ПАМЯТКА ПО ПЕРЕДАЧЕ НА ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ ЛИКВИДИРОВАННЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ (2020 год)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Общие положения

Порядок взаимодействия сторон

Состав документов, подлежащих передаче на хранение

Упорядочение документов

3.1

Формирование архивных дел

3.2

Оформление дел

3.3

Составление описи дел

3.4

Составление научно-справочного аппарата к описи дел

Согласование описи дел

Передача документов на хранение

Список источников

Приложения

Шаблон договора

Образец письма

Образец акта приема-передачи

Акт об утрате документов

Пояснительная записка об отсутствии документов

Бланк внутренней описи

Бланк листа-заверителя

Образец обложки дела

Бланк описи дел по личному составу (отдельный фонд)

10 Бланк описи дел по личному составу (коллекция документов)

11 Образец оформления заголовков дел

12 Образец предисловия к описи дел

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Документы по личному составу, образующиеся в процессе деятельности

организаций, отражают трудовые отношения работника с работодателем и являются

документальным подтверждением трудового стажа, заработной платы, права на

льготы. Обеспечение их сохранности является гарантией социальной защиты граждан

Российской Федерации.

В соответствии со статьей 61 Гражданского кодекса Российской Федерации

ликвидация юридического лица - это прекращение его деятельности без перехода в

порядке универсального правопреемства его прав и обязанностей к другим лицам.

На основании статьи 23 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об

архивном деле в Российской Федерацииª (далее - Федеральный закон № 125-ФЗ),

Положения об организации архивного дела на территории города Челябинска,

утвержденного постановлением Администрации города Челябинска от 03.07.2018

№ 274-п, на хранение в Архивный отдел Администрации города Челябинска (далее -

Архивный отдел), поступают документы по личному составу при ликвидации:

 органов местного самоуправления города Челябинска;

 муниципальных унитарных предприятий, включая казенные предприятия, и

муниципальных учреждений города Челябинска

(далее

- муниципальные

организации);

 негосударственных организаций, индивидуальных предпринимателей,

заключавших трудовые договоры с работниками, осуществлявших свою деятельность

на территории города Челябинска (далее - негосударственные организации).

Архивный отдел не принимает на хранение документы у муниципальных и

негосударственных организаций, имеющих правопреемника. При реорганизации

организаций в форме слияния, присоединения, разделения, выделения,

преобразования условия и место дальнейшего хранения архивных документов

определяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на

то учредительными документами.

Нормативные правовые акты в сфере архивного дела, Памятка по передаче на

хранение документов по личному составу ликвидированных организаций и шаблоны

документов размещены на сайте Архивного отдела https://gorarh.cheladmin.ru

в разделе «Деятельность отделаª.

1. ПОРЯДОК ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ СТОРОН

Документы по личному составу ликвидированных организаций - источников

комплектования Архивного отдела передаются на хранение на основании пункта 8

статьи 23 Федерального закона № 125-ФЗ.

При ликвидации муниципальных организаций, не являющихся источниками

комплектования Архивного отдела, и негосударственных организаций, в том числе в

результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности документы по

личному составу поступают в Архивный отдел на основании договора передачи

документов на хранение (далее - договор), заключенного между Администрацией

города Челябинска и ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным

управляющим (приложение 1).

Основанием для заключения договора является письменное обращение

ликвидируемой организации в Архивный отдел.

Письмо оформляется на фирменном бланке и должно содержать следующие

сведения: наименование организации (полное и сокращенное), юридический адрес,

ОГРН, ИНН, сведения о создании, переименовании, реорганизации и ликвидации в

хронологической последовательности, фамилию, имя, отчество (полностью), телефон

контактного лица и адрес его электронной почты (приложение 2).

К письму должны быть приложены копия решения о ликвидации юридического

лица, назначении ликвидационной комиссии

(ликвидатора) либо о признании

юридического лица несостоятельным

(банкротом), об открытии конкурсного

производства и назначении конкурсного управляющего.

Подготовка проекта договора либо письма об отказе в приеме документов в

случае, если документы по личному составу ликвидируемой организации не подлежат

приему в Архивный отдел, возлагается на сектор комплектования, учета и

обеспечения сохранности архивных документов Архивного отдела. Проект договора

направляется в организацию для согласования и подписания по электронной почте.

После подписания договора за организацией закрепляется куратор из числа

работников Архивного отдела, который оказывает ей методическую помощь по

вопросам упорядочения документов, составления и оформления описей дел, научно-

справочного аппарата к ним.

Передача упорядоченных документов в Архивный отдел осуществляется по

описи дел, согласованной экспертно-проверочной комиссией Государственного

комитета по делам архивов Челябинской области (далее - ЭПК), и фиксируется в акте

приема-передачи архивных документов на хранение

(приложение

3).

Акт

составляется в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон.

2. СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ,

ПОДЛЕЖАЩИХ ПЕРЕДАЧЕ НА ХРАНЕНИЕ

Сроки хранения документов по личному составу установлены:

 статьей 22.1 Федерального закона

№ 125-ФЗ: документы по личному

составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет,

после 1 января 2003 года - 50 лет;

 Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в

процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и

организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Федерального

архивного агентства от 20.12.2019 № 236 (далее - Типовой перечень, ТП).

В соответствии с разъяснениями Федерального архивного агентства от

12.03.2020 сроки хранения документов, установленные Типовым перечнем,

применяются ко всем документам, законченным в делопроизводстве, в том числе до

его вступления в силу.

Обязательной передаче в Архивный отдел подлежат:

приказы, распоряжения по личному составу (ст. 434 а, 434 б, г (1) ТП):

 о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении,

совместительстве, увольнении;

 об оплате труда;

 об аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов,

разрядов, званий;

 о поощрении, награждении;

 об изменении анкетно-биографических данных;

 об отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной

платы;

 об отпусках, командировках работников с вредными и (или) опасными

условиями труда;

личные карточки работников

(ф. Т-2), в том числе муниципальных

служащих (ф. Т-2 (МС)) (ст. 444 ТП);

личные дела руководителей и работников (ст. 445 ТП);

лицевые счета или карточки-справки по заработной плате, при их

отсутствии

— расчетно-платежные ведомости на выдачу заработной платы,

табуляграммы, документы по налогу на доходы физических лиц, карточки

индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм

начисленных страховых взносов (ст. 296, 295 (1), 309, 311, 312 ТП);

документы о работе с вредными, опасными условиями труда:

 списки работающих, перечни должностей (ст. 414 ТП);

 табели (графики), журналы учета рабочего времени (ст. 402 ТП);

 документы

(заявления, докладные записки, справки, информации)

о переводе работников на сокращенный рабочий день или сокращенную рабочую

неделю (ст. 392 (1) ТП).

Для подтверждения информации об истории организации в Архивный отдел

передаются подлинники (в случае отсутствия подлинников - заверенные копии)

следующих документов:

 решения о создании, переименовании, реорганизации организации;

 положение, устав, изменения к ним;

 свидетельства о государственной регистрации юридического лица, листы

записи в Единый государственный реестр юридических лиц

(далее

- ЕГРЮЛ),

Единый государственный реестр индивидуальных предпринимателей

(далее

ЕГРИП), связанные с внесением изменений в учредительные документы;

 решения о ликвидации юридического лица, назначении ликвидационной

комиссии (ликвидатора) либо о признании юридического лица несостоятельным

(банкротом), назначении конкурсного управляющего.

На отсутствующие документы из обязательного списка должны быть

составлены: ликвидационной комиссией (ликвидатором) - акт об утрате документов

(приложение 4), конкурсным управляющим - пояснительная записка об отсутствии

документов (приложение 5).

При наличии в Архивный отдел также сдаются следующие документы по

личному составу:

штатные расстановки (штатно-списочный состав работников) (ст. 42 ТП);

должностные регламенты (инструкции) работников (ст. 443 ТП);

трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении,

расторжении (ст. 435 ТП);

договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании

услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных

услуг (ст. 301 ТП);

тарификационные списки (ведомости) работников (ст. 400 ТП);

расчет по страховым взносам (ф. РСВ-1, ф. КНД 1151111) (ст. 308 ТП);

отчеты по проведению специальной оценки условий труда

(СОУТ)

и документы к ним

(протоколы, решения, заключения, перечни рабочих мест,

сведения, данные, сводные ведомости, декларации соответствия, карты специальной

оценки условий труда на конкретные рабочие места, перечни мероприятий по

улучшению условий и охраны труда) (ст. 407 (1) ТП);

документы (акты, протоколы, заключения, сведения, справки, переписка)

о расследовании и учете профессиональных заболеваний (ст. 419 ТП);

заключительные акты медицинских осмотров работников, выполняющих

работы с вредными, опасными условиями труда (ст. 635 (1) ТП);

10. документы

(акты,

заключения, отчеты, протоколы, справки)

о производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве

(ст. 425 а ТП);

11. невостребованные работниками подлинные личные документы (трудовые

книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) (ст. 449 ТП);

12. документы

(протоколы, акты, справки, сведения) об оплате труда и

исчислении трудового стажа работника организации, о выплате денежного

содержания и исчислении стажа работы государственных, муниципальных служащих

(ст. 403, 404 ТП);

13. журналы регистрации распорядительных документов по личному составу

(ст. 182 б ТП);

14. книги учета приема, перевода на другую работу (перемещения), увольнения

работников, личных дел, личных карточек, трудовых договоров

(служебных

контрактов), движения трудовых книжек и вкладышей в них (ст. 463 а, б, в ТП).

3. УПОРЯДОЧЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Документы по личному составу передаются на хранение в упорядоченном

состоянии.

Упорядочение документов включает в себя:

 формирование архивных документов в единицы хранения (дела);

 оформление дел;

 составление описи дел;

 составление научно-справочного аппарата к описи дел.

Упорядочение документов ликвидируемой организации, в том числе в

результате банкротства, организует ликвидационная комиссия

(ликвидатор) или

конкурсный управляющий в соответствии с Правилами организации, хранения,

комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской

Федерации и других архивных документов в органах государственной власти,

органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом

Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526.

3.1. ФОРМИРОВАНИЕ АРХИВНЫХ ДЕЛ

При формировании дел по личному составу необходимо соблюдать следующие

требования:

в дело группируются документы одного календарного года,

за исключением переходящих дел

(журналы регистрации) и личных дел,

при небольшом объеме документов дела могут быть сформированы по видам

документов за весь период деятельности организации или за несколько лет и

включены в годовой раздел первого года соответствующего периода;

в дело помещаются подлинники документов, при их отсутствии

заверенные копии;

в дело включается по одному экземпляру каждого документа, изъятию

подлежат дублетные экземпляры документов, черновики и др.;

дело должно содержать не более

250 листов, при толщине не более

4 сантиметров, большие по объему дела разбиваются на тома (части).

При формировании дел необходимо проверить наличие основных реквизитов

оформления документов (вида документа, номера, даты, подписи и др.), без которых

использование документа невозможно. Из документов необходимо удалить

посторонние предметы, особенно это касается металлических скреплений (скрепки,

скобы от степлера), которые со временем разрушают структуру бумаги.

Особенности формирования некоторых видов документов по личному составу:

приказы внутри дела располагаются по хронологии в порядке возрастания

номеров; при большом количестве документов отдельные виды приказов (прием,

перемещение, совмещение, перевод, увольнение) могут быть сгруппированы в

отдельные дела;

трудовые договоры

(соглашения), договоры гражданско-правового

характера включаются в опись дел по году приема лица на работу, внутри дела

располагаются по дате или алфавиту фамилий работников;

личные карточки (ф. Т-2, Т-2 (МС)) работников включаются в опись дел по

году увольнения, внутри дела располагаются по алфавиту фамилий;

личные дела включаются в опись дел по году увольнения, документы в них

(заявления, копии личных документов, копии приказов, листки по учету кадров,

анкеты, аттестационные листы и др.) располагаются в хронологическом порядке по

мере их поступления, но первыми и последними являются заверенные копии

приказов о приеме/увольнении работника.

Создание так называемых «нарядовª личных дел, когда несколько личных дел

сшиваются в одно дело, не допускается, так как нарушается общие признаки

формирования дел и порядок работы с документами ограниченного доступа.

Если в личном деле имеются различные варианты написания фамилии, имени,

отчества, то на обложке дела и в описи должны быть указаны все варианты (сначала

указываются данные из паспорта, далее сведения, указанные в других документах).

лицевые счета по заработной плате располагаются внутри дел по алфавиту

фамилий работников, расчетно-платежные ведомости

- по хронологии; при

использовании в лицевых счетах шифров (цех, отдел, коды начислений и удержаний)

их расшифровка должна быть включена в дело;

каждый невостребованный личный документ

(трудовые книжки и

вкладыши к ним, дипломы, аттестаты, свидетельства) вкладывается в отдельный

конверт. Если в организации велись личные дела, то конверт помещается в конце

личного дела работника

(нумерации подлежат конверт и все вложения в нем).

В случае отсутствия личного дела, конверт с невостребованным документов

включается в опись отдельным делом.

3.2. ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ

Оформление дел по личному составу представляет собой комплекс работ,

включающий:

 подшивку (переплет) дел;

 нумерацию листов дела;

 составление заверительной надписи;

 составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;

 оформление обложки дела.

Дело подшивается на четыре-пять проколов в твердую обложку или

переплетается с учетом возможности свободного чтения всех документов, дат, виз и

резолюций на них.

В начале каждого дела подшивается чистый лист, отделяющий документы дела

от обложки. В случае если была составлена внутренняя опись

(приложение

документов дела, то она подшивается в начало дела перед чистым листом.

В конце дела подшивается бланк листа-заверителя (приложение 7) формата А4.

Все листы дела (кроме чистого листа, листов внутренней описи, листа-заверителя)

нумеруются в валовом порядке арабскими цифрами, которые проставляются в правом

верхнем углу листа документа простым графитным карандашом или нумератором.

Обложка дела по личному составу

(приложение

8) содержит следующие

реквизиты:



наименование архива;



полное и в скобках сокращенное наименование организации;



заголовок дела;



крайние даты дела;



количество листов дела;



срок хранения дела;



архивный шифр дела.

Оформление обложки дела рекомендуется производить после проверки проекта

описи дел куратором. Архивный шифр (номер фонда, описи, дела) на обложке

проставляется только после согласования описи дел ЭПК, до этого номер дела

проставляется карандашом.

3.3. СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСИ ДЕЛ

Опись дел по личному составу (приложения

10) раскрывает состав и

содержание включенных в нее единиц хранения, закрепляет их систематизацию и

обеспечивает учет.

Основной признак систематизации в описях дел по личному составу

хронологический. Заголовки дел внутри годового раздела должны быть

систематизированы по значимости содержащейся в них информации

(приказы,

трудовые договоры, личные карточки, личные дела, лицевые счета по заработной

плате и др.).

При описании организационно-распорядительной документации по личному

составу в заголовках дел указываются: вид документа (приказ, распоряжение); вид

деятельности

(по личному составу), автор

(официальное сокращенное название

организации), хронологический период, например:

Приказы директора ООО «ПТКª по личному составу за сентябрь 2016 - 2017

год

В заголовках дел с документами по заработной плате должен быть отражен вид

документа и принцип формирования дел, например:

Лицевые счета по заработной плате работников ООО «ПТКª на буквы «А-Кª

за 2017 год

Расчетные ведомости по заработной плате работников ООО

«ПТКª

за сентябрь - декабрь 2016 года

Личное дело работника (совокупность документов, содержащих сведения о

работнике и его трудовом стаже: заявления, копии приказов, листки по учету кадров,

анкеты, аттестационные листы и др.) и личная карточка (ф. Т-2) — это два разных

вида документов, поэтому они формируются в отдельные дела. В заголовках дел с

личными делами, личными карточками указывается год увольнения, например:

Личные карточки (ф. Т-2) работников ООО «ПТКª, уволенных в 2017 году

Образцы составления заголовков описи дел по личному составу для других

видов документов приведены в приложении 11.

3.4. СОСТАВЛЕНИЕ НАУЧНО-СПРАВОЧНОГО АППАРАТА

К ОПИСИ ДЕЛ

3.4.1. Титульный лист описи дел содержит наименование архива, наименование

вышестоящей организации в именительном падеже (при ее наличии), название фонда,

номер описи, название описи, крайние даты документов, содержащихся в описи.

Для больших организаций (более 50 единиц хранения) название фонда на

титульном листе дается в виде официального полного и в скобках сокращенного

наименования организации

(приложение

9), документы небольших организаций

включаются отдельной описью в фонд № 175 «Коллекция документов по личному

составу ликвидированных предприятий, организаций и учреждений города

Челябинскаª (приложение 10).

Если наименование организации менялось в течение периода времени, за

который составлена опись, на титульном листе дается ее последнее наименование, а

все переименования приводятся в листе переименований, который помещается за

титульным листом.

3.4.2. Историческая справка к фонду (предисловие к описи) состоит из двух

разделов: история фондообразователя и история фонда (приложение 12).

История фондообразователя отражает краткую историю организации, в том

числе:

полное и сокращенное наименование с указанием организационно-

правовой формы;

юридический адрес;

ОГРН, ИНН;

основной вид деятельности;

сведения об образовании, переименовании, реорганизации и ликвидации

в хронологической последовательности с указанием реквизитов соответствующих

документов;

сведения о ведомственной принадлежности, подчиненности организации

и изменениях в них;

структуру организации, наличие подведомственной сети и обособленных

подразделений.

Основными источниками для написания исторической справки являются:

 правовые акты органов государственной власти, органов местного

самоуправления;

 документы организации

(положения, уставы, приказы по основной

деятельности, штатные расписания, обзоры о деятельности организации);

 выписки из ЕГРЮЛ, ЕГРИП.

История фонда включает в себя сведения об объеме, крайних датах и

характеристику документов фонда, в том числе:

 виды документов;

 особенности формирования единиц хранения и их систематизации

(указываются случаи, когда документы за несколько лет или разных видов, сроков

хранения сформированы в одно дело, например, приказы руководителя по основной

деятельности и личному составу велись в одной книге);

 наличие в организации профессий и должностей, дающих право на

льготное пенсионное обеспечение, и документов, подтверждающих данный факт;

 наличие документов, выходящих за хронологические границы деятельности

фондообразователя;

 в случае неполноты документов в истории фонда указываются причины

отсутствия документов, виды и крайние даты отсутствующих документов, на

утраченные документы в Архивный отдел должны быть представлены акт об утрате

документов или пояснительная записка об отсутствии документов (приложения 4, 5);

 состав справочного аппарата к фонду.

Предисловие к описи (фонду) подписывается руководителем ликвидационной

комиссии (ликвидатором), конкурсным управляющим либо его представителем по

доверенности.

3.4.3. Список сокращений составляется в случае использования сокращений в

заголовках дел с целью сократить объем описи. В него включаются все сокращенные

слова и понятия, кроме общепринятых: слева в алфавитном порядке располагаются

сокращенные слова и понятия, а справа через тире их полное обозначение.

Список сокращений помещается после предисловия к описи.

4. СОГЛАСОВАНИЕ ОПИСИ ДЕЛ

Предварительную проверку составленных организацией описей дел производит

куратор Архивного отдела.

Одобренные куратором описи дел по личному составу подписываются

руководителем

ликвидационной

комиссии

(ликвидатором),

конкурсным

управляющим либо его представителем по доверенности и передаются в Архивный

отдел в трех экземплярах плюс один дополнительный экземпляр предисловия для

дела фонда.

Архивный отдел представляет описи на согласование в Государственный

комитет по делам архивов Челябинской области не позднее, чем за восемь дней до

заседания ЭПК. Заседания ЭПК проводятся по утвержденному графику (в среднем

один раз в месяц).

5. ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ

Прием-передача документов организации, ликвидируемой в результате

банкротства, производится после возвращения описей со штампами ЭПК в Архивный

отдел.

Прием-передача документов организации, ликвидируемой по решению

учредителей (участников), органа юридического лица, производится после того, как

в ЕГРЮЛ, ЕГРИП будет внесена запись о прекращении ее деятельности.

Организация, передающая документы на хранение, формирует связки дел в

соответствии с согласованной ЭПК описью дел, организует доставку документов в

Архивный отдел.

Прием-передача документов оформляется актом

(приложение

3),

составленным в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон. Акт составляется

куратором Архивного отдела, подписывается лицом, передавшим документы, и

работником Архивного отдела, принявшим документы.

Акты передаются в ликвидируемую организацию для утверждения

руководителем

ликвидационной

комиссии

(ликвидатором),

конкурсным

управляющим или его представителем по доверенности. После утверждения

передающей стороной акты возвращаются в Архивный отдел для утверждения

начальником Архивного отдела.

Один экземпляр акта остается в Архивном отделе, второй возвращается в

ликвидируемую организацию.

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ

Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) от 30.11.1994

№ 51-ФЗ.

Федеральный закон от

22.10.2004

№ 125-ФЗ «Об архивном деле в

Российской Федерацииª.

Приказ Министерства культуры № 526 от 31.03.2015 «Об утверждении

Правил организации, хранения, комплектования, учета и использования

документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных

документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления

и организацияхª.

Приказ Федерального архивного агентства от

20.12.2019

№ 236

«Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов,

образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного

самоуправления и организаций, с указанием сроков их храненияª.

Приказ Федерального архивного агентства от

02.03.2020

№ 24

«Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и

использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других

архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и

библиотеках, научных организацияхª.

Постановление Администрации города Челябинска от 03.07.2018 № 274п

«Об утверждении Положения об организации архивного дела на территории города

Челябинскаª.

Методические рекомендации по применению Правил организации

хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда

Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах,

органах местного самоуправления и организациях. М., 2016.

Методические рекомендации по работе с документами по личному

составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций./

Росархив, ВНИИДАД. М., 2018.

Методические рекомендации по составлению описи дел по личному

составу./ Государственный комитет по делам архивов Челябинской области.

Челябинск,

2015.

Приложение 1

ШАБЛОН ДОГОВОРА

ДОГОВОР №

передачи документов на хранение

г. Челябинск

«____ª ________ 20___ года

Руководствуясь Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об Архивном

деле в Российской Федерацииª и постановлением Администрации города Челябинска

от 03.07.2018 № 274-п «Об утверждении Положения об организации архивного дела

на территории города Челябинскаª, Администрация города Челябинска, в лице

начальника Архивного отдела Администрации города Челябинска (фамилия, имя,

отчество), действующего на основании Положения об Архивном отделе

Администрации города Челябинска, утвержденного распоряжением Администрации

города Челябинска от 23.06.2017 № 7424, именуемая в дальнейшем Архив, с одной

стороны, и

(наименование организации), именуемая в дальнейшем Организация,

в лице

(должность, фамилия, имя, отчество), действующего на основании

(наименование, дата и номер документа), с другой стороны, совместно именуемые

Стороны, заключили договор о нижеследующем:

Предмет договора

Настоящий договор регламентирует отношения Сторон, возникшие в

процессе передачи на государственное хранение в Архив документов по личному

составу

(далее

- документы) Организации с целью обеспечения сохранности

документов и для удовлетворения потребности юридических и физических лиц в

архивной информации.

Организация передает, а Архив принимает документы Организации,

ликвидированной/признанной несостоятельной

(банкротом) на основании

(наименование, дата и номер документа), по личному составу за ____________ годы.

Документы Организации передаются в Архив безвозмездно с

одновременной передачей права собственности.

Состав передаваемых на хранение документов определяется по согласованию

Сторон с учетом методических рекомендаций Федерального архивного агентства

(Росархива), Всероссийского научно-исследовательского института документоведения

и архивного дела, Государственного комитета по делам архивов Челябинской области.

Сроки хранения документов устанавливаются на основе действующих

нормативных актов, перечней типовых управленческих и архивных документов.

Услуга считается оказанной после передачи упорядоченных документов

на хранение в Архив и подписания Сторонами акта приема-передачи архивных

документов.

II. Права и обязанности Сторон

Архив имеет право:

участвовать в согласовании состава передаваемых на хранение

документов;

проводить экспертизу ценности документов по истечении установленных

сроков хранения и выделять к уничтожению документы, не подлежащие

дальнейшему хранению;

организовывать использование документов, переданных на хранение.

Организация имеет право:

участвовать в согласовании состава передаваемых на хранение

документов;

получать консультационную помощь по вопросам упорядочения

документов.

Архив обязуется:

консультировать представителя Организации по вопросам упорядочения

документов, составления и оформления описей дел, научно-справочного аппарата к

ним;

проверить и передать на согласование экспертно-проверочной комиссии

Государственного комитета по делам архивов Челябинской области (далее - ЭПК)

описи дел, представленные Организацией;

произвести прием на хранение упорядоченных документов Организации

по описям дел, согласованным ЭПК, выдать акт приема-передачи архивных

документов на хранение;

осуществлять хранение документов Организации в течение

установленного законодательством срока в надлежащем состоянии, не допуская их

порчи или утраты;

обеспечить исполнение запросов физических и юридических лиц по

документам Организации;

обеспечить доступ к документам Организации в соответствии с

действующим законодательством.

Организация обязуется:

осуществить за счет собственных средств:

 упорядочение документов в соответствии с установленными

законодательными и иными правовыми актами Российской Федерации требованиями;

 транспортировку и погрузочно-разгрузочные работы упорядоченных

документов.

передать в Архив:

 подлинники документов о создании, реорганизации и ликвидации

признании несостоятельным (банкротом) юридического лица (в случае отсутствия

подлинников - заверенные копии);

 описи дел по личному составу в трех экземплярах, утвержденные

руководителем

ликвидационной

комиссии

(ликвидатором),

конкурсным

управляющим либо его представителем по доверенности, справочно-поисковые

средства к ним;

 предисловие к описи (история Организации, история фонда) в четырех

экземплярах;

 акт об утрате документов

/ пояснительную записку об отсутствии

документов, подлежащих передаче на хранение (на отсутствующие документы из

обязательного списка).

обеспечить

передачу

упорядоченных архивных документов

единовременно и в полном объеме согласно описям дел.

III. Ответственность Сторон

Невыполнение одной из Сторон обязательств или условий настоящего

договора может служить основанием для расторжения договора, о чем инициативная

Сторона должна не менее чем за месяц уведомить другую Сторону. При этом

документы, принятые на хранение в Архив до момента расторжения договора,

возврату не подлежат.

10.

Стороны несут ответственность в соответствии с действующим

законодательством Российской Федерации за утрату или нанесение физического

ущерба архивным документам.

11.

Стороны освобождаются от ответственности за частичное или полное

неисполнение обязательств по настоящему договору, если его неисполнение явилось

следствием причин непреодолимой силы, возникших после заключения договора в

результате событий чрезвычайного характера, которые Стороны не могли ни

предвидеть, ни предотвратить доступными средствами.

IV. Срок действия договора

12.

Договор вступает в силу и становится обязательным для Сторон с

момента его подписания и действует до исполнения каждой из Сторон договорных

обязательств, либо до тех пор, пока одна из Сторон не заявит о расторжении

договора.

V. Заключительные положения

13.

Стороны обязуются не передавать своих прав, предусмотренных

настоящим договором, третьей Стороне без письменного согласия Сторон.

14.

Все вопросы, связанные с выполнением положений настоящего

договора, Стороны решают путем переговоров уполномоченных представителей

Сторон.

15.

Споры и разногласия, возникшие между Сторонами и не

урегулированные в ходе переговоров, подлежат разрешению в судебном порядке.

16.

Изменения и дополнения к настоящему договору оформляются в

письменной форме, в качестве приложения к данному договору и вступают в силу с

момента их подписания Сторонами, если иное не оговорено дополнительно.

17.

В случае реорганизации, перерегистрации, изменения названия Стороны

при условии сохранения за ними правопреемственности, сохраняются права и

обязанности по договору, если правопреемник не заявит о расторжении договора.

18.

Договор составлен в двух экземплярах, имеющих равную юридическую

силу, по одному экземпляру для каждой стороны.

VI. Адреса и подписи сторон

Администрация города Челябинска

Наименование организации

пл. Революции, д. 2, г. Челябинск, 454113,

Реквизиты организации

ИНН 7421000263 КПП 745101001

УФК по Челябинской области

(Комитет финансов города Челябинска,

л/с 02693047940, Администрация

города Челябинска л/сч. 0345600704Б)

р/сч 40204810865770200137

к/сч нет

БИК 047501001

«Отделение Челябинскª г. Челябинск

Ответственное по договору структурное

подразделение

Архивный отдел

Администрации города Челябинска

ул. Калинина, д. 30, г. Челябинск, 454084,

тел.: 790 48 22, 790 06 61,

e-mail: gorarh@cheladmin.ru

Начальник Архивного отдела

Должность

Администрации города Челябинска

________________________________ ФИО

_____________________________ ФИО

м.п.

Приложение 2

ОБРАЗЕЦ ПИСЬМА

Начальнику Архивного отдела

Администрации города Челябинска

Егозиной Т. В.

В связи с признанием ООО «ПТКª несостоятельным (банкротом) просим

принять на хранение документы по личному составу за 2012 - 2017 годы.

Общество с ограниченной ответственностью «Первая Торговая Компанияª

(ООО «ПТКª) создано 27 августа 2012 года.

Юридический адрес: 454079, г. Челябинск, ул. Линейная, д. 96В.

ООО «ПТКª внесено в Единый государственный реестр юридических лиц

19 сентября

2012 года Инспекцией Федеральной налоговой службы по

Тракторозаводскому району города Челябинска, присвоены ОГРН 1127452005988,

ИНН 7452105450.

Основной вид деятельности: 46.34.23 Торговля оптовая пивом.

В период осуществления деятельности в организации отсутствовали

профессии, специальности, дающие право на льготные пенсии.

Решением Арбитражного суда Челябинской области от 02.11.2017 по делу

№ А76-24372/2017 ООО

«ПТКª признано несостоятельным

(банкротом), в

отношении должника открыто конкурное производство, конкурсным управляющим

назначен Окатов Алексей Юрьевич.

Контактное лицо по вопросам упорядочения документов по личному составу,

составления описи дел: Иванова Анна Петровна, (351) 721-66-02, a_ivanova@mail.ru.

Конкурсный управляющий

А.Ю. Окатов

Приложение 3

ОБРАЗЕЦ АКТА ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ

УТВЕРЖДАЮ

Конкурсный управляющий

Начальник Архивного отдела

ЗАО СПТБ «Пищепромпроектª

Администрации города Челябинска

К. Р. Рудаков

Т. В. Егозина

26.05.2020

м.п.

АКТ

26.05.2020

№

175/67

приема-передачи

архивных документов на хранение

Основание передачи: Договор передачи документов на хранение от

18.04.2020

№ 15-02.3-14/21

Фонд №

175

«Коллекция документов по личному составу ликвидированных

предприятий, организаций и учреждений города Челябинскаª

В связи с признанием несостоятельным (банкротом) ЗАО СПТБ «Пищепромпроектª сдало,

а Архивный отдел Администрации города Челябинска принимает на государственное

хранение документы за 2010-2019 годы и справочный аппарат к ним:

Количество

№

Название, номер описи

экземпляров

единиц хранения

Примечания

п/п

описи

(единиц учета)

Опись № 67 дел по личному составу

ЗАО СПТБ

«Пищепромпроектª

за март 2010 - март 2019 года

Итого принято единиц хранения (единиц учета)

3 (три)

Передачу произвел

Прием произвел

Конкурсный управляющий

Документовед сектора комплектования,

ЗАО СПТБ «Пищепромпроектª

учета и обеспечения сохранности

архивных документов Архивного отдела

Администрации города Челябинска

К. Р. Рудаков

Ю. В. Дементьева

26.05.2020

Изменения в учетные документы внесены

Начальник сектора комплектования, учета и обеспечения

сохранности архивных документов Архивного отдела

Администрации города Челябинска

М. П. Горелик

2020 года

ПОЛНОЕ НАИМЕНОВАНИЕ

УТВЕРЖДАЮ

ОРГАНИЗАЦИИ

Наименование должности

местонахождение организации

руководителя организации

__________ расшифровка подписи

Фонд № ______

(подпись)

«____ª _____________ 20___ года

ОПИСЬ № ___

дел по личному составу

за _____________ годы

№

Индекс

Крайние

Срок

Кол-во

Заголовок дела

Примечание

п/п

дела

даты

хранения

листов

В опись № ____ внесено _________________________________________________ дел

(цифрами и прописью)

с № ____ по № ____, в том числе:

литерные номера: ______________________________________________________

пропущенные номера: __________________________________________________

Наименование должности

составителя описи

Подпись

расшифровка подписи

(место для проставления штампа ЭПК)

КОЛЛЕКЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

УТВЕРЖДАЮ

ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Наименование должности

ЛИКВИДИРОВАННЫХ ПРЕДПРИЯТИЙ,

руководителя организации

ОРГАНИЗАЦИЙ И УЧРЕЖДЕНИЙ

__________ расшифровка подписи

ГОРОДА ЧЕЛЯБИНСКА

(подпись)

г. Челябинск Челябинской области

«____ª _____________ 20___ года

Фонд № 175

ОПИСЬ № ___

дел по личному составу

сокращенное наименование организации

за _____________ годы

№

Индекс

Крайние

Срок

Кол-во

Заголовок дела

Примечание

п/п

дела

даты

хранения

листов

В опись № ____ внесено _________________________________________________ дел

(цифрами и прописью)

с № ____ по № ____, в том числе:

литерные номера: ______________________________________________________

пропущенные номера: __________________________________________________

Наименование должности

составителя описи

Подпись

расшифровка подписи

(место для проставления штампа ЭПК)

Приложение 11

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ЗАГОЛОВКОВ ДЕЛ

№

Индекс

Срок

Кол-во

Приме-

Заголовок дела

Крайние даты

п/п

дела

хранения

листов

чание

2001

Документы

(решения,

устав,

27.08.2001-

75 лет

свидетельства из налогового органа

27.08.2018

ЭПК

и др.) о создании и ликвидации

ООО «ПТКª за август 2001 - август

2018 года

Нумерация

Приказы директора ООО «ПТКª по

19.09.2001-

75 лет

126

нарушена

личному составу за сентябрь 2001 -

24.12.2002

ЭПК

2002 год

Трудовые договоры, заключенные с

09.2001-

75 лет

работниками ООО

«ПТКª в

12.2017

ЭПК

сентябре 2001 - 2017 году

Расчетные

ведомости

по

09.2001-

75 лет

заработной плате работников ООО

12.2001

«ПТКª за сентябрь-декабрь

2001

года

Журнал регистрации приказов

19.09.2001-

75 лет

директора ООО «ПТКª по личному

24.12.2017

ЭПК

составу за сентябрь 2001 - 2017 год

2017

Личные карточки

(ф.

Т-2)

2017

50 лет

работников

ООО

«ПТКª,

ЭПК

уволенных в 2017 году

Лицевые счета по заработной плате

2017

50 лет

200

работников ООО «ПТКª на буквы

«А-Кª за 2017 год

Лицевые счета по заработной плате

2017

50 лет

150

работников ООО «ПТКª на буквы

ЭПК

«Л-Юª за 2017 год

Расчет по страховым взносам за

2017

50 лет

125

2017 год

Приложение 12

ОБРАЗЕЦ ПРЕДИСЛОВИЯ К ОПИСИ ДЕЛ

ПРЕДИСЛОВИЕ

к описи № 57 дел по личному составу ООО «НАТª (08.09.2003 - 11.06.2019)

за август 2003 - июнь 2019 года

I. История фондообразователя.

Закрытое акционерное общество

«Новые Абразивные Технологииª

(ЗАО

«НАТª) создано по решению учредителей 25 августа 2003 года.

Юридический адрес: 454008 г. Челябинск, ул. Производственная, д. 2.

Основной вид деятельности: производство абразивных изделий.

ЗАО «НАТª внесено в Единый государственный реестр юридических лиц

(далее - ЕГРЮЛ) 08 сентября 2003 года, присвоены ОГРН 1037402553803, ИНН

7448057411. (ф. 175, оп. 57, д. 1, л. 1-33)

По решению собрания акционеров ЗАО «НАТª (протокол от 13.05.2014) начата

процедура реорганизации в форме преобразования, правопреемник - Общество с

ограниченной ответственностью «НАТª (ООО «НАТª).

Местонахождение и основной вид деятельности остались прежними.

ООО «НАТª внесено в ЕГРЮЛ 07 ноября 2014 года, присвоены ОГРН

1147448010951, ИНН 7448066913. (ф. 175, оп. 57, д. 1, л. 34-46)

В период осуществления деятельности в организации отсутствовали

профессии, специальности, дающие право на льготные пенсии.

В связи с отсутствием возможности ведения безубыточной деятельности

14 января 2019 года участниками ООО «НАТª принято решение о добровольной

ликвидации общества, ликвидатором назначена Семенова Елена Николаевна.

Процедура ликвидации завершена 11 июня 2019 года. (ф. 175, оп. 57, д. 1, л. 47-48)

II. История фонда.

В связи с добровольной ликвидацией ООО «НАТª документы по личному

составу в количестве 13 (тринадцать) единиц хранения были упорядочены в январе -

марте 2020 года и переданы на хранение в Архивный отдел Администрации города

Челябинска.

Состав описи:

- документы о создании, реорганизации и ликвидации за август 2003 - июнь

2019 года;

- приказы по личному составу за октябрь 2003 - февраль 2019 года;

- трудовые договоры, заключенные с работниками в ноябре 2003 - марте 2014

года;

- личные карточки (ф. Т-2) работников, уволенных в 2004 - феврале 2019 года;

- расчетные ведомости по заработной плате за 2007 - февраль 2019 года;

- штатные расписания на 2003-2014 годы.

Утрачены фондообразователем и отсутствуют в описи:

- лицевые счета по заработной плате работников ЗАО «НАТª за ноябрь 2003 -

2006 год, а также любые другие документы

(расчетно-платежные ведомости,

табуляграммы, документы по налогу на доходы физических лиц, карточки

индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений),

способные их заменить.

В связи с тем, что предпринятые меры по розыску положительных результатов

не дали, составлен акт об утрате документов от 26.03.2020 № 1.

Особенности формирования дел:

- в связи с небольшим объемом документов приказы по личному составу,

штатные расписания сформированы в дела за весь период деятельности организации

и включены в годовой раздел 2003 года;

- трудовые договоры с работниками, заключенные в ноябре 2003 - марте 2014

года, и дополнительные соглашения к ним упорядочены по алфавиту фамилий

работников («А-Кª, «М-Рª, «С-Яª) и включены в годовой раздел 2003 года.

Дела прошиты, пронумерованы, оформлены обложки дел и заверительные

надписи. Опись составлена по хронологическому принципу.

Ликвидатор ООО «НАТª

Е. Н. Семенова

09.04.2020