Документоведение и информационное обеспечение управления здравоохранением Документоведение и информационное обеспечение управления здравоохранением Кульпанович О.А. План занятия ВВЕДЕНИЕ Законодательно-правовое регулирование делопроизводства Ответственность должностных лиц за нарушение законодательства по делопроизводству Кто регламентирует, отвечает и осуществляет делопроизводство I. ОПРЕДЕЛЕНИЕ ПОНЯТИЯ "ДОКУМЕНТ". ФУНКЦИИ ДОКУМЕНТОВ Раздел 1. Общая характеристика и функции документов Раздел 2. Унификация и стандартизация документов П. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ Раздел 1. Оформление реквизитов документов Раздел 2. Требования к текстам документов Раздел 3. Требования к разработке бланков документов Раздел 4. Составление отдельных видов документов Требования к оформлению приказов по личному составу Тарифно-квалификационные характеристики и должностные инструкции III.ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА Раздел 1. Организационные формы делопроизводства. Понятие документооборота и его характеристики. График документооборота Раздел 2. Порядок приема, прохождения и исполнения документов Раздел 3. Бухгалтерская документация в процессе управления Пути совершенствования организации документооборота IV. ИНФОРМАЦИОННО-ПОИСКОВАЯ СИСТЕМА ПО ДОКУМЕНТАМ ОРГАНИЗАЦИИ И КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ Раздел 1. Регистрация документов и информационно-поисковая система (ИПС) по документам организации Раздел 2. Контроль исполнения документов Делопроизводство по обращениям граждан V. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ VI. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИИ VII. ПОДГОТОВКА И ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ (ВЕДОМСТВЕННЫЙ АРХИВ) Подготовка дел к архивному хранению. Сроки хранения документов в архиве VIII. ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ ПРИ РЕОРГАНИЗАЦИИ ИЛИ ЛИКВИДАЦИИ ОРГАНИЗАЦИИ СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ Аннотация: ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ Информационное сопровождение деятельности организации Организационно-распорядительная документация Документоведение и информационное обеспечение управления здравоохранением. Место делопроизводства в системе управленческого труда. Организационные формы делопроизводства. Общая характеристика, функции документов. Документы электронные. Унификация и стандартизация документов. Практическое занятие. Составление и оформление организационно-распорядительных документов. Оформление реквизитов. Требования к текстам. Составление отдельных видов документов (приказ, распоряжение, положение, протокол, докладная записка, должностная инструкция, письмо). Организация документооборота. Порядок прохождения и исполнения входящих документов. Порядок прохождения исходящих и внутренних документов в процессе их подготовки. Порядок приема и передачи документов в организации. Семинар. Пути совершенствования организации документооборота. График документооборота. Контроль исполнения документов. Работа с обращениями граждан. Удельный вес обоснованных жалоб. Проблема электронного делопроизводства. Информационно-документационный менеджмент, электронный документооборот, информационная безопасность и защита информации, различные аспекты защиты информации, проблемы экспертизы ценности документов, создание электронных архивов. Информация и документ. Функции документа Материальные носители информации !!! Для предварительной проверки знаний необходимо провести тестирование по учебно-метод. пособию Кульпанович О.А. Организация здравоохранения. Трудовые показатели, нормирование, финансово-хозяйственная деятельность: тестовые задания. Минск, 2005. Раздел «делопроизводство », вопросы № 690–740. Введение Важнейшим условием для принятия решений, а также для оценки эффективности реализуемых мероприятий в области социального развития и охраны здоровья населения является наличие комплексной, достоверной, своевременной и объективной информации. Всякое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Основные факторы производства: 1. Земля и природные ресурсы. 2. Капитал (материальные и финансовые ресурсы). 3. Труд (трудовой потенциал). 4. Предпринимательская способность. 5. Менеджмент. 6. Информация. Информация является одним из важных типов экономических ресурсов. В настоящее время информация стала важнейшим ресурсом общества и приобрела стратегическое значение. Носителем информации выступает документ. Становление и развитие документоведения Делопроизводственная практика в Беларуси возникла уже в 16-17 столетиях. В это время появились унифицированные документные формы, складывавшиеся из отдельных частных случаев, которые обобщались в канцеляриях. С начала 18 века стали закладываться правовые основы документирования, прежде всего в сфере государственного управления. Многие формы документов были закреплены законодательными актами. Источники, в которых аккумулирован богатейший опыт, традиции, обычаи российского делопроизводства, относятся, в частности, издававшиеся до 1917 г. многочисленные сборники образцов документов (письмовники). Их предшественниками были «формулярники», известные на Западе уже в 7 веке, а в Беларуси - в первой трети 16 столетия. Основные институты и понятия Информация — сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления. Документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Бумага как материальный носитель информации. Для принятия оптимального решения и получения экономического эффекта важно качество информации. Требования к информации (14 требований). Этапы принятия управленческого решения. Все этапы самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления. На этапе создания документа он не имеет юридической силы и является проектом документа. Определение. Документирование управленческой деятельности Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) и оформлению необходимой для осуществления управленческих действий информации на различных носителях по установленным правилам. Законодательно-правовое регулирование делопроизводства В качестве одного из средств регулирования документопотоков выступают государственные стандарты, классификаторы и унифицированные системы документации, а также методические документы по отдельным вопросам делопроизводства. Эти нормативы призваны стабилизировать документооборот в стране, создать оптимальную технологию ведения делопроизводства. В Республике Беларусь действует ряд общегосударственных нормативов и методик, регламентирующих наиболее общие правила организации работы с документами и устанавливающих требования к оформлению официальных документов. Ответственность должностных лиц и виды взысканий Смотри Кодекс об административных правонарушениях нарушения виды взысканий основание Кто регламентирует, отвечает и осуществляет делопроизводство Примерные штатные нормативы амбулаторно-поликлинические организации делопроизводитель секретарь приемной руководителя секретарь-машинистка машинистка больничные организации зав. канцелярией делопроизводитель секретарь приемной руководителя секретарь-машинистка машинистка 3 формы организации работы с документами: 1. централизованная. 2. децентрализованная. 3. смешанная. Какие факторы надо учитывать при выборе формы организации работы с документами для конкретного учреждения. Наиболее важен при выборе формы организации работы с документами, объем документооборота. Категорийность, предложенная СГСДО. 1 Категория 2 категория 3 категория 4 категория Основные группы документации и их характеристики. Требования к тексту служебных документов Приказ Разработка, утверждение Унифицированная форма Структура текста Сроки хранения Должностные инструкции Разработка должностных инструкций Унифицированная форма должностной инструкции Структура текста Сроки хранения после замены новыми Положение о структурном подразделении Разработка, согласование, утверждение Внесение изменений Унифицированная форма Структура текста Сроки хранения после замены новыми Расписка Доверенность Виды Реквизиты Текст БУХГАЛТЕРСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ В ПРОЦЕССЕ УПРАВЛЕНИЯ Делопроизводство в бухгалтерии Учетно-экономическая информация 2. Бухгалтерские документы и их назначение. 3. Требования к содержанию и составлению бухгалтерских документов. 4. Классификация бухгалтерских документов. 5. Бухгалтерские документы и документооборот. 6. Хранение бухгалтерских документов. Документ и его реквизиты Герб Эмблема Заголовок к тексту Реквизит «Наименование организации» Дата Подпись документа Печать Отметка об исполнителе (составителе) документа Нумерация страниц Заверительная надпись Подшивка дела Визирование Язык и стиль документов Таблицы Оформление Реинжиниринг бизнес-процессов делопроизводство по обращениям граждан анализ работы с предложениями и заявлениями граждан Показатели (шесть показателей, их расчет и анализ) Очевидно, что руководителям организаций здравоохранения необходимо больше уделять внимания работе с обращениями граждан, учитывать ее результативность при аттестации, формировании резерва, подборе и расстановке кадров. ЗАКЛЮЧЕНИЕ Если работники придерживаются требований стандартов к деловым документам, то обмен информацией становится более эффективным и учреждения демонстрируют высокую управленческую культуру. Задачи документационного обеспечения управления должны решаться комплексно и включать систему мер направленных на совершенствование составления оформления и обработки организационно-распорядительных документов. Таким образом, можно с уверенностью констатировать огромную важность правильной организации работы с документами внутри организации. Важность этого подтверждается реальным повышением производительности труда сотрудников и наведением порядка в работе, без которого немыслимо дальнейшее развитие организации. СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ ПЕРЕЧЕНЬ СТАНДАРТОВ СИСТЕМЫ МЕЖГОСУДАРСТВЕННЫЕ СТАНДАРТЫ (ГОСТЫ) ОТРАСЛЕВЫЕ СТАНДАРТЫ (ОСТЫ) СТАНДАРТЫ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ (СТБ) ЛИТЕРАТУРА 1. Андреева В.И. Делопроизводство в бухгалтерии.- М., 1994. 2. Кульпанович О.А. Делопроизводство в лечебно-профилактическом учреждении: Учеб- метод, пособие. - Мн.: МГМИ, 1999. - 55 с. 3. Кульпанович О.А. Документоведение и информационное обеспечение управления здравоохранением. Делопроизводство: Практическое задание по самостоятельной работе. - Минск: БелМАПО, 2007. - 64 С. С законодательно-нормативными актами, дополнительной литературой и источниками по делопроизводству Вы можете ознакомиться на кафедре.