Рис.1.
Цель и функции офис-менеджмента
2.2 Административный функциональный блок
В составе административной
функции можно выделить две взаимосвязанные подфункции: организационно-управленческую и координационную. В рамках организационно-управленческой функции офис-менеджер может решать следующие основные задачи:
а) организация работы офиса;
б) управление работой офиса в повседневном режиме;
в) управление работой офиса в условиях кризиса (кризисного реагирования);
г) организация рабочего дня руководителя;
д) организация личной повседневной работы (самоменджемент);
е) разработка административных процедур (технологии работы офиса).
В свою очередь, в рамках координационной подфункции офис-менеджер может решать следующие основные задачи:
а) координация работы сотрудников офиса между собой;
б) координация деятельности основных и вспомогательных подразделений офиса;
в) координация работы аппарата управления и структурных подразделений предприятия;
г) координация работы аппарата управления и филиалов (представительств) предприятия;
д) координация работы с арендодателями, коммунальными службами;
е) координация работы с деловыми партнёрами предприятия и СМИ.
Следующая функция в составе административного блока: регулятивная
, которую также можно разделить на две подфункции – плановую и отчётную. В рамках плановой подфункции офис-менеджер решает следующие основные задачи:
а) планирование личной работы;
б) планирование работы офиса (на день, неделю, месяц);
в) текущее и перспективное планирование рабочего времени руководителя;
г) участие в планировании деятельности предприятия (подготовка соответствующего раздела в ежемесячный и ежеквартальный план работы, годовую программу организационного развития предприятия и т.д.
д) составление графиков работы персонала офиса (в т.ч. сменных, а также графиков дежурств, уборок, выездов и т.п.).
В рамках отчётной подфункции офис-менеджер, как правило, решает следующие задачи:
а) ведение отчётности по установленным формам (по вопросам деятельности основных подразделений офиса);
б) анализ отчётности по установленным формам (по вопросам деятельности вспомогательных подразделений офиса);
в) составление отчётов по вопросам текущей деятельности офиса для руководителя предприятия (по форме планов);
г) подготовка записок по отдельным вопросам деятельности офиса и предприятия (по указанию руководителя);
д) ведение служебной документации, в которой «накапливаются» исходные данные для подготовки отчётных документов (книги учёта и движения материальных средств, журнал учёта документов, журналы маршрутизации движения водителей и др.).
Особое место в административном блоке занимает контрольная
функция. Осуществление контроля за происходящим в офисе и вокруг него имеет исключительно важное значение для эффективности его деятельности – об этом свидетельствуют и теория, и практика менеджмента. Контрольная функция также включает в себя две подфункции: оценочную и учётную.
В рамках первой из них офис-менеджер решает следующие задачи:
а) оценку качества работы персонала офиса и вспомогательных служб;
б) оценку исполнения сотрудниками офиса отдельных поручений руководителя;
в) оценку состояния офиса и рабочих мест сотрудников;
г) оценку состояния офисной оргтехники;
д) оценку состояния договоров, в т.ч. исполнение наиболее важных заказов, включая вопросы их комплектации и доставки и т.д.;
е) оценку состояния документации офиса.
Кроме того, для адекватной оценки различных процессов, и прежде всего повседневной деятельности сотрудников, офис-менеджер должен разрабатывать соответствующие оценочные критерии. В свою очередь, в рамках учётной подфункции офис-менеджер должен обеспечить своевременный и качественный документальный учёт оцениваемых показателей, в т.ч.:
а) учёт (количественный и качественный) работы персонала офиса и вспомогательных служб;
б) учёт полноты и своевременности исполнения сотрудниками офиса отдельных поручений руководителя;
в) учёт состояния офиса и рабочих мест сотрудников (и определение на этой основе необходимости проведения текущего и капитального ремонта помещений или реорганизации офисного пространства);
г) учёт состояния офисной оргтехники (и определение на этой основе необходимости оптимизации графика её обслуживания или её модернизации);
д) учёт состояния работы по договорам;
е) учёт состояния офисной документации.
2.3 Обеспечивающий функциональный блок
Обеспечивающий функциональный блок включает информационную, маркетинговую и хозяйственную функции.
Информационная
функция офис-менеджмента при ближайшем рассмотрении «распадается» на подфункции: коммуникационную и документационную, тесно взаимосвязанные между собой. В рамках коммуникационной подфункции офис-менеджер осуществляет решение следующих задач:
а) обеспечение коммуникационного взаимодействия между офисом и руководителем предприятия;
б) обеспечение коммуникации деятельности руководителя предприятия (по различным техническим средствам и каналам коммуникации);
в) обеспечение коммуникационного взаимодействия между офисом и структурными подразделениями предприятия (в т.ч. его филиалами и представительствами);
г) обеспечение коммуникационного взаимодействия между офисом и деловыми партнёрами предприятия;
д) организация приёма, обработки и передачи информации по техническим средствам и каналам коммуникации (телефон, телефакс, электронная почта e-mail, телеграф, телекс, радиообмен, в т.ч. пейджинговая и радиосвязь и т.п.);
е) организация приёма посетителей (ресепшнс).
В рамках документационной подфункции офис-менеджер осуществляет решение следующих задач:
а) организация эффективного документооборота офиса;
б) организация деловой переписки, ведущейся на предприятии от имени руководителя;
в) организация хранения управленческой документации, ведение электронного архива офиса;
г) организация взаимодействия с почтовыми и курьерскими службами;
д) организация исполнения управленческих (прежде всего организационно-распорядительных и организационно-методических) документов, поддержание служебной документации офиса в актуальном состоянии;
е) организация информационно-справочной работы в соответствии с поручениями руководителя предприятия.
В следующей, маркетинговой
, функции офис-менеджмента также можно выделить две базовые составляющие: экономическую подфункцию и подфункцию кризисного реагирования. В рамках экономической подфункции офис-менеджер выполняет следующие основные задачи:
а) участие в организации маркетинг-деятельности предприятия с упором на инструменты интегрированной маркетинговой коммуникации: рекламу, PR, стимулирование сбыта и POS;
б) управление корпоративным Интернет-ресурсом;
в) организация внутрикорпоративных мероприятий;
г) консультирование руководителя предприятия по вопросам ИМК, относящимся к компетенции офис-менеджера.
Что касается второй подфункции, то её реализация предполагает осуществление под руководством офис-менеджера комплекс задач, основу которых составляют связи с общественностью в условиях кризисного управления предприятием.
Весьма значительным выглядит перечень задач, решаемых офис-менеджером в рамках хозяйственной
функции. В отличие от предыдущих функций в ней представляется целесообразным выделить не подфункции, а самостоятельные направления деятельности.
1. Финансовое обеспечение.
2. Материальное обеспечение.
В рамках деятельности по финансовому обеспечению офис-менеджер решает следующие основные задачи:
а) управление финансовыми ресурсами офиса (в т.ч. бюджетирование, предполагающее оптимизацию расходов на офис и контроль за офисными расходами, а также контроль за оплатой счетов, оформление необходимой бухгалтерской документации, взаимодействие с банком и поставщиками товаров и услуг);
б) организация договорной работы (в части, касающейся вопросов обеспечения офисной деятельности);
в) контрольно-инвентаризационная деятельность.
В свою очередь, в деятельности офис-менеджера по материальному обеспечению также можно выделить самостоятельные направления работы.
1. Организация текущего жизнеобеспечения деятельности офиса.
2. Организация мероприятий по предупреждению (устранению, нейтрализации) событий (явлений), нарушающих нормальное функционирование офиса.
В перечень задач по первому из обозначенных направлений входят:
а) организация и поддержание надлежащих (в т.ч. эргономических, микроклиматических и санитарно-гигиенических) условий работы в офисе в течение дня;
б) организация и осуществление эксплуатации помещения (здания) и коммуникаций в соответствии с установленными порядком и правилами;
в) обеспечение функционирования рабочих мест персонала офиса посредством проведения ежедневных профилактических и сервисных работ, а также путём замены (восстановления) необходимого офисного оборудования, имущества и материалов (канцтоваров, оргтехники, ЗИП и расходных материалов к ней, мебели и т.п.);
г) организация работы по отдельным видам обеспечения сотрудников офиса, в т.ч. медицинскому (в частности, медстрахование), бытовому (питание), техническому (обеспечение связью, в том числе мобильной), транспортному (грузовые и пассажирские перевозки), досуговому (подписка на периодические издания и обеспечение своевременной их доставки на предприятие) и т.д.;
д) оперативное организационное обеспечение сотрудников в соответствии с содержанием поступающих от них заявок (на устранение неисправностей и сбоев в работе офисного оборудования, на получение паспортов, виз, командировочных и проездных документов, а также выписок и копий из прочих документов на транспортное, гостиничное и иное обслуживание, обусловленное спецификой содержания служебных обязанностей и т.д.).
К задачам второго направления, прежде всего, относят:
а) обеспечение физической безопасности сотрудников и материальных ценностей офиса путём установления и поддержания соответствующего режима охраны труда и техники безопасности, пожарной безопасности, информационной безопасности, а также надлежащей организации охраны офиса, включая особый (пропускной) порядок доступа на рабочие места;
б) обеспечение текущего и капитального ремонта помещения (здания), в котором располагается офис, регулярных инвентаризаций помещения (здания) и находящихся в нём материальных ценностей;
в) обеспечение эффективного управления офисной инфраструктурой.
2.4 Управление персоналом офиса
В качестве самостоятельной функции следует рассматривать и управление персоналом офиса. В подчинении офис-менеджера могут быть специалисты и технические исполнители (документоведы, специалисты по информационным технологиям, секретари, архивисты и др.) поэтому ему необходимо иметь чёткое представление о системе управления человеческими ресурсами, существующей на фирме, и эффективно выполнять функции по управлению персоналом. Представленная схема послужит методической основой практической деятельности офис-менеджера (Приложение 2).[5]
В рамках этой исключительно важной функции офис-менеджер, как правило, решает следующие основные задачи:
а) анализ потребности аппарата управления в персонале;
б) участие в поиске, отборе и найме офисного персонала;
в) определение пределов компетенции, делегирование полномочий офисному персоналу;
г) обучение и консультирование офисного персонала;
д) информирование офисного персонала по кадровым вопросам;
е) мотивация офисного персонала;
ж) контроль (оценка и учёт результатов) деятельности офисного персонала;
з) планирование деловой карьеры сотрудников офиса, инициация их перемещений для более целесообразного использования;
и) представление к увольнению сотрудников офиса по основаниям, предусмотренным трудовым законодательством;
к) ведение отчётности по офисному персоналу;
л) участие в документировании деятельности офисного персонала (трудовые договоры, приказы, должностные инструкции и т.п.)
м) повседневное руководство персоналом офиса.
Потенциальный круг задач, возлагаемый на офис-менеджера, представляется почти неограниченным. Наделяя офис-менеджера соответствующими обязанностями, не следует забывать о необходимости придания ему необходимых прав, а также, что ещё более важно, обеспечения достаточным числом помощников. В противном случае офис-менеджер, как бы ни был он компетентен, энергичен и настойчив, рискует не справится с обязанностями и «захлебнуться» в потоке дел.
2.5 Организация повседневной работы
офис-менеджера
В течение дня офис-менеджер обременён множеством обязанностей. В этой связи представляется целесообразным рассмотреть вопрос об организации повседневной работы офис-менеджера в «хронологическом» преломлении, т.е. в рамках обычного 8-часового рабочего дня, который, может легко растянуться с 8 утра… и до 8 вечера. Однако, как правило, это происходит отнюдь не по причине чрезмерной перегруженности офис-менеджера работой, а прежде всего в силу её недостаточно чёткой организации.
Условно рабочий день офис-менеджера может быть разделён на две части: утреннюю и вечернюю. Роль разграничительной линии между ними играет обеденный перерыв, хотя и в этот короткий промежуток можно совершить немало полезного для работы предприятия.[6]
Первый час рабочего времени, условно с 9.00 до 10.00
утра, можно обозначить как организационный. В силу особой важности организованного начала работы содержание мероприятий этого часа излагается по пунктам. Итак, по прибытии на работу, как правило за 15-30 минут до начала работы персонала аппарата управления, офис-менеджер должен выполнить следующее.
1. Доложить руководителю предприятия о начале работы, осведомиться у него о новых поручениях и указаниях, а также об изменениях в работе предстоящего дня.
2. Освежить в памяти (а при необходимости – оперативно скорректировать) план личной работы, работы руководителя предприятия и работы офиса на день.
3. Проконтролировать качество уборки помещений офиса, состояние техники безопасности, сделать необходимые записи в контрольной документации офиса.
4. Проинструктировать дежурного администратора, смену охраны, водителей, убывающих в рейс. Выдать им необходимые документы (служебные удостоверения, доверенности, путевые листы и пр.), оборудование и принадлежности.
5. Изучить заявки на устранение неисправностей в работе офисного оборудования и оргтехники, дать соответствующие указания и поручения на их устранение, организовать контроль за исполнением заявок.
6. Получить от секретаря корреспонденцию, рассмотренную накануне руководителем предприятия, определить ответственных за исполнение документов согласно резолюциям и передать документы на исполнение, организовать за исполнением наиболее важных и срочных из них эффективный контроль.
7. Уточнить через ответственных лиц готовность к проведению (организации, обеспечению и пр.) мероприятий, намеченных на первую половину дня (совещания, переговоры, приём посетителей и т.п.). При необходимости принять дополнительные меры к их надлежащей подготовке и проведению.
8. Удостовериться в прибытии на работу всех подчинённых (лично или через своего секретаря). Заслушать краткие (возможно, телефонные) доклады подчинённых (в лице руководителей структурных подразделений аппарата управления и специалистов) о состоянии дел на порученных им участках работы.
С 10.00 до 11.00
, как правило, проходят совещания с участием или под руководством офис-менеджера. В первом случае речь идёт о совещании руководства предприятия, во втором – о совещании руководящего состава аппарата управления, на которое при необходимости могут быть приглашены и отдельные сотрудники (специалисты и технические исполнители) аппарата управления. Обычно о времени, месте, продолжительности и цели совещания офис-менеджер и другие участники совещаний извещаются заранее (например накануне вечером).
С 11.00 до 12.00
офис-менеджер обычно работает с документами, в частности рассматривает поступившие к нему проекты исполненных документов (например подготовленных в соответствии с указаниями и поручениями руководителя предприятия). Документы, исполненные в полном соответствии с установленными требованиями, подписываются (утверждаются) офис-менеджером и передаются секретарю либо для помещения в папку для доклада руководителю предприятия, либо для регистрации, тиражирования, доведения до сведения должностных лиц предприятия и последующего помещения в дело. Документы, не отвечающие установленным требованиям, возвращаются офис-менеджером на доработку ответственным исполнителям с указанием срока устранения недостатков.
С 12.00 до 12.30
офис-менеджер проводит служебные по телефону, лично готовит проекты необходимых писем, записок и иных документов небольшого объёма. Готовые документы передаются на техническое исполнение секретарю.
С 12.30 до 13.00
целесообразно предусмотреть резерв времени, которым офис-менеджер может распорядиться по своему усмотрению в интересах деятельности аппарата управления предприятия. К примеру, офис-менеджером может продолжаться работа с документами, в которых устранены ранее указанные недостатки. В отдельных случаях офис-менеджер может запланировать на указанное время встречу с 1 – 2 должностными лицами предприятия для решения текущих вопросов работы офиса. Кроме того, в этот период целесообразно уточнить план работы на послеобеденный период.
На время обеда
при необходимости офис-менеджером могут быть запланированы неформальные встречи с должностными лицами предприятия, в ходе которых может быть проведено (в ряде случаев – продолжено) обсуждение текущих вопросов работы офиса (так называемый бизнес-ланч).
С 14.00 до 14.30
офис-менеджер контролирует ход выполнения задач дня в подразделениях (на самостоятельных участках работы) аппарата управления. При необходимости он в рабочем порядке отдаёт начальникам соответствующих подразделений (участков) дополнительные указания и распоряжения.
С 14.30 до 15.00
офис-менеджер проверяет готовность документов, подлежащих представлению на подпись руководителю предприятия, после чего лично представляет наиболее важные и срочные из них, а остальные (справки, выписки и т.п.), предварительно завизировав (подписав), передаёт руководителю предприятия через секретаря.
С 15.00 до 16.00
офис-менеджер изучает руководящие документы по вопросам работы аппарата управления предприятия.
С 16.00 до 17.00
офис-менеджер работает над исполнением документов, необходимость в которых возникает периодически, время от времени (отчёты, доклады и т.п.).
С 17.00 до 17.30
– резерв времени. Как правило, в этот период офис-менеджером может быть продолжена работа над исполнением отдельных документов. Кроме того, при необходимости офис-менеджер может вести в это время приём сотрудников аппарата управления по личным и служебным вопросам.
С 17.30 до 18.00
офис-менеджер принимает (лично или по телефону) доклады начальников подразделений офиса о состоянии дел, в т.ч. о наличии материалов ограниченного доступа. Кроме того, офис-менеджер проверяет наличие хранящихся у него материалов и составляет планы работы на следующий день. Затем он контролирует выполнение требований пожарной (и иной) безопасности в помещениях отдела, а также уход сотрудников аппарата управления предприятия с работы.
Перед уходом с работы офис-менеджер, как правило, осведомляется у руководителя предприятия о наличии дополнительных указаний и изменениях в организации работы следующего дня.
Такова организационная картина рабочего дня офис-менеджера. Эта картина будет иметь вполне ясные очертания, если придерживаться нехитрого правила: заранее планировать свою повседневную работу, а затем всякий раз доводить спланированное до конца, не забывая регулярно «отчитываться» об этом перед самим собой.
Заключение
Масштабные социально-экономические изменения, происходящие в нашем обществе, обновление системы управления и составляющих её элементов, динамичное и повсеместное внедрение новейших информационных технологий – все эти факторы предъявляют повышенные требования к качеству современного управленческого персонала.
Расширение масштабов деятельности, усложнение выполняемых задач предполагают, что руководители в большей степени должны заниматься решением стратегических вопросов и делегировать выполнение многих тактических и оперативных функций своим подчинённым. Незаменимым помощником руководителя в структуре управления сейчас становится офис-менеджер.
Офис-менеджер – это сотрудник, управляющий офисом – его информационными, техническими, материальными и человеческими ресурсами.
Следовательно, он является самым настоящим управленцем.
Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется уровнем профессиональных знаний офис-менеджера, его умение чётко выполнять свои обязанности, освобождая руководителя от нерациональной траты времени.
На сегодняшний день офис-менеджер входит в число остродефицитных профессий. Отечественное трудовое законодательство пока официально не признало и, как следствие, не закрепило юридически существование квалификационной должностной категории «офис-менеджер». В Квалификационном справочнике должностей служащих строка «офис-менеджер», увы, отсутствует. Однако этот документ содержит необходимые сведения о «смежных», родственных офис-менеджеру профессиях, в том числе о «просто» менеджере и об администраторе.
Представления о квалификационных требованиях к офис-менеджеру дают программы подготовки и повышения квалификации в различных образовательных организациях, оперативно отреагировавших на возникновение спроса на работников этой специальности.
Программы подобных курсов предусматривают обучение по следующим основным направлениям.
1. Область компетенции и должностные обязанности офис-менеджера.
2. Основы управления персоналом офиса.
3. Основы кадрового менеджмента.
4. Основы документационного обеспечения управления.
5. Административно-хозяйственная деятельность офис-менеджера.
6. Бухгалтерская и договорная деятельность офис-менеджера.
7. Деловой этикет в офисе.
8. Основные технологические средства обеспечения работы офиса (преимущественно – компьютеры, стандартные программные продукты, включая работу с Интернетом, и оргтехника).
Итак, офис-менеджер – это один из руководящих работников предприятия, который подчиняется непосредственно руководителю. Его основной задачей является организация и обеспечение работы офиса.
Заработная плата офис-менеджера определяется размером компании, в которой он работает, а также тем, к какому звену (высшему, среднему или младшему) относится данный служащий в соответствии со штатным расписанием предприятия. В настоящее время желанный минимум составляет 9000 руб. (около 300$), а предлагаемый – 7500 руб. (около 250$).
Список использованных источников
1 Андреева, В.Н. Делопроизводство: Практ. пособие / Андреева В.Н. – 9-е изд., испр. и доп. – М.: ЗАО «Бизнес-школа», 2003. – 184с.
2 Ботавина, Р.Н. Этика деловых отношений: Учеб. пособие для студентов, обучающихся по эконом. специальностям / Ботавина Р.Н. – М: Финансы и статистика, 2001. – 208 с.: ил.
3 Валинуров, И., Офис начинается с офис-менеджера / Валинуров И., Устименко М. // Молодость Сибири. – 2002. - № 52. – с. 13-14
4 ГОСТ Р6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов: Утв. Постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003г. №65-ст.: Введ. в действие 1 июля 2003г. – М., 2003. – 17с.
5 Делопроизводство: более 120 документов: Образцы, док., орг. и технология работы / Галахов В.В., Корнев Н.К., Ксандопуло Г.И. и др. – М.: Проспект, 2003. – 448 с.
6 Дёмин, Ю.М. Эффективный офис-менеджер / Дёмин Ю.М. – СПб.: Питер, 2004. – 203 с.: ил.
7 Корнеев, И.К. Профессиональная подготовка офис – менеджера / Корнеев И. К. // Справочник секретаря и офис – менеджера. – 2002. - № 4. – с. 17-25.
8 Кузнецова, Т. Новые квалификационные характеристики секретарей / Кузнецова Т. // Управление персоналом. – 2000. - № 2. – с. 18 – 21.
9 Кузнецова, Т.А. Секретарское дело / Кузнецова Т.А. – 3-е изд., исп. – М.: ЗАО Бизнес – шк. Интел-Синтез, 1999. – 288 с.
10 Наумова, С.В. Офис-менеджер: задачи позиционирования / Наумова С.В. // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2003. - №8. – с. 82-84.
11 Организация работы с документами: Учеб. для студентов высш. учеб. завед., обучающихся по специальностям “Документоведение и документационное обеспеч. упр.” и “Менеджмент орг.” / Кудряев В.А., Галахов В.В., Корнеев И.К. и др.; Под ред. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. – 592с.
12 Паничкина, С.Н. Организация офис-менеджером поездки для сотрудников компании / Паничкина С.Н., Дресвянская К.В. // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2003. - №7. – с. 56-62.
13 Подобед, М.А. Документооборот предприятия / Подобед М.А., Усманова Н.Р. – 3-е изд., доп. и перераб. – М.: Приор-издат, 2002. – 384 с.
14 Рогожин, М.Ю. Организация делопроизводства предприятия (на основе ГОСТ Р6.30-2003): Учебно-практическое пособие / Рогожин М.Ю. – М.: РДЛ, 2003. – 208с.
15 Рогожин, М.Ю. Организация кадровой работы предприятия: Учеб.-практ. пособие / Рогожин М.Ю. – М.: РДЛ, 2003. – 240с.
16 Санкина, Л. Должностной и численный состав службы делопроизводства / Санкина Л. // Управление персоналом. – 2000. - № 7. – с. 58-59.
17 Справочник кадровика: должности руководителей и служащих, квалификационные характеристики, тарифные разряды. – 2-е изд., испр. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2003. – 700с.
18 Трудовой кодекс Российской Федерации: Офиц. текст: (Принят 21 дек. 2001г.). – М.: Омега-Л, 2003. – 176с.
19 Щур, Д.Л., Офис-менеджер / Щур Д.Л., Труханович Л.В. // Кадры предприятия. – 2002. - № 3. – с. 15-20.
Приложение 1
Примерный текст трудового договора с офис-менеджером1
Трудовой договор
_______________ _____________
(место заключения) (дата заключения)
1. Стороны по договору
Предприятие (организация, учреждение)_________________________________
(указать название в соответствии с учредительными документами)
____________________________________________________________________
(наименование)
________________________________________________________________________________
в лице… (указать наименование должности, фамилию, имя, отчество руководителя предприятия)
____________________________________________________________________
(должность, Ф.И.О.)
именуемое в дальнейшем «Работодатель», с одной стороны и гражданин (гражданка)…(указать фамилию, имя, отчество) _______________________________
(Ф.И.О.)
именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны заключили настоящий договор о нижеследующем.
_______________________
Соответствует требованиям Постановления Минтруда РФ от 14 июля 1993 г. № 315, содержанию соответствующих разделов Квалификационного справочника должностей служащих, утвержденного Постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. № 37 и положениям главы 10 ТК.
2. Предмет договора
Работник…(указать фамилию, имя, отчество)_____________________________
(Ф.И.О.)
принимается на работу в аппарат управления предприятия__________________
(наименование структурного подразделения предприятия)
на должность офис-менеджера__________________________________________
(полное наименование профессии, должности)
квалификации руководитель____________________________________________
(разряд, квалификационная категория)
3. Вид договора
Настоящий договор является: договором по основной работе, договором по совместительству ___________________________________________________
(нужное подчеркнуть)
4. Срок действия договора
Настоящий договор заключается:
на неопределенный срок (бессрочный)__________________
на определенный срок________________________________
(указать конкретную причину заключения срочного договора)
на время выполнения определенной работы______________________________
(указать, какой именно)
5. Начало и окончание действия договора
Начало работы _______________________________________________________
(число, месяц прописью, год)
Окончание работы____________________________________________________
(указать «нет» или число, месяц прописью, год)
Работник обязуется приступить к исполнению обязанностей по настоящему договору в соответствии с п. 7 (см. ниже)___________________________________
(указать дату)
6. Сведения об испытательном сроке
Срок испытания, устанавливаемый работнику в соответствии, с настоящим договором:_____________________________________________________________
(указать «нет» или продолжительность испытательного срока)
7. Права и обязанности работника
7.1. Работник должен выполнять следующие обязанности
Общие обязанности работника предприятия, предусмотренные коллективным договором от... № …, функциональные обязанности, предусмотренные должностной инструкцией офис-менеджера от ... № ..., а также обязанности по неразглашению конфиденциальной информации по «Обязательству работника предприятия о неразглашении конфиденциальной информации» №....
(указать конкретно или ссылку на соответствующие документы)
7.2. В процессе своей повседневной деятельности работник, кроме того, обязан
7.2.1. Возглавлять работу аппарата управления предприятия и уверенно руководить им.
7.2.2. Обеспечивать своевременное и качественное выполнение офисом возлагаемых на него повседневных задач в строгом соответствии с утвержденным порядком работы.
7.2.3. С получением дополнительных указаний и поручений руководителя предприятия организовывать их своевременное и качественное исполнение.
7.2.4. Обеспечивать рациональное использование материальных, технических и иных средств офиса в интересах выполнения задач по предназначению.
7.2.5. Обеспечивать надежную защиту документов и информации, составляющих государственную и служебную тайну.
7.2.6. Руководить обучением подчиненных, создавать им условия для повышения квалификации.
7.2.7. Осуществлять контроль за соблюдением подчиненными правил внутреннего трудового распорядка, требований техники безопасности.
7.2.8. Использовать по отношению к подчинённым предоставленные права по их поощрению (привлечению к ответственности).
7.2.9. С учётом складывающейся деловой ситуации осуществлять предварительное планирование работы руководителя предприятия на предстоящий период, разрабатывать меры по её всестороннему обеспечению.
7.2.10. Регулярно осуществлять планирование личной работы и работы аппарата управления.
7.2.11. Представлять на утверждение руководителю предприятия графики дежурств сменных администраторов офиса, графики уборки помещений и выхода автомашин в рейс.
7.2.12. Организовывать ведение отчетности офиса по установленной форме и в требуемом объеме.
7.2.13. Разрабатывать, внедрять и обеспечивать оптимальное функционирование технологии офисной работы.
7.2.14. Распределять служебные полномочия между сотрудниками офиса.
7.2.15. Лично обеспечивать контроль за сроками и качеством исполнения наиболее важных и срочных указаний и поручений руководителя предприятия.
7.2.16. Обеспечивать координацию и взаимодействие между аппаратом управления и структурными подразделениями предприятия (включая филиалы и представительства), в том числе посредством использования технических средств и каналов коммуникации и ведения приема посетителей.
7.2.17. Принимать меры к организации и поддержанию на должном уровне документационного обеспечения офисной деятельности, в том числе эффективное ведение деловой переписки, надежное хранение управленческой документации, оперативное исполнение документов и информационных запросов.
7.2.18. Принимать участие в организации маркетинговой деятельности предприятия и осуществлять с этой целью управление корпоративным Интернет-ресурсом, подготовку внутрикорпоративных мероприятий, вести бизнес-консультирование руководителя предприятия в пределах своей компетенции
7.2.19. Осуществлять управление финансовыми ресурсами аппарата управления.
7.2.20. Организовывать текущее жизнеобеспечение деятельности офиса, принимать меры по поддержанию в нем порядка в течение дня, а также по устранению неисправностей и сбоев в работе офисного оборудования и оргтехники.
7.2.21. Своевременно принимать меры по предупреждению (устранению, нейтрализации) событий (явлений), препятствующих нормальному функционированию офиса.
7.2.22. Осуществлять управление персоналом аппарата управления.
7.2.23. Принимать меры к повышению эффективности офисной работы, сокращению сроков и совершенствованию качества ее выполнения.
7.2.24. Представлять руководителю предприятия предложения по обеспечению надлежащих эргономических и санитарно-гигиенических условий труда в офисе, рационализации рабочих мест его сотрудников.
7.3. Работник должен знать
7.3.1. Законодательные и нормативно-правовые акты, методические материалы по вопросам управления деятельностью предприятия.
7.3.2. Цели, стратегию развития и бизнес-план (программу оргразвития) предприятия.
7.3.3. Профиль, специализацию, организационную структуру предприятия, схему организационного взаимодействия аппарата управления с должностными лицами и структурными подразделениями (в т.ч. филиалами и представительствами) предприятия
7.3.4. Менеджмент, в том числе передовой отечественный и зарубежный опыт в области офис-менеджмента.
7.3.5. Задачи офиса по обеспечению управления предприятием и деятельности руководителя предприятия, возможности офиса по решению указанных задач.
7.3.6. Порядок и правила планирования и отчетности по вопросам деятельности офиса, требования к подготовке документов.
7.3.7. Нормы времени и выработки на основные операции и процессы, а также нормы обеспечения офисного труда канцпринадлежностями, оборудованием, оргтехникой и расходными материалами к ней.
7.3.8. Правила внутреннего трудового распорядка.
7.3.9. Правила эксплуатации средств офисной вычислительной техники, ком- муникации и связи.
7.3.10. Правила и нормы охраны труда, требования производственной эргономики, санитарии и гигиены.
7.4. Работник имеет право на...
7.4.1. Предоставление ему работы, обусловленной настоящим договором.
7.4.2. Рабочее место, соответствующее условиям, предусмотренным государственными стандартами, организационно-распорядительными документами предприятия и коллективным договором по охране труда и технике безопасности.
7.4.3. Полную и достоверную информацию об условиях труда и требованиях охраны труда и техники безопасности на рабочем месте.
7.4.4. Защиту персональных данных.
7.4.5. Продолжительность рабочего времени в соответствии с законодательством РФ.
7.4.6. Получение заработной платы и иных видов денежного вознаграждения, полагающихся ему, в установленные сроки.
7.4.7. Гарантии и компенсации, предусмотренные законодательством РФ.
7.4.8. Профессиональную подготовку и переподготовку.
7.4.9. Вступление и участие в деятельности общественных организаций, включая профсоюз, для защиты своих прав, свобод и законных интересов.
7.4.10. Участие в управлении предприятием в порядке, предусмотренном законодательством РФ.
7.4.11. Ведение коллективных переговоров, заключение коллективных договоров и соглашений через своих полномочных представителей, а также на получение достоверной и полной информации о выполнении достигнутых договоренностей (заключенных соглашений).
7.4.12. Защиту своих прав, свобод и законных интересов всеми, не противоречащими законодательству РФ способами.
7.4.13. Разрешение индивидуальных и коллективных трудовых споров, включая право на забастовку в случаях и порядке, предусмотренном законодательством РФ.
7.4.14. Возмещение вреда, причиненного ему в связи с исполнением трудовых обязанностей, а также компенсацию морального вреда в порядке, предусмотренном законодательством РФ.
7.4.15. Обязательное социальное страхование в порядке, предусмотренном законодательством РФ.
7.4.16. Иные права, предусмотренные законодательством РФ для работников предприятий _________________________________________________________
(указать конкретно)
8. Права и обязанности работодателя
Работодатель обязан
8.1. Соблюдать законодательство РФ, локальные нормативно-правовые акты, условия коллективного договора и трудового договора в отношении работника.
8.2. Предоставить работнику работу, обусловленную настоящим договором.
8.3. Организовать труд работника в соответствии с нормами и правилами законодательства РФ.
8.4. Создать условия для безопасного и эффективного труда работника.
8.5. Оборудовать рабочее место работника в соответствии с правилами охраны труда и техники безопасности.
8.6. Обеспечить работника необходимыми ему для надлежащего исполнения трудовых обязанностей инструментами, оборудованием, документацией и иными средствами.
8.7. Своевременно выплачивать работнику обусловленную настоящим договором заработную плату - расчетным днем считать... и... рабочий день каждого отработанного работником месяца.
8.8. Осуществлять обязательное социальное страхование работника в порядке, установленном законодательством РФ.
8.9. Возместить вред, причинённый работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей по настоящему договору, компенсировать моральный вред в порядке, предусмотренном законодательством РФ.
8.10. _______________________________________________________________
(указать иные обязанности работодателя, предусмотренные законодательством РФ в связи с действием настоящего договора)
9. Особые обязанности работодателя по обеспечению условий работы
Обязанности работодателя по обеспечению условий работы на рабочем месте (с указанием достоверных характеристик, компенсаций и льгот работнику за тяжелые, особо тяжелые работы и работы с вредными, особо вредными или опасными условиями труда) предусматривают;
___________________________________________________________________
(указать «нет» или ссылку на соответствующие нормативно-правовые акты)
10. Соблюдение гарантий по защите трудовых прав работника
Гарантии согласно Указу Президента РФ от 21 апреля 1993 г. № 471 «О дополнительных мерах по защите трудовых прав граждан РФ».
____________________________________________________________________
(указать «нет», или в каком объеме распространяются гарантии)
11. Режим труда и отдыха работника
11.1. Работнику устанавливается:
- пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями;
- неполный рабочий день_______________________________________________
- неполная рабочая неделя______________________________________________
- почасовая работа____________________________________________________
(указать конкретно)
11.2. Общая продолжительность рабочего времени, предусмотренного п. 11.1 настоящего договора, не должна превышать 40 часов, за исключением случаев, предусмотренных законодательством РФ.
11.3. Работнику предоставляются;
- перерывы в течение рабочего дня: ежечасно (продолжительностью 5 минут и обеденный перерыв (продолжительностью... минут);
- выходные дни - ... (указать конкретно);
- нерабочие праздничные дни;
- отпуска: основной (продолжительностью... дней) и дополнительный (продолжительностью... дней).
12. Условия
оплаты труда
12.1. Работнику устанавливается:
- должностной оклад (тарифная ставка)... (указать конкретно) руб. в месяц или
___________________________________________________руб. за 1 час работы
(указать конкретно, цифрами и прописью)
- надбавка (доплата)…процентов за ненормированный рабочий день,_________ ____________________________________________________________________
(в % к ставке, окладу, вид доплат, надбавок)
- другие выплаты...процентов - денежная субсидия к основному отпуску
____________________________________________________________________
(в % к ставке, окладу, вид доплат, надбавок)
12.2. Заработная плата и иные предусмотренные настоящим договором виды денежного вознаграждения выплачиваются работнику в валюте (РФ, другой страны - указать конкретно) посредством:
- выдачи в кассе предприятия;
- перечисления на указанный работником банковский счет:__________________
____________________________________________________________________
(указать реквизиты счета)
(нужное подчеркнуть)
13. Социальное страхование работника
13.1. Работодатель обязан осуществлять социальное страхование работника в соответствии с законодательством РФ на следующих условиях:
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
(указать конкретно)
13.2. Работодатель обязуется в дополнение к обязательному страхованию осуществлять дополнительное страхование работника на следующих условиях:
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
(указать конкретно)
14. Прочие условия договора
14.1. Споры и разногласия, возникающие между сторонами в процессе исполнения обязательств по настоящему договору, разрешаются в порядке, предусмотренном законодательством РФ.
14.2. Условия настоящего договора могут быть изменены сторонами по взаимному соглашению в порядке, предусмотренном законодательством РФ.
14.3. Другие условия договора, связанные со спецификой труда и иными обстоятельствами:______________________________________________________
____________________________________________________________________ (указать, какие именно)
15. Заключительные положения
15.1. Настоящий договор составлен в двух экземплярах на _ листах каждый, причем оба экземпляра имеют одинаковую силу.
15.2. Подписи сторон:
Предприятие Работник
(работодатель) ____________________
_____________________ ____________________
_____________________ ____________________
(Ф.И.О., должность)
_________________________ Адрес:
(дата, подпись, расшифровка) ________________________
Адрес: ____________________
_____________________
_____________________
Приложение 2
Обучение персонала (автономный
элемент)
|
Договор между учебным заведением и организацией
|
Планирование персонала
|
Найм персонала
Внешние источники комплектования.
Внутренние источники комплектования
|
Адаптация
персонала
|
Оценка и учет
персонала
|
Управление
карьерой
|
Стимулирование
персонала
|
Повышение квалификации и переподготовка персонала
|
|
|
|
|
Программа развития персонала, планы развития управления персоналом, планы потребности в управлении персоналом бизнес-план
|
Консалтинговые фирмы, оценочные центры, рекламные объявления
|
Выдвижение
и назначение на должность
|
Программа и план развития персонала, планы обучения, обучающие инструкции, личностные спецификации, должностные инструкции, положения о структурных подразделениях, нормативы
|
Аттестация
персонала
|
Статистический учет, учет персонала
|
Программа развития персонала, планы и учетные документы на сотрудников, выдвинутых в резерв на повышение должностного уровня
|
Приказы по личному составу о поощрении персонала, наглядная агитация, публикация о лучших сотрудниках
(форма Т -2). трудовая книжка
|
Программа развития персонала, планы повышения квалификации, личная карточка (форма Т- 2 п. 6.5 (а и б))
|
|
|
|
Заявление о зачислении на работу, приказ о приеме на работу (форма Т - 1). Трудовой договор, автобиография, резюме, на основе приказа делается запись в личной карточке (форма Т- 2), в бухгалтерии открывается лицевой счет, делается запись в трудовой книжке.
|
Выдвижение и назначение на должность
|
Приказ о проведении аттестации, график проведения, предоставление отзыва (для работников федерального уровня), характеристика, протокол заседания аттестационной комиссии, аттестационный лист
|
Статистические формы, личное дело сотрудника, штатное расписание, структура и штатная численность аппарата управления
|
Система управления персоналом и документирование основных функций управления человеческими ресурсами