Билет № 1

1.«Правила внутреннего трудового распорядка» как вид документа.

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) — это обязательный нормативный документ, который разрабатывается и утверждается работодателем. При разработке рекомендуем использовать следующую структуру:

·        Общие положения.

·        Прием и увольнение с работы, вопросы замещения временно отсутствующих сотрудников.

·        Права и обязанности сторон трудового договора

·        Рабочее время и период отдыха.

·        Оплата труда.

·        Ответственность сторон, включая поощрения и дисциплинарные взыскания.

·        Заключительные положения.

 

2.Перечислите основные требования к тексту письма.

ТЕКСТ - основной элемент каждого документа, а значит, и делового коммерческого письма. От того, каким будет содержание письма, как излагается информация, зависит достижение цели его автором. Текст письма должен быть таким, чтобы оно служило средством коммуникации, могло побуждать к действию, помогать принимать нужные решения. Специфика составления текстов деловых писем определяется условиями, в которых протекает деловое общение. Общие требования к содержанию всех управленческих документов, включая письма, сводятся к соблюдению следующих правил:

·        достоверность и объективность информации;

·        полнота информации и кратность изложения;

·        актуальность информации;

·        аргументированность сведений и доказательств;

·        точность, рациональность построения текста;

·        логичность изложения;

·        простота стиля.

 

3.Назовите учетный документ личных дел.

Личные дела работников подлежат строгому учету. Для учета и обеспечения сохранности личных дел ведется журнал (книга) учета личных дел.

На обложке личного дела указываются заголовок личного дела (фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже) и регистрационный индекс дела согласно журналу (книге) учета личных дел.

 

4.Перечислите данные, необходимые для регистрации исходящих документов.

Регистрация документов представляет собой запись учетных данных о документе в регистрационной форме, фиксирующую факт его создания, получения или отправки*.

Регистрации подлежат документы, требующие учета и исполнения. Они регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки.

Процесс регистрации представляет собой занесение реквизитов документа в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку). При регистрации документу присваивают регистрационный индекс, который состоит из порядкового номера и может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т.д.) и другими условными обозначениями

Билет № 2

1.                  Дайте определение информационно-справочных документов.

Информационно-справочные документы - это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений.

Информационно-справочные документы используются как для передачи информации от одного адресата (должностного лица, структурного подразделения, всей организации) к другому, так и для фиксации каких-то информационных сведений.

В отличие от распорядительных документов эти документы могут не требовать исполнения. Информация, заключенная в этих документах, может побуждать к действию, а может быть только принята к сведению. На основе резолюции руководителя эти документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов.

 

2.                  «Протокол» как вид документа.

Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятые решения на заседаниях коллегиальных органов: педагогического совета, совета учреждения, попечительского совета, совета по профилактике безнадзорности и правонарушений несовершеннолетних, совета по питанию, аттестационной комиссии и др. По полноте хода обсуждения они делятся на протоколы полной, краткой и сокращенной формы.

Заголовком к тексту протокола является название вида заседания, наименование коллегиального органа. Датой протокола является дата проведения заседания. Реквизит «Заголовок к тексту» печатается от нулевого положения табулятора, соблюдается требование к максимальной длине реквизита – не более 73 мм.

Текст протокола делится на вводную и основную части. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствовавших членов коллегиального органа, а также, если такое есть, наименования должностей, фамилии и инициалы приглашенных лиц, не являющихся членами коллегиального органа. Фамилии присутствовавших и приглашенных указываются в алфавитном порядке. К протоколу с проставлением соответствующей пометки могут прилагаться списки (отдельные): присутствовавших (более 15 человек) и приглашенных (более 10 человек). В протоколе может дополнительно указываться количество присутствовавших, необходимое для правомочности принятия решения.

В протоколах полной формы после указания присутствовавших и приглашенных следует повестка дня, в которой перечисляются вопросы для рассмотрения и указываются формы их изложения (доклад, отчет, сообщение, информация), наименование должностей докладчиков, их инициалы и фамилии. При вынесении на заседание двух или более вопросов они нумеруются арабскими цифрами. Последовательность вопросов определяется степенью их важности.

Основная часть протокола полной формы строится по схеме «СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ» отдельно по каждому вопросу.

В разделе «СЛУШАЛИ» указывается фамилия и инициалы докладчика и излагается краткое содержание выступления. Текст может прилагаться к протоколу, о чем делается соответствующая пометка.

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» текст оформляется аналогично. В этот  раздел также записываются вопросы к докладчику и ответы на них.

В протоколе краткой формы повестка дня не оформляется. Основная часть строится по схеме «СЛУШАЛИ – РЕШИЛИ» без выступлений. В разделе «СЛУШАЛИ» записываются вопросы повестки дня, в разделе «РЕШИЛИ» - принятые решения.

В протоколах всех форм решение приводится полностью. Если принято одно решение, номер не ставится, а если несколько - они нумеруются арабскими цифрами. Решения должны быть конкретными и адресными. Они строятся по схеме: исполнитель – действие – срок исполнения.

Решение после каждого вопроса заседания принимается голосованием, результаты которого указываются в протоколе.

Протокол подписывается председателем и секретарем коллегиального органа. Нужно помнить, что решения некоторых коллегиальных органов утверждаются приказом руководителя организации (например, приказом директора утверждаются решения педсовета и совета по профилактике безнадзорности и правонарушений несовершеннолетних).

 

3.                  Перечислите вопросы, излагаемые в каждой части текста характеристики.

Характеристика – официальный документ, выдаваемый организацией сотруднику в различных ситуациях.

В тексте характеристики можно условно выделить несколько частей:

1 – заголовочная часть;

2 – анкетные данные о работнике;

3 – данные о трудовой деятельности работника;

4 – оценка деловых и личных качеств работника;

5 – заключительная часть.

 В первой – заголовочной – части указывают название документа (ХАРАКТЕРИСТИКА), должность, занимаемую работником (включая название организации), фамилию, имя, отчество работника (полностью)

Во второй части – анкетных данных – указывают фамилию, инициалы работника (имя и отчество полностью уже можно не повторять), год рождения, образование (при этом указывается, какие учебные заведения, где и когда окончил работник), специальность (профессию), ученую степень и звание (если они имеются). Как правило, эта часть характеристики оформляется как первый абзац текста.

В третьей части содержится характеристика трудовой деятельности работника. Обычно в этой части указывается, с какого года и в какой должности начал свою трудовую деятельность работник в данной организации (допускается указывать, в каких организациях и на каких должностях работник работал до поступления в данную организацию), указывается, на какие должности и в какие подразделения переводился работник, то есть дается краткая информация о его карьерном росте. В этой же части содержится характеристика результатов трудовой деятельности работника: перечисляются наиболее значимые результаты его работы (какими работами руководил или в каких работах принимал участие, какие работы выполнил самостоятельно). Здесь же могут даваться сведения о повышении квалификации, получении дополнительного образования, второй профессии, переквалификации и др.

В четвертой части дается оценка деловых (профессиональных) и личных качеств работника. Показатели, по которым проводится такая оценка, могут быть самыми разнообразными. Особое значение в характеристике имеет оценка профессиональной компетентности работника, его деловых качеств, работоспособности, психологических и этических качеств.

 

4.                  Назовите основу информационно-справочной работы по документам на персональном компьютере.

Основой информационно-справочной работы по документам является база данных, сформированная в процессе введения входящих, исходящих и внутренних документов в ПК.

Современные СУБД (системы управления базами данных) позволяют составлять запросы и соответственно получать ответы по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа.

Аналогично осуществляется и поиск самих документов. Поиск может быть по любому признаку (полю), заполненному в регистрационной карточке. Как правило, это входящий номер документа, дата поступления документа, вид документа, корреспондент, территория, исполнитель документа, исходящий номер документа, дата отправления документа и т.д. Соответствующие значения полей либо вводятся с клавиатуры, либо для классифицируемых значений выбираются из соответствующего списка (вид документа, исполнитель и т.п.).

При поиске сведений по конкретному документу может непосредственно задаваться номер документа.

Использование автоматизированных технологий значительно сокращает трудозатраты на регистрацию, контроль исполнения и справочно-информационное обслуживание.

Программы регистрации и контроля исполнения документов являются важной составной частью современных систем автоматизации офисной деятельности

                                                   

Билет № 3

1.      Перечислите стадии подготовки проектов приказов.

Подготовка проекта приказ включает следующие стадии:

- изучение сущности вопроса, знакомство с законодательными актами и другими документами, издававшимися по этому вопросу, проработка информационно-справочных документов предприятия (справок, отчетов, писем);

- подготовка текста документа;

-согласование текста;

- подписание приказа;

- доведение до сведения исполнителей.

Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части излагают факты, раскрывающие причину и цели, послужившие основанием для издания приказа. Если в основу приказа положен документ государственных органов, то нужно указать наименование, его автора, дат, номер, заглавие. Констатирующая часть может отсутствовать.

Распорядительную часть начинают словом «Приказываю», которое пишут прописными буквами от нулевого положения табуляра (левое поле). Текст делят на пункты.

Распорядительные пункты строго последовательно по схеме:

- исполнитель (наименование должности, инициалы и фамилия или структурное подразделение, организация);- действие;- срок.

Последний пункт приказа формулируют следующим образом: контроль за исполнением приказа возложить на (наименование должности, инициалы, фамилия). Если руководитель сам будет осуществлять контроль за исполнением приказа, тогда пункт о контроле писать не надо.

Дата приказа - это дата его подписания, начало его действия. Подписывает приказ руководитель организации, в его отсутствие - заместитель. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена в проект приказа, отсутствует, приказ перепечатывают.

 

2.      Назовите, что указывается во вводной части текста акта.

Акт – это документ, составляемый комиссией (уполномоченными лицами или должностным лицом), подтверждающий установленные факты (акты проверок, инвентаризации, несчастных случаев, приема-передачи материальных ценностей и др.).

Заголовком к тексту акта является содержание актируемого события. Заголовок акта должен согласовываться с названием вида документа и формулироваться с помощью отглагольного существительного в предложном («акт – о чем?») или родительном падеже («акт – чего?»). Дата акта должна соответствовать дате актируемого события и проставляться должностным лицом, подписавшим документ.

Установлено, что текст акта должен состоять из вводной и констатирующей частей.

Во вводной части указывается основание для составления акта и перечисляются лица, составившие акт и присутствующие при этом. Фамилии указываются с наименованием должностей.

Слова “Основание”, “Составлен”, “Председатель”, “Члены комиссии”, “Присутствовали” пишутся с прописной буквы, не отступая от границы левого поля листа документа

 

3.      Дайте определение регистрации документа.

Регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму

 

4.      Перечислите этапы подготовки проектов приказов по личному составу.

Проекты приказов по личному составу составляются работниками отдела кадров предприятия на основании представлений руководителей структурных подразделений.

Проект приказа не имеет характер распоряжения, обязательного к исполнению. В ходе подготовки и обсуждения в него в рабочем порядке вносятся исправления и дополнения. Так, нет необходимости использовать при оформлении проекта бланк организации или указывать некоторые реквизиты, отсутствие которых может сделать сам приказ недействительным. Но структура проекта должна соответствовать тем требованиям, которые предъявляются к форме приказа. Документ должен иметь заголовок к тексту, отражающий суть составляемого приказа. Заголовок состоит из наименования документа — «Проект приказа» и смысловой части, которая начинается с предлогов «Об», «О» и формулируется с использованием отглагольных существительных или существительных, указывающих на предмет: Об утверждении штатного расписания; О приеме на работу; О создании экспертной комиссии и проведении экспертизы ценности документов.

При составлении проекта приказа нужно учесть, что как и сам приказ, он содержит  две взаимосвязанные части: констатирующую и распорядительную. В констатирующей части дается обоснование составлению и изданию приказа. Она может содержать ссылки на документы, послужившие основанием для составления проекта приказа, а также содержать факты и события, их оценку. В начале распорядительной части ставится слово: «ПРИКАЗЫВАЮ», ниже которого располагается перечень мер и управленческих распоряжений с указанием ответственных исполнителей и сроков исполнения. Если поручение вменяется в обязанность исполнителю на постоянной основе, срок исполнения не указывается.

На этапе составления проекта приказа, документ может содержать следующие реквизиты:

 код предприятия по ОКПО; код документа по ОКУД; наименование предприятия; наименование вида документа, заголовок; место составления; текст проекта приказа; отметка о наличии приложений; гриф согласования; ФИО сотрудника, который проект приказа подготовил, его контактный телефон.

Билет № 4

1.                  Охарактеризуйте термин «стандартизация».
Стандартизация — это деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг. также это деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения безопасности продукции, работ и услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества, технической и информационной совместимости, а также взаимозаменяемости продукции; качества продукции, работ и услуг в соответствии с уровнем развития науки, техники и технологии; единства измерений; экономии всех видов ресурсов; безопасности хозяйственных объектов с учётом риска возникновения природных и техногенных катастроф и других чрезвычайных ситуаций; обороноспособности и мобилизационной готовности страны.

Стандартизация направлена на достижение оптимальной степени упорядочения в определенной области посредством установления положений для всеобщего и многократного применения в отношении реально существующих или потенциальных задач. Эта деятельность проявляется в разработке, опубликовании и применении стандартов.

 

2.      Назовите основные разделы текста устава.

Устав является важным учредительным документом. В связи с требованиями закона содержание устава будет следующим:

1. Общие положения. В данном разделе указывается полное наименование организации, сокращённое название и сокращение, используемое в содержании устава.

2. Юридический статус общества. Содержание устава для этой части может частично дублировать закон об обществах с ограниченной ответственностью: перечисление прав и обязанностей общества, следующие за его государственной регистрацией.

3. Права и обязанности учредителей. Помимо фамилий, имён и паспортных данных в этом месте как раз и очерчивается круг полномочий участников общества: права и их обязанности.

4. Собрание учредителей. В данном разделе прописывается:

• повестка дня (круг вопросов), уточняются участники собрания (могут направлять на собрание своих представителей или нет), их права (принимать участие в каждом собрании и т.п.);

• компетенция собрания (перечислите основные решения, принимаемые большинством голосов, и решения, принимаемые только единогласно);

• периодичность собраний (очередное и внеочередное) и сроки, также можно указать случаи, в которых собирается внеочередное собрание;

• способ и сроки уведомления о дате собрания.

5. Исполнительный орган. Следует указать, что таковым признаётся избранный на должность директора.

6. Финансовая деятельность общества. Указываются документы, на основании которых общество планирует осуществлять свою финансовую деятельность, например, годовой план.

7. «Ревизор общества» с указанием полномочий, порядка избрания на эту должность, сроки проведения ревизии, основания.

8. Порядок хранения и передачи информации о деятельности общества. Перечислите документы, которые следует хранить (учредительные, протоколы собраний, правомочную документацию, положения, заключения ревизора и прочее).

9. Ликвидация, реорганизация общества. Следует перечислить порядок и причины того и другого в соответствии с законодательством; указать возможные формы реорганизации (слияние, преобразования в иную организационно-правовую форму).

 

3.      Назовите части текста докладной записки.

Докладная записка – документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей:

в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания,

во второй части – анализируется сложившаяся ситуация, даются возможные варианты ее решения,

в третьей делаются выводы и перечисляются конкретные действия, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

Вторая часть в докладной записке может отсутствовать, в этом случае ее текст содержит обоснование и выводы (предложения, просьбы, рекомендации) составителя.

 

4.      Дайте определение исходящим документам.

Исходящие документы – это документы, которые созданы в данной организации и отправляемые за пределы организации (предприятия) в другие учреждения или ответы частным лицам, приславшим обращение.                                                  

Билет № 5

1.      Охарактеризуйте термин «унифицированная система организационно распорядительной документации (УСОРД)».

Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) представляет собой взаимосвязанные комплексы документов, обеспечивающие организационно-распорядительную деятельность организаций и предприятий, независимо от форм собственности. Основным документом для разработки УСОРД является Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.10.1-95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Основные положения», устанавливающий требования к разработке, согласованию и утверждению унифицированных систем документации. В состав УСОРД входят:

1. Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

2. Методические указания по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

3. Классификатор унифицированных форм организационно-распорядительных документов.

4. Унифицированные формы документов по созданию, реорганизации, ликвидации и функциональной деятельности организаций и предприятий.

5. Унифицированные формы документов по кадрам организаций и предприятий

 

2.      Что значит угловое расположение реквизитов.

При угловом расположении (угловые бланки) реквизиты «Наименование организации», «Вид документа» и другие необходимые реквизиты на бланке размещаются в верх-нем левом углу.

На угловом бланке реквизиты «Наименование организации» (08), «Справочные данные об организации» (09), «Наименование вида документа» (10), «Место составления или издания документа» (14), ограничительные отметки для реквизитов «Дата документа» (11), «Регистрационный номер документа» (12), «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» (13) в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

· центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

· флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

 

3.       «Личный листок по учету кадров» как вид документа.

Личное дело работника формируется после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность). Оно содержит анкетные и автобиографические данные, а также иные различные сведения о работнике.

Среди прочих документов, характеризующих работника, в личном деле находится и листок по учету кадров. Ответам на наиболее часто задаваемые вопросы, возникающие при его заполнении, и посвящена данная статья.

Личный листок по учету кадров хранится в личном деле и размещается в нем чуть ли не одним из первых документов. Перед ним размещают внутреннюю опись и дополнение к личному листку по учету кадров.

Личный листок по учету кадров оформляется по установленной форме согласно приложению 2 к Инструкции № 2 (часть первая п.11 Инструкции № 2).

Личный листок по учету кадров содержит биографические сведения о работнике, сведения о его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др. Заполняет его непосредственно сам работник, поступающий на работу, собственноручно.

При заполнении личного листка по учету кадров соблюдаются следующие требования, которые стоит объяснить работнику перед заполнением:

1) на все вопросы личного листка по учету кадров работник должен дать исчерпывающие ответы (они не должны носить односложный характер «да», «нет»);

2) не допускается в строках ставить прочерк.

 

4.      Приведите основания систематизации документов при регистрации.

Признаки систематизации определяются в каждом конкретном случае ее научными и практическими целями. На практике целесообразным является их сочетание, что рождает т.наз. типы сочетания признаков внутрифондовой систематизации. Не все признаки имеют одинаковое значение. Доминирующими являются структурный и хронологический. Сочетание структурного и хронологического признаков дает два варианта схемы систематизации, т. наз.: хронологически-структурный и структурно- хронологический. Хронологически-структурная схема применяется для систематизации дел в фонде действующих учреждений и ликвидированных учреждений с часто менявшейся структурой. Если фондообразователь прекратил свою деятельность, а его структура отличалась ясностью и стабильностью, употребляется структурно- хронологическая схема: дела группируются по структурным подразделениям фондообразователя, а в пределах каждой структурной группы – по годам.

Билет № 6

1.      Отличительные черты системы документации и унифицированной системы документации (УСД).

Система документации – совокупность взаимоувязанных док-ов, применяемых в определенной сфере деятельности. СД представляет собой комплекс взаимосвязанных док-ов, в которых последовательно отражаются деятельность определенной отрасли государственного управления, например, сельского хозяйства, культуры, далее – отдельные функции управления, например, планирование, финансирование, далее – уровень управления, определенный местом данного объекта в системе органов гос. власти: министерство, концерн, предприятие.

Признаки:

1) деление системы на подсистемы, что определяется содержанием документируемой деятельности

2) взаимосвязь внутри и между системами

3) наличие внутренней организации;

4) автономность элементов системы проявляется в возможности развития каждой части системы

5) способность к развитию.

Унифицированная система документации - система документации, созданная по

единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для

управления в определенной сфере деятельности.

Ядром всей УСД являются унифицированные формы документов. В зависимости отуровня утверждения они подразделяются на общереспубликанские, отраслевые

(ведомственные) и отдельных организаций. В РБ действует Унифицированная система

организационно-распорядительной документации (общереспубликанская). На предприятиях, в учреждениях и организациях составляется по итогам унификации Табель

форм документов (это справочник где в упорядоченном виде содержаться формы

документов, которые используются в организации, а также указаны этапы подготовки и

оформления документов.

 

2.      Продольное расположение реквизитов.

Бланки документов могут изготовляться на основе продольного или углового расположения реквизитов, идентифицирующих организацию, и других реквизитов офор-мления документов, дополняющих сведения об организации. Использование углового или продольного бланка не влияет на юридическую силу документа или его правовой статус.

При продольном расположении (продольные бланки) реквизиты «Наименование организации», «Вид документа» и другие необходимые реквизиты на бланке размещаются вдоль верхнего поля и центруются (центрируются).

Продольные бланки на практике используются преимущественно для подготовки нормативных правовых актов.

Использование продольного бланка письма целесообразно применять в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, напри-мер, может быть в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на русском языке, а справа - на национальном, на одном уровне. Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты на русском, а ниже - на национальном языке, продлевая строку до границы правого поля.

3.      «Личное дело» как совокупность документов по личному составу.

Личное дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

После издания организационно-распорядительного документа о приеме (назначении) собранные документы помещают в личное дело в последовательности, установленной п. 6 Инструкции № 2:

1) внутренняя опись документов личного дела;

2) дополнение к личному листку по учету кадров;

3) личный листок по учету кадров;

4) автобиография;

5) копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;

6) заявление о приеме на работу;

7) копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

На этапе формирования личного дела документы в него включаются вне зависимости от хронологической последовательности.

Для отдельных категорий работников при формировании личных дел в них дополнительно включают:

– декларацию о доходах (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством);

– обязательство о выполнении мер по предупреждению коррупции (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством);

– контракт (государственных служащих);

– справку-объективку;

– анкету;

– копию (выписку) протокола заседания ученого совета (для научных работников и преподавателей высших учебных заведений, прошедших конкурсный отбор на замещение вакантных должностей);

– копию (выписку) протокола общего собрания трудового коллектива (для руководителей, избираемых на должность трудовым коллективом);

– копию (выписку) решения учредителей о назначении на должность руководителя организации;

– договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);

– направление на работу (службой занятости для молодых специалистов после окончания государственных учебных заведений, направление по брони для военнослужащих срочной службы, уволенных из Вооруженных Сил РБ, и др.) (п. 7 Инструкции № 2).

Анкета заполняется в случаях, предусмотренных постановлением Совета Министров РБ от 10.04.2004 № 400 «Об утверждении Положения о порядке предоставления допуска физическим лицам к государственным секретам».

 

4.      Дайте определение термину «формирование дел».

Формирование дела – это группировка исполненных документов в дело в соответствии

с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела                                                 
 

Билет № 7

1.      Назовите основные виды распорядительных документов.

Распорядительные документы–документы, носящие административный характер и обращенные к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам. Основное назначение распорядительных документов – регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности.

К распорядительной документации относятся: постановления; решения; приказы; распоряжения;

указания.

 

2.      Назовите правила оформления внешних докладных записок.

Внешняя докладная записка адресуется руководителю вышестоящего органа и подписывается руководителем организации автора документа.

Указание организации или структурного подразделения, являющихся автором документа, обязательно. Как было указано, внешние докладные записки должны готовиться на общем бланке. Следует помнить, что все государственные органы должны помещать на общем бланке изображение Государственного герба Республики Беларусь, а все реквизиты бланка оформлять на двух языках.

В докладной записке обязательно должен быть указан адресат. Выбор в оформлении реквизита «Адресат» при составлении докладной записки ограничен: она не может адресоваться учреждению в целом, структурному подразделению или частному лицу. Докладная записка может (и должна) адресоваться конкретному должностному лицу – непосредственному руководителю автора документа. При этом в состав должности должно включаться наименование учреждения.

Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой (вводной) части излагается состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления документа, проводится их анализ. Текст докладной записки не следует начинать словами «Довожу до Вашего сведения», а лучше таким образом: «По Вашему поручению мною проведена...», «Во исполнение приказа…», «В соответствии с планом…» и т.п.

Во второй части докладной записки излагаются выводы, предложения, просьбы. Не рекомендуется заканчивать текст докладной записки словами «Вносится на ваше рассмотрение», «Докладывается для принятия решения» и т.п. В конце текста докладной записки следует четко указать вносимое предложение (просьбу и т.д.) или сделать выводы. Заканчивать текст целесообразно словами: «Считаю… (необходимым, целесообразным и т.д.)» , «Предлагаю… «, «Прошу…» и т.п. К докладной записке могут прилагаться другие документы.

 

3.      Назовите должностное лицо, ответственное за прием и обработку входящих документов.

Вся поступающая в организацию или структурное подразделение корреспонденция принимается канцелярией или работником, ответственным за ведение делопроизводства, как правило, в день поступления.

 

4.      Укажите особенность децентрализованной формы регистрации.

Децентрализованная регистрация документов характерна для крупных учреждений сложной, часто территориально разобщенной структуры и предполагает наличие множества пунктов регистрации.

Децентрализованная регистрация производится по группам документов, например:

·        документы, передаваемые руководству учреждения - в канцелярии (в группе регистрации или в бюро правительственной переписки),

·        приказы по основной деятельности регистрируются в службе ДОУ;

·        приказы по кадрам - в отделе кадров;

·        бухгалтерская документация - в бухгалтерии;

·        учебная документация - в учебной части; переписка - в структурных подразделениях и (или) в службе ДОУ,

·        предложения, заявления и жалобы граждан - в группе (бюро, отделе) писем,

В структурных подразделениях документы, поступившие из экспедиции, регистрируются секретарем.

Вместе с тем децентрализация должна основываться на единой системе регистрационных индексов, единых правилах регистрации, на всеобщей доступности регистрационных данных, естественно, с соблюдением всех положений по конфиденциальности информации.

Билет № 8

1.      Назовите элементы реквизита «гриф утверждения».

Гриф утверждения документа – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

Слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО согласуются с видом документа, например: инструкция УТВЕРЖДЕНА, положение УТВЕРЖДЕНО.

Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в Табеле унифицированных форм документов или в Инструкции по делопроизводству. Основанием для составления перечня являются законодательные и ведомственные нормативные акты, устанавливающие обязательную процедуру утверждения тех или иных документов.

 

2.      «Информационное письмо» как разновидность служебного письма.

Информационное письмо - деловое письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.

Информационные письма, как правило, носят типовой характер и рассылаются органами власти и управления различных уровней подведомственным организациям или организациям определенного типа. В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, а также рекомендации и предложения. В них может содержаться информация, разъясняющая особенности применения тех или иных нормативных документов или правила поведения в определенных условиях. Иногда эти письма называются методическими.

Информационные письма могут содержать приложения. Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц.

Как правило, такие письма подписываются руководителем организации. Служебные письма оформляются на бланке письма в соответствии с ГОСТ, как правило, с угловым расположением постоянных реквизитов.

Используются бланки формата А4 и А5. Формат А5 используется в том случае, когда письмо не превышает 7-8 строк.

 

3.      Назовите части текста протокола.

Текст протокола включает следующие части: вводную; основную.

Во вводной части протокола после заголовка приводятся фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания. С новой строки после слова «Присутствовали» в алфавитном порядке перечисляют фамилии, инициалы должностных лиц, присутствовавших на заседании.

Если на заседании были лица из других организаций, то после слова «Присутствовали» с новой строки печатают слово «Приглашенные» и указывается список приглашенных лиц, в этом случае перед каждой фамилией указывается должность и название организации.

Во вводной части протокола указывается повестка дня.

Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии выступающих (докладчиков). Каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой, его формулируют с использованием предлогов «О» или «Об». Например: «Об утверждении учебных программ»; «О подведении итогов учебного года».

По каждому пункту указывается докладчик (должностное лицо, готовившее данный вопрос).

Основная часть. В соответствии с последовательностью вопросов в повестке дня оформляется текст основной части протокола — он должен содержать столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня.

Таким образом, заголовочная часть протокола оформляется всегда одинаково. Но текст протокола может быть изложен в разных формах: краткой или полной.

 

4.      Характеристика и назначение номенклатуры дел.

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием их сроков хранения, оформленный в установленном порядке. Назначение номенклатуры дел:

·        распределение исполненных документов в дела;

·        систематизация и учет дел;

·        закрепление индексов дел;

·        установление сроков хранения дел.

Кроме того, номенклатура дел:

·        служит основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;

·        используется как основной учетный документ при сдаче в архив организации дел временного (до 10 лет включительно) хранения;

·        является основой для составления актов на уничтожение дел;

·        может быть использована как схема для построения справочной картотеки на исполненные документы.

Различают три вида номенклатуры дел:

: типовые, примерные и конкретные (индивидуальные).

Типовая номенклатура дел:

·        является нормативным документом;

·        содержит унифицированные заголовки дел, образующихся в процессе работы однородных по характеру деятельности и структуре организаций;

·        устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли;

·        применяется без внесения изменений в заголовки дел, конкретизируя только наименования организаций и отделов.

                                                   

Билет № 9

1.      Назовите документ, в котором регистрируются отправляемые документы.
Журнал регистрации исходящих документов

2.      «Телеграмма» как вид документа.

Телеграмма – вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи. Для передачи факсимильной копии документа, а также схем, чертежей и рисунков используются фототелеграммы, факсы (факсимильные сообщения) или электронная почта.

Категория и вид телеграммы указываются перед адресатом. Например: «правительственная», «срочная», «заверенная», « с уведомлением о вручении», «с оплаченным ответом» и т.д. чаще всего отправляют телеграммы срочные и простые. Срочная должна прийти к адресату за время до 3х часов, а простая – до 6 часов.

В телеграмме даются:

·        точный адрес (перед ним обязательно проставление номера (индекса) отделения связи, обслуживающего адресата),

·        наименование учреждения,

·        если известно – наименование должности, фамилия (с инициалами или без них) получателя.

Адрес в телеграмме печатается отдельной строкой. В телеграмме, направляемой в несколько адресов (в том числе и в одном городе), каждый адрес указывается индивидуально. Если телеграмма направляется в один город нескольким адресатам и при этом один из них основной, а к остальным пойдут копии, адрес оформляют следующим образом:

Если телеграмма адресуется более чем в четыре адреса, прилагается указатель рассылки, составленный и подписанный исполнителем, подготовившим текст телеграммы. Печатается адресат прописными буквами. Большое значение при составлении следует придавать выбору слов, более точно передающих смысл. Пишется телеграмма особым телеграфным языком, по возможности без предлогов, союзов, знаков препинания. Если знаки препинания все же необходимы, т.к. имеют смысловое значение, они пишутся сокращенно строчными буквами: точка – тчк; запятая – зпт; двоеточие – двтч; кавычки – квч; скобки – скб.

Ответная телеграмма начинается с указания номера (индекса) и даты инициативного документа, на который дается ответ, без слов «Ваш», «на Ваш». Поэтому сам текст не следует начинать и заканчивать цифрами. После текста указываются наименование должности (допускается не указывать) и фамилия лица, подписавшего телеграмму. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой.

Текст служебной телеграммы заверяется печатью. Составляется телеграмма в двух экземплярах: первый, подписанный, отдается для передачи, а второй подшивается в дело.

 

3.      Укажите сроки, на которые заключаются трудовые контракты.

Контракт – трудовой договор, заключаемый в письменной форме на определенный в нем срок и содержащий особенности по сравнению с общими нормами законодательства.

Сроки действия срочного трудового договора (контракта)

Максимальный срок действия срочного трудового договора и контракта составляет 5 лет (п. 2 части второй ст. 17 ТК). Минимальный срок контракта – 1 год (п. 1 Декрета № 29). Для срочного трудового договора минимальный срок – 1 день, что следует из ст. 10 ТК.

 

4.      Назовите этапы обработки исходящей документации.

Этапы обработки исходящей документации

1) подготовку проекта документа,

2) печатание,

3) визирование,

4) согласование,

5) подписание,

6)регистрацию,

7) проверку правильности вложения,

8) отправку,

9) подшивку второго экземпляра (копии) в дело .

Обработка исходящей документации с момента подготовки проекта до момента регистрации аналогична обработке внутренней документации.

Билет № 10

1.      Дайте определение бланка документа.

Бланк документа — это лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации — авторе документа

 

2.      Укажите, что перечисляется в основной части текста протокола.

Основная часть протокола краткой формы изложения строится по схеме: “СЛУШАЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)” - без текста выступлений.

Основная часть протокола полной формы изложения строится по схеме: “СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)” - отдельно по каждому рассматриваемому вопросу согласно повестке дня. Эти слова печатаются прописными буквами от границы левого поля. Перед словом “СЛУШАЛИ” ставят номер вопроса повестки дня, после двоеточие.

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; постановление (решение) печатается полностью.

В случае возникновения принципиальных разногласий в протоколах краткой формы допускается фиксировать отдельные выступления участников.

Постановляющая часть протокола заканчивается указанием должностного лица, ответственного за контроль исполнения решений (постановлений) или отдельных пунктов решений.

 

3.      Укажите особенность заявления о переводе на другую должность.

Необходимо различать перевод и перемещение.

При переводе изменяется трудовая функция, наниматель или местность, где выполняются работы, а при перемещении – рабочее место, структурное подразделение, механизм, агрегат.

Переводом признают поручение нанимателем работнику работы по другой профессии, специальности, квалификации, должности (за исключением изменения наименования профессии, должности) по сравнению с обусловленными в трудовом договоре, а также поручение работы у другого нанимателя либо в другой местности, за исключением служебной командировки (часть первая ст. 30 Трудового кодекса РБ (далее – ТК)).Перевод допускается только с письменного согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных частью третьей настоящей статьи, статьями 33 и 34 настоящего Кодекса.

Написание заявления о переводе на другую работу чаще всего происходит в тех ситуациях, когда перемещение сотрудника с одной должности на другую выполняется внутри предприятия. С точки зрения закона, перевод всегда должен сопровождаться переменой трудовых обязанностей, условий работы и полномочий сотрудника или же изменением структурного подразделения, к которому он относится. Запрещается перевод работника на работу, противопоказанную ему по состоянию здоровья.

При переводе на другую работу у того же нанимателя с работником заключается трудовой договор с соблюдением требований статей 18 и 19 настоящего Кодекса.

 

4.      Предварительное рассмотрение входящих документов как второй этап обработки входящих документов.

Предварительное рассмотрение документов организуется на основе следующих правил, выработанных практикой:

·      оно осуществляется в день их поступления в организацию (в этот же день, как правило, происходит и регистрация входящих документов);

·      решение о направлении документа на исполнение принимается на основе анализа содержания и значимости для деятельности организации документа, а не на основе названия его вида или адресования; на рассмотрение первому руководителю организации направляются документы: поступившие из вышестоящих организаций, от контролеров и регуляторов;

·      по важным, принципиальным вопросам деятельности, исполнение которых требует решения руководителя; в которых затрагиваются вопросы коррупции (фиксируются факты коррупции, склонения к ней и т.п.);

·      обращения граждан направляются в специальное подразделение или специально назначенным ответственным лицам в службе делопроизводства, которые проводят «отдельное» предварительное рассмотрение именно обращений граждан вместе с их регистрацией (ведь работа с обращениями граждан рассматривается как специальное делопроизводство).

А в небольших организациях обращения граждан могут направляться первому руководителю или его заместителю либо иному должностному лицу, назначенному приказом руководителя; на рассмотрение заместителям руководителя направляются поступающие документы по вопросам, находящимся в зоне их ответственности; без рассмотрения руководством организации могут быть направлены на регистрацию и исполнение в структурные подразделения документы, непосредственно адресованные в данные подразделения или сотрудникам этих подразделений по результатам анализа их содержания и проверки соответствия задачам и функциям, закрепленным в положениях о подразделениях.

Билет № 11

1.      Дайте определение термина «организационные документы».

Организационные документы - это комплекс взаимосвязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства предприятия.

 

2.      Укажите цель инициативной докладной записки.

Инициативные — те, где работник предлагает начальству вынести определенное решение в связи с конкретными событиями – нарушениями, простоями и т. д.

 

3.      Назовите особенности приказа по личному составу.

1. Приказ не гостирован по оформлению (могут быть разные варианты оформления, они оговариваются в инструкции организации по работе с документами).

2. Регистрационный номер пишется с добавлением индекса «л/с» или «к».

3. Заголовок – «По личному составу».

4. Констатирующей части может не быть.

5. Распорядительная часть оформляется в следующей последовательности: прием на работу, перевод или перемещение по работе, установление разрядов, категорий рабочим и служащим, изменение фамилии, увольнение работников, прекращение работы в связи со смертью.

6. По каждому перечисленному вопросу может быть издан самостоятельный документ. В этом случае заголовок к тексту оформляется следующим образом: « О приеме на работу», «О поощрении» и т.п.

7. К каждому пункту приказа дается основание (заявление работника, докладная записка, распоряжение и т.д.).

8. В пункте приказа о приеме на работу следует указывать на какую должность, в какое подразделение, с какой оплатой и с какого числа оформляется работник. В основании дается ссылка на заявление работника, трудовой договор.

9. При переводе на другую работу в приказе указывается вид и причина, дата перевода, устанавливаемый оклад. В основании дается ссылка на заявление работника, представление руководителя.

10. При увольнении работника в приказе указывается причина увольнения со ссылкой на конкретную статью Трудового кодекса и дата увольнения. В основании к приказу дается ссылка на заявление работника, а при увольнении по инициативе администрации дается ссылка на докладную записку руководителя и т.п.

11. Распорядительная часть приказа начинается с указания фамилии (печатается ПРОПИСНЫМИ буквами), имени и отчества (печатается полностью строчными буквами).

12. Приказы вступают в силу с момента их подписания.

13.В приказе по личному составу после каждого пункта обязательна подпись сотрудника:

С приказом ознакомлен (а) Личная подпись И.О.Фамилия____дата_____

Реквизиты приказа по личному составу:

- наименование организации; наименование вида документа; дата; регистрационный номер; место составления или издания документа; заголовок к тексту; текст; основания к пунктам; подпись руководителя; визы согласования документа; подписи сотрудников, ознакомленных с приказом.

 

4.      Укажите группы, на которые делятся все дела, подготовленные на архивное хранение.

постоянного хранения;

- временного хранения (свыше 10 лет);

- временного хранения (до 10 лет);

- подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

                                          

Билет № 12

1.      Перечислите элементы реквизита «адрес».

В состав реквизита могут включаться:

– наименование организации;

– наименование структурного подразделения;

– должность, фамилия и инициалы лица, которому адресуется документ;

– почтовый адрес.

 

2.       «Письмо-претензия» как разновидность служебного письма.

Письмо-претензия (или иначе письмо-рекламация) – вид деловой корреспонденции, который применяется в тех случаях, когда одна сторона договорных отношений в письменном виде высказывает другой стороне недовольство качеством исполнения обязательств или же информирует о полном их отсутствии.

Примеры писем-претензий: о возврате денежных средств, о невыполнении условий договора,о погашении задолженности, о некачественном товаре,о срывах сроков поставки.

Как правило, письменной претензии предшествуют устные переговоры (личные или по телефону), не возымевшие ожидаемого эффекта.

Структура письма: Адресат-Тема письма-Заголовок/Обращение-Вступление-Основная часть-Заключение-Приложение-Подпись-Исполнитель

 

3.      Перечислите основные разделы текста резюме.

Вне зависимости от выбранного формата, любое резюме включает следующие блоки:

Заголовок резюме.

Указываются имя, фамилия и отчество соискателя (крупными буквами 18-20-й кегль шрифта) по центру или с левой стороны вверху, приложите свое наиболее удачное деловое фото.

Координаты, контактная и личная информация.

Указывается адрес; средства связи (мобильный и домашний телефоны, e-mail.

Цель.

В формулировке цели содержится краткая информация о вакансии, на которую вы претендуете, обозначаются границы профессиональных интересов.

Образование.

Информацию о полученном образовании обычно излагают в хронологическом порядке либо по принципу значимости.

Опыт работы.

Информацию об опыте работы (стажировке) излагают в обратном хронологическом порядке (начиная с последнего места работы

Дополнительная информация.

В данном разделе следует указать: уровень знания иностранных языков; уровень владения компьютером, с указанием применяемых программ; наличие водительских прав; дополнительные знания и умения, которые окажутся важными для будущей работы.

Личные качества.

Укажите свои положительные личностные качества.

Интересы и увлечения.

Включите все то, что дает представление о вас, как о гармоничной личности, живущей не одной лишь учебой и работой.

Рекомендации.

При наличии рекомендаций (они могут быть от прежних работодателей, научного руководителя, декана или преподавателя) в конце резюме укажите, что «Рекомендации могут быть представлены по требованию».

 

4.      Укажите, какой документ составляется при нарушении трудовой дисциплины.

К работникам, совершившим дисциплинарный проступок, независимо от применения мер дисциплинарного взыскания могут применяться: лишение премий, изменение времени предоставления трудового отпуска и другие меры. Виды и порядок применения этих мер определяются правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, соглашением, иными локальными нормативными правовыми актами.

Согласно статье 198 ТК за совершение дисциплинарного проступка наниматель может применить к работнику следующие меры дисциплинарного взыскания:

замечание; выговор; увольнение (пункты 4, 5, 7, 8 и 9 статьи 42, пункт 1 статьи 47)

Билет № 13

1.      Назовите размеры полей для документов системы организационно-распорядительной документации (ОРД).

Оформляя документы, на бланках или на листах бумаги устанавливают следующие размеры полей (не менее):

- левое - 35 мм

- верхнее - 20 мм

- правое - 10 мм

- нижнее - 15 мм.

 

2.      Назовите элементы реквизита «исполнитель».

В п. 5.25 ГОСТ Р 7.0.97-2016 указано, что отметка об исполнителе состоит из двух обязательных и трех дополнительных элементов. Рассмотрим их.

Отметка об исполнителе включает:

1) фамилию, имя, отчество исполнителя. Возможно, к исполнителю документа обратятся, поэтому желательно указывать имя и отчество полностью (Пример 1) – в ГОСТ указан именно такой вариант. На практике чаще указывают фамилию и инициалы;

2) номер телефона исполнителя. Какой именно телефон указывать: городской, мобильный или внутренний? Ответ: тот, по которому с исполнителем можно связаться.

Если отметка об исполнителе ставится на документе, который выйдет за пределы вашей организации (например, письмо), укажите мобильный  и городской. Если отметка об исполнителе ставится на внутреннем документе (например, служебная записка), достаточно указать внутренний телефон сотрудника. Если не можете определиться, то пишите все телефоны.

Отметка об исполнителе может включать:

1) должность исполнителя. Это поможет понять, специалист какой именно компетенции разработал документ;

2) структурное подразделение, где работает исполнитель. Это сориентирует, в какое именно подразделение компании обращаться, например, для ответа;

3) электронный адрес исполнителя. Если исполнителю неудобно обсудить особенности документа по телефону, он может указать электронную  почту.

 

3.      «Автобиография» как вид документа.

Автобиография — документ, в котором описаны этапы жизни и трудовой деятельности работника.

Автобиографию сотрудник пишет собственноручно, в произвольной форме без исправлений, в одном экземпляре, излагая основный события своей жизни в хронологической последовательности.

В тексте автобиографии освещают следующие вопросы: фамилия, имя, отчество, год рождения, образование (где, когда учился в каком учебном заведении), с какого времени началась трудовая деятельность, причины перехода с одной работы на другую, воинское звание (если есть), награды, поощрения, семейное положение сведения о родителях, домашний адрес, телефон, адрес электронной почты, подпись, дата.

 

4.      Ахарактеризуйте виды регистрации документов.

Регистрация документов - это фиксация факта создания документа или его получения, путем присвоения документу регистрационного номера (индекса) и записи сведений о нем в регистрационный журнал.

 Существуют три основных вида регистрации документов:

1) карточная система регистрации документа;

2) журнальная система регистрации документа;

3) компьютерная система регистрации документа.

Карточная система регистрации документов

Для регистрации документов применяется единая регистрационная карточка. Для того, чтобы ориентироваться в массе карточек, применяют цветовые различия по категориям документов.

При карточной системе регистрации ведут две картотеки:

1) сроковая контрольная картотека;

2) справочная картотека.

Карточку на документ заполняют по мере выполнения следующих операций:

1) передача документа руководителю;

2) получение резолюции срока исполнения и исполнителя.

Журнальная система регистрации документа

Журнальная система регистрации используется в том случае, если документооборот предприятия менее 500–600 документов в год.

Журналы оформляются следующим образом:

1) в правом верхнем углу указывают название журнала, организации, регистрационный номер по номенклатуре;

2) в нижнем правом углу – начало и окончание ведение журнала.

Все листы журнала нумеруются в правом верхнем углу, начиная со второго, и прошиваются прочной ниткой. Середины концов нитки склеивают, а затем проставляют печать предприятия и делают надпись, заверяющую правильность оформления.

Регистрация документов на компьютере позволяет:

1) одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;

2) организовывать децентрализованную регистрацию документов в структурных подразделениях с объединением сведений о всех документах (поступивших и внутренних) в одной базе данных;

3) организовать информационно-справочную работу на основе базы данных организации;

4) организовать автоматизированный контроль за исполнением документов.

При регистрации на компьютере данные о документе, заложенные при его регистрации, автоматически будут использованы в программах по автоматизированному контролю и справочной работе.                                                  

Билет № 14

1.      «Должностная инструкция» как вид документа.

Должностная инструкция - это внутренний организационно-распорядительный документ, содержащий конкретный перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации производства, труда и управления, его прав и мер ответственности, а также квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности.

Предназначение должностной инструкции

Должностная инструкция выполняет следующие задачи:

установление квалификационных требований, предъявляемых к определенной должности, выполняемой работе (образование, опыт работы, наличие специальной подготовки и т. п.);

определение должностных обязанностей работника (круг обязанностей, объем работы, участки, за которые отвечает работник, и т. п.);

установление пределов ответственности работника.

Таким образом, главное предназначение должностной инструкции - определение работнику круга его обязанностей, прав, ответственности.

 

2.      Дайте определение термина «реквизит».

Реквизи́т (от лат. requisitum требуемое, необходимое) — совокупность предметов, необходимых для представлений в театре, во время кино- или фотосъёмки, рисования, лепки с натуры.

 

3.      «Трудовой контракт» как вид документа.

Одним из видов трудового договора является контракт.

Контракт — это трудовой договор, заключаемый в письменной форме на определенный в нем срок, содержащий особенности по сравнению с общими нормами законодательства о труде, предусматривающими конкретную минимальную компенсацию за ухудшение правового положения Работника.

Контракт позволяет индивидуализировать условия труда с учетом особенностей квалификации работника, его деловых качеств, специфики выполнения работы. Он может содержать широкий перечень условий, оговоренных непосредственно сторонами, в том числе по вопросам организации труда, его стимулирования, социально-бытового обеспечения, ответственности и др. Контракт также содержит все основные условия трудового договора и служит основанием возникновения трудовых отношений между работником и нанимателем. Вместе с тем в контракте по сравнению с обычным трудовым договором имеется ряд особенностей, таких как:

·        - контакт представляет собой соглашение, по которому обе стороны имеют как права, так и обязанности, невыполнение которых влечет применение определенных санкций;

·        -носит срочный характер: минимальный срок контракта — 1 год, максимальный — 5 лет;

·        -заключается не со всеми, а только с определенной категорией работников, которые выполняют общие управленческие и административно-хозяйственные функции;

·        -предусматривает дополнительные основания его расторжения в случае невыполнения работником его условий;

·        - стороной, осуществляющей наем работника, не всегда является предприятие или работодатель;

·        -в случае прекращения действия контракта в связи с истечением срока и при досрочном его расторжении в связи с нарушением нанимателем условий контракта работнику выплачивается минимальная компенсация за ухудшение его правового положения.

Таким образом, трудовой контракт как одна из форм трудового договора призван обеспечивать гибкость в регулировании трудовых отношений с различными категориями работников, стимулировать повышение взаимной заинтересованности работника и нанимателя в результатах трудовой деятельности, поддерживать должный уровень трудовой дисциплины, способствовать мобильности трудовых ресурсов и выполнять ряд других задач в условиях перехода Республики Беларусь к рыночным отношениям.

Изучив особенности контракта, мы пришли к выводу, что наряду с положительными условиями существуют условия, которые ухудшают правовое положение работника по сравнению с действующим законодательством. К таким условиям можно отнести: невозможность увольнения по собственному желанию, усиление ответственности за нарушение законодательства о труде (особые случаи депримирования работника, возможность понижения в классе), особенности выплаты заработной платы, включение дополнительных оснований расторжения контракта по инициативе

нанимателя.

 

4.      Назовите основную задачу документа.

Основная задача  документа – зафиксировать информацию так, чтобы в дальнейшем ее можно было обрабатывать, хранить, передавать и использовать. Документ обладает информационными и эксплуатационными свойствами.

 

Билет № 15

1.      «Указание» как вид документа.

Указание— распорядительный документ федеральных органов исполнительной власти и управления, других вышестоящих организаций по вопросам информационно-методического характера, связанных с исполнением нормативно-правовых актов, инструкций, методик и прочих руководящих документов. Руководители низовых организации, предприятий, фирм на правах единоначалия также имеют право на издание указаний при оформлении решений по оперативным и административным вопросам (командирование сотрудников, наложение взысканий и т. п.).

 

2.      Перечислите, что излагается во второй части текста справки.

Справка - документ, составляемый с целью описания фактов основной деятельности предприятия или подтверждения фактов биографического или служебного характера.

Во второй приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса.

 

3.      «Характеристика» как вид документа.

Характеристика – это официальный документ, содержащий комплексную оценку профессиональных и личностных качеств работника, выявленных за время его работы на данном предприятии, а также выводы и предложения по его перспективному деловому предназначению.

Различают следующие виды характеристик:

внутренняя – предназначена для использования внутри организации;

внешняя – предназначена для использования за пределами организации и составляется по запросам государственных, правоохранительных и иных органов, сторонних организаций (например, банковских или образовательных учреждений), а также самого работника. Тип характеристики зависит, как правило, от того, для каких целей она составляется.

 

4.      Перечислите, какого дополнительного оформления требуют дела, отобранные на архивное хранение.

Подготовка исполненных документов к хранению включает:

·        экспертизу ценности документов;

·        оформление документов, сдаваемых в архив;

·        составление описи документов постоянного и долговременного хранения;

·        обеспечение сохранности дел;

·        передачу дел в архив (ведомственный, а затем государственный).

Все дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления. При оформлении должна быть проделана следующая работа:

·        документы в деле переформировывают и располагают в хронологическом порядке;

·        нумеруют листы дела в правом верхнем углу (простым карандашом или нумератором);

·        в конце дела подшивают заверительный лист, в котором указывают количество листов в деле;

·        на наиболее важные документы (по личному составу или содержащие коммерческую тайну) составляют внутренние описи дел и подшивают их в начале дела;

·        переплетают дело;

·        на обложке дела дополнительно указывают количество листов (согласно заверительному листу), срок хранения дела. Уточняют заголовок и крайние даты дела.

Опись составляется на документы одного года. Дела в описи располагаются по степени важности. На дела с документами постоянного хранения и со сроком хранения более 10 лет составляются отдельные описи.

Билет № 16

1.      Назовите основные разделы текста положения.

Положение – это организационно-правовой документ, регламентирующий порядок образования, права, обязанности, ответственность и организацию работы структурного подразделения (должностного лица, совещательного или коллегиального органа), а также его взаимодействие с другими подразделениями и должностными лицами.

·        Общие положения

·        Основные задачи

·        Задачи, для решения которых создано и работает СП

·        Функции

·        Права и обязанности

·        Ответственность

·        Взаимоотношения

 

2.      «Акт» как вид документа

Акт — это документ, составляемый группой лиц (преимущественно комиссией), подтверждающий установленные ими факты или события.

Акты составляются при ревизиях и обследованиях, инвентаризации, передаче товарно-материальных ценностей, передаче дел при смене должностных лиц, проведении испытаний новых изделий, оборудования, при сдаче в эксплуатацию законченных объектов, экспертизе различных изделий для проверки их качества и т.д. Каждое актируемое событие должно оформляться соответствующей разновидностью акта.

Акты документируют деятельность как постоянно действующих комиссий, так и специально созданных. В некоторых случаях его составляет одно должностное лицо — при ревизии финансово-хозяйственной деятельности, проверке наличия товара, порчи груза, нарушения правил транспортировки и т.д.

 Во всех случаях в акте отражают только те факты, которые были обнаружены в ходе соответствующей работы. Некоторые разновидности акта (например, акты проверок, ревизий и др.) не только фиксируют факты и события, но и содержат выводы, предложения, рекомендации, предписания.

Независимо от разновидности акт оформляется по одной схеме на общем бланке организации или специальном бланке акта, который содержит в этом случае унифицированный текст.

Унифицированные формы актов разрабатываются для повторяющихся ситуаций и, как правило, утверждаются соответствующими органами управления.

Обязательными реквизитами акта являются: наименование организации, название вида документа (АКТ), дата, индекс, место составления, заголовок к тексту, текст, подписи. Если акт предназначен для передачи в другие организации, т.е. является внешним документом, в состав реквизитов заголовочной части включают юридический адрес организации — автора акта.

Дата и место составления акта должны соответствовать дате и месту актируемого события.

Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть, выводы.

Во введение должно включаться основание для издания акта — ссылка на документ, послуживший основанием для проведения проверки (работы комиссии) и т.д. Таким документом может быть приказ руководителя, случившееся событие, договор о совместной деятельности и др.

 Далее во вводной части указывают список фамилий с указанием должностей лиц, составивших акт (их перечисляют в последовательности: председатель комиссии, члены комиссии, присутствующие).

Констатирующая часть печатается с абзаца и включает сроки проведения работы комиссии, ее цели и задачи, сущность установленных фактов, методы, которыми велась проверка, ее результаты. Текст констатирующей части при необходимости может быть разбит на пункты.

Выводы, предложения, рекомендации комиссии печатают с абзаца. Они также могут состоять из нескольких пунктов. В случае несогласия одного из членов комиссии с содержанием акта в качестве приложения оформляется особое мнение члена комиссии.

В конце текста указывают данные о количестве экземпляров акта и их нахождении или адресатах, которым он направлен. Количество экземпляров акта определяется практической необходимостью. При наличии приложений на них дается ссылка.

Подписи располагаются в той же последовательности, как и во вводной части, но без указания должности. Акт подписывают все члены комиссии. Член комиссии, имеющий замечания к содержанию акта и не согласный с выводами комиссии, также обязан поставить свою подпись. В этом случае рядом с подписью делается примечание.

Ряд разновидностей акта обретают юридическую силу после утверждения. Например, акт о ликвидации организации становится официальным документом после утверждения руководителем вышестоящего учреждения. В некоторых актах (по материальным, финансовым вопросам ) гриф утверждения заверяется печатью.

Все лица, упомянутые в акте, особенно те, к работе которых высказаны замечания, должны быть ознакомлены с его содержанием под расписку

 

3.      «Анкета» как вид документа.

Анкета - (от фр. список вопросов) -- опросный лист, самостоятельно заполняемый опрашиваемым по указанным правилам. Анкета представляет собой набор вопросов, ответы на которые могут способствовать решению поставленных аналитиком задачи.

Анкетный опрос может быть единственным источником информации, но более глубокую и развернутую панораму субъективного мира опрашиваемого дает анкетирование в комбинации с другими методами.Анкетирование - это опрос значительного числа респондентов с целью получения информации о типичности исследуемого психолого-педагогического явления.

Средством метода является разработанная специалистом (а не любителем) анкета. Опрос по ней предполагает жестко фиксированный порядок, содержание, форму вопросов, четкое указание формы ответов. Анкета должна содержать три смысловые части

·        ·вводную, в которой содержатся цель и мотивировка анкетирования, подчеркивается значимость участия в нем респондента, гарантируется тайна ответов, четко излагаются правила заполнения анкеты;

·        основную, состоящую из перечня вопросов, на которые надлежит дать ответ;·социально-демографическую, призванную выявить основные биографические данные и социальное положение опрашиваемого.

·        “Паспортичка”. Содержит вопросы по выявлению профессии, образования, возраста, семейного положения, пола и других социальных критериев; располагается в конце анкеты.

При составлении анкеты используются различные варианты построения вопросов. Это могут быть открытые вопросы, закрытые, полузакрытые, вопросы-фильтры, целевые (исследовательские) и анкетные (контрольные) вопросы, вопросы на ранжирование.

4.      Назовите нормативный документ, в соответствии с которым проводится определение конкретных сроков хранения документов.
     (ст.4 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь», далее - Закон об архивном деле).         

Сроки хранения определяются:

• перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (приложение 1 к постановлению Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140, далее - Перечень типовых документов);

• ведомственными перечнями, разрабатываемыми министерствами и другими органами управления для организаций своей системы.                                   

Билет № 17

1.      Охарактеризуйте термин «организационно-распорядительная документация (ОРД)».

Организационно-распорядительная документация (ОРД) - это документация, обеспечивающая организацию процессов управления и управленческого труда.

ОРД является одной из подсистем управленческой документации. С её помощью документируются действия организаций и предприятий при выполнении всех управленческих функций на любом уровне управления и во всех отраслях.

Так как понятие управленческая деятельность весьма многогранно, то для документальной фиксации её различных сторон используются различные виды документов. Это позволяет выделить в ОРД следующие основные группы документов:

·         распорядительные (приказ, распоряжение, указание, постановление, решение);

·        организационные (устав организации, положение об организации, структура и штатная численность, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении организации, должностная инструкция работнику и др.);

·        справочно-информационные (акт, письмо, докладная записка, объяснительная записка, справка, сводка, телефонограмма, телеграмма и др.).

·        Протокол сочетает в себе черты распорядительного и справочно-информационного документа.

 

2.      Назовите элементы реквизита «гриф согласования».

Реквизит «Гриф согласования» располагается ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа документа и печатается от нулевого положения табулятора. Он состоит из словам «СОГЛАСОВАНО», наименования должности лица, с которым согласуется документ (включая полное наименование организации), собственноручной подписи, ее расшифровки и даты.

 

3.      Кем производится изменение записей в трудовых книжках.

Записи и изменение записей в трудовую книгу вносятся работником отдела кадров или уполномоченным лицом лицом.

 

4.      Назовите цели  и задачи создания экспертной комиссии.

Экспертная комиссия создается с целью мониторинга и оценки качества работы.

Основными задачами экспертной комиссии являются:

·        организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел;

·        организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии их подготовки к передаче в архив учреждения;

·        организация и проведение отбора документов, подготовка их к передаче на постоянное хранение в государственный архив (в случае если документы отнесены к составу Архивного фонда РБ).

Билет № 18

1.      Назовите функции документа.

Все официальные документы имеют общие и специальные функции.

Общие:

А) информационная, т.е. документ создают для сохранения информации.

Б) социальная, документ является социально значимым объектом, т.к. связан с определенной социальной потребностью.

В) коммуникативная, т.е. документ выступает средством связи между организациями и др. общественными органами.

Г) культурная – документ закрепляет и передает культурной традиции общества в частности в уровень научного и технического развития общества.

Д) управленческая – документ является инструментом управления, поскольку специально создан для этой цели.

Е) правовая – документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношения в обществе.

Ж) историческая – документ – источник исторических сведений о развитии общества после выполнения своих оперативных функции, чему помогает его поступление на хранение вы архив.

 

2.      Назовите основные разделы текста должностной инструкции.

Должностная инструкция обычно состоит из следующих разделов:

общие положения; основные задачи и функции; обязанности; права; ответственность; взаимосвязи.

 

3.      Назовите, что является датой протокола.

Датой протокола является день проведения заседания (протоколы, как правило, оформляются после заседания). Если заседание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты его начала и окончания, например: 21–24.01.2020

 

4.      Охарактеризуйте первичную обработку входящих документов.

Документы, поступающие в организацию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

 Прием и первичная обработка документов осуществляются работниками службы делопроизводства. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.

Полученный документ регистрируется в регистрационно-контрольной форме (далее— РКФ).

На полученном документе в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа проставляется регистрационный штамп. Документы, адресованные руководству организации, а также документы, в которых в качестве адресатов не указаны конкретные лица или структурные подразделения, предварительно рассматриваются в службе делопроизводства, а затем направляются руководству или в подразделение.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Рассмотренные руководством документы возвращаются в службу ДОУ, где в РКФ вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение. Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.

 Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на бланке, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована. При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями.

Билет № 19

1.      Назовите виды распоряжений.

Распоряжение — в государственном и административном праве — вид подзаконного акта управления, изданный органом власти или управления в рамках его компетенции и имеющий обязательную силу для физических и юридических лиц, которым оно адресовано.

В зависимости от носителей актов управленческих решений, способу реализации и контроля, распоряжения носят следующий характер.

По форме носителей

устное распоряжение — подзаконный акт управления, содержащийся в устном волевом распоряжении руководителя;

письменное распоряжение — подзаконный нормативный акт управления, изложенный письменно в установленной форме.

циркулярное распоряжение — подзаконный нормативный акт управления, изложенный письменно в установленной форме и разосланный всем указанным в нём.

По содержанию и способу контроля

нормативное распоряжение — ставит задачу по использованию каких-либо определенных форм и методов достижения результата;

индивидуальное (ненормативное) распоряжение — содержит задачи по выполнению определенных индивидуальных действий, должно быть выполнен точно и в срок с представлением доклада о его выполнении начальнику, отдавшему распоряжение.

 

2.      Назовите части текста справки.

Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов, событий или явлений, а также удостоверяющий какой-либо юридический факт.

Текст справки состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие поводом для её написания; во второй - приводятся конкретные данные. Выводы и предложения в справке не даются. Это и отличает её от докладной записки.

 

3.      Назовите основные реквизиты заявления.

Заявление - это документ, содержащий просьбу, предложение или жалобу какого-либо лица, адресованный организации или должностному лицу учреждения.

Реквизиты заявления

1. Наименование должности, фамилия и инициалы адресата - лица, которому адресовано заявление.

2. Наименование должности, фамилия и инициалы адресанта, т.е. составителя заявления.

3. Наименование вида документа (заявление).

4. Текст заявления (точное изложение просьбы, предложения).

5. Опись прилагаемых к заявлению документов (если имеются).

6. Личная подпись.

7. Дата составления заявления.

 

4.      Дайте определение термина «реквизит».

Каждый документ состоит из элементов, которые называются реквизитами. Реквизит – это элемент оформления официального документа. Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, составляющих документы, определяется их видом, назначением и др. факторами. Состав реквизитов отдельных видов документов, выдаваемых органами госвласти и госуправления.

Билет № 20

1.      «Докладная записка» как вид документа

Докладная записка – информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки делятся на инициативные (внесение предложений, изложение просьбы, фактов, явлений) и отчетные (о ходе, состоянии, завершении работ, выполнении поручений, планов, о результатах командировки, проверки и т.п.).

В зависимости от адресата докладные записки делятся на внутренние и внешние. Внутренние адресуются руководителю организации и оформляются на стандартных листах формата А4 или А5. Внешние адресуются руководителю вышестоящей организации и оформляются на бланке.

Текст докладной записки состоит из вводной и основной частей.

 

2.      Правила оформления реквизита «виза».

Виза официального документа – это реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Визированию подлежат как внутренние документы, так и исходящие. На внутренних документах визы проставляются слева на последнем листе первого экземпляра документа ниже подписи или на оборотной стороне последнего листа документа. Второй вариант наиболее удобен при визировании распорядительных документов (приказов, распоряжений, решений и др.), т.к. при размножении и рассылке копий документа в другие организации визы на них не воспроизводятся. В исходящих документах (письмах, справках, докладных записках) визируются экземпляры документов, остающиеся в делопроизводстве организации (так называемые отпуски), по тем же правилам, что и внутренние документы. При невозможности разместить визы на документе необходимо составлять отдельный лист согласования.

 

3.      «Трудовая книжка» как вид документа.

       Трудовые  книжки  ведутся  на всех работников, работающих у нанимателя  свыше  пяти  дней,  если  работа  в  этой организации, у индивидуального   предпринимателя   и   физического  лица,  которому законодательством   предоставлено  право  заключения  и  прекращения трудового договора с работниками, является для работника основной.

    Работники,  поступившие  на  работу  не  впервые,  обязаны предъявлять  нанимателю оформленную в установленном порядке трудовую книжку.

           Поступающие на работу должны предъявить нанимателю документы согласно перечню, установленному ст.26  Трудового кодекса Республики Беларусь.

      Лицу, впервые поступающему на работу, на основании приказа о приеме   на   работу   нанимателем   заполняется   трудовая   книжка.

      На  внештатных  работников трудовые книжки ведутся наряду с общими  требованиями  при условии, что они подлежат государственному социальному страхованию.

     Запись   в   трудовую   книжку   сведений   о   работе  по совместительству  производится  нанимателем  по желанию работника по месту его основной работы.

 

4.      Назовите реквизит, который оформляется после исполнения документа.

Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»

Отметку заполняют от руки. Она состоит из слов «В дело», номера дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться документ, даты и номера документа, свидетельствующего об исполнении (при отсутствии такого документа указывают краткие сведения об исполнении), личной подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения-исполнителя, даты.

Содержание отметки об исполнении зависит от характера исполнения документа: например, подготовка письменного ответа, проведение переговоров, достижение устной договоренности.

Результаты исполнения могут формулироваться следующим образом: «Направлено, дата, №», «Учтено при составлении заявки», «Дан устный ответ», «Вопрос решен по телефону» и т.п.

 

Билет № 21

1.      Назовите вопросы, по которым обязательно издание распорядительных документов.

Распорядительные документы играют очень важную роль в управлении учреждениями, предприятиями и организациями.

Обязательно издание распорядительных документов по следующим вопросам:

1) организационным;

2) планирования производства;

3) строительства, материально-технического снабжения;

4) сбыта;

5) финансов и кредита;

6) труда и заработной платы.

Это, конечно, не все вопросы, по которым необходимо создавать распорядительные документы, но они являются наиболее характерными и стабильными основаниями для обязательного издания распорядительных документов,

Распорядительные документы носят административный характер. Они обращены к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам.

 

2.      Назовите виды информационно-справочных документов.

В состав информационно-справочных документов входят:

докладная записка,

• служебная записка,

• объяснительная записка,

• предложение,

• представление,

• заявление,

• все разновидности переписки,

• протокол,

• акт,

• справка,

• заключение,

• отзыв,

• сводка,

• список,

• перечень,

• телеграммы и телефонограммы

В составе информационно-справочной документации выделяют:

1. Справочная документация (имеет индивидуальный характер, выдается по разовому запросу, касающегося одного работника, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней).

2. Отчетно-справочная (характеризуется четкой периодичностью (годовой, квартальной и тому подобное) представления её адресатам и наличием типовых форм, сводных таблиц, итогов, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней (например, отчетная документация, представляемая в государственные органы статистики).

3. Справочно-аналитическая (выдается по разовым или периодическим запросам с различных уровней управления, имеет сводный, обобщающий характер, разнообразие запрашиваемых показателей (пол, возраст, образование, наличие правительственных наград и так далее), в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней).

 

3.      Назовите виды документов по личному составу.

Документы по личному составу являются наиболее важными и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. К документам по личному составу относятся:

·        трудовые договоры, заключенные предприятием с работником;

·        приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника);

·        трудовые книжки;

·        личные дела;

·        лицевые счета по заработной плате

 

4.      Особенности оформления приказов по личному составу

Пунктом 23 Инструкции предусмотрено 2 вида бланков для использования. Это бланк для письма и общий бланк (для всех видов организационно-распорядительных документов). Бланки разрабатываются  в соответствии с СТБ 6.38-2004. На общий бланк при изготовлении конкретного документа (приказ, распоряжение, указание, протокол и др.) наименование его вида наносят с помощью технических средств. Название вида документа печатают прописными буквами без разрядки (ПРИКАЗ). При использовании общих бланков с продольным расположением реквизитов на 2 языках название документа печатается на 2 языках (ЗАГАД ПРИКАЗ) (п. 45 Инструкции).

Поля документа. При оформлении приказа по устоявшейся делопроизводственной практике используют бланк на стандартном листе бумаги формата А4 (210х297 мм) (п. 24 Инструкции) с соблюдением полей: левое – 30 мм; правое – не менее 8 мм; верхнее и нижние – не менее 20 мм (п. 20 Инструкции).

Бланки документов разрабатывают на основе продольного или углового расположения реквизитов, а сами реквизиты – центрованным или флаговым способом  (пп. 27, 28 Инструкции).

При составлении приказа в обязательном порядке необходимо указать краткий и емкий заголовок, точно передающий смысл приказа, который не берется в кавычки и не закрывается точкой.

Текст распорядительного документа (приказа), как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей (п. 99 Инструкции). В констатирующей части излагают цели, задачи, причины, факты, послужившие основанием для издания приказа. В приказах по личному составу основание издания документа указывают в конце каждого пункта. Если основание для издания нескольких пунктов документа является единым, его указывают в конце текста.

Распорядительная часть приказа начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами от границы левого поля, без кавычек и пробелов. В приказах по личному составу распорядительная часть начинается словом, точно обозначающим предписываемое действие («ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ» и др.). Распорядительное слово «ПРИКАЗЫВАЮ» может использоваться в текстах сложных по структуре приказов по личному составу.

Пункты распорядительной части сложных по содержанию приказов и распоряжений по личному составу располагают в следующей последовательности: прием на работу, перевод (перемещение), увольнение и т.д.

 

Билет № 22

1.      Основания для внесения изменений, дополнений в приказы.

Изменения вносятся в приказ в том случае, если меняется какая-либо изложенная в нем фактическая информация. Например, издан приказ о распределении полномочий между руководителями организации, но позже произошли кадровые перестановки: один сотрудник уволен, а на его место назначен новый. В случае, когда функционал уволенного сотрудника необходимо передать вновь принятому, без изменения «основной» сути большей части текста приказа, издается новый документ, с помощью которого вносятся изменения в уже действующий.

 Новый документ издается в форме приказа с очередным порядковым номером, просто в его заголовке следует сделать ссылку на наименование, регистрационный номер и дату изменяемого приказа, а в констатирующей части текста указать причину / основание вносимых изменений; еще можно повторить констатирующую часть основного приказа, в который вносятся изменения.

 

2.      Перечислите, что излагается в первой части текста справки.

Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов, событий или явлений, а также удостоверяющий какой-либо юридический факт.

Текст справки состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие поводом для её написания;

 

3.      Перечислите основные позиции, которые освещаются в тексте автобиографии.

В тексте автобиографии освещают следующие вопросы: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование (где, когда учился, в каком учебном заведении), с какого времени началась трудовая деятельность, причины перехода с одного места работы на другое, воинское звание (если есть), награды, поощрения, семейное положение, домашний адрес, телефон, дата составления, подпись и ее расшифровка

 

4.      Должностное лицо, в обязанности которого входит составление номенклатуры дел.

В больших организациях разработка и составление номенклатуры дел проходит с непосредственным участием службы документационного обеспечения управления (далее — служба ДОУ), на которую возлагается документационное обеспечение управления, контроль за соблюдением в структурных подразделениях организации единой системы делопроизводства, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства. Служба ДОУ также может включать в свою структуру такие подразделения, как общий отдел, секретариат, канцелярия, архив и пр.

В организациях, где нет необходимости создавать службу ДОУ, приказом руководителя должен быть назначен ответственный за архив, который по сути, и выполняет если не все, то значительную часть функций службы ДОУ. Как правило, это работник, который по своим основным функциональным обязанностям непосредственно связан с делопроизводством, документооборотом и т.п. (секретарь, юрисконсульт, бухгалтер). В должностной инструкции такого работника помимо основных обязанностей прописываются еще и обязанности ответственного за архив.

Билет № 23

1.      Перечислите максимальный набор реквизитов общего бланка.

Название реквизитов	Бланк для письма	Общий бланк
	Государственный герб Республики Беларусь. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). Код организации. Наименование вышестоящей организации. Наименование организации. Наименование структурного подразделения. Почтовый адрес отправителя. Коммуникационные и коммерческие данные	Государственный герб Республики Беларусь. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). Код организации. Наименование вышестоящей организации. Наименование организации. Наименование структурного подразделения. Место составления или издания
Ограничительные отметки и линии для реквизитов	Дата документа. Регистрационный индекс. Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа	Дата документа Регистрационный индекс

 

 

2.      Укажите, что перечисляется во вводной части текста протокола.

Вводная часть текста протокола содержит постоянную информацию(слова: “Председатель”, “Секретарь”, “Присутствовали”, “Приглашенные”,“Повестка дня”) ипеременную(фамилию и инициалы председателя, секретаря и присутствующих). Слова “Председатель”, “Секретарь”, “Присутствовали”, “Повестка дня” печатаются от границы левого поля.

В списке присутствующих сначала перечисляются члены коллегиального органа, затем - приглашенные с указанием должностей и организаций, которые они представляют. Фамилии присутствующих располагаются в алфавитном порядке. Если присутствующих более 15 человек, то указывается их общее количество и в скобках – "список прилагается". Список приглашенных составляется отдельно и прилагается к протоколу, если приглашенных более десяти человек.

В протоколе краткой формы повестка дня отсутствует.

Повестка дня включает перечень вопросов, обсуждаемых на совещании (заседании), название докладов (отчетов, сообщений, информации), наименование должности докладчика, его инициалы и фамилия (в родительном падеже).

 

3Кем подписывается характеристика.

Тот, кто составил характеристику, ее и подписывает. Характеристика заверяется печатью организации и подписью руководителя учреждения. Сотрудник же, который составил характеристику, несет полную ответственность за все указанные в ней сведения и их достоверность.

 

4Укажите и раскройте задачи архива предприятия.

Основными задачами архива организации являются:

·        комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве

·        учет и обеспечение сохранности документов

·        создание научно-справочного аппарата к документам архива

·        использование хранящихся в архиве документов

·        подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду РБ на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Государственной архивной службой РБ и органами управления архивным делом .

Самое главное и ответственное действо - подготовка документов к сдаче в архив организации.

                                                  

Билет № 24

1.      Назовите объект и предмет делопроизводства.

Делопроизводство – это совокупность работ по документированию деятельности учреждения и по организации документов в нем.

Исходя из этого определения можно установить, что объект делопроизводства - оформление документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия (фирмы, организации); кроме того, это и организация документооборота в учреждении.

Однако необходимо определиться и с непосредственно предметной сферой такой области человеческой практики, как делопроизводство. Предмет делопроизводства - правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия (фирмы, организации); надлежащая организация документооборота в учреждении согласно требованиям ГОСТа.

2.      Назовите должностные лица, имеющие право издавать распоряжение.

Распоряжение – это правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа, в целях разрешения оперативных вопросов; как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан.

3.      Охарактеризуйте документооборот как составляющую часть делопроизводства.

Документооборо́т — деятельность по организации движения документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки из организации и (или) направления в архив.

Документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают три основных потока документации:

документы, поступающие из других организаций (входящие);

документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).

Документы, поступающие в организацию, проходят:

первичную обработку;

предварительное рассмотрение;

регистрацию;

рассмотрение руководством;

передачу на исполнение.

 

4.      Готовим кадровые документы к сдаче в архив организации

Шаг 1. Определяем, кто, что и когда должен передать

Шаг 2. Готовим дела к передаче

После завершения делопроизводственного (календарного) года в отношении дел, которые заведены в отделе кадров, необходимо произвести следующие действия <*>:

1. Подшить (переплести) каждое дело.

2. Пронумеровать листы каждого дела.

3. Проверить наличие внутренней описи документов.

4. Составить заверительную надпись в каждом деле.

5. Оформить и уточнить реквизиты обложки каждого дела.

6. Систематизировать документы каждого дела в соответствии с установленными требованиями.

Шаг 3. Составляем опись дел

Шаг 4. Подписываем, согласовываем и утверждаем опись дел

 

Билет № 25

1.      Правила оформления реквизита «адрес».

Правильно оформленный реквизит «адресат» может состоять из таких информационных блоков, как: наименование предприятия, учреждения и организации в именительном падеже; если адресат — должностное лицо, то наименование его должности в дательном падеже; если адресат — физическое лицо, то его фамилия и инициалы в дательном падеже; почтовый адрес с указанием почтового индекса. В новом ГОСТе реквизит «адресат» имеет закрепленный порядковый номер 15.

.

2.       «Гарантийное письмо» как разновидность служебного письма.

Гарантийное письмо – деловое письмо, содержащее обязательство или подтверждение. Гарантийные письма адресуются организациям и лицам. Гарантироваться могут оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы или сроки поставки, возврат кредита, предоставление жилплощади и др. В тексте гарантийного письма, как правило, содержится просьба в адрес корреспондента и юридически значимая формула: Оплату (предоставление услуг и т.д.) гарантируем; Возврат кредита гарантируем и др. Если в письме гарантируется оплата, автор должен сообщить свои банковские реквизиты. Гарантийные письма подписываются двумя лицами: руководителем организации и главным бухгалтером и удостоверяются печатью организации. Следует иметь в виду, что в отдельных случаях нормативными правовыми актами утверждены унифицированные формы гарантийных писем, которые следует использовать при документировании определенных управленческих действий.

 

3.      Назовите этапы обработки поступивших документов.

а) приём и первичная обработка

б) предварительное рассмотрение распределение документов

в) исполнение документа

г) передача документов в вышестоящие органы

 

4.Перечислить основные этапы в истории развития делопроизводства в Беларуси

  Приказное делопроизводство возникло в конце XV в., когда появились первые приказы— централь­ные органы государственной власти, ведавшие отдель­ными отраслями княжеского управления, и приказные избы. — органы государственного управления на мес­тах.

Коллежское делопроизводство пришло на смену приказному в 1717—1718 гг. Было создано 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной сферой управления и подчинялась Сенату.   

  Исполнительное делопроизводство сменило коллежское в 1802 г., когда был издан указ о замене петровских коллегий министерствами. Введение министерств завершило процесс четкого разграничения функций органов исполнительной власти. Отличительной чертой исполнительного делопроизводства явилась, его полная регламентация законодательными актами. В первой половине XIX в. были установлены и закреплены в законах формы написания многих доку­ментов и порядок работы с ними. В делопроизводстве стали широко применять бланки документов, что ускорило процесс их изготовления.                                       

Билет № 26

1.      Дайте определение термина «документационное обеспечение управления».

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) –Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами является важным аспектом работы любого предприятия:

 

2.      Организационный документ «положение».

Положение – это организационно-правовой документ, регламентирующий порядок образования, права, обязанности, ответственность и организацию работы структурного подразделения (должностного лица, совещательного или коллегиального органа), а также его взаимодействие с другими подразделениями и должностными лицами.

 Практическая польза положений состоит в том, что в них максимально конкретно прописано, кто и что должен делать, какие задачи выполнять и за что нести ответственность. В свою очередь, это значительно облегчает контроль за выполнением поручений руководителя. Когда два отдела организации «перебрасывают» друг на друга выполнение какой-либо задачи, затягивая ее решение, и не могут договориться между собой, кто и что будет делать, помогут разобраться положения о подразделениях. Поэтому дальновидные руководители обычно лично заинтересованы в том, чтобы было подготовлено положение об их отделе и чтобы оно было настолько подробным, насколько это возможно. При подготовке положения оформляются  следующие реквизиты документа:

·       наименование организации;

·       наименование вида документа;

·       заголовок к тексту;

·       дата документа;

·       регистрационный номер документа;

·       место составления или издания документа;

·       гриф утверждения документа;

·       текст документа;

·       визы согласования документа

Автором положения может быть как филиал, так и структурное подразделение. Авторами положения могут быть две и более организации. В этом случае наименования организаций располагаются на одном уровне (если речь идет о компаниях, не подчиненных друг другу), и на разных уровнях (если одно учреждение подчинено другому).

 

3.      Назовите функции служебного письма.

Служебное письмо - это краткий (как правило не более 1-2 страниц) документ, касающийся одного вопроса (или нескольких взаимосвязанных между собой вопросов) и предназначенный для осуществления оперативного информационного обмена между предприятиями (организациями, учреждениями), их структурными подразделениями (должностными лицами).

Основные функции:

·        - информационная - в письме фиксируются факты, сведения, мнения и другие явления, с целью донести их до адресата;

·        - организационная - обеспечивает воздействие на людей для организации и координации их деятельности;

·        - коммуникативная - обеспечивает внешние связи организации;

·        - юридическая - используется в качестве свидетельства, доказательства при возникновении спорных вопросов между сторонами;

·        - воспитательная - требует высокого уровня образовательной подготовки, дисциплинирует исполнителя

 

4.      Назовите элементы заверительной надписи.
В заверительной надписи указывают:

• номер дела, к которому составлена надпись;

• количество (цифрами и прописью) пронумерованных листов;

• количество листов внутренней описи (при ее наличии); отдельно, через знак "+";

• номера литерных листов и пропущенные номера;

• номера листов с наклеенными наглухо чертежами, фото, диаграммами, вырезками и т.п.;

• номера листов с наклеенными за край чертежами, фото, диаграммами, вырезками и т.п.;

• номера листов - чертежей, фото и т.п.;

• номера конвертов с вложениями и количество вложений;

• номера поврежденных листов и листов с какими-либо другими особенностями;

• должность составителя с расшифровкой подписи;

• дата составления.

Все последующие изменения в физическом состоянии (повреждения, плесень и т.п.) и в составе дела (дополнительные вложения новых документов, замена копий и т.п.) отражают в заверительной надписи.

При необходимости составляют новую надпись со ссылкой на соответствующий акт. Старую надпись при этом зачеркивают, но сохраняют в деле.

 

Билет № 27

1.      «Устав предприятия» как вид документа.

Устав — это учредительный документ, являющийся обязательным для юридических лиц. В документе указывается информация о различных юридических фактах, связанных с компанией: состав учредителей, местоположение фирмы, размер уставного капитала, порядок распределения прибыли и т.д. Документ составляется ещё до регистрации фирмы. Именно на основании этого документа вносятся данные об учредителях ООО, а также о самой компании в единый государственный реестр.

Типовой Устав предприятия должен содержать информацию, установленную в законодательном порядке. Структура текста и его содержание определяются разработчиками Устава. В число обязательных разделов текста включаются:

·        общие положения (определяются цели и задачи создаваемой организации);

·        организационная структура (состав структурных подразделений, их функции и взаимосвязи);

·        регламент организации (формы и методы управления, права и обязанности должностных лиц);

·        финансово-материальная база (определение размеров основных и оборотных средств, источники, порядок распоряжения средствами и ценностями);

·        отчетная и ревизионная деятельность;

·        порядок ликвидации организации.

 

2.      Назовите документ, в котором регистрируются отправляемые документы.

Процесс регистрации представляет собой занесение реквизитов документа в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку).

 

3.      Укажите сроки хранения приказов по личному составу

Данные приказы имеют следующие сроки хранения:

— 75 лет для приказов :о приеме (назначении на должность);переводе, переводе на контрактную форму найма;перемещении;увольнении (освобождении от должности);награждении, поощрении, премировании, установлении надбавок, доплат, повышении тарифных окладов;продлении трудовых договоров (контрактов), заключении новых трудовых договоров (контрактов);временном заместительстве;присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов;длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу;предоставлении социальных отпусков;изменении фамилии, собственного имени, отчества работников.

— 3 года после проведения налоговыми органами проверки или 10 лет, если она не проводилась.

о предоставлении трудовых отпусков, отзыве из трудового отпуска;наложении дисциплинарных взысканий;назначении дежурных;служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу;оказании материальной помощи;направлении на повышение квалификации (переподготовку, стажировку).

 

4.      «Опись» как вид учетного документа.

Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и их учета. Описи составляются отдельно на дела постоянного срока хранения и дела по личному составу. При наличии большого количества документов по личному составу возможно составление описей дел на каждый вид документов, например, опись приказов по личному составу, опись карточек формы № Т-2, опись личных дел.

Билет № 28

1.      «Приказ по основной деятельности» как вид документа.

Приказы по основной деятельности отражают управленческие решения по следующим организационным вопросам:

-создание, реорганизация и ликвидация организации, ее структурных подразделений:

-определение функций и задач организации, ее структурных подразделений;

-утверждение структуры и штатов;

-подведение итогов деятельности;

-определение прав и обязанностей должностных лиц;

-в случаях отмены, изменения и приоставления действий ранее изданных документов;

-производственно-хоз. деятельности, планирования, отчетности, финансирования, труда и заработной платы, реализации продукции, внешнеэкономческой деятельности и т.д.

Издание таких приказов обусловлено также необходимостью доведения до сведения подчиненных требований директивных документов, конкретных мероприятий по их выполнению, определения ответственных лиц, сроков выполнения этих мероприятий.

 

2.      Назовите основные виды служебных писем.

Сопроводительное письмо, Письма-приглашения Информационное письмо Рекламное письмо Письмо-извещение Письмо-подтверждение Письмо-напоминание Гарантийное письмо Письмо-запрос

 

3.      «Личный  листок по учету кадров» как разновидность документов по личному составу.

Личный листок по учету кадров хранится в личном деле и размещается в нем чуть ли не одним из первых документов. Перед ним размещают внутреннюю опись и дополнение к личному листку по учету кадров. Личный листок по учету кадров оформляется по установленной форме согласно приложению 2 к Инструкции № 2 (часть первая п.11 Инструкции № 2)

Личный листок по учету кадров содержит биографические сведения о работнике, сведения о его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др.

Заполняется личный листок по учету кадров на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании и иных личных документов (часть вторая п.11 Инструкции

При заполнении личного листка по учету кадров соблюдаются следующие требования, которые стоит объяснить работнику перед заполнением:1) на все вопросы личного листка по учету кадров работник должен дать исчерпывающие ответы (они не должны носить односложный характер «да», «нет»);2) не допускается в строках ставить прочерк. После заполнения личный листок по учету кадров работник должен подписать с указанием даты заполнения и передать специалисту по кадрам для проверки полноты и правильности его заполнения, который сверит соответствие записей, сделанных в личном листке, записям в документах.

 

4.Назовите, что является основанием для осуществления формирования дела и каковы правила их формирования

В начале каждого года в организации начинается формирование документов в дела. Формирование дел – это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Правила формирования дел

● помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

● включать в дело по одному экземпляру документа;

● помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

● помещать приложения вместе с основными документами;

● группировать в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

● раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения.

В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.

Обратите внимание! Дело не должно превышать 250 листов при толщине корешка не более 4 см. В случае, если корешок дела превышает 4 см, документы дела разбиваются на тома.

 

Билет № 29

1.      «Структура и штатная численность» как вид документа.

Структура и штатная численность — документ, который закрепляет наименования структурных подразделений организации (учреждения) и должностей, а также количество штатных единиц каждой должности. Форма документа унифицирована УСОРД.

Документ оформляется на общем бланке и имеет следующие реквизиты: наименование организации (для государственных и муниципальных учреждений указывается также вышестоящая организация), наименование вида документа, дату, место издания, гриф утверждения, текст, визы, подпись.

Текст документа составляется в форме таблицы. Этот документ визируется главным бухгалтером (распорядителем финансов), подписывается начальником отдела кадров, утвер­ждается руководителем организации, подпись которого заве­ряется печатью.

Небходимость создания того или иного подразделения определяется различными факторами, прежде всего списочной численностью работников. Обоснование создания подразделения, как правило, увязывается с нормативами численности работников. Данные нормативы устанавливают численность работников того или иного подразделения, должностные обязанности, характер распределения работы между исполнителями.

 

2.      Перечислите части текста акта.

Акт – это документ, составляемый группой лиц (комиссией), подтверждающий установленные им факты, события, действия. Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть, выводы

 

3.      «Заявление» как вид документа.

Заявление – просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц.

Особый пласт заявлений – кадровые заявления. Цель этих документов – выразить просьбу или волеизъявление работника работодателю.

Письма-заявления, которое одна организация адресует другой, – обозначить позицию организации-отправителя, выразить ее отношение к вопросу, предложить обоснование и порядок разрешения ситуации. Вопросы в заявлении не задаются, в нем содержится видение ситуации одной из сторон.

Заявление содержит узкую, личную информацию, которую составитель доводит до сведения должностного лица. Назначение данного жанра – обеспечить физическим лицам реализацию их гражданских прав.

Основными реквизитами заявления считаются следующие:

1) наименование адресата;

2) наименование адресанта (заявителя);

3) наименование вида документа;

4) текст документа, включающий в случае необходимости опись прилагаемых документов;

5) подпись (заявителя);

6) дата (подачи заявления);

7) визы согласования документа.

 

4.      Назовите основные задачи контроля за исполнением документов.

Контроль исполнения документов – это комплекс организационных, информационных, технических и иных мероприятий, нацеленных на обеспечение надлежащего (т.е. своевременного, точного и полного) исполнения документов.

Организация системы контроля позволяет решать следующие задачи:

·        - учет хода исполнения документов

·        - выявление нарушений сроков исполнения;

·        - информирование руководства организации о ходе исполнения документов;

·        - выявление и своевременное устранение причин неисполнения документов;

·        - повышение персональной ответственности исполнителей за своевременное исполнение документов;

·        - укрепление исполнительской дисциплины.

Контролю подлежат в первую очередь документы, для исполнения которых установлены конкретные сроки.                  

Билет № 30

1.      Дайте определение термина «Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД)»

Это всесторонняя комплексная унификация, установление рационального единообразия форм и методов работы с документами на всех уровнях управления и на всех стадиях жизненного цикла самих документов - их подготовка, оформление, хранение.

 

2.      Перечислите реквизиты формуляра устава предприятия.

Наименование  министерства или ведомства; название организации; название вида документа; дата, номер; место издания; гриф утверждения; текст; подпись руководителя.

 

3.      «Служебное письмо» как вид документа.

Служебное письмо – это одно из средств обмена информацией и оперативного руководства самыми разнообразными процессами деятельности организации.

Классификация переписки может проводиться по различным признакам, связанным с назначением и содержанием документов, их важностью и срочностью, значимостью в решении определенных задач, статусом автора и адресата (письма юридическим и физическим лицам, письма граждан), с отношениями в иерархии управления (письма вышестоящих, подведомственных, сторонних организаций), характеристиками материального носителя и способа записи, технологией передачи с помощью средств связи (письмо на бумажном носителе, отправляемое по почте, факсу, электронное письмо, телефонограмма) и особенностями обработки в системах делопроизводства (поступающие, отправляемые письма).

 

4.      Сколько реквизитов существует в унифицированной форме документов

32

Билет № 31

1.      «Штатное расписание» как вид документа.

Штатное расписание - важный кадровый документ, который содержит наиболее полную информацию обо всем, что касается персонала организации. Данные в нем представлены в разрезе структурных подразделений и отдельных штатных единиц с указанием их количества и основных данных по каждой позиции, таких как занимаемая должность, размер заработной платы и прочее. Основная ценность этого документа состоит в том, что он является удобным инструментом не только учета, но и управления структурой персонала предприятия, так как на основании содержащейся в нем информации очень удобно проводить анализ показателей, характеризующих эффективность труда, а также разрабатывать пути оптимизации использования трудовых ресурсов.

Понятие штатного расписания и его содержание Штатное расписание - это унифицированный документ по учету персонала организации, содержащий данные о его:

·        Кадровой структуре.

·        Должностном составе.

·        Численности сотрудников.

·        Утвержденных окладах и надбавках.

·        Прочую необходимую информацию.

 

2.      Перечислите существующие формы регистрации документов.

Существуют три основных вида регистрации документов:

1) карточная система регистрации документа;

2) журнальная система регистрации документа;

3) компьютерная система регистрации документа.

 

3.      Назовите основные данные, которые вносятся в трудовые книжки.

В трудовую книжку вносятся сведения о:

работнике (фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется) (далее –отчество), дата рождения, образование, профессия, специальность);работе (прием на работу, заключение трудового договора (контракта), в том числе наусловиях совместительства (по желанию работника), перевод на другую постояннуюработу, присвоении категории (разряда, класса), а также увольнение работника и

основание прекращения трудового договора (контракта);награждениях и поощрениях за успехи в работе;подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке;регистрации в качестве безработного с выплатой пособия по безработице(по желанию безработного);назначении пенсии;

назначении пособия по уходу за инвалидом I группы или ребенком-инвалидом ввозрасте до 18 лет, а также за лицом, достигшим 80-летнего возраста, нуждающимся впостоянном уходе (далее – пособия по уходу), и прекращении их выплаты;лишении работника права занимать определенные должности или заниматьсяопределенной деятельностью.

 

4.      Укажите электронный вариант картотеки, предоставляемый пользователю персональным компьютером.

База данных (СУБд)

Билет № 32

1.      Охарактеризуйте термины «унифицированный документ» и «унифицированная форма».

Унифицированная форма документа - совокупность реквизитов:

- установленных в соответствии с решаемыми в той или иной сфере деятельности задачами; и

- расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Унифицированный документ – документ, созданный в рамках унифицированной системы документов по принятым для этой системы правилам, стандартам, оформленный в установленном порядке, зарегистрированный в рамках унифицированной системы и имеющий статус обязательного применения при осуществлении данного вида деятельности.

 

2.      «Выписка из приказа» как вид документа

Выписка  – это документ, в который вносится выдержка или фрагмент какой-либо части приказа, содержащий только разрешенную к разглашению информацию.

Выписка из приказа, ровно как и сам приказ не имеет стандартного унифицированного образца, обязательного к применению, поэтому оформлять его можно в свободном виде.

Вне  зависимости от того, какой вариант будет выбран, важное условие: в документе всегда должно быть указано название фирмы, дата и место составления выписки, подпись ответственных сотрудников, которые таким образом заверяют то, что сведения, внесенные в выписку верны.

Удостоверять документ печатью необязательно, поскольку, с 2016 года юридические лица могут не использовать в своей работе печати и штампы (единственный нюанс — государственные и банковские организации довольно часто по инерции продолжают требовать наличие оттиска на документе, поэтому если печать есть, воспользоваться ею лишним не будет).

Сам текст выписки должен в точности копировать содержание приказа, никакие изменения и корректировки в нем совершенно недопустимы.

Выписка может быть оформлена как от руки, так и напечатана на компьютере, ее можно также отсканировать и распечатать или отксерокопировать, главное – наличие «живого» автографа. В качестве формы может быть использован фирменный бланк компании или же простой лист А4 формата – это значения не имеет, однако первый вариант удобнее, поскольку он изначально содержит в себе все необходимые реквизиты.

Фиксировать факт выдачи выписки во внутреннем журнале учета документов не обязательно, но желательно.

 

3.      «Справка» как вид документа.

Справка - информационный документ, содержащий описание и (или) подтверждение тех или иных фактов служебного или биографического характера. Справка содержит констатацию каких-либо фактов без мнения автора о существе излагаемых вопросов.

В зависимости от содержания и целевого назначения справки делятся на служебные и личные.

Служебная справка - официальный документ, содержащий сведения об основной деятельности организации (о штатной численности, о выполнении планов, заданий и др.).

Личная справка - официальный документ, подтверждающий сведения биографического и (или) служебного характера и выдаваемый частному лицу (о месте работы и занимаемой должности, о периоде работы, о размере заработной платы и др.).

В зависимости от адресата справки делятся на внутренние и внешние.

Внутренние справки адресуются руководителю организации и оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 или А5.

Внешние справки, составляемые обычно по указанию вышестоящего органа (должностного лица) или запросу сторонней организации, адресуются руководителю вышестоящей организации, сторонней организации или частному лицу и оформляются на общем бланке или стандартных листах бумаги формата А4 или А5 с использованием углового штампа.

Текст служебной справки может оформляться в виде таблицы, делиться на пункты, подпункты, иметь пояснения и ссылки.

Период времени, к которому относятся приводимые в справке сведения, включается в заголовок к тексту либо помещается перед текстом.

 

4.      В скольких экземплярах ведется личное дело

В единственном экземпляре                                                  

Билет № 33

1.      Дайте определение термина «формуляр-образец».

Формуляр-образец документа – модель построения формы документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты. Формуляр-образец ОРД включает не только схему размещения реквизитов, но и их размеры.

 

2.      Назовите элементы реквизита «отметка о поступлении».

Отметка о поступлении документа - реквизит, подтверждающий факт получения документа организацией.Отметка о поступлении документа в организацию  содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа. Отметка о поступлении документа в организацию проставляется в нижнем правом углу первого листа документа

 

3.      «Объяснительная записка» как вид документа.

Объяснительная записка – это поясняющего характера документ, в котором описывается иные положения основного документа (проекта, отчета, плана) или объясняющие причины того или иного поступка, факта или события. Как правило, инициатором написания данного документа, является руководитель компании, правоохранительные органы либо служба охраны. Подобные действия, имеют правовую основу, которая обязывает нанимателей требовать в некоторых ситуациях письменного объяснения от трудящихся о сделанном ими поступке.

 Документ  обязан нести в себе несколько частей: • Фактическую (нужно указать в соответствующем поле все факты, которые послужили для причины рассмотрения данного вопроса); • Причинную (приводятся и подробно записываются причины, которые в полной мере объясняют произошедшую ситуацию); Каждая должна с объективной точки зрения отображать все приведенные факты, свидетельствующие в вашу пользу.

Существуют следующие виды объяснительных записок, которые делятся на: • Оправдательная, когда записка содержит в себе причины бездействия или неправильного действия. • Объяснительная, когда работник организации поясняет действия других лиц, описывает обстоятельства или условия сложившихся определенных событий, которые произошли по причинам независящих от него

 

4.      Назовите реквизиты приказа по личному составу.

Реквизиты приказа по личному составу:

·        - наименование организации;

·        - наименование вида документа;

·        - дата;

·        - регистрационный номер;

·        - место составления или издания документа;

·        - заголовок к тексту;

·        - текст;

·        - подпись;

·        - печать;

·        - визы согласования;

·        - отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

 

Билет № 34

1.      Элементы реквизита «эмблема организации».

На бланках документов по усмотрению организации могут помещаться эмблема организации или

товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированные в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь.

На бланках документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) помещаются на левом поле бланка на уровне реквизита «Наименование организации» («Наименование вышестоящей организации»).

На бланках документов без изображения Государственного герба Республики Беларусь при продольном расположении реквизитов эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) помещаются в центре верхнего поля бланка, при угловом - над серединой строки реквизита «Наименование организации» («Наименование вышестоящей организации»)

 

2.      «Внутренние докладные записки» как вид документа.

Внутренняя докладная записка – это документ, в котором, обычно, затрагиваются важные вопросы, имеющие прямую связь с производственными неприятностями организации. Он должен быть составлен на обычном листе бумаги формата А4 или на формальном бланке, характерном для определённого предприятия. Стоит помнить, что при составлении такого документа указание конкретного адресата является обязательным условием. Необходимо чётко прописать должностное лицо, которое имеет необходимые полномочия для рассмотрения подобной бумаги. Его полномочия должны подтверждаться должностной инструкцией, а также приписанными в ней функциональными обязанностями.

Причины составления:

·        Побуждение   администрации к принятию определённых решений.

·        Необходимость проинформировать начальство о разнообразных нюансах, а также ситуациях. Предоставление отчёта.

 

3.      Назовите основные условия, составляющие трудовой контракт.

С учетом обязательных сведений и условий, предусмотренных ст.19 и 25 ТК, трудовой договор должен включать следующие части:

1) преамбулу (наименование сторон, место и дату подписания трудового договора);

2) данные о работнике и нанимателе, заключивших трудовой договор;

3) является ли данный трудовой договор договором по основной работе или по совместительству;

4) место работы с указанием структурного подразделения, в которое работник принимается на работу;

5) трудовую функцию (работа по одной или нескольким профессиям, специальностям, должностям с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием нанимателя, функциональными обязанностями, должностной инструкцией);

6) основные права и обязанности работника и нанимателя;

7) срок трудового договора (для срочных трудовых договоров). День начала работы;

8) режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных у нанимателя);

9) условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки (оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);

10) адреса, реквизиты и подписи сторон.

 

4.Охарактеризуйте реквизит «Коммуникационные и коммерческие данные»

Коммуникационные данные (телеграфный адрес, номера телефона, телефакса, включая код автоматической междугородней (международной) телефонной связи, официальный адрес электронной почты и др.) помещаются на исходящих письмах (бланках для писем) ниже реквизита «Почтовый адрес отправителя». Группы цифр в номерах телефонов дефисом или другими знаками препинания не разделяются.

Коммерческие данные (номер расчетного счета, наименование банка и др.) помещаются ниже

коммуникационных данных.. Состав указываемых коммуникационных и коммерческих данных

определяется организацией.

Билет № 35

1.      Назовите элементы, входящие в реквизит «подпись».

Реквизит «Подпись» помещается после реквизитов «Текст» и (или) «Отметка о наличии приложения» и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, собственноручной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия). Инициалы указываются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности.

При оформлении документа, в котором в качестве реквизита оформлено наименование организации, в наименование должности в реквизите «Подпись», как правило, включается видовое (институт,предприятие, комитет и т. п.) наименование организации.

При оформлении документа, в котором наименование организации в качестве реквизита не оформляется, в наименование должности в реквизите «Подпись» включается полное наименование организации.

В состав реквизита «Подпись» могут входить степени и звания (ученые, воинские и др.). При подписании документа несколькими должностными лицами наименования должностей и лиц, подписавших документ , собственноручные подписи и их расшифровка и (инициалы, фамилия) располагаются друг за другом в последовательности, соответствующей занимаемы м должностям.

При подписании документа, подготовленного комиссией, указываются я не должности лиц, а их

обязанности в составе комиссии. Фамилии членов комиссии указываются в алфавитном порядке. Документы коллегиальных органов подписываются председателем и секретарем этого органаВ реквизите «Подпись», а также реквизитах «Гриф утверждения» и «Гриф согласования» указываются фактическая должность лица, подписавшего (утвердившего, согласовавшего) документ , его

инициалы и фамилия. Допускается использование сокращений «Зам.» («заместитель»), «И. о.» («исполняющий обязанности»). Не допускается ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием

должности

2.      «Докладная записка» как вид документа.

Докладная записка – документ, адресуемый вышестоящему руководителю и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Цель докладной записки – побудить руководителя принять определенное решение.

 Докладная записка готовится как по инициативе самого работника (сообщение руководителю о каких-либо фактах), так и по указанию руководства (отчетные докладные записки). Оформление докладных записок зависит от адресата. Докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю предприятия (внутренние), оформляют рукописным способом на стандартном листе бумаги формата А4 или А5, их составляет и подписывает исполнитель. Внешние докладные записки, адресуемые в вышестоящие инстанции, оформляют на общем бланке предприятия, их подписывает руководитель предприятия.

Текст  делится на две части. В первой, констатирующей, излагаются имевшие место факты, описывается ситуация. Во второй формулируются выводы, предложения, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

 

3.      Укажите формат бланков, на которых оформляются приказы по личному составу.

Деятельность любой организации невозможна без создания и использования документов, так как они обеспечивают связь между объектами управления и коммуникацию со сторонними организациями. Для создания документов используются установленные реквизиты, позволяющие идентифицировать автора документа, место, занимаемое документом в пространстве и времени, и другие его характеристики. Для обеспечения точной идентификации документов и ускорения этого процесса законодательством Республики Беларусь установлено требование, согласно которому документы должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения

Приказы по личному составу необходимо оформлять на общем бланке документа или бланке конкретного вида документа, изготовленном на основании общего бланка.

 

4.      Назовите части текста протокола.

 Текст протоколов делится на вводную и основную часть                                             

А

Автобиография – описание своей жизни, включающее обучение и трудовую деятельность.

Автоматизированная информационная система – информационная система, реализуемая с использованием средств вычислительной техники и

связи.

Автор документа – физическое или юридическое лицо, создавшее документ. 

Адресат – лицо или организация – получатель документа.

Адресант – отправитель корреспонденции.

Адресование документа – указание получателя документа путем проставления реквизита «адресат» в верхнем правом углу.

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий конкретные факты или действия.

Анкета - документ, представляющий собой трафаретный текст, содержащий вопросы по определенной теме и место для ответов (или ответы) на них.

Аннотация – краткая характеристика содержания книги, отчета, статьи, документа.

Архив – организация или ее структурное подразделение, осуществляющие прием и хранение архивных документов с целью использования.

Аттестат - 1) документ, подтверждающий окончание среднего общеобразовательного учебного заведения; 2) документ, подтверждающий получение квалификации специалиста, ученого звания.

Аттестация - характеристика квалификации специалиста, его организаторских способностей, моральных качеств, достоинств, недостатков.

Б

Биография - описание жизни и деятельности какого-либо лица.

Бланк документа – стандартный лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.

Бланк письма – бланк документа, используемый для ведения переписки.

Бланк конкретного вида документа – бланк документа, предназначенный для составления документов определенного вида.

В

Ведомость – перечень (список) каких—либо данных, расположенных в определенном порядке.

Вид документа – принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения.

Виза официального документа – реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Внешний документ – документ, отправленный другим организациям (лицам) или полученный от них (исходящий или входящий).

Внутренний документ – официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

Внутренняя опись – учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.

Входящий документ – документ, поступивший в учреждение.

Выделение документов к уничтожению – выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения, утративших практическое, научное или общественное значение, и отбор их к уничтожению.

Выписка из документа – заверенная копия части документа (т.е. должна подтверждаться подписями должностных лиц и печатью).

Г

Гарантийное письмо – служебное письмо, содержащее обязательство или подтверждение.

Гербовый бланк – бланк документа с воспроизведением Государственного герба РФ, герба субъекта РФ или муниципального образования.

Государственный стандарт – нормативный документ, разрабатываемый на продукцию, работы и услуги, имеющие межотраслевое значение, содержащий требования и основные характеристики продукции, работ и услуг.

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) – совокупность правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами на предприятиях различных организационно-правовых форм.

Гриф ограничения доступа к документу – реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа.

Гриф согласования – реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.

Гриф утверждения – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

Д

Дата официального документа – реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.

Дело - совокупность документов, относящихся к одному вопросу признаку, помещенных в твердую обложку, оформленную по определенным правилам.

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Директивный документ – документ, поступающий из вышестоящего органа и содержащий указания к действию.

Диплом - документ, удостоверяющий; 1) окончание высшего или среднего образовательного учреждения, 2) присвоение ученой степени, почетного звания или победу на конкурсе и т.д.

Договор — документ, фиксирующий соглашение двух или более сторон об установлении, изменении или прекращении отношений и условий их регулирования.

Договор – документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и условия их регулирования.

Доверенность – документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя (предприятия или гражданина).

Докладная записка – документ, адресованный руководителю предприятия или структурного подразделения, содержащий изложение какого- либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Документ – 1) это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве; 2) это материальный объект с закрепленной в нем информацией для передачи ее во времени и пространстве.

Документация – оформленная по единым правилам совокупность документов.

Документ временного хранения – документ с установленным сроком хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению.

Документ постоянного хранения – документ, которому в соответствии с нормативными документами и иными правовыми актами установлено бессрочное хранение.

Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Должностная инструкция – нормативный документ, в котором определены функции, права, обязанности и ответственность сотрудника предприятия.

Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Е

Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) – комплекс основных положений, определяющих и регламентирующих организацию документальных процессов на предприятиях, в организациях и учреждениях.

Ж

Журнал учета документов – журнал, составленный по определенной форме и содержащий сведения о документах и операциях с ними.

З

Заголовок дела – краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле .

Заголовок официального документа – реквизит документа, кратко излагающие его содержание.

Заключение – документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.

Заключение – документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.

Заявление - документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц) учреждению или должностному лицу (например, заявление о приеме на работу, заявление о предоставлении отпуска и т.д.).

И

Индекс дела; номер дела – цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку

Индексация документов – присвоение документам порядковых номеров и условных обозначений при регистрации.

Индивидуальный срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.

Инициативный документ – документ, послуживший основанием для решения какого-либо вопроса и формирования дела.

Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

Информационное письмо – служебное письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.

Исходящий документ – официальный документ, отправляемый из учреждения.

К

Карта-заместитель – документ, помещаемый на место выданного дела и содержащий сведения о том, кому и когда оно выдано.

Классификация документов – деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.

Код организации  идентификаторганизации, учреждения, предприятия, выраженный при помощи условного цифрового обозначения.

Код формы документа – идентификатор документа, являющийся условным цифровым обозначением.

Кодекс - единый законодательный акт, содержащий в систематическом изложении нормы права, относящиеся к определенной отрасли права (трудовой кодекс и др.).

Коммерческая тайна  производственная, научно техническая, управленческая, финансовая и иная информация, используемая для достижения коммерческих целей (получение прибыли, предотвращение ущерба), которую предприниматель относит к конфиденциальной.

Контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Конфиденциальная информация – документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством РБ.

Копия – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Копия (заверенная) – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Корректура – исправление ошибок.

Корреспондент – учреждение или лицо, с которым ведется переписка.

Л

Листок нетрудоспособности (больничный лист) – документ, выдаваемый лечебным учреждением лицу на время его нетрудоспособности или на время ухода за больным, являющийся основанием для получения денежного пособия по социальному страхованию.

Личная карточка - документ, составляемый на работника и содержащий краткие сведения о нем (образование, стаж, семейное положение, трудовая деятельность и т.д.).

Личное дело – совокупность документов, содержащих сведения о работнике, его образовании, трудовой деятельности, семейном положении.

Личные (персональные) документы - официальные документы, удостоверяющие личность их владельца, его права, обязанности и трудовую деятельность, содержащие биографические и другие сведения о нем.

Личный листок по учету кадров - документ, содержащий основные сведения о работнике организации.

М

Макет – модель документа, отображенная текстом, излагающим методику оформления и зоны размещения его реквизитов.

Н

 

Наименование документа – обозначение вида письменного документа.

Неологизмы – слова, обозначающие новые понятия и предметы.

Номенклатура – перечень наименований.

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Нормативно-правовой акт – письменный, официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм.

Нормативный документ – документ, изданный уполномоченным на то государственным органом и устанавливающий нормы, правила постоянного или временного действия, рассчитанные на обязательное применение.

Носитель информации – это материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

О

Обеспечение сохранности документов – обеспечение физико-химической сохранности документов и их учет.

Обходной лист – документ, удостоверяющий отсутствие какой-либо задолженности перед организацией у лица, увольняющегося с работы.

Общий бланк документа – бланк документа, используемый для подготовки всех организационно-распорядительных документов, за исключением писем.

Объем документооборота – количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

Объяснительная записка – документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, случая, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

ОКПО –классификатор предприятий и организаций.

ОКУД –классификатор управленческой документации.

Опись дел – юридически оформленный перечень документов.

Организационно-распорядительный документ – вид письменного документа в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

Организация работы с документами - это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение).

Оригинал документа – первый, подлинный экземпляр документа.

Отзыв – документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение.

Отметка для автоматического поиска документов – реквизит документа, содержащий сведения о месте хранения электронной копии документа.

Отметка о заверении копии – реквизит документа, придающий юридическую силу копии документа.

Отметка о контроле – реквизит документа, свидетельствующий о постановке документа на контроль.

Отметка о наличии приложения – реквизит документа, содержащий сведения о документах, дополняющих основной документ.

Отметка о поступлении документа – отметка, проставляемая на нижнем поле входящего документа, состоящая из порядкового номера и даты поступления.

Отметка о поступлении документа в организацию – реквизит документа, содержащий сведения о дате поступления документа в учреждение и его регистрационном номере.

Отметка об исполнителе – реквизит документа, содержащий сведения о непосредственном составителе документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело – реквизит документа, содержащий сведения о характере исполнения документа и месте его хранения в архиве учреждения.

Официальный документ – документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

Оформление дела – подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

Официально-деловой стиль – функциональная разновидность языка, которая обслуживает сферу официальных деловых отношений преимущественно в письменной форме.

Отчет – документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заданий, командировок и других мероприятий, представляемый вышестоящей или функциональной организации, структурному подразделению или должностному лицу.

П

Паспорт – удостоверение личности владельца, содержащее основные сведения о нем (фамилию, ими, отчество, дату рождения, место рождения и жительства, семейное положение и др.) и имеющее заверенную фотокарточку владельца.

Переменный реквизит документа – реквизит, фиксируемый на бланке в процессе его заполнения.

Переписка - обобщенное название различных по содержанию документов (служебное письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факсограмма, электронное сообщение и др.), обеспечивающих оперативный информационный обмен между организациями.

Перечень документов со сроками хранения – систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения.

Персональные данные – сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни гражданина.

Печать – элемент удостоверения подлинности подписи должностного лица на документах, предусмотренных нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной почтой и т.д.

Письменные доказательства – документы (акты, договоры, письма делового или личного характера), содержащие сведения об обстоятельствах дела.

Письмо-благодарность – служебное письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия.

Письмо-извещение – служебное письмо, информирующее о публичных мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.).

Письмо-запрос – служебное письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.

Письмо-ответ – служебное письмо, составляемое как ответ на письмо- просьбу или письмо-запрос. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ).

Письмо-напоминание – служебное письмо, используемое в случаях, когда организация-партнер не выполняет взятые на себя обязательства или принятые договоренности.

Письмо-подтверждение – служебное письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п.

Письмо-предложение – служебное письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением различных форм сотрудничества.

Письмо-приглашение – служебное письмо, разновидность письма-извещения. Письмо-просьба – служебное письмо, цель которого – получение информации, услуг, товаров, необходимых организации-автору.

Письмо-сообщение – служебное письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.

Письмо-требование – служебное письмо, цель которого – заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей.

Письмо-поздравление – служебное письмо, составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации, учреждения, предприятия.

Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.

Постоянная часть реквизита документа – неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении.

Переменная часть реквизита документа - изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении.

Подлинник документа – первый или единичный экземпляр официального документа.

Постоянный реквизит документа – реквизит, наносимый при изготовлении бланка.

Положение — нормативный акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, права и обязанности организации, структурного подразделения, коллегиального органа.

Правила документирования – требования и нормы, устанавливающие порядок документирования.

Правила - свод обязательных для выполнения требований, норм.

Право подписи – полномочие должностного лица на подписание документов.

Представление – это документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника учреждения.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем в целях разрешения производственных задач.

Проект документа – предварительный, неподписанный вариант документа, предназначенный для рассмотрения.

Протокол – документ, фиксирующих ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях коллективных органов.

Р

 

Рабочее поле документа – часть документа, предназначенная для заполнения реквизитами.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый для разрешения оперативных вопросов.

Регламент - свод правил.

Регистрация документа – фиксация факта создания или получения документа путем присвоения ему регистрационного номера и записи сведений о документе в регистрационные формы.

Регистрационная карточка – карточка, предназначенная для регистрации документов в делопроизводстве учреждения.

Регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Регистрация документов – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Резолюция документа – реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.

Резюме – сжатая кратка информация о себе, составленная претендентом на вакантное место.

Реквизит документа – обязательный информационный элемент оформления официального документа.

Реквизит-признак – реквизит показателя в документе, являющийся качественной характеристикой описываемого объекта.

Реквизит-основание – реквизит показателя в документе, являющийся количественной характеристикой описываемого объекта.

Решение – документ, принимаемый коллегиальным органом в целяхбразрешения производственных задач, вопросов.

С

Свидетельство – удостоверение, дающее определенные права.

Сводка – документ, содержащий обобщенные данные из различных источников по какому-либо вопросу (сводка предложений, сводка замечаний, требований и т.д.).

Система документации - совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Служебная записка – документ, адресованный руководителю предприятия или структурного подразделения, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

Служба делопроизводства – секретариат, канцелярия, управление делами, общий отдел, отдел документационного обеспечения и другие подразделения, основной функцией которых является работа с документами.

Служебное поле документа – часть документа, предназначенная для закрепления документа в технические средства и средства хранения документов, а также для нанесения специальных изображений.

Служебный документ – официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.

Сопроводительное письмо – служебное письмо, используемое для отправки документов, не имеющих адресной части.

Справка - это документ информационного характера, содержащий описание и подтверждение каких-либо фактов.

Справка – документ, содержащий описание и/или подтверждение тех или иных факторов, событий.

Средства документирования – орудия, используемые человеком для создания документов.

Срок исполнения документа – срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.

Стандартизация – возведение в норму, обязательную к применению, прогрессивных правил, требований, выработанных в результате унификации документов.

Стиль – это особенность языка, проявляющаяся в отборе, сочетании и организации языковых средств в связи с задачами общения.

Структура и штатная численность – документ, в котором закреплены наименования и общее количество структурных подразделений, наименования должностей и количество штатных единиц в каждом подразделении предприятия.

Т

Табель - перечень каких-либо показателей, составленный в определенном порядке (например, Табель успеваемости, Табель отчетности.

Таблица – постоянная информация, размещенная в заголовках граф и строк, а переменная (в цифровом или словесном выражении) – на пересечении соответствующих граф и строк.

Текст документа – информация, зафиксированная каким-либо типом письма или какой-либо системой звукозаписи, представляющая собой всю речевую информацию документа или ее часть.

Тезаурус – словарь-справочник, в котором перечисляются все лексические единицы информационно-поискового языка (дескрипторы) с их связями, а также синонимические дескрипторы и ключевые слова и словосочетания естественного языка.

Тезисы – краткое изложение текста документа или выступления.

Текстовый документ – документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.

Термин – это слово или устойчивое словосочетание, которому приписано определенное понятие, употребляемое в науке, технике и других областях специальной деятельности.

Типовые документы – 1) документы, отражающие однородные вопросы и составляемые по одинаковым образцам; 2) нормативные и распорядительные документы, определяющие порядок работы учреждений (типовой устав, типовая структура) или отдельных ее сторон (типовой договор) и являющиеся образцами для составления учреждениями одноименных документов с учетом специфики их деятельности.

Типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.

Товарный знак – условное обозначение, зарегистрированное государством, предназначенное для отличия товаров одних юридических и физических лиц от однородных товаров других.

Трудовая книжка - книжка, содержащая основные сведения о трудовой деятельности ее владельца, являющаяся подтверждением его трудового стажа иб основанием для назначения пенсии

У

Удостоверение (свидетельство) — документ, подтверждающий достоверность какого-либо факта.

Удостоверение личности - документ, удостоверяющий личность предъявителя.

Указание – правовой акт, издаваемый руководителем организации или его заместителями преимущественно по вопросам информационно- методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других правовых актов данной или вышестоящей организации.

Унификация – уменьшение типов и видов изделий одинакового функционального назначения.

Унифицированный документ – документ, созданный в рамках унифицированной системы документов по принятым для этой системы правилам, стандартам, оформленный в установленном порядке, зарегистрированный в рамках унифицированной системы и имеющий статус обязательного применения при осуществлении данного вида деятельности.

Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная на основе единых правил, требований, стандартов, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Унифицированная форма документа (УФД) – совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определенном порядке.

Устав – правовой акт, устанавливающий статус, цели, порядок и характер деятельности предприятия, организации.

Ф

Факсимиле – 1) воспроизведение техническими средствами копии оригинала; 2) клише, печатка, позволяющая многократно воспроизводить подпись на документах.

Физическое лицо – гражданин, являющийся участником гражданских правоотношений.

Форма документа – установленная совокупность реквизитов, расположенных в определенной последовательности.

Формат документа – установленный государственным стандартом размер листа бумаги, применяемой для создания документов.

Формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Формуляр документа – совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа (автор, адрес, дата, заголовок, содержание и т.п.).

Формуляр-образец документа – модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

Х

Хранение архивных документов – обеспечение рационального размещения и сохранности документов.

Ц

Ценность архивного документа – свойства архивного документа, обусловливающие его культурное, научное, экономическое, политическое

значение.

Ч

Черновик – документ, подготовленный для дальнейшего оформления, выполненный, как правило, от руки.

Ш

 

Штатное расписание – унифицированный документ, содержащий сведения о структурных подразделениях, должностях работников, количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы предприятия.

Э

 

Экспертиза ценности документов – отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Экспертная комиссия (ЭК) – комиссия, состоящая из квалифицированных работников, созданная для проведения ежегодного отбора документов для дальнейшего хранения и выделения к уничтожению.

Эмблема организации – символическое графическое изображение, отражающее суть деятельности организации (фирмы).

Ю

Юридическое лицо – предприятие или организация, выступающая в качестве носителя прав и обязанностей.

Юридическая сила – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и

установленным порядком оформления

Я

Языковая формула (документа) – слово, словосочетание, предложение или сверхфразовое единство, организующее основной текст (документа) и закрепленное за конкретным видом документа.