2. 4 Научный инструментарий системного анализа Вопросы для самотестирования Пензенский региональный центр дистанционного образования Разработка управленческих решений Кафедра "Управление и социология" ПГУ Автор: д. т. н., профессор Кошевой О.С. 1 2 Содержание Введение 1 Введение в теорию управленческого решения 1.1 Понятие управленческого решения и сферы его применения 1.2 Особенности задач разработки и принятия решения 1.3 Типология проблем и задачи управленческой деятельности 1.4 Классификация управленческих решений 1.5 Показатели эффективности и качества управленческого решения 1.6 Ответственность за разрабатываемые управленческие решения 1.7 Профессионализм должностных лиц, формирующих управленческие решения Вопросы для самотестирования 2 Системный подход к разработке управленческого решения 2.1 Понятие системного подхода и направления его приложения 2.2 Основные категории системного подхода 2.3 Характеристика основных этапов системного анализа 2.4 Научный инструментарий системного анализа Вопросы для самотестирования 3 Технология разработки и реализации управленческого решения 3.1 Понятие технологии принятия решения 3.2 Требования к технологическим аспектам и состав участников подготовки и реализации управленческого решения 3.3 Организация подготовки и реализации управленческого решения 3.4 Характеристика управленческих технологий разработки и реализации управленческого решения 3.5 Мотивация деятельности участников подготовки и реализации управленческого решения 3.6 Формализация и документирование управленческого решения 3.7 Понятие информационного обеспечения управленческого решения Вопросы для самотестирования 4 Примеры диагностики проблем управленческих решений с использованием инструментов табличного процессора М8 Ехсе1 4.1 Диагностика проблем с использованием статистических функций 4.2 Диагностика проблем с использованием инструментов регрессионного анализа 4.3 Технология решения оптимизационных задач 4.4 Анализ целесообразности вложений финансовых средств в инвестицион­ную деятельность Вопросы для самотестирования Библиографический список 3 Введение Материал учебного пособия составлен в соответствии с государственным стандартом высшего профессионального образования по направлению 521500 “Менеджмент” с присвоением степени (квалификации) – бакалавр менедж-мента Основными целями и задачами преподаваемой дисциплины являются: • развитие у слушателей способностей к управленческой, информацион-но-аналитической, проектно-исследовательской, инновационной и методиче-ской деятельности; • развитие у слушателей способностей находить наиболее разумные ре-шения как типовых, так и нестандартных задач управления; • развитие у слушателей умения правильно определять цели решения различных проблем и обосновывать выбор соответствующих критериев целе-сообразности; • знакомство слушателей с современными методами принятия решений в различных условиях. Изучаемая дисциплина состоит из четырех тем, охватывающих основные вопросы подготовки и реализации управленческого решения. В заключение каждой темы приводится список вопросов для самоконтроля, который исполь-зуется в дальнейшем при формировании базы вопросов итогового тестирова-ния. Четвертая тема полностью посвящена практическим аспектам принятия решения на основе выполнения простейших аналитических расчетов. Структура дисциплины помимо изучаемых тем включает список тем ре-фератов и перечень из 68 вопросов, выносимых на итоговое тестирование. Содержание а включает. Введение Основная часть (не менее двух разделов). Заключение Список литературы К общим требованиям по оформлению а относятся. 1.Пояснительная записка в электронном виде объемом не менее 20-30 стр. 2.Список литературы не менее 10-15 источников. 3.Ссылки на интернат – сайты. К итоговому тестированию допускаются студенты, выполнившие по выбранной теме и заранее представившие их на проверку преподавателю. Оценка за дисциплину в ходе итогового тестирования выставляется с учетом следующих положений: - студент, правильно ответивший на (90-100) % вопросов – отлично; - студент, правильно ответивший на (70-89)% вопросов – хорошо; - студент, правильно ответивший на (50-69)% вопросов – удовлетворительно; - студент, правильно ответивший на (0-49)% вопросов – неудовлетворитель-но; 4 1 Введение в теорию управленческого решения 1.1 Понятие управленческого решения и сферы его применения Принятие решения – важнейший пункт теории управления и важная со-ставная часть управленческой деятельности. В управленческой практике решением называется выбор одного из аль-тернативных вариантов конечного результата управления. При этом разработка решения – это последовательность действий от вы-явления проблемы к практическому ее разрешению, а реализация решения -это само практическое решение, за которым следуют контроль, сравнение ре-зультатов с намеченными целями и (при необходимости) корректировка приня-того решения в сторону намеченной цели. Сферы разработки управленческих решений (УР) достаточно велики. Они находят широкое использование в управлении, менеджменте, администри-ровании, руководстве. Основное содержание этих понятий приведено в табли-це 1. Таблица1 – Основное содержание пон ятий УР Понятия В широком смысле В узком смысле Управление Технологическая организа-ция объекта управления. Вся система классов, отношений и яв-лений управления в природе и общест-ве. Менеджмент Управление производством. Деятельность по организа-ции поставленных целей. Всеобщий принцип социального управ-ления; влияние и искусство управления людьми. Администри-рование Административно – государственное управление; социально - политический менеджмент. Разработка и постановка це-лей, определение политики организации. Руководство Иерархическая система институтов вла-сти. Непосредственное управле-ние людьми. В процессе реализации приведенных в таблице 1 понятий управленческие решения могут иметь место в процессе следующих видов деятельности. Стратегическое планирование процесс подготовки и реализации управ-ленческих решений (ПРУР), ведущих к разработке конкретных стратегий для достижения целей организации. Руководство управленческой деятельностью связано с УР, которые принимаются с целью совершенствования профессионализма аппарата управ-ления. 5 Коммуникации с внешней и внутренней средой ориентируют УР на формирование благоприятной для деятельности компании обстановки. Эти УР затрагивают отношения с поставщиками и потребителями, клиентами, работни-ками своей компании и населением близлежащих территорий. Управление человеческими ресурсами - управленческие решения в дан-ном случае отражают стимулирование, активизацию и мобилизацию. Управленческое консультирование связано с УР ситуационного типа. Эти решения готовятся и реализуются в связи с обращениями: персонала или граждан (прием по личным вопросам), руководителей других организаций, над-зирающих органов государственного, муниципального или корпоративного управления. УР в рамках данной функции отражает ответы на вопросы, запро-сы, требования и т.д. Управление производственной и обслуживающей деятельностью ори-ентирует УР на совершенствование функционирующей системы организации без ее перестройки. УР касаются совершенствования деятельности бухгалте-рии, отдела кадров, отдела маркетинга, управления производственных цехов и т.д. Формирование системы управления организацией отражается в УР, направленных на реструктуризацию и реформирование организации. Результа-ты таких решений вносят существенные изменения в миссию организации, ее структуру, выпускаемую продукцию, кадровую политику, отношения с внеш-ней средой. 1.2 Особенности задач разработки и принятия решения Задачи разработки, принятия и реализации управленческих решений обла-дают целым рядом особенностей, которые существенным образом отличают их от задач, решаемых в рамках других наук. К числу таких особенностей относятся : -прагматичность, означающая, что выбор терминального варианта реше-ния осуществляется на основе соответствующей системы ценностей и в соот-ветствии с содержанием конкретной управленческой проблемы; -терминальность, означающая, что процесс заканчивается реализацией принятого решения; -неформальность, означающая присутствие в реальных управленческих задачах элементов, которые не могут быть формализованы с необходимой пол-нотой и точностью; -неопределенность , означающая, что в информационном плане задачи разработки, принятия и реализации управленческих решений решаются, как правило, в условиях различного рода неопределенностей (стохастической, рас-плывчатой, поведенческой и т.д.); 6 -риск и ответственность , означающие, что многие из управленческих за-дач решаются в условиях риска и связанной с ним ответственностью лица, при-нимающего решения (ЛПР); -сопрягаемость и наследуемость , означающие, что реальные задачи управления не являются независимыми, а входят в некоторую общую систему взаимосвязанных, взаимовлияющих, последовательно и одновременно решае-мых задач. 1. 3 Типология проблем и задачи управленческой деятельности В управленческой деятельности выделяются четыре класса наиболее рас-пространенных проблем. К ним относятся. 1. Стандартные проблемы. Они требуют применения инструкций, уста-новленных руководителем правил для своего решения Пример - прием или увольнение сотрудников в организации. 2. Хорошо структурированные проблемы. Они имеют количественные ха-рактеристики и показатели. К их решению чаще всего применяют экономико-математические методы. Пример - расчет эффективности работы персонала в небольшой по численности организации в зависимости от конкретных показа-телей деятельности персонала и организации (предприятия) 3. Слабо структурированные проблемы. Они имеют не только количест-венные, но и качественные характеристики. Для их решения, как правило, ис-пользуется системный подход. Пример – прогнозирование рынка труда или ми-грации населения в регионе. 4. Неструктурированные проблемы. Их решение возможно на основе экс-пертных оценок, суждений профессионалов, так как эти проблемы обычно имеют своим предметом малоизученные (неизученные) процессы. Пример -инвестиционная деятельность в регионе с еще неопределенной или неустойчи-вой экономической ситуацией. С точки зрения содержания все множество возможных задач управле-ния можно разделить на следующие типы : -распознавания образов (идентификация); -оценивания; -синтеза возможных вариантов; -анализа проблем; -факторов; - анализа тенденций; -прогнозирования; -планирования; -программирования (составления программ реализации); -организации и оперативного управления; - реализации принятых решений; -контроля. 7 1. 4 Классификация управленческих решений Классификация УР необходима для определения общих и конкретно – специфических подходов к их разработке, реализации и оценке решений, более глубокого всестороннего анализа решений, раскрытия роли решения в процессе управления, выявления типовых решений и типовых шаблонных элементов решений с целью выработки единой методологии разработки и реализации ре-шений. Все это позволяет повысить качество, эффективность и преемствен-ность решений. Существуют различные классификации управленческих решений, одной из которых является классификация, приведенная в таблице 2. 1. 5 Показатели эффективности и качества управленческого решения Эффективность управленческого решения - это соизмерение затраченных усилий, ресурсов или энергии на достижение определенных результатов. К основным факторам, характеризующим эффективность управленческого решения, относятся. 1. Использование ресурсов . Характеризует структуру, качество ресурсов, их экономию в процессах управления и возможность пополнения и накопления. 2. Фактор времени . Отражает своевременность решения, экономию времени, использования новых технологий и потенциал персонала, способного решать проблемы достаточно оперативно и профессионально. 3. Целенаправленность управления . Отражает реальность и значительность цели, в соответствии с которой и рассматривается результат деятельности менеджера, его стратегия, учет рыночных процессов экономического раз-вития. Качество управленческого решения - это совокупность параметров решения, удовлетворяющих конкретного потребителя (конкретных потребителей) и обеспечивающих реальность его выполнения. К критериям качества управленческого решения относятся. 1. Показатель энтропии , т. е. количественной неупорядоченности проблемы. Если проблема формулируется только качественно, без количественных показате- лей, то показатель энтропии приближается к нулю. Если все показатели проблемы выражаются количественно, показатель энтропии при- ближается к единице. 2. Степень риска вложения инвестиций. 3. Вероятность реализации решения по показателям качества, затрат и сроков. 4. Степень адекватности (или степень точности прогноза) теоретической мо- дели фактическим данным, на основе которых она была разработана. 8 Таблица 2 - Классификация упра вленческих решений. № п/ п 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Признаки классификации Группы решений Комментарии 1 2 Степень новиз- Традиционные Нетипичные ны проблемы 1 - ранее встречавшиеся в управлении; 2 - поиск связан с разработкой новых альтер- натив. Значимость цели Стратегические Тактические 1 - прием решения преследует свою цель; 2 – решение является достижением более вы- сокой цели. Сфера воздей-ствия Глобальные Локальные 1 - решение влияет на деятельность всей ор- ганизации (или всего региона); 2 - влияет на деятельность только отдельных групп Прогнозирова-ние последствий решений Корректируе-мые Некорректи-руемые 1 - решение поддается корректировке в ходе реализации с целью устранения отклонения или учёта факторов; 2 - не корректируется и его последствия не обратимы Характер ис- пользования информации Детерминиро-ванные Вероятностные 1 - принимается в условиях определенности, при наличии нужной информации; 2 – в ус-ловиях неопределенности Длительность выполнения ре-шения Долгосрочные Краткосрочные Различаются по срокам решения проблем Метод разработ-ки решений Формализо-ванные Неформализо-ванные 1 - принимаются по известному алгоритму; 2 - в них большую роль играют способности и инициатива руководителя Количество кри-териев выбора решений С одним кри-терием С множеством критериев 1 - выбор лучшей альтернативы по одному критерию; 2 - выбор лучшей альтернативы производят по ряду критериев. Форма принятия решений Единоличные Коллегиальные 1 - руководитель сам принимает решения; 2 -приём решений требует участия группы спе-циалистов Способ оформ-ления решений Документиро-ванные Недокументиро ванные 1 - оформляются в виде документа, приказа (письменно); 2 - устные. К основным условиям обеспечения высокого качества и эффективности управленческого решения относятся. 1. Применение к разработке решения научных подходов. 2. Изучения влияния экономических законов на эффективность управленче-ского решения. 3. Обеспечение лица, принимающего решение, качественной информацией. 4. Применение методов функционально - стоимостного анализа, прогнозирова-ния, моделирования и экономического обоснования каждого решения. 9 5. Структуризация проблемы и построение дерева целей. 6. Обеспечение сопоставимости (сравнимости) вариантов решения. 7. Правовая обоснованность принимаемого решения. 8.Автоматизация процесса сбора и обработки информации, процесса разработки и реализации решения. 9. Разработка и обеспечение функционирования системы ответственности и мотивации качества и эффективности решения. 1.6 Ответственность за разрабатываемые управленческие решения Ответственность - это необходимость отдавать кому-либо отчет в своих действиях, поступках и компенсировать неисполнение или ненадлежащее ис-полнение порученного действия. Руководитель организации может нести ответственность как гражданин и как должностное лицо. Все эти виды ответственности можно классифицировать по следующим признакам : - уровням ответственности (международный, государственный, уровень органи-зации, и ее подразделений); - времени ответственности (за прошлые, настоящие или будущие результаты уже принятого решения); - ущербу, вызванному ошибочными решениями. Принято делить виды ответственности на две группы: технологические и гуманитарные. К технологическим видам ответственности относятся : профессиональная, дисциплинарная, административная, юридическая, экономическая и материальная от-ветственность. Суть профессиональной ответственности руководителей организации, и ее подразделений отражается в типовых должностных инструкциях или уставе организации. Формы данного типа ответственности включают: взыскание, замечание, выговор, перевод на другую работу, предупреждение о несо-ответствии занимаемой должности, увольнение. Дисциплинарная ответственность руководителя отражается во внутренних регламентах организации (инструкциях, положениях и др.) и касается организационных аспектов деятельности руководителя. Она наступает за несоблюдение субординации, финансовой, плановой, договорной и технологической дисциплины. Формы ответственности такие же, как и при профессиональной ответст-венности. Административная ответственность наступает за гражданско- процессуаль-ное нарушение прав и свобод граждан. Базой для реализации административной ответственности является административное и гражданское право и другие регла-менты. Взыскание налагается должностным лицом организации или государствен-ного органа. Основными формами административной ответственности являются: предупреждение, административный арест, конфискация незаконных предметов и др. 10 Юридическая ответственность частично или полностью касается тех видов ответственности, которые регламентируются Гражданским и Уголовным ко-дексами. Юридическая ответственность реализуется в форме замечания, выполнения предписанных действий, заключения под стражу, ареста. Экономическая ответственность обычно рассматривается относительно юридического лица (организации) за невыполнение или ненадлежащее выполне-ние принятых обязательств. Она призвана компенсировать полный или частичный ущерб от УР и может выражаться в двух формах, экономические санкции и возме-щение убытков. Экономические санкции содержат принудительные меры ограни-чительного характера, в том числе экономический бойкот, полное или частичное снятие льгот, замораживание кредитов и др. Возмещение убытков осуществляется в материальной или денежной форме. Материальная ответственность обычно рассматривается относительно фи-зического лица (работника организации) за нанесение организации имуществен-ного или денежного ущерба. Причиной этого могут быть непрофессиональные действия или халатность. Материальная ответственность может быть полной или частичной она исчисляется исходя из денежной величины ущерба или минимального размера оплаты труда. К гуманитарным видам ответственности относятся : социальная, экологическая, партийная и этическая. Социальная ответственность характеризует личностные качества человека. Социальная ответственность заложена в природе человека и может быть усилена за счет воспитания и учета моральных норм общества. Социальная ответственность реализуется в форме замечания, осуждения, изменения общественного мнения о ру-ководителе, вынесения общественного порицания, объявления о несоответствии должности по общечеловеческим или экологическим соображениям. Социальная от-ветственность организации явно или неявно отражается в ее уставных документах. Особенно это проявляется в миссии и основных целях организации. Если основная цель организации направлена на максимальное удовлетворение потребностей и инте-ресов персонала и клиентов - это высшее проявление социальной ответственности. Если же основной целью является получение максимальной прибыли в интересах учредителей — это означает минимальную социальную ответственность компании. Экологическая ответственность возникла из-за угрозы экологического кризи-са локального и стратегического характера. Партийная ответственность наступает за деятельность партийного функ-ционера, существенно расходящуюся с уставными документами и решениями представляемой им политической организации. Ответственность реализуется в форме осуждения, исключения из партии, вывода из руководящего состава партии Этическая ответственность наступает в случае нарушения руководителем этических норм, соблюдение которых обязательно для всех работников организации. Контроль за соблюдением этической ответственности осуществляет как сам человек, так и представители внешней среды в лице коллектива, а также вышестоящих руко-водителей. Ответственность реализуется в форме изменения общественного мне-ния о руководителе, вынесении ему общественного порицания, объявления о несоот-ветствии должности по этическим соображениям. 11 1.7 Профессионализм должностных лиц, формирующих управленческие ре- шения Определение профессионализма по-разному трактуется в психологии и социологии. Психологи определяют профессионализм как системную организацию созна-ния, психики человека, включающую компоненты: свойства человека как целого; информативность знания; опыт; культуру профессионала; психологические трудно-сти профессионала; возрастно-половую принадлежность к профессии. Социологи трактуют профессионализм как высший уровень психофизиче-ских, психических и личностных изменений, происходящих в процессе длительного выполнения человеком служебных обязанностей, обеспечивающих качественно но-вый, более эффективный уровень решения сложных профессиональных задач в осо-бых условиях. С понятием профессионализма тесно связано понятие профессиональной культуры, обязательной для профессионала. Эта культура проявляется, прежде всего, в знании своей профессии. В умении применять разные методы социально-го управления, а также, в умении предвидеть результаты своей деятельности, в ее прогнозировании в способности отражать и выражать общенациональные интере-сы, видеть перспективы их развития. В настоящее время профессионализм должен выступить одним из, главных принципов новых правовых и административных отношений. Принцип профессионализма лица, формирующего УР должен предполагать: - компетентность работников, знание ими дела, наличие необходимого образования, стажа, навыков, системы повышения квалификации; - систематическое, регулярное выполнение функций, решение дел, стабильность служебных отношений; - ответственность за качество подготавливаемых и принимаемых решений. Вопросы для самотестирования 1. Что называется разработкой УР. 2. Что называется реализацией УР. 3. Как называется особенность УР означающая, что процесс заканчивается реализацией принятого решения. 4. Какие проблемы относятся к наиболее распространенным в управленче-ской деятельности. 5. Какие задачи относятся к задачам, возникающим в управленческой дея-тельности. 6. Назовите признаки, положенные в основу классификации управленческих 12 решений. 7. Что называется эффективностью УР. 8. Что называется качеством УР. 9. Назовите факторы, определяющие эффективность УР. 10.Назовите критерии, определяющие качество УР. 11.Что не относится к условиям обеспечения эффективности и качества УР. 12.Что называется ответственностью за УР. 13.Какие виды ответственности относятся к технологическим. 14.Какие виды ответственности относится к гуманитарным. 15. Назовите принципы профессионализма должностных лиц, формирующих УР. 13 2 Системный подход к разработке управленческого решения 2.1 Понятие системного подхода и направления его приложения Системный подход (СП) это направление методологии научного позна-ния и социальной практики, в основе которого лежит рассмотрение объектов как систем; ориентирует исследователя на раскрытие целостности объекта, на выявление многообразия типов связей в нем и сведение их в единую теорети-ческую картину (Советский энциклопедический словарь. – М.: «Советская энциклопедия», 1982 .) Появление СП как методологического инструмента является результатом диалектического развития человеческих познаний, насущной потребностью в разработке аппарата, позволяющего исследовать с единых позиций сложные и разноплановые задачи практической деятельности человека. Главными достоинствами СП являются обеспечение возможности систе-матизации анализа и синтеза сложных процессов и явлений, а также формиро-вания системного образа мышления как инструмента познавательной деятель-ности. Потребность в системном подходе возникает в следующих ситуациях управленческой деятельности. 1. При решении новых сложных и нестандартных проблем. 2. Если решение проблемы предусматривает увязку целей с множеством средств их достижения. 3. Если проблема имеет разветвленные связи, вызывающие отдаленные по-следствия в разных отраслях народного хозяйства, и принятие решения по ним требует учета полной эффективности и полных затрат. 4. Во всех случаях, создаются совершенно новые системы (например, ко-ренным образом перестраивается система связи). 5. Во всех проблемах, связанных с автоматизацией управления, в процессе создания автоматизированных систем управления в любом звене. 6. В случаях, если принимаемые на будущее решения, разработка плана или программы развития должны учитывать фактор неопределенности и риска. 7. Во всех случаях, когда планирование или выработка ответственных ре-шений о направлениях развития принимается на достаточно отдаленную пер-спективу. 8 . Во всякой разработке или совершенствовании системы управления, когда имеется в виду создание системы оптимального планирования или управле- ния, где требуется выработка самих критериев оптимальности с учетом целей развития и функционирования системы, ее места в общественном разделении труда и экономических взаимосвязей. 14 2.2 Основные категории системного подхода Основными категориями системного подхода являются : объект; свой­ства; связь; структура; система; системный анализ; системный синтез и другие. Объект - (лат. objectum - предмет) фрагмент реальности, предмет любой природы, выделяющийся на общем фоне объективно присущими ему свойства­ми (деталь, механизм, система машин, функция, способ, алгоритм, идея и т.д.). Свойства - устойчивая совокупность присущих объекту особенностей (признаков, проявлений) отличающая объект от общего фона. Свойства по­зволяют выделять объекты из их природного множества и используются чело­веком в качестве классификационных признаков Связь - вид отношений между объектами или их свойствами. Связи по своей значимости могут быть основными, дополняющими, второстепенными (лишними). По направленности - односторонние и двухсторонние. По физиче­ской природе рассматриваемого явления - статические (стационарные), функ­циональные, энергетические, информационные и т.д. По своей структуре - схо­дящиеся, расходящиеся, ветвящиеся и т.д.). Связи определяют взаимодействия в системе. Структура - внутренняя форма организации объектов посредством свя­зей. Каждый объект обладает неисчерпаемым многообразием связей, способностью перехода из одного состояния в другое, что определяет существование множества структур при неизменном наборе составляющих объек С ти о с в т . ема - совокупность взаимосвязанных объектов, обеспечивающая ге­нерацию интегративного свойства, не присущего каждому из элементов сово­купности. В соответствии с различными классами задач познания действительности или воздействия на нее можно выделить три класса систем. 1. Система рассматривается как взаимосвязанный комплекс материальных объ­ектов - такой подход используется при исследовании природных либо материальных объектов. 2. Система рассматривается как бы состоящей из двух частей: она включает, с одной стороны, набор материальных объектов, а с другой — информацию об их состояниях. Такой подход принят в описании процессов управления материаль­ным производством. 3. Система рассматривается в чисто информационном аспекте, т. е. как некото­рый комплекс отношений связей и информации. Такой подход используется в задачах, связанных с социально-экономическими отношениями и процессами управления в государственном и муниципальном управлении. В системном анализе также принимается, что каждый объект системы состоит из частей, называемых элементами. Предел деления объекта на элементы определяется постановкой задачи, решае­мой наблюдателем над объектом. Параметрами системы называют те переменные, значения которых принимаются неизменными при решении задачи. 15 Изучить систему значит определить элементы системы, выразить их перемен-ные, найти значения перемеренных, выделить параметры. Элементы, не полностью идентифицируемые, т. е. те, для которых не удается установить все заданные критериями идентификации отношения с другими элемен-тами, очевидно, имеют эти отношения с окружением системы, с наблюдателем или со средой. Такие элементы называют входами системы (если через их посредство наблюдатель или среда оказывает воздействие на объект) и выходами системы (ес-ли через их посредство объект оказывает воздействие на наблюдателя или среду). Имея набор элементарных, логически взаимосвязанных компонентов системы -элемент, переменная параметр, вход, выход, отношения элементов можно конструи-ровать любые другие более сложные компоненты. Системный анализ - совокупность методологических средств, исполь-зуемых для подготовки и обоснования решений по сложным проблемам по-литического, военного, социального, экономического, научного и технического характера. Опирается на системный подход, а также на ряд математических дисциплин и современных методов управления. Основная процедура – по-строение обобщенной модели, отображающей взаимосвязи реальной ситуации. Термин «системный анализ» иногда употребляется как синоним системного подхода. ( Советский энциклопедический словарь. – М.: «Советская энцикло-педия», 1982 .) Системный синтез - совокупность методов и средств объединения объ-ектов в систему с целью формирования интегративного свойства, присущего всей системе. Системный синтез и системный анализ являются взаимодопол-няющими средствами исследования систем. Таким образом, на основе рассмотренных категорий можно сформулировать ряд практических рекомендаций общего характера. 2.3 Характеристика основных этапов системного анализа 1. Диагностика проблемы. Установление проблемы. Точное формулирование проблемы. Анализ логиче-ской структуры проблемы. Развитие проблемы в прошлом и будущем. Внешние связи проблемы с другими проблемами. Принципиальная разрешимость проблемы. 2. Определение системы. Описание системы. Определение позиции наблюдателя. Определение объекта. Выделение элементов (определение границ разбиения системы). Определение под-систем. Определение среды. 3. Анализ структуры системы . Определение уровней иерархии. Определение языка. Определение процессов управления и каналов информации. Описание подсистем и их функциональной структуры. 4. Формулирование общей цели и критерия системы Определение целей - требований надсистемы. Определение целей и ограниче- 16 ний среды. Формулирование общей цели. Определение критерия. Декомпозиция целей и критериев по подсистемам. Композиция общего критерия из критериев подсистем. 5. Декомпозиция цели, выявление потреб но сти в ресурсах и процессах. Формулирование целей верхнего ранга. Формулирование целей текущих про-цессов. Формулирование целей эффективности. Формулирование целей развития. 6. Выявление ресурсов и процессов, композиция целей. Оценка существующей технологии и мощностей. Оценка современного со-стояния ресурсов. Оценка реализуемых и запланированных проектов. Оценка воз-можностей взаимодействия с другими системами. Оценка социальных факторов. Ком-позиция целей. 7. Прогноз и анализ будущих условий. Анализ устойчивых тенденций развития системы. Прогноз развития измене-ния среды. Предсказание появления новых факторов, оказывающих сильное влия-ние на развитие системы. Анализ ресурсов будущего. Комплексный анализ взаимо-действия факторов будущего развития, анализ возможных сдвигов целей и критериев 8. Оценка целей и средств. Вычисление оценок по критерию. Оценка взаимозависимости целей. Оценка относительной важности целей. Оценка дефицитности и стоимости ресурсов. 9. Отбор вариантов. Анализ целей на совместимость. Проверка целей на полноту. Отсечение избы-точных целей. Планирование вариантов достижения отдельных целей. Оценка и сравнение вариантов. Совмещение комплекса взаимосвязанных вариантов. 10. Диагноз существующей системы. Моделирование социально - экономического процесса. Выявление недостат-ков организации производства и управления. Выявление и анализ мероприятий по совершенствованию структуры и управления организации. 11. Построение комплексной программы развития. Формулирование мероприятий, проектов и программ. Определение очередно-сти целей и мероприятий по их достижению. Распределение сфер деятельности. Рас-пределение сфер компетенции. Разработка комплексного плана мероприятий в рам-ках ограничений по ресурсам времени. Распределение по ответственным организа-циям, руководителям и исполнителям. 12. Проектирование организации для достижения целей. Назначение целей организации. Формулирование функций организации. Проек-тирование организационной структуры. Проектирование информационных техноло-гий. Проектирование режимов работы. Проектирование механизмов материального и морального стимулирования. Рассмотрим реализацию первого этапа системного анализа – диагностику про-блемы Проблемой называется критическое рассогласование межу существую-щим и желаемым (необходимым) значениями эффекта, формируемого систе-мой. После установления факта существования проблемы наступает этап ее ди-агностики. 17 Диагностикой проблемы называется анализ величин и соотношений параметров организационно - производственной системы (ОПС) и внешней среды, с целью установления причин возникновения проблемы. При этом этап диагностики предполагает знания исследователем функциональной агрегатной структуры и значений параметров объекта управления при нормальном его функционировании. Диагностика проблемы подразумевает ответ на вопросы . Что действи-тельно происходит в системе управления? Каковы причины происходящего? Что за всем этим стоит? Первая этап в диагностировании сложной проблемы - это осознание и установление признаков нештатного поведения системы управления. Пример: низкие прибыль, сбыт, производство и качество, чрезмерные издержки, много-численные конфликты в организации, большая текучесть кадров. На втором этапе диагностирования проблемы оцениваются эффекты взаимодействии внутренних факторов системы и внешних факторов среды. При этом под внутренними факторами понимается величина собственного ка-питала, изношенность основных фондов, структура организации, квалификация персонала и т. п. Внешними факторами среды являются уровень налогов, структура спроса, цены и т. д. Третий этап диагностирования - связан с принятием решения по устра-нению проблемы. При этом необходимо четко определить в каких направле-ниях следует двигаться, так как решение проблемы может существовать в области либо изменения функций, либо структуры, либо параметров работы ОПС. Проблема носит функциональный характер, если она проявляется и, соответственно, может быть решена на уровне функций ОПС. Например, ре-шение проблемы возможно при переходе на выпуск нового товара или услуги; при изменении рыночного сектора; при изменении положения и характера взаимоотношений с поставщиками; при изменении форм собственности; при изменении отраслевой принадлежности и других изменений, затрагивающих основы работы ОПС. Проблема имеет структурный характер и может быть решена при изме-нении структуры ОПС, если ее решение еще не требует изменения функций, но уже не может быть достигнуто путем изменения числовых значений отдельных параметров. Необходимость в структурных изменениях может возникать при изменении маркетинговой стратегии, разработке схожего с производимым в настоящее время нового товара, перехода на новый тип договорных отношений с существующими партнерами. Проблема носит параметрический характер, если она может быть уст-ранена изменением только параметров ОПС. Структурная схема контроля и диагностики проблемы приведена на рисунке 1 . 18 Рисунок 1- Структурная схема диагностики проблемы 2.4 Научный инструментарий системного анализа Системный анализ является прежде каркасом, объединяющим все необхо-димые научные знания, методы и действия для решения сложных проблем (ри-сунок 2). Методы имеют далеко не равноценное значение и используются в разной степени. Большинство перечисленных методов разработано задолго до появления системного анализа и используется самостоятельно. Роль методологии систем-ного анализа сводится к максимально точной формулировке задачи на каждом этапе и к подбору на каждом этапе метода, в наибольшей степени соответст-вующего существу постановки задачи. 19 Метод сценариев является средством первичного упорядочения проблемы и средством получения и сбора информации о взаимосвязях проблемы с други­ми проблемами о возможных и вероятных направлениях будущего развития. Метод назван по аналогии с хорошо известной и тщательно отработанной тех­нологией написания киносценариев. В отличие от метода сценариев метод «Дельфи» предполагает предвари­тельное ознакомление привлекаемых экспертов с ситуацией с помощью какой-либо модели: такой моделью может быть как строгая математическая модель, например эконометрическая модель развития экономики, так и неформальное описание процесса, например сценарий. Диагностические методы представляют собой достаточно хорошо отра­ботанные приемы массового обследования предприятий и органов управления В процессе создания методов системного анализа был специально разрабо­тан и тщательно отлажен метод дерева целей , который стал центральным, главным методом системного анализа. Дерево целей представляет связный граф, вершины которого интерпретируются как цели, а ребра или дуги - как связи между целями. Дерево целей представляет собой главный инструмент увязки целей высшего уровня с конкретными средствами их достижения на низшем производственном уровне через ряд промежуточных звеньев. Матричные формы представления и анализа информации не являются специфическим инструментом системного анализа, однако широко использу­ются на различных его этапах в качестве вспомогательного средства, Матрица является не только чрезвычайно наглядной формой представления информа­ции, но и формой, которая во многих случаях раскрывает внутренние связи ме­жду элементами, помогает выяснить и проанализировать ненаблюдаемые части структуры. Наиболее наглядным и удобным средством отражения динамических, раз­вивающихся во времени процессов, их анализа, и планирования с включением элементов оптимизации являются широко известные сетевые методы. Эти методы используются в системном анализе главным образом на этапе по­строения комплексных программ развития. Элементы нижних уровней де­ревьев целей, перегруппированные по признаку временных логических взаимо­связей, можно преобразовать в сеть. Анализ этих сетей может послужить для дальнейшей корректировки деревьев целей. Более сложные многомерные сети используются для распределения сфер ответственности, распределения работ по конкретным исполнителям в организациях, ориентированных на цель. На всех стадиях системного анализа применяются хорошо отработан­ные методы экономического анализа. На этапах III и IV системного анализа - определения и анализа структуры системы, а также на этапах VIII, IX—анализа деревьев целей на их полноту и отбора конкретных вариантов достижения целей могут оказаться полезными методы морфологического анализа. 20 Неформальные методы Графические методы Количественные методы Методы моделирования Метод сценариев Метод эксперт-ных оценок («Дельфи») Диагностические методы Метод деревьев целей Матричные мето-ды Сетевые методы Методы экономи-ческого анализа Морфологические методы Статистические методы Кибернетические модели Описательные мо-дели Оптимизационные, имитационные, иг-ровые модели Рисунок 2 - Научный инструментарий системного анализа 21 Широкий круг статистических методов анализа показателей, вариации, трендов, факторного анализа, статистической экстраполяции и ряд других могут использоваться в принципе в качестве инструментов получения инфор-мации на любом из этапов системного анализ. Кибернетические модели, отображающие процессы управления в эконо-мических системах, могут использоваться в случаях, когда именно эти процес-сы являются предметом системного анализа. В кибернетических моделях на-ходят самое широкое распространение различные выразительные средства отображения информации - схемы, блок схемы, таблицы, диаграммы. Экономико-математические модели описательного типа (описываю-щие состояние объекта или его поведение) являются важнейшим средством представления экономических систем в процессе системного анализа в той их части, где имеется достаточная количественная информация. Наибольшее прак-тическое применение находят при этом хорошо отработанные и относительно простые модели матричного типа, в частности модели отраслевых, и межот-раслевых и межрегиональных балансов типа «затраты - выпуск». Оптимизационные, имитационные, игровые модели могут использо-ваться в системном анализе в том случае, если они уже заранее отработаны и по ним имеется собранная и проанализированная исходная информация. Нормативные операционные экономико-математические модели слу-жат для нахождения оптимальных и приближенно оптимальных решений В процессе использования системного анализа не обязательно стремиться к последовательному выполнению всех без исключения двенадцати этапов и тем более к обязательному использованию инструментальных средств, приве-денных на рисунке 1. В одних случаях бывает достаточно одного лишь анали-за проблемы, в других - речь идет лишь о выборе конкретного варианта систе-мы или группы мероприятий. Кроме того, следует иметь ввиду, что, инстру-менты системного анализа являются не только взаимодополняющими, но и в определенной степени взаимоисключающими. Так, если имеется экономико-математическая модель объекта или управленческого процесса, то все менее строгие методы являются ненужными. Использование того или иного метода диктуется только практическими соображениями, удобством отображения и понимания объекта. Вопросы для самотестирования 1. Определение системного подхода. 2. Основные категории системного подхода и их определение. 3. Определение системного анализа. 4. Определение системного синтеза. 5. Какие классы систем выделяются в системном подходе. 6. Что означает понятие «изучить систему». 7. Что называется входом и выходом системы. 8. Основные этапы системного анализа и их определение. 22 9. Что называется проблемой в системе. 10.Что называется диагностикой проблемы и характеристика ее этапов. 11.В чем заключается смысл функционального характера проблемы. 12.В чем заключается смысл структурного характера проблемы. 13.В чем заключается смысл параметрического характера проблемы. 14.Назвать научный инструментарий системного анализа. 15.Дать общую характеристику неформальных методов системного анализа. 16.Дать общую характеристику графическим методам системного анализа. 17.Дать общую характеристику количественным методам системного анали-за. 18.Дать общую характеристику методам моделирования в системном анали-зе. 19. В каких ситуациях управленческой деятельности возникает необходи- мость в системном анализе. 23 3. Технология разработки и реализации управленческого решения 3.1 Понятие технологии принятия решения В общем случае технология - совокупность методов и средств преобра­зования исходных материальных ресурсов, информации и других компонентов "входа" системы в товар и другие компоненты ее "выхода. Основной вопрос, на который дает ответ технология, как делать, каким способом. С позиций системного анализа, изложенного в предыдущем разделе, ос­новные компоненты технологии решения представлены на рисунке 3, где З - за­траты на подготовку и реализацию УР, Р - решение (результат). Внешняя среда Вход (З) Процессы в системе P/З ^> max Выход (P) ^ к Обратная связь Рисунок 3 - Компоненты технологии решения с позиций системного подхода Применительно к системе разработки управленческого решения на "вхо­де " этой системы будут: -совокупность научных подходов; -методы анализа, прогнозирования, оптимизации и экономического обос­нования решения; -требования к качеству решений; -информация, характеризующая необходимые для принятия решения ха­рактеристики проекта, внешней среды и другие данные. На "выходе " системы разработки управленческого решения будет зафик­сированное на каком-либо информационном носителе утвержденное решение, отвечающее требованиям "входа". 24 3.2 Требования к технологическим аспектам и состав участников подготовки и реализации управленческого решения Основные требования к УР и условия их обеспечения приведены в таблице 3 В процессе подготовки и реализации УР выделяют четыре ключевых участника : заказчик решения, разработчик решения, исполнитель решения и потребители решения. Каждого участника могут представлять несколько че-ловек, групп или организаций Таблица 3 - Требования к УР и условия их обеспечения № Требования к УР п/п 1 Соответствие УР действующему законо-дательству и положениям уставных до-кументов компании 2 Наличие у руководителей соответст-вующих полномочий. 3 Наличие в тексте УР четкой целевой на- (исполните- правленности и адресности ( лям должно быть ясно, на что направле-но разрабатываемое решение и какие средства будут использоваться) 4 Соответствие формы УР его содержанию 5 (нельзя Обеспечение своевременности ни опережать, ни опаздывать) Условия достижения требований Самоконтроль или контроль со сто-роны юриста, референта Разработка должностных инструк- ций и положений об отделах и службах Доведение до каждого работника информации о целях, сроках выпол- нения, используемых ресурсах Контроль со стороны юриста, рефе-рента Знания и интуиция руководителя, реальная оценка ситуации 6 7 8 9 10 Недопустимость в тексте решения про- тиворечий самому себе или ранее реали- зованным решениям Возможность технической, экономиче- ской и организационной выполнимости УР Наличие параметров для внешнего или внутреннего контроля выполнения УР Учет возможных отрицательных послед-ствий при реализации УР в экономиче-ской, социальной, экологической и дру-гих областях. Наличие возможности обоснованного положительного результата Самоконтроль и контроль со сторо-ны юриста, референта Заключение специалистов или экс-пертов Составление рабочих документов, проведение аудита. Заключение оценка рисков экспертов, внешних Набор расчетов и предположений 25 Заказчиками решения могут быть: - руководители, которые будут организовывать его выполнение, либо сами будут его выполнять как исполнители; -вышестоящие руководители, которые поручат выполнение будущего ре-шения нижестоящим руководителям; -надзирающие органы власти или управления (правительство, акционеры, наблюдательный совет, судебные органы, общественные организации и т.д.). Заказчики решения могут быть и разработчиками и исполнителями в од-ном лице. Разработчиками решения могут быть : отдельные специалисты, в том числе руководители, проектные организации, законодательные и надзирающие органы, общественные организации. Исполнителями решения могут быть работники компаний или общест-венных организаций, которые согласно должностным инструкциям или догово-ренностям имеют такие обязанности. Потребителями решения являются : персонал или население, для кото-рого готовится, реализуется решение, руководители соответствующих уровней управления, организации или подразделения. ния 3.3 Организация подготовки и реализации управленческого реше- Организационная структура подготовки и реализации управленческого решения показана на рисунке 4. * Подготовка м ь . 1 ------ ► Реализация р • Информационная 1 подготовка • Разработка вариантов УР {более 2-х) ь Внешнее и внутреннее Управ­ленчес­кое решение 1 | • Организация | выполнения * " • Контроль * ' • Информирование согласование вариантов с необходимыми специалистами ;?( • Выбор одного УР « • Утверждение одного УР » - и ^, Рисунок 4 - Организационная структура подготовки и реализации управ- ленческого решения 26 Для информационной подготовки разработки УР необходимо выпол-нить следующий набор административных действий руководителя и аппарата управления: 1. Оформить документацию о начале выполнения работ с указанием кон-кретного задания, состава персонала с указанием системы их подчинения, вре-мени исполнения задания, промежуточных этапов контроля хода выполнения, выделяемых ресурсов. 2. Ознакомить разработчиков УР с организационными документами (зада-ниями) о начале выполнения работ по разработке УР и разъяснить их содержа-ние. 3. Разъяснить разработчикам УР их права, ответственность и полномочия при выполнении работы; 4. Обсудить с разработчиками УР неучтенные детали для успешного вы-полнения работ. 5. Выделить работникам необходимую оргтехнику, помещение и указать источники необходимой деловой информации. 6. Провести контроль (юрист или референт) на соответствие задания дей-ствующему законодательству и уставным документам компании; 7. Оформить заключение о технической, экономической и организацион-ной выполнимости задания. 8. Получить заключение внешних экспертов о безопасности предстоящего решения в экономической, экологической и других областях; 9. Составить набор управленческих технологий; 10. Выбрать метод разработки УР по каждому варианту УР; 11. Составить перечень вариантов разработанных УР. Этап согласования хода разработки УР может быть внешним и внутрен-ним. Внешнее согласование проводится с организациями, осуществляющими государственный или муниципальный надзор, а также с заказчиками или кли-ентами. Внутреннее согласование проводится силами специалистов организа-ции, наделенных контрольными функциями. Процедура внутреннего для орга-низации согласования называется визированием. Таким образом, рассматривая процедуру согласования, мы будем иметь в виду и визирование. Для этапа согласования УР необходимо осуществить следующие ад-министративные действия руководителя и аппарата управления: 1. Оформить документацию о физических или юридических лицах, с кото-рыми необходимо согласовывать УР. 2. Определить и зафиксировать в документе временные периоды согласо-ваний, а также наименование и содержание сопроводительных документов. 3. Назначить технического исполнителя по отслеживанию процесса согла-сования УР. 4. Документально оформить общий акт согласований; 27 Этап принятия (выбора) УР означает выбор для реализации одного УР из предложенных вариантов. Ответственность за данную процедуру целиком возлагается на руководителя. В данном случае необходимо. 1. Подтвердить соответствие вариантов УР законодательству РФ и других стран, сопричастных с принятым УР. 2. Подтвердить отсутствие в вариантах УР противоречий самому себе и ранее подготовленным и реализованным решениям. 3. Оформить набор критериев для выбора УР, в том числе наименование, численные или качественные их параметры. 4. Оформить процедуру принятия УР, с указанием даты, ответственных лиц, имеющихся замечаний; 6. Выбрать форму документа (постановление, приказ, распоряжение и т.д.) для официального оформления принятого, решения. Для этапа утверждения УР вышестоящими органами, заказчиками или клиентами необходимо осуществить следующие административные действия руководителя и аппарата управления: 1. Определить по инструкциям организации должностных лиц, в обязан-ности которых входит утверждение УР. 2. Определить и зафиксировать в документе временные периоды утвер-ждений, а также наименование и содержание сопроводительных документов; 3. Назначить технического исполнителя по отслеживанию процесса утвер-ждения УР. 4. Документально оформить общий акт утверждений. Для этапа организации выполнения выбранного УР необходи мо . 1 . Оформить документацию о начале выполнения УР с указанием: • конкретного задания, состава исполнителей, консультантов и контроле-ров; • системы их подчинения, времени исполнения задания, промежуточных этапов контроля хода выполнения, выделяемых ресурсов; • системы материального стимулирования; 2. Ознакомить и разъяснить исполнителям содержание и порядок выпол-нения УР. 3. Разъяснить исполнителям УР их права, ответственность и полномочия при выполнении работы. 4. Обсудить с разработчиками УР неучтенные детали для успешного вы-полнения работ. 5. Акцентировать внимание исполнителей на степени важности предлагае-мой работы и пересмотреть очередность ранее выданных заданий. 6. Выделить исполнителям необходимую оргтехнику, помещение и указать источники необходимой деловой информации; 7. Организовать систему консультирования по операциям выполнения УР. 8. Осуществлять периодический контроль хода выполнения исполнителя-ми УР. 28 3.4 Характеристика управленческих технологий разработки и реали-зации управленческого решения К управленческим технологиям разработки и реализации управлен-ческого решения относятся. 1.Управление по результатам (УР). 2. Управление на базе потребностей и интересов (УПИ) 3. Управление путем постоянных проверок и указаний (УПУ). 4.Управление в исключительных случаях (УИС). 5. Управление на базе искусственного интеллекта (УИИ), 6. Управление на базе активизации деятельности персонала» (УАД) Распределение этих технологий между процедурами подготовки и реализации УР приведено в таблице 4 Технология «Управление по результатам» основана на приоритете ко-нечных результатов над планированием и прогнозированием. Основной функ-цией, реализуемой руководителями, является координация (корректировка) действий и решений в зависимости от полученного результата. Данная технология хорошо реализуется для средних и малых организаций или их подразделений, в которых: • время между принятием решений и результатом их выполнения минималь-но (часы, несколько дней); • отсутствуют непреодолимые трудности быстрого приобретения требуемых ресурсов или возврата невостребованных; • профессионализм руководителя организации или руководителя проекта достаточно высок; • производство преимущественно механизировано. Таблица 4 - Использование управленческих технологий при разработке и Этапы Технологии УР УПИ УПУ УИС УИ УАД + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + принятия управленческого решения Информационная подготовка Разработка вариантов УР Согласование вариантов УР Выбор одного УР Утверждение одного УР Организация выполнения одного УР Контроль выполнения УР Информирование инициатора УР 29 Технология «Управление на базе потребностей и интересов» основана на приоритете межличностных отношений. Взаимодействие между руководи­телем и подчиненным при реализации данной технологии может возникнуть только при условии, что выполняемое задание затрагивает потребности и инте­ресы, как самого руководителя, так и подчиненного. Условия применения технологии: • большой временной интервал между принятием или корректировкой ре­шения и получением результата; • преимущественно коллективный характер работы; • наличие тесных семейных, бытовых и производственных связей с боль­шинством организаций, расположенных в том же административном регионе: селе, поселке и т.д. • наличие рынка специалистов. Технология «Управление путем постоянных проверок и указаний» ос­нована на приоритете контроля и жесткого управления персоналом. При такой технологии управления человек лучше реализует свои потреб­ности в самовыражении, самопроявлении, стабильности и порядке. Данная технология эффективно реализуется в небольших организациях, где авторитет и профессионализм руководителя вне сомнений - в новых наукоемких организациях, учебных заведениях. Технология «Управление в исключительных случаях» основана на приоритете профессионализма исполнителей или отработанной и хорошо вы­полнимой производственной технологии. Данная технология эффективно реализуется в небольших организациях либо с жестко регламентированной технологией, либо с доверительной (функ­циональной) структурой управления. Технология «Управление на базе искусственного интеллекта» основа­на на приоритете отработанной практики, статистики и современных экономи­ко-математических методов, реализованных в виде баз знаний или баз данных в системе современных информационных компьютерных технологий. Искусственный интеллект это система современных информационных технологий, моделирующих некоторые стороны мыслительной деятельности человека при подготовке и реализации решений. Технология основана на том, что подавляющее большинство отклонений в работе организации являются штатными, то есть повторяющимися с известным набором решений по их уст­ранению. Внештатные отклонения обычно возникают на базе штатных, поэто­му набор решений по их устранению может быть получен путем корреляции штатных методов решений с помощью информационной системы. Данная тех­нология особо эффективна для организаций, часто меняющих номенклатуру выпускаемой продукции, и для организаций, имеющих большой объем слож­ных типовых процедур. Технология «Управление на базе активизации деятельности персона­ла» основана на приоритете стимулов и поощрений работника. Она эффективна при преимущественно ручном производстве, когда произ­водительность труда и качество выпускаемой продукции в основном определя- 30 ются настроением, психологией и состоянием здоровья работника, а также со-циально-психологическим климатом в коллективе. Технология требует наличия системы слежения за влиянием стимулов и поощрений на деятельность каждого работника или коллектива. 3.5 Мотивация деятельности участников подготовки и реализации управленческого решения Мотивация - это процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения целей организации и личных целей. В теории мотивации доказывается, что все потребности можно условно разделить на первичные (физиологические, безопасности и защищенности) и вторичные (социальные, уважения, самовыражения). Не останавливаясь на первичных потребностях мотивации, рассмотрим направления мотивации вторичных потребностей. Для мотивации социальных потребностей необходимо. 1. Давать сотрудникам такую работу, которая позволяла бы им общаться. 2 .Создавайть на рабочих местах дух единой команды. 3. Проводить с подчиненными периодические совещания. 4. Не разрушать возникшие неформальные группы, если они не наносят организации реального ущерба. 5. Создавать условия для социальной активности членов организации вне ее рамок. Для мотивации потребностей в уважении. 1. Предлагать подчиненным более содержательную работу. 2. Обеспечивать подчиненным положительную обратную связь с достиг- нутыми результатами. 3. Высоко оценивать и поощрять достигнутые подчиненными результаты. 4. Привлекать подчиненных к формулировке целей и выработке решений. 5. Делегировать подчиненным дополнительные права и полномочия. 6. Продвигайте подчиненных по служебной лестнице. Для мотивации потребностей в самовыражении. 1. Обеспечивать подчиненным возможности для обучения и развития, ко-торые позволили бы полностью использовать их потенциал. 2 .Давайть подчиненным сложную и важную работу, требующую полной отдачи. 3 .Поощряйть и развивать у подчиненных творческие способности. 3.6 Формализация и документирование управленческого решения Существует значительное число форм подготовки УР: акт, бюллетень, декларация, закон, инструкция, контракт, норма, норматив, план, положение и другие формы. 31 К формам реализации УР относятся: выписка, деловая беседа, информа-ционное письмо, методика, отчет и другие формы При формировании данных документов необходимо отразить следующие положения. 1. Комплексность документа, т.е. рассмотрение в нем технических, эколо-гических, эргономических, экономических, правовых, организационных и дру-гих вопросов в их взаимосвязи. 2. Степень соответствия документа международным требованиям по эко-логичности, безопасности, взаимозаменяемости, патентной чистоте, правовой защите и другим вопросам. 3. Степень использования мировых достижений и гармонизации докумен-та с мировыми системами. 4. Количество примененных при разработке документа современных мето-дов (функционально-стоимостный анализ, моделирование, прогнозирование, оптимизация и др.). 5. Экономическая обоснованность управленческих решений. 6. Повторяемость документа, его перспективность, масштаб применения. 7. Степень апробированности документа в научных кругах, федеральных и региональных органах управления, на практике; 9 . Имидж организации и квалификация разработчиков решения. 10. Органы, согласовавшие и утвердившие документ; 11. Степень соблюдения стандартов на оформление документа, однознач-ность понятий, четкость, доступность изложения, наглядность. Одним из условий качественного оформления управленческого решения в соответствующем документе является строгое соблюдения государственных стандартов Российской Федерации. Документы, отражающие УР, изготавливаются на бумаге или в электрон-ном виде. Обычно используется книжный формат А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм) и редко - A3 (297х420 мм), а также альбомный формат (297х210 мм). Поля документов: верхнее - 25 мм, нижнее - 25 мм, левое – 25-30 мм, пра-вое – 10 - 15 мм. Текст большинства документов, как правило, должен состоять из двух основных частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части содержится обоснование, причины, цели и задачи, которые инициировали разработку документа. Констатирующая часть завершается словами: «приказываю», «постановляю», «довожу до сведения» и т.д. Распорядительная часть текста документа содержит перечень кон-кретных мероприятий, направленных на разрешение соответствующих про-блем. При составлении документов необходимо: • вводить элементы эмоционального воздействия на пользователя; • обеспечивать краткость изложения; 32 • рационально сочетать текст и иллюстративный материал - графики, таб-лицы и формулы; • указывать срок жизненного цикла документа. • идентифицировать документ. • обеспечивать соответствие документа организационной структуре, в ко-торой он обрабатывается. • обеспечивать доходчивость излагаемого материала. 3.7 Понятие информационного обеспечения управленческого ре-шения Информационное обеспечение - одно из важнейших обеспечивающих функций, качество которой является определяющим фактором обоснованности принимаемого решения и эффективности функционирования системы менедж-мента. Основные требования к качеству информации: -своевременность; -достоверность ; -достаточность; -надежность ; - адресность; - правовая корректность; - многократность использования; - высокая скорость сбора, обработки и передачи; - возможность кодирования; - актуальность. Информация классифицируется по следующим признакам : 1. По объекту - показатели качества товара, его ресурсоемкость, параметры инфраструктуры рынка, организационно-технического уровня производства, социального развития коллектива, охраны окружающей среды и др. 2. По принадлежности к подсистеме системы менеджмента -информация по целевой подсистеме, научному обоснованию системы, экономике менеджмента, функциональной и обеспечивающей подсистемам, внешней среде системы, управляющей подсистеме. 3. По форме передачи - вербальная (словесная) информация и невербальная; 4. По способу передачи - спутниковая, электронная, телефонная, письменная и др. 5. По режиму передачи - в не регламентируемые сроки, по запросу и прину-дительно в определенные сроки. 6. По назначению - экономическая, техническая, социальная, организацион-ная и др. В динамике информационное обеспечение как процесс входит в понятие коммуникация. Коммуникация - это обмен информацией, на основе которого руково- 33 дство получает информацию, необходимую для принятия эффективных реше-ний и доводит принятые решения до работников. Основными функциями коммуникаций в организации являются: - координация действий; - распространение информации; - выражение чувств и эмоций, нередко сопутствующих процессу разработки решения. В системе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемен-та: 1. Отправитель - лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее. 2. Сообщение - собственно информация, закодированная с помощью сим-волов. 3. Канал — средство передачи информации. 4. Получатель - лицо, которому предназначена информация и которое ин-терпретирует ее. При обмене информацией существуют так называемые коммуникаци-онные барьеры, т.е. препятствия, мешающие правильной передаче и получе-нию нужной информации (таблица 5) Таблица 5 - Коммуникационные барьеры Барьер Отправитель послания Получатель сообщения Барьеры при от- со- правлении общения. Барьеры воспри-ятия. пони- Барьеры мания. Барьеры приёма информации. Барьеры дейст-вий. Неожиданность сообщения Неадекватная информация Предубеждение относительно послания и принимающего. Семантика и жаргон. Комму-никативные навыки. Длина сообщения. Коммуникатив-ный канал. Личностные характеристики. Ценностные ориентации. Ус-тановки и мнения. Память. Уровень переработки информации. По потребности и желания. Ценно- стные ориентации. Установки мнения. Ожидания. Внимание стимулы. Семантические проблемы. Кон-центрация. Способность слушать. Знания. Восприимчивость к новым идеям. Установки, мнения. Ценностные ориентации. Восприимчивость к новым идеям. Нормы. Личностные характеристики. Память и внимание. Уровни пере-работки информации. Гибкие из-менения установок, поведения Личностные характеристики. 34 Вопросы для самотестирования 1. Что понимается под технологией разработки УР. 2. Какие компоненты будут присутствовать на входе системы разработки УР. 3. Какие компоненты будут присутствовать на выходе системы разработки УР. 4. Основные требования к УР и условия их обеспечения. 5. Состав участников процесса разработки и реализации УР. 6. Элементы структуры разработки и реализации УР. 7. Информационная подготовка разработки УР. 8. Характеристика этапа согласования УР. 9. Характеристика этапа принятия УР. 10.Характеристика этапа утверждения УР. 11.Этап организации выполнения выбранного УР. 12.Управление по результатам. 13.. Управление на базе потребностей и интересов. 14.Управление путем постоянных проверок и указаний. 15.Управление в исключительных случаях. 16.Управление на базе искусственного интеллекта. 17.Управление на базе активизации деятельности персонала. 18.Пути мотивации социальных потребностей исполнителей УР. 19.Пути мотивации потребностей в уважении исполнителей УР. 20.Пути мотивации потребностей в самовыражении исполнителей УР. 21.Формы подготовки УР. 22.Формы реализации УР. 23.Характеристика положений, которые необходимо отражать при форми-ровании документального оформления УР. 24.Какие положения содержаться в констатирующей части документа, формализованного в УР. 25.Какие положения содержаться в распорядительной части документа, формализованного в УР. 26.Основные требования к качеству информации при подготовке УР. 27.Признаки классификации информации, используемой при разработке УР. 28.Определение коммуникации и ее основные функции в организации – разработчике УР. 29.Базовые элементы в системе обмена информацией. 30.Коммуникационные барьеры в системе обмена информацией. 35 4 Примеры диагностики проблем управленческих решений с исполь­зованием инструментов табличного процессора М8 Ехсе1 4.1 Диагностика проблем с использованием статистических функций В процессе диагностики социально - экономических проблем можно вос­пользоваться простейшими статистическими методами, такими как определе­ние среднеквадратичного отклонения и доверительных интервалов диаг­ностируемых показателей. Среднеквадратическим отклонением называется величина вариации признака, численно равная корню квадратному из дисперсии. При этом следует помнить о том, что существует несколько видов стандартного отклонения. Так, например, если стандартное отклонение определяется по данным выбо­рочного наблюдения , то его величина является смещенной и зависимость для расчета имеет вид: σ= п-1 — (1) где xi - текущее значение признака; х - средняя арифметическая; n - количество наблюдений. Для случая определения среднеквадратического отклонения по данным генеральной совокупности зависимость для расчета стандартного отклонения имеет вид = 1 ∑(х - х )2 -------- ------------------------------------------------------------------ (2) п Excel располагает статистическими функциями для определения зави­симостей (1) и (2). Для формулы (1) синтаксис ее записи имеет вид СТАНДОТКЛОН (значение1,значение2,...) Значение1, значение2,... - это от 1 до 30 значений, соответствующих вы­борке из генеральной совокупности, можно также использовать массив или ссылку на массив вместо аргументов, разделяемых точкой с запятой. Синтаксис записи формулы (2) следующий СТАНДОТКЛОНП (значение1, значение2,...). В качестве примера рассчитаем наличие исправного тракторного парка в районах Пензенской области по состоянию на 1 марта 1998года. ( Социально - 36 экономическое положение городов и районов Пензенской области в январе – феврале 1998г. Пензенский облкомстат, Пенза, Март 1998г, с. 63.) Таблица 6 Наличие исправной сельскохозяйственной техники в с/х Пензенской области Наименование Наличее трактров, района штук Бековский 234 Белинский 486 Колышлейский 504 Кондольский 185 М-Сердобинский 204 Томалинский 474 Башмаковский 450 Вадинский 183 Земетченский 300 Н-Ломовский 330 Считая приведенные данные выборкой из генеральной совокупности, рассчитаем среднеквадратическое отклонение с использованием функции СТАНДОТКЛОН ( ). В результате получим σ = 133 . При этом среднее ариф-метическое числа тракторов, рассчитанное с использованием функции СРЗНАЧ ( ) равно 335 . Анализ проведенных расчетов показывает, что почти две трети работ-ников районов области, отвечающих за исправность тракторного парка перед посевной, обеспечили наличие техники от 202 единиц (335 – 133) до 468 еди-ниц (335 + 133). Вывод. Две трети работников районов области, отвечающих за подго-товку сельскохозяйственной техники к посевной работают крайне не одинако-во, и требуется немедленное административное вмешательство. Доверительные интервалы, это области тех значений генеральной сово-купности средней величины признака, выход за пределы которых имеет малую вероятность. Имея статистическую выборку и инструмент определения доверительных интервалов можно с определенной уверенностью судить о степени приближе-ния численного значения признака определенного по выборочному наблюде-нию к его значению, определенному по генеральной совокупности. Это поло-жение позволяет оперативно, формировать определенное управленческое ре-шение и корректировать ход выполнения какай либо задачи. 37 В качестве примера рассчитаем доверительные интервалы наличия сво­бодных рабочих мест и вакантных должностей по Пензенской области. Цифро­вой материал заимствован из сборников Пензенского облкомстата «Социально - экономическое положение городов и районов Пензенской области» за 1997год. Для проведения расчетов используем средство Excel Пакет анализа . Для этого необходимо выполнить следующие действия. 1. Выбрать команду Сервис => Надстройки. 2. В появившемся диалоговом окне Надстройки (рисунок 5) устано­вить флажок Пакет анализа . 3. Щелкнуть по кнопке ОК . Рисунок 5 - Диалоговое окно Надстройки 4. Из главного меню выбрать команду Сервис => Анализ данных Ш Анализ данных Инструменты анализа Однофакгорный диверсионный анализ Двухоакгорный дисперсионный анализ : повторениями Двухоакгорный дисперсионный анализ зез повторений Корреляция Ксеариация Энгпсненциальное сглаживание Двухвыборо-ньй Р-тест для /;исгерсии Анализ Фурье Гистограмме_____________________ ОК Отмена Справка _ Рисунок 6 - Диалоговое окно Анализ данных 38 5. Выбрать из списка инструмент анализа Описательная статисти- ка (рисунок 6). 6. Щелкнуть по кнопке ОК . 7. В появившемся диалоговом окне Описательная статистика (рисунок 7) установить входной и выходной интервалы и уровень надежности. 8. Щелкнуть по кнопке ОК. Рисунок 7 – Окно диалога Описательная статистика В результате появиться решение, показанное на рисунок 8. Здесь же при-ведено значение средней арифметической, определенной с помощью функции СРЗНАЧ ( ) и вычисленное значение доверительных интервалов. Н а л и ч и е с в ободных м е с т и вакант ных должностей по Пенз енс кой облас т и в1997. г. ( П о мат ериал ам Пенз енс ког о облкомг ос т ат а) 1209 1355 1729 2008 1788 2232 2210 На л и ч и е рабочих мес т Стол б ец 1 Уровень надежности(95,0%) 368 среднее 1790 Ни ж н и й предел доверительного интервала 1422 Верхний предел доверительного интервала 2158 Рисунок 8 - Результаты решения 39 Вывод. Полученное значение доверительных интервалов позволяет принять управленческое решение по проблеме занятости, по крайне мере в на­чале 1998 года. 4.2 Диагностика проблем с использованием инструментов регресси­ онного анализа Предположим, что ставиться задача оценки влияния стоимости покупки товаров на общую величину денежных расходов населения Пензенской облас­ти. Исходные данные, по материалам облкомстата г. Пензы за 1998 года в млн. рублей, приведены в таблице 7. Таблица 7 Расходы, связанные с покупкой товаров и оплатой услуг Покупка товаров Оплата услуг Всего денежных расходов 362,8 107,1 547,3 368,0 93,4 560,7 409,1 94,9 595,5 387,7 84,3 549,1 372,9 79,8 534,5 366,3 84,3 509,6 377,5 87,2 546,3 404,5 85,2 476,6 542,3 90,5 606,2 524,7 100,6 690,5 544,5 97,4 729,9 629,9 107,5 959,0 Для построения регрессионного уравнения, его анализа и графической формализации с помощью инструментов MS Excel необходимо выполнить сле­дующие операции. 1. Ввести исходные данные, например, заполнить ячейки А7:В20 . 2.Выбрать команду Вставка => Диаграмма , либо щелкнуть на кнопке Мастер диаграмм. 3. На первом шаге работы инструмента Мастер диаграмм необходимо выбрать тип диаграмм. Рекомендуется выбрать Точечная (рисунок 9) Щелк­нуть кнопку Далее . 4. На втором шаге работы инструмента Мастер диаграмм необходимо уточнить, что в текстовом поле Диапазон введены адреса ячеек, содержащих данные необходимые для построения диаграммы (рисунок 10). Щелкнуть кноп­ку Далее. 5. На третьем шаге работы инструмента Мастер диаграмм необходимо выбрать параметры диаграммы: название осей, легенду, координатную сетку и т. д. (рисунок 11). Щелкнуть кнопку Далее. 6. На четвертом шаге необходимо выбрать место размещения диаграм­мы и щелкнуть на кнопке Готово. Когда диаграмма появится на рабочем лис- 40 те, необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши на любом из маркеров ряда. Появится контекстного меню (рисунок 12) на котором необходимо выбрать команду Добавить линию тренда . Появится диалоговое окно, показанное на рисунке 13. Рисунок 9 - Мастер диаграмм. Шаг 1 Рисунок 10 - Мастер диаграмм Шаг 2 Рисунок 11- Мастер диаграмм Шаг 4 41 42 Рисунок 12- Контекстное меню Рисунок 13 - Окно выбора типа аппроксимации 7. В соответствии с рисунком 13 выбрать тип аппроксимации (например Линейная ) и щелкнуть на вкладке Параметры . 43 Рисунок 14 - Окно установки параметров тренда В появившемся окне (рисунок 14) проверить, установку флажков для показа уравнения на диаграмме и численное значение достоверности аппрок­симации (R^ 2). Щелкнуть по кнопке ОК. Появляется окно с окончательными результатами расчетов (рисунок 15) . В регрессионном уравнении под зависимой переменной у обозначена общая величина денежных расходов населения, а под объясняющей перемен­ной х - расходы, связанные с покупкой товаров. Величина достоверности ап­проксимации R^2 представляет собой квадрат коэффициента корреляции между (у ) и (х ) и на физическом уровне показывает долю дисперсии в общем объеме денежных расходов, связанную с дисперсией денежных расходов на покупку товаров. Вывод . Анализируя полученные результаты можно сделать вывод о том, что около 78% расходов населения Пензенской области приходится на покупку товаров. Данный вывод может оказаться полезным при принятии решения о формировании потребительской корзины. Учитывая, что расходы населения связаны не только с покупкой товаров, но и с оплатой услуг, покупкой валюты и т.д. Проанализируем влияние на рас­ходы помимо покупки товаров, важнейшего параметра - оплаты услуг. Построить уравнение множественной регрессии средствами MS Excel можно двумя способами: с помощью функции ЛИНЕЙН или же с помощью пакета Анализ данных . Результаты расчетов по первому способу приведены на рисунке 16. 44 Рисунок 15 - Окончательный вариант расчетов ЛИНЕЙН ( С 7: С 18; А 7: В 18; ИСТИНА ; ИСТ ИНА ) -238,85036 4,271277911 1,024704 179,53751 #Н/Д #Н/Д # Н / Д 2,287451269 0,22504 0,840517526 58,11124 23,71626658 9 160175,6991 30392,25 Рисунок 16 - Результаты расчетов Коэффициенты регрессии и свободный член уравнения приведены в верхней строке рисунка 16. При составлении уравнения регрессии следует иметь ввиду, что функция ЛИНЕЙН возвращает коэффициенты регрессии не в том порядке , в котором расположены изменяемые переменные в рабочем листе. Тогда уравнение регрессии имеет вид ) (3) у = - 238,85 + 1,025х1 + 4,27х2 , где у ) - общие расходы; х1 – расходы, связанные с покупкой товаров; х2 – расходы, связанные с оплатой услуг. Во второй строке рисунка приведены стандартные погрешности (ошибки) коэффициентов регрессии. В общем случае они характеризуют стан-дартные отклонения выборочного среднего. 45 В третьей строке рассчитан квадрат коэффициента корреляции R^ 2 и приведена величина стандартной погрешности (ошибки) аппроксимации. В четвертой строке приведено значение F - статистики , необходи­мой для проверки адекватности уравнения регрессии (условия является ли ус­тановленная связь случайной или же нет). Кроме того, здесь же показано чис­ло степеней свободы , которое необходимо для определения критического табличного значения критерия Fкр . В пятой строке приведены регрессионная и остаточная суммы квадратов отклонений. Проводя регрессионный анализ, MS Ex cel вычисляет для каждой точки квадрат разности между прогнозируемым значением у и фактическим значением y. Сумма этих квадратов разностей называется оста­ точной суммой квадратов . Затем подсчитывается сумма квадратов разностей между фактическими значениями y и средним значением у , которая называется общей суммой квадратов (регрессионная сумма квадратов плюс остаточная сумма квадратов). Чем меньше остаточная сумма квадратов по сравнению с общей суммой квадратов, тем больше значение коэффициента корреляции R^2 . Используя данные расчетов, оценим адекватность полученного урав­нения регрессии