Лабораторная - Начальные сведения об Еxcel 7 0 Лабораторная работа N 1. НАЧАЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ ОБ EXCEL 7.0. MicrosoftExcelдля Windows является мощным программным средством для работы с таблицами данных, позволяющих упорядочивать, анализировать и графически представлять различные виды данных. Сразу же после появления в 1985 году MicrosoftExcel получил признание как наиболее мощная и популярная электронная таблица. Excel 7.0 поддерживает новейшую технологию работы с электронными таблицами. После запуска Excel на экран выводится пустая книга - это основное рабочее пространство. Облик Excel зависит от типа монитора. Мы будем рассматривать его для 14 - 15 дюймового монитора. Обычно экран содержит 5 областей: · окно книги, которое занимает большую часть экрана; · строку меню; · две или больше панелей инструментов; · строку формул; · строку состояний. Все вместе эти пять областей называются рабочей областью EXCEL. Файл MicrosoftEXCEL является рабочей книгой, состоящей из одного или нескольких листов. Листы могут быть пяти типов: рабочие листы, листы диаграмм, модули VisualBASIC, листы диалога, листы макросов MicrosoftEXCEL. Лист подобен бухгалтерской книге со строками и колонками, которые пересекаясь, образуют ячейки данных. Данными могут быть числа или текст, а также формулы, которые могут использовать данные, находящиеся в других ячейках книги. Видимый на экране рабочий фрагмент листа - это только малая часть ог-ромной таблицы высотой 16384 ряда и шириной 256 столбцов. С помощью ко-манд и инструментов можно выполнять нужные вычисления. Применяя такие функции EXCEL как копирование, перемещение, сортировка, консолидация, составление диаграмм и сводных таблиц, можно сортировать, перегруп-пировывать, анализировать и требуемым образом представлять данные на эк-ране компьютера и в документах. Можно использовать MicrosoftEXCEL и для составления шаблонов деловой документации, таких, например, как счета общих затрат, ведомости торговой прибыли и т. д. ВВОД ДАННЫХ Рабочий лист состоит из столбцов и строк. Столбцы идут вертикально и озаглавлены буквами. Строки расположены горизонтально и обозначены цифрами. Ячейки нумеруются согласно позиции в строке и столбце, как в игре «Морской бой». Сочетание позиций определяет адрес ячейки (например, А1, Е7 и т.д.). С помощью мыши или с помощью клавиш управления курсором можно выделить ячейку. В этом случае ячейка становится текущей и в нее можно вводить данные с клавиатуры или редактировать ее содержимое. Адрес ячейки отражается в Поле имени строки формул. По рабочему листу можно передвигаться с помощью клавиш управления курсором, полосы прокруток и мыши. Обозначение столбцов задается в стиле ссылок . Чтобы просмотреть стиль ссылок, выполните следующее действие: Меню Сервис (TOOLS ) Ü команда Параметры (OPTIONS ) Ü ярлычок вкладки общие (GENERAL ) Ü группа Стиль ссылок (REFERENCE STYLE ) Ü А1 [ будут буквенные обозначения столбцов]/R1C1[будут цифровые обозначения столбцов]. ВЫДЕЛЕНИЕ ЯЧЕЕК . Можно выделять смежные и несмежные ячейки Shift + Ü или Shift + щелчок мыши - выделяет смежные ячейки. Ctrl + Ü - выделяет несмежные ячейки. Упражнение N 1 1. Щелкните по ячейке В1. 2. Удерживая Shift, щелкните по ячейке D5. 3. Увидите зону выделенных ячеек. 4. Щелкните где-нибудь мышкой - выделение отменится. 5. Удерживая клавишу Ctrl, щелкните мышью по ячейкам А1, В5, С6. 6. Отмените выделение. В любую ячейку можно вводить текст, числа или формулы. Для этого достаточно активизировать ячейку и набрать с клавиатуры ту информацию, которая нужна. Набрав информацию в ячейку нажимаем клавишу Enter или щелчком мыши, или с помощью клавиш управления курсором переходим к следующим ячейкам. Упражнение N 2 1. Введите в ячейки с В1 по Е1 Бюджет на 1996 финансовый год. 2. В ячейки А3, А4 введите Составил Дата 3. В ячейки А6, В6 введите Исходные темпы роста 4. В ячейки В7, В8 введите Рост объема Удорожание 5. В ячейки С7 и С8 введите 1,5 0,9 6. В ячейку А10 введите отчет. Упражнение N 3 Введите в ячейку последовательность чисел от 1 до 12. 1. Выделите ячейки С12 : D12. 2. Наберите 1 Enter 2. 3. Установите указатель мыши на маркер заполнения в правом нижнем углу ячейки D10 так, чтобы указатель мыши принял форму 9. 4. Перетащите мышью маркер заполнения до тех пор пока в ячейке по строке не появится 12. Упражнение N 4 С помощью функции Автозаполнения (AutoFill ) MicrosoftEXCEL «узнает» ряд стандартных последовательностей: · 1, 2, 3, ... · название месяцев · название дней недели и т.д. Вы можете задать свою последовательность данных, которую Вы предполагаете часто использовать при создании рабочих книг. 1. Выберите команду Параметры (Options ) в меню Сервис (Tools ). 2. Откроется диалоговое окно Параметры (Options ). 3. Щелкните по вкладке Списки (Custom Lists ). 4. Убедитесь, что в окне Списки (Custom Lists ) выделена строка Новый Список (New Lists ). 5. В окне Замена Списка (List Enter ) наберите Приход (Enter), Затраты на товары (Enter), Полная Выручка (Enter), Статьи Расходов (Enter), Реклама (Enter), Аренда Помещений (Enter), Налоги и выплаты (Enter), Проценты по кредитам (Enter), Расходы Всего (Enter), Прибыль (Enter). 6. Щелкните по кнопке Добавить (Add ). Ваш новый список включен в списки (Custom Lists ). 7. Щелкните по кнопке ОК. Упражнение N 6 С помощью функции Автозаполнения введите на Листе 1, начиная с ячейки D13, созданную в упражнении № 5 последовательность. Если Вы забыли как это делать, вернитесь к упражнению № 4. Упражнение N 7 Импортирование данных в список . Если где-то в рабочей книге уже есть некоторый список, то этот список можно загрузить в диалоговое окно Списки (Custom Lists ). 1. Пусть у Вас в строке ячеек D15:J15 имеется Список: DEFGJ ФИО Ô Дни Ô Начислено Ô Удержано Ô Выдано 2. Выделите этот блок ячеек. 3. В меню Сервис (Tools ) выберите команду параметры (Options ). 4. Появится диалоговое окно. 5. Щелкните по вкладке Списки (Custom Lists ). Адрес выделенного диапозона ячеек появится в поле окна Импорт Списка из ячеек (Import from Cells ). 6. Щелкните по кнопке Импорт (Import ), а затем по ОК. Упражнение N 8 1. Щелкните по ярлыку Лист 2. Этим самым Вы перейдете на Лист 2 Книги. 2. В любой ячейке наберите ФИО (Enter). 3. Снова выделите эту ячейку. 4. Потащите маркер заполнения. Список готов. Упражнение N 9 Удаление информации из ячеек (из группы ячеек) 1. Выделите любую ячейку с информацией. 2. Нажмите клавишу Delили Backspace. 3. Вместо удаленной информации наберите любую другую информа-цию. РАБОТА С РАБОЧИМИ КНИГАМИ Как было сказано выше, книга состоит из рабочих листов. MicrosoftEXCEL позволяет быстро переходить от одного рабочего листа к другому, вводить данные сразу в несколько рабочих листов и присваивать им имена. MicrosoftEXCEL открывает доступ одновременно ко всем рабочим листам. При сохранении файла сохраняется сразу вся книга. Выбирать различные рабочие листы из рабочей книги можно, щелкая на соответствующих ярлычках в нижней части листов. Используя кнопки прокрутки, можно также перемещаться по рабочим листам. Можно выделять сразу несколько ячеек. Сочетание Shiftи щелчка мыши выделяет смежные ячейки. Сочетание Ctrl и щелчка мыши выделяет ячейки в любом порядке. Каждая новая рабочая книга имеет 16 чистых рабочих листов. Это количество можно изменять, добавляя или удаляя их. Можно менять названия листов. Удаление листа . 1. Щелкните правой кнопкой мыши на ярлычке Лист 2 (Sheet 2 ). 2. В контекстном меню выберите команду Удалить (Delete ). Откроется диалоговое окно, предупреждающее, что отменить невозможно. 3. Щелкните по кнопке ОК. Диалоговое окно закроется, а Лист 2 удалится. Вставка листа 1. Щелкните правой кнопкой мыши на ярлычке Лист 3 (Sheet 3 ). 2. В контекстном меню выберите команду Вставить (Insert ). 3. Откроется диалоговое окно вставки. 4. Убедитесь в том, что значок Лист (Worksheet) выделен и щелкните по кнопке ОК. Новый лист будет вставлен слева от текущего листа. 5. Щелкните по кнопке Переход к последнему листу (Last Tab Scroll ). На экране появятся ярлычки остальных листов. Переименование листов 1. Щелкните два раза на ярлычке Лист 1 (Sheet 1 ). 2. Откроется диалог Переименование листа (Rename Sheet ). 3. В поле Имя листа (Name Sheet ) наберите Бюджет 1996. 4. Нажмите клавишу Enter. Рабочему листу Лист 1 (Sheet 1 ) присвоено имя Бюджет 1996. 1. Для изменения количества листов, создаваемых по умолчанию в новой рабочей книге выберите в меню Сервис (Tools ) команду Параметры (Options ). Выберите вкладку Общие (General ) и измените число листов в новой книге (Sheet in New Workbook ). 2. Длина имени листа не должна превышать 31 символа с учетом пробелов. Перетаскивание листов 1. Щелкните по ярлычку листа и протащите в нужное место. 2. Удерживайте клавишу CTRL и протащите мышкой ярлычок листа. Лист скопируется. Сохранение файла 1. В меню файл (File ) выберите команду Сохранить как... (Save as... ). 2. Выберите свою директорию. 3. В поле имя файла ( File Name ) наберите имя файла. 4. Щелкните по кнопке Сохранить или нажмите клавишу Enter.