-

довательно освещали определенные вопросы;

- формировать документы вместе с приложениями, независимо от даты их утвер-

ждения или составления. Приложения к документам объемом свыше 250 листов форми-

руются в отдельные тома.

4.1.2. Документы формируются в дела по следующим признакам:

Номинальный. Основанием для группировки служит вид документа (приказы,

распоряжения, протоколы, штатные расписания, планы, отчеты и др.);

Авторский. В деле группируются документы одного автора

(организации).

Например: постановления администрации муниципального образования город-

курорт Геленджик).

Предметно-вопросный (тематический). Основание для группировки - един-

ство темы документов. Например: Документы по проведению Дня города (планы, от-

четы, справки, информации и др.).

Корреспондентский. Чаще всего служит для группировки переписки с одним

или группой корреспондентов. Например: Переписка с управлением по делам архивов

Краснодарского края по вопросам архивного дела. При формировании дел данный

признак используется редко (в основном в совокупности с другими признаками).

Географический. Предполагает объединение в одном деле нескольких корре-

спондентов, находящихся на определенной территории. Например: Переписка с жите-

лями муниципального образования по вопросам создания товариществ собственни-

ков жилья.

Алфавитный. В основном используется при формировании дел по личному со-

ставу (личные дела, личные карточки, лицевые счета и др.). Документы систематизи-

руются в строгом алфавитном порядке фамилий или названий вплоть до последней

буквы слова.

Хронологический. Служит для группировки в дела документов за какой-либо

хронологический период.

Чаще всего применяется сочетание нескольких признаков группировки докумен-

тов в дела, что дает возможность глубже раскрыть состав и содержание документов,

четко сформулировать заголовки дел. Так, распорядительные документы (постановле-

ния, распоряжения и др.) группируются в дело по нескольким признакам: номинально-

му, авторскому и хронологическому. Например: Распоряжения №№ 1-200 по основной

деятельности за 2016 год.

Планово-отчетные документы могут группироваться по номинальному, автор-

скому, предметно-вопросному, и хронологическим признакам. Например: Годовая сме-

та расходов финансового управления на 2016 год, Годовой отчет управления куль-

туры о проведении культурно-просветительной работы за 2016 год.

Переписка группируется по номинальному, предметно-вопросному, корреспон-

дентскому или географическому признакам.

Лицевые счета формируются по хронологическому и алфавитному (по алфавиту

фамилий работников) признакам.

4.2. Формирование отдельных категорий дел постоянного хранения

Положения, Уставы организации формируются в отдельные дела по году утвер-

ждения или регистрации. Так как подлинные экземпляры указанных документов могут хра-

ниться в фондах вышестоящих организаций, утверждающих их, в регистрирующих органах

в дело помещаются заверенные копии документов, что отражается в заголовке к делу.

Положения о структурных подразделениях и типовые должностные инструкции ра-

ботников формируются в отдельные дела в пределах года. Индивидуальные должност-

ные инструкции включаются в личные дела работников.

Распорядительные документы (постановления, распоряжения, приказы) группи-

руются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Приказы по основной деятельности формируются отдельно от приказов по личному

составу и приказов по административно-хозяйственным вопросам.

В случае если в делопроизводстве организации приказы, распоряжения по основ-

ной, административно-хозяйственной деятельности и по личному составу издаются с еди-

ной валовой нумерацией, производится выделение из дел приказов по административно-

хозяйственным вопросам (срок хранения - 5 лет) и по личному составу с формированием

отдельных дел. О выделение указанных документов из дел указывается в предисловии к

описи.

К приказам по административно-хозяйственным вопросам относятся: приказы о пе-

реносе рабочего дня, о работе в праздничные и выходные дни, об изменении режима ра-

боты, о проведении инвентаризации и др.

Если количество приказов (распоряжений) по административно-хозяйственным во-

просам незначительно, их выделение можно не проводить.

Если в делопроизводстве организации распорядительным документам разных ви-

дов (приказы и распоряжения) присвоена единая валовая нумерация (что не соответству-

ет требованиям делопроизводства), то их формируют в одно дело, о чем отмечается в

предисловии.

Распорядительные документы вышестоящих организаций, относящиеся к деятель-

ности конкретной организации формируются в отдельное дело постоянного хранения.

Распорядительные документы группируются в дела в возрастающем порядке номе-

ров и дат. Выявляются отсутствующие документы, организуется их поиск. При утрате распоря-

дительного документа возможна его замена копией. Если в распорядительных документах

нарушена нумерация, имеются литерные номера, пропущенные в делопроизводстве номера,

двойные номера, то документы систематизируются по датам, независимо от номеров.

Уставы, положения, инструкции, регламенты, штатные расписания и другие

документы, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к

ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в каче-

стве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Протоколы (заседаний коллегиальных органов, комиссий, совещаний, конферен-

ций, съездов) группируются вместе с документами, на основании которых они готовились

(повестка дня, доклады, проекты решений и др.), по хронологии и порядку номеров в одном

деле или отдельно каждый протокол, в зависимости от объема протокола и прилагаемых к нему

документов, которые помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопро-

сов.

При значительном объеме прилагаемых к протоколам документов (документы к протоколам

межведомственных комиссий (чертежи, справки, планы - схемы) могут составлять несколько то-

мов), они выделяются в отдельные дела, где документы систематизируются по порядку рассмат-

риваемых вопросов в протоколе.

Стенограммы заседаний, как, правило, формируются в отдельные дела.

Плановая и отчетная документация (в том числе сметы доходов и расходов,

финансовые планы, бухгалтерские отчеты и др.) помещается в дела того года, к кото-

рому она относится по своему содержания, независимо от времени ее составления,

утверждения или даты поступления. Перспективные планы должны быть отнесены к

начальному году их действия, отчеты о выполнении перспективного плана - к послед-

нему году действия плана. Документы о коррективах к перспективному плану относят-

ся к тому году, на который они составлены.

Прогнозы, перспективные планы формируются отдельно от годовых планов. При

отсутствии годовых планов (отчетов) на постоянное хранение оставляют полугодовые,

квартальные или месячные планы, которые формируются в дела по хронологии.

Пояснительные записки должны предварять отчет или план, приложения распо-

лагают за основным документом

Годовые планы по основной деятельности могут формироваться вместе с годо-

выми отчетами об их выполнении при небольшом объеме документов.

Статистические отчеты могут группироваться в одном деле вместе с другими

документами по данному вопросу (к отчету организации по основной деятельности мо-

гут прилагаться соответствующие формы статистической отчетности).

Годовой бухгалтерский отчет формируется, как правило, в делопроизводстве

организации и расформированию не подлежит. В случае поступления документов в

россыпи бухгалтерский отчет формируется в следующем порядке: объяснительная за-

писка к отчету, баланс и приложения. Приложения к бухгалтерскому отчету системати-

зируются в последовательности статей баланса или в порядке, установленном соот-

ветствующей бухгалтерской инструкцией.

Штатные расписания и изменения к ним формируются в одно дело в пределах

года в хронологической последовательности изменений.

Договоры, соглашения постоянного срока хранения при отсутствии в документе

срока окончания действия договора, соглашения формируются в дело по году подпи-

сания. Внутри дела (при наличии нескольких договоров) они могут располагаться в ал-

фавитном порядке названия организаций, стран, по хронологии или по тематическому

признаку.

Договоры с указанием сроков их действия (особенно те, которые содержат фи-

нансовые обязательства) и делопроизводство, по которым ведется в течение длитель-

ного периода времени, формируются по дате окончания срока действия договора.

Переписка, отобранная на постоянное хранение, группируется в деле в хроно-

логической последовательности за один календарный год, документ-ответ помещается

за документом-запросом. Хронология соблюдается по инициативным документам.

Переписку необходимо группировать в дела со всеми приложениями, возникши-

ми в ходе решения данного вопроса. Возможно формирование дел с перепиской по

корреспондентскому, тематическому и другим признакам. Внутри таких дел документы

систематизируются по хронологии.

Предложения, заявления, жалобы граждан, отобранные для постоянного хра-

нения, группируются в деле по алфавиту заявителей за каждый календарный год. Все

документы, относящиеся к одному заявителю, составляют самостоятельную группу.

Дела, сформированные из различных документов по одному вопросу, но не свя-

занных с последовательностью исполнения, где в качестве вида дела употребляется

термин «документыª систематизируются по хронологии, по авторскому, территори-

альному признаку и др.

Документы постоянного хранения, выполненные в журнальной форме (прото-

колы заседаний комиссий и др.) расформированию не подлежат. Приложения к ним

(справки, отчеты и др.) формируются в отдельные дела.

Документы с грифом «ДСПª, содержащие сведения ограниченного распро-

странения, включаются в дела наряду с другими документами в соответствии с темати-

кой документов и их видами. При большом объеме таких документов их можно группи-

ровать в отдельные дела.

4.3. Формирование отдельных категорий дел по личному составу

Приказы (распоряжения) по личному составу группируются в дела в соответ-

ствии с установленными сроками их хранения (75 лет и 5 лет).

К приказам, имеющим срок хранения 75 лет, относятся следующие:

- о приеме, переводе, увольнении (прекращении действия трудового контракта);

- об изменении фамилии;

- о поощрениях, объявлении благодарности, награждении почетной грамотой;

- об установлении окладов;

- о временном замещении должности;

- об установлении доплат, надбавок к окладу;

- о премировании;

- о присвоении классных чинов, разрядов;

- о заграничных командировках;

- о длительных внутрироссийских командировках;

- о декретных отпусках;

- об отпусках по уходу за ребенком.

К приказам по личному составу, имеющим срок хранения 5 лет относятся сле-

дующие:

- о предоставлении очередных и учебных отпусков;

- о предоставлении отпуска без сохранения содержания;

- о предоставлении отгулов за неиспользованный отпуск и работу в выходные

дни;

- о дежурствах;

- о взысканиях;

- о краткосрочных внутрироссийских командировках.

В случае если в делопроизводстве организации приказы, распоряжения по личному

составу с разными сроками хранения издаются с единой валовой нумерацией, произво-

дится выделение из дел приказов со сроком хранения - 75 лет и 5 лет с формированием

отдельных дел. О выделение указанных документов из дел указывается в предисловии к

описи.

Приказы по личному составу систематизируются в делах в порядке возрастания

номеров и дат приказов в пределах календарного года.

Выявляются отсутствующие приказы, организуется их поиск. При утрате приказа по

личному составу документа возможна его замена заверенной копией. Если в приказах по лич-

ному составу нарушена нумерация, имеются литерные номера, пропущенные в делопроиз-

водстве номера, двойные номера, то приказы систематизируются по датам, независимо от но-

меров. Отсутствие отдельных приказов отмечается в заголовке дела, а при большем количе-

стве отсутствующих документов - в предисловии.

Документы, являющиеся основанием к приказам по личному составу (заявления,

справки, докладные и объяснительные записки и др.) помещаются в личные дела работ-

ников, не вошедшие в состав личных дел - формируются в отдельные дела временного (5

лет) хранения.

Трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в со-

став личных дел.

По правилам кадрового делопроизводства трудовые договоры (контракты), со-

глашения с работниками организации помещаются в личное дело работника.

В некоторых организациях личные дела на работников не заводятся или не ве-

дутся личные дела на временных работников. В этом случае трудовые договоры, со-

глашения уволенных работников формируются в отдельные дела по алфавиту фами-

лий работников в пределах года, окончания срока действия договора.

Если на уволенного работника имеется несколько трудовых договоров, веду-

щихся в течение ряда лет, они группируются вместе в хронологической последова-

тельности и помещаются в одно дело.

В делах с трудовыми договорами составляются внутренние описи.

При небольшом количестве документов (договоров, соглашений) они могут

формироваться в одно дело за несколько лет и систематизируются по алфавиту фа-

милий работников.

Личные дела работников заводятся при их поступлении на работу, и заверша-

ется датой их увольнения.

При описании личных дел уволенных работников документы в личных делах си-

стематизируются в хронологическом порядке по мере их поступления, в соответствии

со специальными методическими рекомендациями.

Личные дела систематизируются в строгом алфавитном порядке вплоть до по-

следней буквы фамилии.

Личные дела руководителей организаций, работников имеющих государствен-

ные и иные звания, премии, награды и др. подлежат постоянному хранению.

В государственных органах власти, органах местного самоуправления форми-

руются личные дела государственных гражданских, муниципальных служащих, кото-

рые формируются в делопроизводстве в соответствии с нормативными правовыми ак-

тами о ведении личного дела государственного гражданского, муниципального слу-

жащего.

На личные дела государственных гражданских, муниципальных служащих со-

ставляется отдельная опись.

Личные карточки уволенных работников формируются в отдельные дела по

году увольнения и систематизируются внутри дела в строгом алфавитном порядке

фамилий работников.

Если имеется несколько личных карточек на одного работника, являющихся

продолжением первой карточки, то они формируются вместе в хронологической по-

следовательности.

При небольшом объеме документов личные карточки можно формировать в од-

но дело за несколько лет по алфавиту фамилий с указанием в конце годовых разделов

описи соответствующей ссылки на дело.

Лицевые счета работников по заработной плате группируются в самостоя-

тельные дела и располагаются в них в строгом алфавитном порядке фамилий работ-

ников в пределах календарного года. При большом объеме дело разбивают на тома с

указанием в заголовке тома букв алфавита, которыми начинается и кончается том.

Документы, приложенные к лицевым счетам (копии приказов, черновые расчеты

денежных выплат, справки и др.) из дел с лицевыми счетами изымаются.

Расчетно-платежные ведомости по заработной плате формируются в дела за

каждый год отдельно, а внутри в порядке календарных месяцев. Расчетно-платежные

ведомости, которые составляются в делопроизводстве организации по структурным

подразделениям, систематизируются в делах по структурным подразделениям в соот-

ветствии со структурой организации, а внутри в порядке календарных месяцев. В слу-

чае необходимости в деле может быть составлена внутренняя опись наименований

структурных подразделений. При большом объеме документов дела разделяются на

тома.

Акты о несчастных случаях, связанных с производством формируются в

дела по алфавиту фамилий работников в пределах календарного года. При неболь-

шом количестве актов их можно сформировать в одно дело за несколько лет по алфа-

виту фамилий.

Трудовые книжки, невостребованные работниками организации и представ-

ленные для описания в дела не формируются, а включаются в отдельную опись по

алфавиту фамилий.

Табели и наряды работников вредных профессий формируются в дела в по-

рядке календарных месяцев в пределах года.

При небольшом объеме документов по личному составу ликвидированных него-

сударственных организаций (не превышающем 5-10 листов) допускается формирова-

ние их в одно дело. Внутри дела документы формируются по видам документов. К та-

ким делам целесообразно составлять внутренние описи документов.

4.4. Формирование дел временного хранения (свыше 10 лет) по вопросам

опеки и попечительства

Документы об усыновлении несовершеннолетних формируются в отдельные

дела на каждого усыновленного - по хронологии.

Документы о защите личных и имущественных прав несовершеннолетних

формируются в дела по алфавиту фамилий.

Документы об изменении фамилий несовершеннолетних формируются в дела

по алфавиту фамилий.

5. ОПИСАНИЕ ДЕЛ

Описание дел включает составление заголовка дела, определение названия

структурного подразделения, делопроизводственного индекса по номенклатуре дел и

грифа «ДСП» (при их наличии), определение крайних дат документов дела, количе-

ство листов в деле (после нумерации) и простановку архивного шифра дела (после

описания всего комплекса документов и систематизации карточек).

Описание дел целесообразно проводить на карточках, куда заносятся вышеука-

занные сведения. Каждая карточка получает порядковый номер, который выносится

карандашом на обложку дела и является его временным рабочим номером до оконча-

тельной систематизации дел в описи и фонде. После завершения описания все сведе-

ния с карточки переносятся в описи.

При наличии персональных компьютеров (ПК), возможно, усовершенствовать

работу по описанию документов, а именно, разработать программу, позволяющую не

писать сведения о документах на карточке, а сразу заносить их в автоматизированную

базу данных, на основе которой в дальнейшем будет составлена опись. Использова-

ние ПК при работе по описанию документов способствует существенному сокращению

трудозатрат на подготовку описей, одновременно формируя основу для создания

электронного научно-справочного аппарата в архиве.

Название структурного подразделения определяется и указывается по содер-

жанию документов, подписям должностных лиц, резолюциям, а также по индексу

структурного подразделения по номенклатуре дел, обозначенного на обложке дела

сформированного в делопроизводстве

5.1. Составление заголовка дела

Основным элементом описания дела является заголовок.

При составлении заголовков дел используется индивидуальная номенклатура

дел организации за соответствующий период, а также отраслевые и типовые перечни.

Однако нельзя механически переносить заголовок дела из номенклатуры дел

или перечня при описании дел. Заголовок должен кратко в обобщенной форме отра-

жать основное содержание и состав документов конкретного дела и его особенности.

Заголовок дела управленческой документации состоит из элементов, распо-

лагаемых в следующей последовательности - название вида документа, автор, адре-

сат или корреспондент, содержание документов, название местности, даты события.

При составлении заголовка дела обязательными элементами является вид документов

в деле и их содержание. Остальные элементы могут отсутствовать в зависимости от

особенностей документов, включенных в дело.

Если дело состоит из одного документа, то в заголовке указываются все основ-

ные элементы: вид документа, автор, адресат, содержание и его дата.

Заголовок документа, данный ему автором документа, может быть перенесен в

заголовок дела (печатные издания, листовки и др.). Авторский заголовок дается в ка-

вычках

В случае, когда текст авторского заголовка не полностью раскрывает содержа-

ние документа, он должен быть дополнен пояснениями или аннотацией.

5.1.1. Название вида документа дела (приказ, протокол, отчет, журнал реги-

страции и др.).

Если дело состоит из документов одного вида, в заголовок выносится название

документов во множественном числе (Например: приказы).

Если в дело включено несколько видов документов, но не более трех в заголов-

ке дается перечисление видов документов. Например:

Отчеты, справки о проведении Дня медицинского работника в округе 22 сен-

тября 2015 года

При наличии в деле большего количества видов документов, связанных един-

ством содержания, при составлении заголовка употребляется термин «документы». В

конце такого заголовка в скобках указываются названия основных видов документов,

включенных в дело (но не более 3-4 видов). Например:

Документы о проведении мониторинга изменения цен в инвестиционной сфе-

ре на строительную продукцию (справки, таблицы, графики и др.)

В том случае, когда в делопроизводстве организации сформировано дело, вклю-

чающее основной документ (протокол и др.) и дополняющие его материалы, состоящие

из документов разного вида (справки, техническая документация, заявления и др.), в

заголовке указывается вид основного документа, его содержание, авторство и др., а в

конце заголовка указывается «и документы к нему» без раскрытия видов документов.

Например:

Протоколы № 1-10 заседания Межведомственной комиссии и документы к

ним

При составлении заголовка к таким документам как штатное расписание, сметы

доходов и расходов и др., которые формируются в одно дело со всеми изменениями и

дополнениями к ним, указывается название основного документа в единственном чис-

ле и в конце заголовка отмечается «и изменения к нему». Например:

Штатное расписание администрации муниципального образования город-

курорт Геленджик на 2016 год и изменения к нему

Приложения, указанные в тексте основного документа, не являются отдельным

документом и в заголовке не отражаются.

Дело, содержащее письма-запросы и ответы на них называется «перепиской».

В заголовках дел с планово-отчетными документами к названию вида документа

рекомендуется добавлять хронологическое уточнение (годовой, квартальный), так как в

зависимости от сохранности документов в организации на постоянное хранение могут

отбираться как годовые, так и квартальные планы и отчеты.

В заголовках дел с распорядительными документами, протоколами, которые в

делопроизводстве регистрируются путем проставления порядковых номеров, после

наименования вида документа указываются их регистрационные (порядковые номера).

Например: Приказы №№ 1-120«.. Если имеются пропущенные номера, то при не-

большом их количестве это отражается в заголовке и оговаривается в предисловии.

Если в делопроизводстве организации к номерам распорядительных документов

добавлены буквенные индексы, то они обязательно указываются в заголовках дел.

5.1.2. Автор (название организации, должность или фамилия и инициалы лица,

которым составлены документы).

Вслед за указанием вида документов должны быть обозначены авторы докумен-

тов.

Если автором документа является организация - фондообразователь, чьи доку-

менты подвергаются упорядочению, то название организации в заголовках, как прави-

ло, или совсем не приводится (например, в переписке), или дается только его общее

родовое понятие.

5.1.3. Адресат или корреспондент (название организации которому адресова-

ны или от которого получены документы).

Адресат или корреспондент обычно указывается после названия вида дела в

форме официального названия организации, или должности, звания, фамилии, иници-

алов лица.

Если дело представляет собой «переписку» в заголовке указывают только

названия корреспондентов, а названия организации-фондообразователя, как правило,

не приводится. Если переписка велась с однородными корреспондентами в заголовке

указывается общее видовое название корреспондентов.

5.1.4. Содержание документов (вопрос, предмет, событие, факт и др., к кото-

рому относится содержание документов). Содержание документов излагается в заго-

ловке дела современным языком, без вводных слов и сложных синтаксических оборо-

тов.

Не допустимо употребление в заголовке неконкретных, не раскрывающих со-

держание документов, формулировок, таких, например, как «разная переписка», «об-

щая переписка» и др.

Специфические термины в заголовках применяются без изменений. При состав-

лении заголовков не допускается модернизация лексики, но в тоже время необходимо

избегать архаизации выражений и оборотов.

При составлении заголовка необходимо обеспечить полное соответствие ин-

формации, заключенной в нем, действительному содержанию информации документов

дела.

Если содержание документов дела касается нескольких вопросов, являющихся

частью одного общего вопроса, в заголовках отражается общий вопрос. Например:

Документы о подготовке и проведении празднования Дня города (планы, от-

четы, справки, информации и др.).

5.1.5. Название местности (территории), с которой связано содержание доку-

ментов, автор, адресат или корреспондент.

Название местности (населенных пунктов, географических объектов, админи-

стративно-территориальных единиц) вносится в заголовок дела, если необходимо ука-

зать место событий или местонахождения авторов (адресатов, корреспондентов) доку-

ментов. Например:

Отчет о пребывании делегации работников адмигнистрации в Федератив-

ной республике Германии«..

Названия стран, административно-территориальных единиц, населенных пунк-

тов в заголовке дела указываются полностью.

Название населенных пунктов и административно-территориальных единиц при-

водится в возрастающем порядке: село, город, область и т.д.

5.1.6. Даты, к которым относятся документы дела или изложенные в них собы-

тия, в некоторых случаях вносятся в состав заголовка дела.

В заголовке дела применяется буквенно-цифровое обозначение даты (25 фев-

раля 2006 года).

Даты вносятся в заголовок, если точная датировка необходима для понимания

конкретного содержания документа. Например:

При описании дел, в которые включены планы, отчеты, сметы, штатные распи-

сания, в заголовке указывается период (год, квартал, месяц), на который составлен

план или за который составлен отчет.

5.1.7. Особенности отдельных видов заголовков

Если дело состоит из нескольких томов, всем томам дается общий заголовок, а

затем (при необходимости) делается уточнение содержания каждого тома в отдельно-

сти.

При описании распорядительных документов, протоколов, сформированных в

несколько дел за один календарный год, не рекомендуется присваивать им номера то-

мов, так как они являются самостоятельными делами. В заголовке к ним указываются

номера документов (приказов, протоколов) и хронологический период, к которому они

относятся.

То же относится к делам по личному составу (личные дела, личные карточки,

лицевые счета, трудовые договора), сформированным по видам документов в несколь-

ко дел за один календарный год. Так как документы в них систематизированы по алфа-

виту фамилий работников, в заголовке к ним указываются начальные буквы алфавита

фамилий. Например:

Лицевые счета по заработной плате работников с А по Б.

Если на одну букву алфавита фамилий работников сформировано несколько

дел, то в заголовке указываются три первых буквы фамилий работников. Например:

Лицевые счета по заработной плате работников с АБА по АШУ.

Если в деле по личному составу подобраны документы только на одну букву, то

в заголовке указывается одна буква, с которой начинаются фамилии работников.

Например:

Лицевые счета по заработной плате работников на А.

Если в одном деле по личному составу содержаться документы, сформирован-

ные по алфавиту фамилий за весь год, начальные буквы первой и последней фамилии

работника не указываются. Например:

Лицевые счета по заработной плате работников

При описании одного личного дела указывается фамилия, имя, отчество кон-

кретного лица в именительном падеже, крайние даты его поступления и увольнения с

работы, количество листов.

При указании в заголовках названия организации (за исключением фондообра-

зователя), должности, звания конкретного лица необходимо приводить их полные

названия.

Заголовки дел, содержащие статистические отчеты составляются с указанием

номеров форм статистической отчетности и их названия.

5.2. Описание подлинности документов

Для управленческих документов признаками подлинности являются: официаль-

ный бланк организации, наличие подписи должностного лица, печати организации.

Подлинность документов дела в заголовке к делам с управленческой докумен-

тацией не оговаривается.

При описании документов дела указывается их копийность, которая обозначает-

ся словом «Копия» после заголовка с прописной буквы.

Если в фонде помимо заверенных копий, встречаются незаверенные копии, это

необходимо оговорить в предисловии к описи, а при указании копийности в описи мож-

но использовать термин «Заверенная копия».

Данные о подлинности и копийности, относящиеся ко всем документам дела,

приводятся после заголовка со строчной буквы. Например:

Штатное расписание на 2016 год и изменения к нему. Копии.

Если эти данные относятся лишь к одному документу, упоминаемому в заголов-

ке, указание о подлинности дается после описания этого документа в заголовке в скоб-

ках со строчной буквы. Например

Штатное расписание (Заверенная копия) на 2016 год и изменения к нему.

5.3. Описание способа воспроизведения документов

Способ воспроизведения документов дела указывается для наиболее ценных

документов, а также в тех случаях, когда он является необычным для данного вида до-

кументов или имеет значение для их характеристики.

Для обозначения способа воспроизведения употребляются термины: рукопись,

автограф, машинопись, печатное издание и другие, которые приводятся после заго-

ловка со строчной буквы. Например:

Доклад главы муниципального образования о работе администрации муници-

пального образования за 2016 год. Печатное издание.

Упорядочение управленческих документов постоянного хранения и по личному составу. Методические рекомендации (2016 год) - часть 1