Документы делового общения Государственный комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации ПОТОКОЛ 12.03.04 N 4 Москва Заседания научно-технической комиссии по общетехническим и организационно-методическим стандартам Председатель – Ткаченко В.В. Секретарь – Горелов В.А. Присутствовали: Алмазов И.А, Антоновский И.П., Балакирев П.С., Бурденков К.С. Приглашённые: заместитель директора Книжной палаты Иванов Р.Н., начальник отдела методики стандартизации НИИС Сухарев В.И., начальник отдела систем документиро­ва­ния ВНИИДАД Соколова А.Н., заместитель директора ГНИЦВОК Сухов Н.К. Повестка дня: 1. О проекте стандарта «Документация управленческая. Протокол». Доклад начальника отдела методики стандартизации НИИС Сухарева В.И. 2. О проекте стандарта «Транслитерация русских слов латинскими буквами». Доклад заместителя директора Книжной палаты Иванова Р.Н. 1. СЛУШАЛИ: Сухарева В.И. – о проекте стандарта «Документация управленческая. Протокол». Текст доклада прилагается. ВЫСТУПИЛИ: Балакирев П.С. – Формуляр протокола построен на основе единой схемы (форму­ля­р-образец). Правила оформления протоколов базируется на существующей рацио­наль­ной практике документирования. Проект согласован с наиболее компетентными ор­га­ни­за­циями. Предложил утвердить стандарт и ввести его в действие с 1 января 2005 ПОСТАНОВИЛИ: 1.1. Утвердить проект стандарта «Документация управленческая. Протокол» и установить срок введения в действие – 1 января 2005 года. 2. СЛУШАЛИ: Иванова Р.Н. – о проекте стандарта «Транслитерация русских слов латинскими буквами». Необходимость стандарта вызвана резким возрастанием обмена информа­цией с зарубежными странами. Изучены все существующие способы транслитерации. Проект стандарта согласован со всеми заинтересованными ведомствами. ВЫСТУПИЛИ: Петров Е.Я. – проект не отражает существующую практику транслитерации в научной литературе. Ткаченко В.В. – стандартом трудно пользоваться при передаче телеграмм за рубеж. ПОСТАНОВИЛИ: 2.1 Поручить члену научно-технической комиссии Евсеенко Э.П. согласовать проект с институтом русского языка РАН к 08.07.04. 2.2 Доработать проект стандарта и представить его на утверждение научно-технической комиссии к 10.07.04. Ответственный – заместитель директора Книжной палаты Иванов Р.Н. Председатель Секретарь личная подпись личная подпись В.В.Ткаченко В.А.Горелова В дело 13-10 подпись Резун Б.В. 15.03.04 Государственный комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации ВЫПИСКА ИЗ ПОТОКОЛА 12.03.04 N 4 Москва Заседания научно-технической комиссии по общетехническим и организационно-методическим стандартам Председатель – Ткаченко В.В. Секретарь – Горелов В.А. Присутствовали: Алмазов И.А, Антоновский И.П., Балакирев П.С., Бурденков К.С. Приглашённые: заместитель директора Книжной палаты Иванов Р.Н., начальник отдела методики стандартизации НИИС Сухарев В.И., начальник отдела систем документиро­ва­ния ВНИИДАД Соколова А.Н., заместитель директора ГНИЦВОК Сухов Н.К. Повестка дня: 2. О проекте стандарта «Транслитерация русских слов латинскими буквами». Доклад заместителя директора Книжной палаты Иванова Р.Н. 2. СЛУШАЛИ: Иванова Р.Н. – о проекте стандарта «Транслитерация русских слов латинскими буквами». Необходимость стандарта вызвана резким возрастанием обмена информа­цией с зарубежными странами. Изучены все существующие способы транслитерации. Проект стандарта согласован со всеми заинтересованными ведомствами. ПОСТАНОВИЛИ: 2.1 Поручить члену научно-технической комиссии Евсеенко Э.П. согласовать проект с институтом русского языка РАН к 08.07.04. 2.2 Доработать проект стандарта и представить его на утверждение научно-технической комиссии к 10.07.04. Ответственный – заместитель директора Книжной палаты Иванов Р.Н. Председатель Секретарь личная подпись личная подпись В.В.Ткаченко В.А.Горелова ВЕРНО секретарь подпись Б.В. Резун 16.03.04 Акт Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события. АКТ – справочно-информационный документ в системе организационно-распорядительной документации. Он содержит информацию, необходимую для разработки и принятия управленческого решения, и служит одним из определяющих юридических оснований для издания распорядительных документов. В практике управления применяются и составляются акты многих разновидностей – ликвидации, проверки, экспертизы, приёма-передачи, инвентаризации, списания, аварии, сдачи-приёма работы и т. п., которые могут относиться к другим системам документации и существовать в виде шаблона, трафарета и даже унифицированной утверждённой формы. Но общие правила составления и оформления и формуляр акта остаются едиными. Акты составляются коллегиально с целью объективно зафиксировать существующие или происшедшие события, факты и состояния, установить их содержание, сущность, причины и следствия. В состав комиссии должны входить не менее двух составителей. На практике же число членов комиссии устанавливается всегда нечётным. Акты составляются как постоянно действующими, так и специально созданными комиссиями, цель работы которых, полномочия и состав членов закрепляются в издаваемых распорядительных документах предприятия или организации (приказе руководителя, распоряжениях заместителей руководителя и главных специалистов). В некоторых случаях акт может быть составлен комиссией, образованной на основании устного распоряжения руководителя или его заместителей в пределах их компетенции. Акты составляются также полномочными должностными лицами (государственными санитарными врачами, инспекторами пожарного надзора, аудиторами и финансовыми консультантами, имеющими государственный аттестат и т. п.) и представителями контролирующих органов (архивной, налоговой, торговой, административно-технической и других инспекций). В акте фиксируются только реальные, точно установленные комиссией факты, окончательные выводы, объективные количественные показатели и другие сведения, которые получены в результате работы комиссии. На основе черновых и предварительных записей членов комиссии акт окончательно составляется и оформляется в том количестве экземпляров, которое определяется целью и задачами работы комиссии, количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление актов в конкретных случаях. Каждый экземпляр акта подписывается всеми членами комиссии, принимавшими участие в проверке или установлении фактов, состояний, событий. Все экземпляры документа приобретают одинаковую юридическую силу. Особое мнение члена комиссии должно быть изложено на отдельном листе бумаги и оформлено в виде приложения к акту. Акт может быть оформлен на общем бланке предприятия, учреждения, организации или на чистом листе формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка (продольном или угловом). В формуляр акта входят следующие реквизиты: наименование автора документа, название вида документа (АКТ); дата; регистрационный номер; место составления; заголовок; текст; подписи; гриф утверждения. Название вида документа (АКТ) оформляется при угловом расположении реквизитов от границы левого поля через 2 межстрочных интервала ниже наименования предприятия или организации, а при продольном расположении реквизитов и в общем бланке – центрованным способом прописными буквами. Дата оформляется цифровым способом (10.03.04) и является, как правило, датой актируемого события. Но если работа комиссии продолжалась несколько дней, то при составлении акта указывают дату окончания работы. Эта дата является датой составления и подписания акта. Регистрационные номера актов обычно проставляются при оформлении результатов работы комиссий, имеющих конкретную постоянную компетенцию и установленный срок полномочий (экспертная, аттестационная, квалификационная и т. п.). При актировании единичных фактов и событий номер может отсутствовать. Реквизит «место составления» содержит название географического пункта, в котором реально состоялось событие, зафиксированное в акте, и где реально работала комиссия. Заголовок акта оформляется в левом верхнем углу через 2-3 межстрочных интервала ниже реквизита «место составления». Он отвечает на вопрос «О чём?», начинается с предлога «О» («Об») и формулируется с помощью отлагательного существительного. В заголовке акта обычно отражается цель его составления, цель работы комиссии: О списании оборудования полиграфической лаборатории О выделении документов и дел к уничтожению О приёме-передаче дел по должности бухгалтера- операциониста Текст акта состоит, как правило, из двух логических составных частей: введение – изложение (вводной и констатирующей). При необходимости допускается заключительная часть текста (заключение), в которой содержится выводы, решения или рекомендации комиссии, составившей акт. Вводная часть текста строго формализована и фактически не является сплошным связным текстом. Основание, которое закрепляет полномочия, цель работы комиссии и состав её членов оформляются от границы левого поля через 2-3 межстрочных интервала ниже заголовка. Например: Основание: приказ генерального директора от 10.03.04 №42 «Об обеспечении сохранности документального фонда акционерного общества БиГ» Все элементы текста, относящиеся к слову «Основание», печатаются через межстрочный интервал от левого поля. Характерный оборот текста «Составлен комиссией:» располагается через 2 межстрочных интервала ниже слова «Основание» и заканчивается двоеточием. Составлен комиссией: Председатель - исполнительный директор Прохоров И.О. Члены комиссии: 1 Управляющий делами Баринов П.Е.; 2 Член Совета директоров Воронин С.Д. Через 2 межстрочных интервала ниже от границы левого поля оформляется состав комиссии с указанием должностей её членов и распределением обязанностей в ней. В некоторых случаях в актах полные названия должностей, т. е. с указанием наименований учреждения и структурного подразделения. Строка с обозначением председателя комиссии отделяется 2 межстрочными интервалами; список членов комиссии нумеруется арабскими цифрами и печатается через 1.5 межстрочных интервала. Фамилии членов комиссии располагаются по алфавиту, а не по значимости занимаемых ими должностей. Во вводной части акта также могут быть указанны лица, присутствовавшие при проверке, участвовавшие в работе, но не являющиеся членами комиссии (это, как правило, проверяемые, сдающие дела, руководители заинтересованных подразделений и т. п.). Например: Присутствовали: заведующий архивом Журавлёв Л. А. Подобная формализация вводной части текста акта делает невозможным применение устаревшего канцелярского оборота: «Мы, нижеподписавшиеся (далее – перечисление должностей и фамилий), составили настоящий акт в том, что …», который не соответствует системе делового стиля современного русского литературного языка и употребляться не должен. Констатирующая часть текста, отражающая существо и результаты работы комиссии, представляет собой сплошной связной текст, оформляется с красной строки и отделяется от вводной части 3-4 межстрочными интервалами. Форма представления текста – изложение, в котором установленные факты, события, обстоятельства перечисляются по степени значимости с помощью простых предложений преимущественно с прямым порядком слов. Текст удобно начинать с указания даты и цели составления акта. Например: 15 марта 2004 г. комиссия провела экспертизу (проверку, приём-передачу дел по должности и т. п.); 16 марта 2004 г. инспектор отдела кадров Иванов И. И. сдал, а секретарь генерального директора Васильева В. В. приняла дело по должности инспектора отдела кадров фирмы «Салют». Завершают текст сведения о количестве составленных экземпляров акта и месте нахождения каждого. Представление этих сведений также формализовано. Оформляются они через 2-3 межстрочных интервала ниже связного текста. С красной строки указывается: «Составлен в … экземплярах:», а на отдельных строках от границы левого поля фиксируется место хранения (номер дела по номенклатуре дел) или адресат, которому направлен экземпляр акта. Например: Составлен в 3 экземплярах: 1 экземпляр – в дело № 03-12; 2 экземпляр – в Совет директоров; 3 экземпляр – в Управление по работе с персоналом. При наличии приложений к акту ссылка на них даётся в конце текста перед подписями. Подписи председателя и всех членов комиссии (составителей) располагаются через 3-4 межстрочных интервала ниже текста от границы левого поля и разделяются двумя интервалами. Расшифровки подписей печатаются от 6-го положения табулятора без скобок строчными буквами (кроме заглавных). Инициалы располагаются перед фамилией, пробел между инициалами и фамилией не делается. Личные подписи председателя и всех членов комиссии проставляются на каждом экземпляре акта. Названия должностей в подписях не указывается. Например: Председатель комиссии И.А.Морозов Члены комиссии О.В.Аверина Т.Г.Болотова Н.В.Носов В.С.Сидоров Почти все разновидности актов подлежат утверждению или первым руководителем предприятия и организации, или его заместителями, по указанию, приказу или распоряжению которых комиссия получила свои полномочия, а также органами коллегиального управления предприятием (Общим собранием, Советом директоров, правлением) или вышестоящей организацией. Утверждение оформляется грифом, который располагается в верхнем правом углу документа и оформляется в соответствии с требованиями, изложенными в ГОСТе. УТВЕРЖДЕНО Протокол заседания Правления 20.03.04 №2 Закрытое акционерное Общество Издательство «Дивина» УТВЕРЖДАЮ Коммерческий директор (личная подпись) В.П.Сидоров АКТ 21.03.04 №3 Москва О пересортице и недостаче печатной продукции Основание: устное распоряжение коммерческого директора от 20.03.04 Составлен комиссией: Председатель – старший товаровед коммерческого отдела Рогова В.И. Члены комиссии: Экспедитор склада Суриков А.П. Директор магазина Сухов Д.В. 20 марта 2004 г. со склада печатной продукции в магазин издательства «Дивина» поступило 100 пачек печатной продукции по товарно-транспортной накладной № 025 15627. При поэкземплярной проверке литературы было установлено: 1. По сводной накладной № 1318 значится 100 экземпляров книги Альбова А.С. «Письмо зарубежному партнёру» на сумму 50 тыс. руб. 2. Фактически магазином получено 50 экземпляров книги Альбова А.С. на сумму 225 тыс. руб. и 50 экземпляров романа Хейли А. «Колёса» на сумму 15 тыс. руб. 3. Образовалась пересортица товарных фондов магазина и недостача в сумме 10 тыс. руб. Комиссия считает необходимым в трёхдневный срок доставить со склада издательства в магазин недостающие 50 экземпляров книги Альбова А.С. «Письмо зарубежному партнёру» на сумму 25 тыс. руб. и накладную на полученные экземпляры книги А.Хейли. Составлен в 3 экземплярах: 1 экземпляр – в дело № 06-11; 2 экземпляр – на склад печатной продукции; 3 экземпляр – в магазин издательства. Председатель комиссии (личная подпись) В.И.Рогова Члены комиссии (личная подпись) (личная подпись) А.П.Суриков Д.В.Сухов Письмо-благодарность В данном виде письма выражается благодарность за выполнение какого-либо рода деятельности. ОАО «Пром» Директору ОАО «АСТРОН» П.И. Иванову 444567, г. Самара 440056, г. Пенза ул. Кирова, 12 ул. Попова, 11 тел (095) 22 36 15 от 28.03.2002 № 1-78 на №__178 от 25.03.2002 Уважаемый Петр Иванович! Мы получили Ваше приглашение на конференцию по обсуждению новой линии по производству оборудования, за которое мы Вам признательны. Мы рады присутствовать на этом мероприятии. С наилучшими пожеланиями. Генеральный директор Н.Н. Лядов Котова Татьяна Александровна (095) 22 36 55 Введение Любая управленческая деятельность связана с запечатлением информации в документе и любое управленческое решение обязательно фиксируется в форме документа. Если создание документа обычно является функцией руководителей и специалистов, то их оформление, как правило, поручается секретарям- референтам (секретарям) или работникам службы делопроизводства. Таким образом фактически все работники сферы управления занимаются оформлением документов. Составление и оформление служебных документов регламентировано нормативными актами. Каждому, работающему с документами, прежде всего надо знать и иметь под рукой для справки новый российский стандарт – ГОСТ Р 6.30-97 «Требование к оформлению документов». Само название стандарта говорит о том, что в нем установлен порядок оформления реквизитов документов. Следует помнить, что стандарт распространяются на «предприятия, организации и их объединения, независимо от организационно-правовой формы и виды деятельности». Доверенность Общеизвестно, что сотрудник не вправе совершать ряд действий от имени организации, где он трудится, без наличия у него определенных полномочий на их совершение. Такие полномочия вытекают из закона, иных нормативных актов, либо доверенностей. В последнее время различные организации все чаще и чаще используют доверенность в своей повседневной практической деятельности. Но, как показывает опыт, что порой приводит к неблагоприятным для организаций последствиям. Рассмотрим оформление тех доверенностей, которые выдаются организациями для совершения определенных действий от их имени и в их интересах. Определение доверенности содержит часть 1 статьи 185 Гражданского кодекса РФ (далее – ГК РФ) – доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемым одним лицом другому для представительства перед третьими лицами. На основании доверенности поверенное лицо (тот есть то, кому выдана доверенность) имеет право на совершение от лица выдавшего доверенность – доверителя – определенных действий. Объем полномочий поверенного (т.е. тех действий, которые он имеет право совершать от имени доверителя) определяет сам доверитель. Отсюда можно выделить несколько основных видов доверенностей. Так, генеральная или полная доверенность возлагает на поверенного право совершать все допустимые законом действия от имени организации-доверителя. Доверенность специальная - лишь ряд однородных действий в определенный промежуток времени (например, представительство по всем делам в арбитражном или общем судах; получения товарно-материальных ценностей, регулярно поступающих в адрес организации и т. д.). На основании разовой доверенности допустимо совершение поверенным какого-либо конкретного юридического действия (например, представительство в арбитражном суде по одному конкретному делу, либо получение каких-то документов). В соответствии с действующим гражданским законодательством, выдача доверенности является сделкой, и к организации, ее совершающей, предъявляются все требования, какие существуют в отношении участвующих в сделках лиц. Организация-доверитель должна в обязательном порядке обладать гражданской правоспособностью, т.е. иметь гражданские права, соответствующие целям деятельности, предусмотренным в ее учредительных документах, и нести связанные с этой деятельностью обязанности. Доверитель имеет право в любой момент отменить действия доверенности. В этом случае он обязан известить об этом поверенного, а также всех тех лиц (организаций, граждан) для представительства перед которыми выдана доверенность. При прекращении доверенности поверенный должен возвратить доверенность. Часто встречается, что доверитель и поверенный заключают между собой соглашение об обязательстве доверителя не отменять действие доверенности до истечения срока ее действия. Скажу сразу, такое соглашение не имеет юридической силы, и обязательство доверителя не влечет никаких правовых последствий. Поверенный в рассматриваемой нами ситуации в большинстве случаев выступают сотрудники организации-доверителя, но доверенности могут выдаваться и другим лицам, не связанным с организацией трудовыми отношениями, а также и организациям. Поверенный также должен обладать гражданской правоспособностью и дееспособностью. Надо отметить, что поверенный не может совершать определенные действия от имени доверителя, если он не имеет право совершать их самостоятельно. Поверенному в ряде случаев требуется специальное разрешение (лицензия) на совершение ряда действий, для совершения которых законодательство требует наличие такого разрешения (лицензия). Поверенный в соответствии с п. 3 ст. 182 ГК РФ не может совершать сделки от имени доверителя ни в отношении