5.
АВТОМАТИЗАЦИЯ
БУХГАЛТЕРСКОГО
УЧЁТА
5.1 Необходимость
автоматизации
на предприятии
Занять
лидирующее
положение на
рынке, повысить
эффективность
работы персонала,
создать оптимальную
структуру
управления
- вот первоочередные
задачи руководителя
предприятия.
В бухгалтерской
деятельности
это особенно
важно, что
обуславливает
широкое применение
бухгалтерских
пакетов и программ,
благодаря
внедрению
которых повышается
оперативность
обработки
данных и достоверность
деловой информации,
принимаются
более объективные
финансовые
и управленческие
решения.
Автоматизация
бухгалтерского
учета на предприятии
и подготовка
финансовой
отчетности
в налоговые
органы в условиях
переходной
экономики
России является
одной из наиболее
важных задач.
Ситуация такова,
что сам по себе
бухгалтерский
учет на предприятии
может рассматриваться
как внутреннее
дело предприятия,
а основой для
оценки финансово-хозяйственной
деятельности
предприятия
со стороны
государства
служит отчетность
(бухгалтерский
баланс и многочисленные
другие отчетные
формы), которая
должна ежеквартально
предоставляться
в налоговую
инспекцию по
месту регистрации
предприятия.
Кроме того,
существуют
плановые и
внеплановые
налоговые
проверки, при
проведении
которых могут
потребоваться
все бухгалтерские
документы,
включая первичные.
В условиях
относительной
неопределенности
в налоговой
сфере предприятие
может сильно
пострадать
или даже потерпеть
крах, и всего
лишь из-за
небрежности
в бухгалтерском
учете. Примеров
тому в России
очень много,
причем часто
страдают предприятия,
стремящиеся
работать честно.
Страдают из-за
небрежного
ведения внутренней
бухгалтерии
предприятия.
Страдают также
из-за незнания
и соответственно
невыполнения
последних
законов и
распоряжений
(а они принимаются
сплошь и рядом).
При ведении
бухгалтерского
учета вручную
возможны и
простейшие
арифметические
ошибки.
Руководителю
российского
предприятия
сегодня приходится
принимать
решения в условиях
неопределенности
и риска, что
вынуждает его
постоянно
держать под
контролем
различные
аспекты финансово
- хозяйственной
деятельности.
Эта деятельность
отражена в
большом количестве
документов,
содержащих
разнородную
информацию.
Грамотно обработанная
и систематизированная
она является
в определенной
степени гарантией
эффективного
управления
производством.
Напротив, отсутствие
достоверных
данных может
привести к
неверному
управленческому
решению и, как
следствие, к
серьезным
убыткам.
Если не брать
во внимание
умышленные
противоправные
действия, то
все ошибки
бухгалтерского
учета совершаются
либо по небрежности
(например,
арифметические
ошибки), либо
из-за незнания
особенностей
ведения бухгалтерского
учета в России.
Такие ошибки
практически
неизбежны при
ручном
учете или при
использовании
устаревших
или нелегальных
версий программных
комплексов.
Хорошие
бухгалтерские
системы вне
зависимости
от их масштаба,
программно
- аппаратной
платформы и
стоимости
должны обеспечивать
качественное
ведение учета,
быть надежными
и удобными в
эксплуатации.
В функциональном
аспекте бухгалтерские
системы должны,
по крайней
мере, безошибочно
производить
арифметические
расчеты; обеспечивать
подготовку,
заполнение,
проверку и
распечатку
первичных и
отчетных документов
произвольной
формы; осуществлять
безошибочный
перенос данных
из одной печатной
формы в другую;
производить
накопление
итогов и исчисление
процентов
произвольной
степени сложности;
обеспечивать
обращение к
данным и отчетам
за прошлые
периоды (вести
архив).
Для
того, чтобы
обеспечить
указанные
возможности,
система должна
иметь единую
базу данных
по текущему
состоянию
бухгалтерского
учета на предприятии
и архивным
материалам,
любые сведения
из которой
могут быть
легко получены
по запросу
пользователя.
В зависимости
от особенностей
учета на предприятии
базы данных
могут иметь
различную
структуру, но
в обязательном
порядке должны
соответствовать
структуре
принятого плана
счетов, задающего
основные параметры
настройки
системы на
конкретную
учетную деятельность.
Модули системы,
обеспечивающие
проведение
расчетов,
суммирование
итогов и начисление
процентов,
должны использовать
расчетные
нормативы,
которые приняты
в текущее время.
Надежность
системы в
компьютерном
плане означает
защищенность
ее от случайных
сбоев и в некоторых
случаях от
умышленной
порчи данных.
Как известно,
современные
персональные
компьютеры
являются достаточно
открытыми,
поэтому нельзя
достоверно
гарантировать
защиту чисто
на физическом
уровне. Важно,
чтобы после
сбоя разрушенную
базу данных
можно было
легко восстановить,
а работу системы
возобновить
в кратчайшие
сроки. Хорошие
бухгалтерские
системы отвечают
этим требованиям.
Не менее важно,
чтобы фирма
- разработчик
бухгалтерской
программы имела
значительный
опыт работы
и солидную
репутацию. При
выборе системы
следует учитывать
то обстоятельство,
что в дальнейшем
к продавцу
придется неоднократно
обращаться
и за советом
или консультацией,
и за заменой
устаревшей
версии на более
свежую.
5.2 Обзор и
сравнительная
технико-экономическая
характеристика
предлагаемых
на рынке информационных
систем
На текущий
момент существует
довольно большое
количество
универсальных
комплексов
ведения бухгалтерского
учета, которые
предназначены
не только для
автоматизации
учета труда
и ЗП на МП, но
и для ведения
всего бухгалтерского
учета, как на
малых так и на
крупных предприятиях.
Вот лишь
несколько из
них :
- Фолио
(АО "Центр
экономических
компьютерных
программ ФОЛИО");
- ИНФО-Бухгалтер
(ТОО
"Информатик");
- Инфин-бухгалтерия
(Аудиторская
компания "Инфин");
- Суперменджер"
(Фирма "Ланкс");
- AUBI
(Фирма "О'стрим");
- ABACUS
(АО - "ОМЕГА");
- 1С Бухгалтерия
и т.д.
Рассмотрим
кратко возможности
каждой из них.
СуперМенджер
Многовалютная
система, предназначенная
для автоматизации
бухгалтерского
учета на предприятиях
сложной структуры
различных форм
собственности.Работа
в различных
компьютерных
сетях и на
компьютерах
IBM
и Macintosh.
Система
бухгалтерского
учета позволяет
оперировать
следующими
операциями:
- аналитический
и синтетический
учет;
- автоматический
учет курсовой
разницы;
- приведение
учетных данных
к любой национальной
валюте;
- ведение
журналов-ордеров,
главной книги
и баланса в
любой валюте
и сводно по
эквиваленту;
- гибкий
план счетов,
учитывающий
все индивидуальные
особенности;
- формирование
сложных проводок;
- консолидация
данных различных
организаций
и филиалов.
ИНФО - Бухгалтер
В любой момент
для Вас готовы
:
- баланс
со всеми приложениями;
- оборотная
ведомость;
- главная
книга;
- ведомости
аналитического
учета по счетам;
- журналы
ордера и ведомости
к ним, шахматка;
- разнообразные
ведомости и
справки;
- анализ
финансовой
деятельности
с построением
графиков и
диаграмм.
ФОЛИО
- Ведение
бухгалтерского
учета любого
числа предприятий
на одном компьютере
с возможностью
получения
сводного бланка
нескольких
предприятий;
- подробный
финансовый
анализ деятельности
организаций
по которым
ведется бухгалтерия;
- учет
движения денежных
средств в динамике;
- финансовый
баланс для
руководителя
и отчет о прибыли
и убытках по
месяцам и годам;
- аналитические
показатели;
- валюта;
- зарплата;
- склад;
- система
прогнозирования
оптимальной
цены продажи
партии товара;
- возможность
генерации новых
форм отчетности;
- встроенные
многоуровневые
таблицы.
Инфин - Бухгалтерия
- продуманная
структура
программы и
привычный
бухгалтеру
дизайн;
- полная
автоматизация
учета;
- до
пяти уровней
аналитического
учета;
- минимальные
изменения в
настройке
программы под
специфику
именно Вашего
предприятия;
- бухучет
для нескольких
предприятий
на одном рабочем
месте;
- возможность
настройки на
любое изменение
законодательства;
- возможность
ведения двойной
бухгалтерии;
- возможность
работы с любыми
валютами;
- парольная
защита;
- сохранение
данных за любое
количество
лет.
ABACUS
ABACUS
professional
- Полный комплекс
бухгалтерского
учета.
Отличительные
особенности
комплекса -
функциональная
полнота и комплексное
решение всех
задач учета.
А также :
- обработка
проводок с
детальной
аналитической
информацией;
- учет
затрат на
производство
и калькулирование
себестоимости
продукции с
формированием
соответствующих
записей в Главной
книге;
- элементы
финансового
анализа;
-
автоматическое
начисление
процентов и
отчисление
налогов;
- мульти-валютные
операции генератор
отчетных форм;
- система
аппаратной
и программной
защиты информации;
- удобный
интерфейс.
Система
бухгалтерского
учета « Аubi »
“АУБИ”
- это зарегистрированное
название
интегрированной
программной
системы "Автоматизации
Бухгалтерского
Учета’ малых,
средних и больших
предприятий.
Аббревиатура
названия комплекса
“АУБИ” построена
из ряда букв,
входящих в
приведенную
выше
фразу, заключенную
в апострофы,
т.о. сделана
попытка, отразить
истинное
предназначение
программы.
“АУБИ” может
быть с успехом
использована
для автоматизации
бухгалтерского
учета предприятий
различного
рода деятельности.
Программный
комплекс
представляет
одинаковый
интерес как
для торговых
(коммерческих)
структур, так
и для производственных
предприятий.
Гибкая система
программы
позволяет
настраивать
“АУБИ” на нужды
конкретного
пользователя.
При этом бухгалтер
каждого предприятия,
исходя из своих
собственных
потребностей,
имеет возможность
сформировать
план счетов;
информационные
справочники,
содержащие
названия
предприятий-партнеров
и их банковские
реквизиты;
список материально
ответственных
лиц и т.д. В зависимости
от специфики
деятельности
предприятия
“АУБИ” позволяет
вести учет
следующих
элементов
бухгалтерского
производства:
- учет
материалов
(склад);
- основные
средства;
- учет
кассовых операций
- формирование
приходных и
расходных
кассовых ордеров,
ведение кассовой
книги;
- учет
банковских
операций - платежных
поручений,
требований
и реестров;
- учет
счетов;
- ведение
журнала хозяйственных
операций;
- ведение
главной бухгалтерской
книги;
- формирование
шахматной и
оборотной
ведомостей;
- формирование
различных
ведомостей
аналитического
учета и т.д.
1C
бухгалтерия
Программа
«1С:Бухгалтерия»
является
универсальной
бухгалтерской
программой
и предназначена
для ведения
синтетического
и аналитического
бухгалтерского
учета по различным
разделам.
Аналитический
учет ведется
по объектам
аналитического
учета (субконто)
в натуральном
и стоимостном
выражениях.
Программа
предоставляет
возможность
ручного и
автоматического
ввода проводок.
Все проводки
заносятся в
журнал операций.
При просмотре
проводок в
журнале операций
их можно ограничить
произвольным
временным
интервалом,
группировать
и искать по
различным
параметрам
проводок.
Кроме журнала
операций программа
поддерживает
несколько
списков справочной
информации
(справочников):
- план
счетов;
- список
видов объектов
аналитического
учета;
- списки
объектов
аналитического
учета (субконто);
- констант
и т.д.
На основании
введенных
проводок может
быть выполнен
расчет итогов.
Итоги могут
выводиться
за квартал,
год, месяц и за
любой период,
ограниченный
двумя датами.
Расчет итогов
может выполняться
по запросу и
одновременно
с вводом проводок
(в последнем
случае не требуется
пересчет).
После расчета
итогов программа
формирует
различные
ведомости:
- сводные
проводки;
- оборотно-сальдовую
ведомость;
- оборотно-сальдовую
ведомость по
объектам
аналитического
учета;
- карточка
счета;
- карточка
счета по одному
объекту аналитического
учета;
- анализ
счета (аналог
главной книги);
- анализ
счета по датам;
- анализ
счета по объектам
аналитического
учета;
- анализ
объекта аналитического
учета по всем
счетам;
- карточка
объекта аналитического
учета по всем
счетам;
- журнальный
ордер.
В программе
существует
режим формирования
произвольных
отчетов, позволяющий
на некотором
бухгалтерском
языке описать
форму и содержание
отчета, включая
в него остатки
и обороты по
счетам и по
объектам
аналитического
учета. С помощью
данного режима
реализованы
отчеты, предоставляемые
в налоговые
органы, кроме
того,
данный режим
используется
для создания
внутренних
отчетов для
анализа финансовой
деятельности
организации
в произвольной
форме. Программа
имеет функции
сохранения
резервной копии
информации
и режим сохранения
в архиве текстовых
документов.
Главное
назначение
архивной копии
- подстраховка
от потери информации
из-за поломки
компьютера,
перепадов
напряжения
в электросети,
вирусов. Архивную
копию рекомендуется
сохранять
ежедневно или
после ввода
данных в больших
объемах. Имеет
смысл держать
два варианта
архивной копии:
последний и
предпоследний.
Дискеты рекомендуется
подписывать:
номер дискеты,
дата создания
копии.
Программа
может быть
полностью
настроена
бухгалтером
на текущее
законодательство
и конкретные
формы учета.
Для
расчёта заработной
платы и кадрового
учёта предназначена
система "1С:
Зарплата и
Кадры 7.7" , может
использоваться
как на хозрасчетных
предприятиях
Российской
Федерации, так
и в организациях
с бюджетным
финансированием.
Она
позволяет не
только автоматизировать
расчет заработной
платы, но и
организовать
учет сотрудников,
регистрировать
служебные
перемещения
получать
статистические
справки по
кадровому
составу. Универсальность
системы позволяет
реализовать
любой подход
к решению этих
задач и получать
любые отчетные
документы.
Возможность
изменения и
дополнения
первоначальной
конфигурации
программы
позволяет
настроить ее
на требования
любого предприятия
и даже конкретного
пользователя.
В то же время
первоначальная
поставка имеет
ряд основополагающих
свойств, позволяющих
сразу приступить
к расчету заработной
платы. Работая
с первоначальной
настройкой,
уже можно:
-
оформлять
приказы о приеме
на работу;
-
оформлять
приказы о продвижении
по службе;
-
вводить и
рассчитывать
больничные
листы;
-
осуществлять
расчет отпусков
разного типа
и оформлять
отпускные
записки;
-
вводить разовые
или долгосрочные
доплаты;
-
оформлять
приказы о выплате
премии как
подразделениям,
так и отдельным
сотрудникам;
-
проводить
перерасчеты
"задним числом";
-
рассчитывать
разнообразные
доплаты от
доплаты к окладу
до доплаты "за
выслугу лет";
-
вести штатное
расписание
предприятия;
-
получать стандартные
отчеты и формы
для предоставления
в налоговые
и прочие органы;
-
проводить
междурасчетные
выплаты заработной
платы;
-
проводить
частичную
выплату заработной
платы;
-
депонировать
суммы, не выданные
по платежным
ведомостям;
-
учитывать долги
по заработной
плате прошлых
периодов;
-
оформлять
увольнение
с расчетом
компенсаций
отпуска, выходного
пособия и многое
другое...
Работа
с распределенными
информационными
базами.
Основное
назначение
средств работы
с распределенными
информационными
базами — организация
единой системы
кадрового учета
и расчета зарплаты
на предприятиях,
имеющих территориально
удаленные
филиалы, не
связанные
локальной сетью
с основным
офисом.
Справочники
и классификаторы.
Первоначально
программа
содержит целый
набор справочников
и классификаторов,
содержащих
исходные данные
и предназначенных
для работы с
такими понятиями,
как должности,
категории
работников,
единая тарифная
сетка.
Справочник
подразделений
позволит отобразить
сколь угодно
сложную, многоуровневую
структуру
предприятия.
Справочник
норм-расценок
позволит оплачивать
наряды рабочих
по сдельным
норморасценкам.
Можно вести
штатное расписание
предприятия,
которое позволит
оперативно
учитывать
степень заполнения
штата, управлять
такими понятиями
как "вилка
окладов" и
быстро формировать
список вакансий
на Вашем предприятии.
Отчеты.
Программа
позволит
использовать
все богатство
оформительских
возможностей
Windows при оформлении
отчетов и стандартных
документов
по
результатам
расчета. Не
требуют предварительной
настройки и
могут сразу
использоваться
такие отчеты,
как:
-
расчетные
листки;
-
расчетно-платежная
ведомость;
-
платежная
ведомость для
получения денег
через кассу;
-
расходные
кассовые ордера;
-
свод по начислениям
и удержаниям;
-
налоговая
карточка;
-
справка о доходах;
-
анкета застрахованного
лица (для Пенсионного
Фонда);
-
индивидуальные
сведения для
Пенсионного
Фонда;
-
отчет об итоговых
суммах начисленных
доходов и удержанных
суммах налога.
Кроме
того, могут
быть получены
такие "кадровые"
отчеты, как:
-
отчет по среднесписочной
численности
предприятия;
-
отчеты о количестве
принятых и
уволенных за
определенный
период;
-
отчеты о юбилярах
и детях сотрудников;
-
отчет о военнообязанных
и др.
Районные
и северные
особенности.
Возможности
программы
позволяют
применять ее
не только на
предприятиях
Европейской
части Российской
Федерации, но
и в особых районах,
районах крайнего
севера и приравненных
к ним. В этом
случае можно
использовать
такие специфические
данные, как
районный коэффициент,
дата начала
северного
стажа, индивидуальный
процент доплат
за работу на
севере и т.д.
Больничные
листы, отпуска
и другие случаи
оплаты по среднему
заработку будут
рассчитываться
с разбиением
на основную,
"районную"
и "северную"
части.
Особенности
начислений
и удержаний,
связанные с
расположением
предприятия
в особом районе,
отражаются
в таких отчетах,
как налоговая
карточка сотрудника,
отчет о доходах
для налоговой
инспекции и
прочее.
Дополнительный
сервис.
Система
содержит такие
сервисные
средства, как:
-
числовой и
формульный
калькулятор;
-
календарь;
-
настройка
просмотра
текстовых
документов;
-
настройка
некоторых
элементов
интерфейса
без редактирования
конфигурации
системы администратором;
-
настройка
панелей инструментов.
Набор
"помощников"
позволит быстро
освоить такие
операции, как
редактирование
штатного расписания
или прием сотрудников
на работу. Система
снабжена "стартовым"
помощником,
который в режиме
диалога произведет
первоначальную
настройку
параметров
системы. Необходимо
будет лишь
указать тип
финансирования
предприятия,
его географическое
положение,
название, фамилии
расчетчиков
зарплаты и
другие данные.
Помощник произведет
первоначальное
заполнение
параметров
работы системы
.
Администрирование,
работа в сети
и права доступа
Система
включает средства,
позволяющие
администратору
системы:
-
вести список
пользователей
системы;
-
назначать
пользователям
пароли для
входа в систему;
-
назначать
пользователям
права на выполнение
тех или иных
операций и
доступ к данным
системы;
-
формировать
индивидуальные
пользовательские
интерфейсы.
Первоначально
программа
предлагает
три уровня
доступа к данным
и три интерфейса,
соответствующие
уровню главного
|