Обзор современного программного обеспечения управления проектами 1.ПРОГРАММНЫЙ ИНСТРУМЕНТАРИЙ МЕНЕДЖЕРА 2 2 Виды систем управления проектами 4 2.1 Средства для календарно-сетевого планирования (КСП): 4 2.2 Специализированные КСП-системы 4 3. ЗАДАЧИ И ИНСТРУМЕНТЫ 5 3.1 ОФИСНЫЕ ПРОГРАММЫ (MS Office, Internet, E-mail) 5 2 КОНСТРУКТОРСКОЕ ПО (семейство AutoCAD) 5 3.3 ФИНАНСОВЫЕ ИНСТРУМЕНТЫ ДЛЯ ПРОЕКТОВ 5 3.3.1 Project Expert 6 3.3.2 Cobra 6 3.4 ПРОГРАММЫ УПРАВЛЕНИЯ РЕСУРСАМИ 8 3.4.1 MS Project (Microsoft Project 2000.) 9 3.4.2 SureTrak Project Manager 11 3.4.3 Primavera Project Planner 11 3.4.4 Open Plan 11 3.4.5 Spider Project 12 3.4.6 WelcomHome 12 3.4.7 Time Line Solutions 15 4.ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ЭФФЕКТИВНОСТЬ И ВОЗНИКАЮЩИЕ ПРОБЛЕМЫ ПРИ ВНЕДРЕНИИ IT 15 5.Литература 16 Содержание: ПРОГРАММНЫЙ ИНСТРУМЕНТАРИЙ МЕНЕДЖЕРА Ни одна программа не существует сама по себе. Ее функциональные и архитектурные особенности напрямую связаны со средой ее использования. Поэтому знакомство с системами управления проектами будет неполным, если предварительно не рассказать о характере среды, в которой "трудятся" эти программы. Среда управления В любой организации можно выделить три группы сотрудников, участвующих в процессе управления ее деятельностью. 1. Высшее руководство, т. е. специалисты, отвечающие за постановку целей и задач, укрупненное планирование деятельности организации и оценку выполнения этих планов. 2. Менеджеры, ответственные за разработку детальных планов достижения целей, поставленных высшим руководством; распределение работ по конкретным исполнителям, планирование использования ресурсов, контроль над выполнением планов и подготовку укрупненных отчетов для высшего руководства. 3. Специалисты на местах, ответственные за выполнение определенных работ в соответствии с графиком, предоставление отчетов о состоянии выполняемых работ, их качестве, доступности, загрузке ресурсов и т. д. Существенные отличия в выполняемых задачах определяют различия в требованиях, которые предъявляют эти группы пользователей к ПО, призванному повысить эффективность их деятельности. В свое время компания Welcom Software Technologies провела исследование, позволившее определить различия в требованиях, предъявляемых к ПО на разных уровнях управления проектом (таблица). В результате были выделены три уровня управления: высшего руководства (Executive level), стратегический (Strategic level) и уровень операций (Desktop level). Причем к последнему в данном случае отнесли и исполнителей работ, и руководителей на местах, которые используют ПО для управления проектами не более нескольких часов в месяц. Можно заметить, что требования, выдвигаемые на уровнях высшего руководства и операций, применимы абсолютно к любой автоматизированной системе для управления предприятием. А требования специалистов, занимающихся детальным планированием (в данном случае - стратегический уровень), зависят от предметной области, в которой они работают. Из таблицы видно, какие функции важны для руководителя проекта. Следует отметить, что сотрудников, работающих на уровне детального планирования проекта, можно разделить на две группы. К первой относятся специалисты, ответственные за планирование сложных комплексных проектов (групп проектов и подпроектов в рамках этих групп). Для них характерно профессиональное образование в сфере управления проектами, и работа по планированию проекта является их основной обязанностью. Именно им в большей мере присущи требования к мощности и гибкости ПО. При реализации несложных проектов (или в небольших организациях) уровень детального планирования будет представлен второй группой сотрудников -- руководителями, для которых планирование проектов не является основной работой. Это может быть директор небольшой фирмы или заместитель руководителя крупной организации (уровень высшего руководства), планирующий текущую деятельность своего предприятия, или начальники отделов (уровень операций), которые планируют загрузку своих сотрудников. Для этой группы управленцев более важны такие характеристики системы, как простота использования и легкость обучения. Виды систем управления проектами. Все перечисленные факторы естественным образом повлияли на развитие систем управления проектами, которые сегодня включают в себя следующие структурные элементы (см. рисунок). Средства для календарно-сетевого планирования (КСП); -средства для решения частных задач (предпроектный анализ, разработка бюджетов, анализ рисков, управление контрактами, временем и т. д.); средства для упрощенного доступа к проектным данным; средства для организации коммуникаций; средства для интеграции с другими приложениями. Из средств для календарно-сетевого планирования наиболее четко выделены только две группы продуктов: пакеты для составления расписаний и комплексные системы. Пакеты для составления расписаний (Project Schedulers) в первую очередь ориентированы на тех руководителей, которым время от времени приходится планировать простые проекты. Это ПО позволяет задавать взаимосвязи между работами, строить диаграммы Ганнта и сетевые диаграммы, рассчитывать критический путь, упрощенно оценивать загрузку ресурсов, стоимость проекта и т. д. В качестве примера таких программ (до $200) можно назвать: FastTrack Scheduler (AEC Software), Milestones Etc. (Kidasa Software), Visio Standard (Visio Corp.). К сожалению, эти относительно недорогие продукты абсолютно не представлены на отечественном рынке. Комплексные системы предназначены для создания среды управления многочисленными сложными проектами (multi-project environment). Они включают в себя не только высокопрофессиональные инструменты для планирования, анализа и контроля за выполнением проектов, но и все необходимые средства для организации эффективных коммуникаций между участниками проектных команд и интеграции с комплексными АСУП. Такое ПО, в частности, выпускают компании Artemis Management Systems, Primavera Systems, Welcom Software Technologies, и его стоимость может превышать 10тыс. дол.Провести четкую границу между остальными системами, не попавшими в две вышеописанные группы, довольно сложно. Более того, в одну ценовую группу ($500--700) попадают и программы начального уровня, в которых упор сделан на легкость применения, и профессиональные системы с расширенной функциональностью. Большинство из них содержат средства для интеграции с другими приложениями и организации эффективных коммуникаций в проектной команде: обмен информацией по электронной почте, удаленный доступ через Web-броузер с возможностью обновления данных, мастера для создания Web-отчетов и т. д. В качестве примера таких систем можно назвать CA-Super Project (Computer Associated), Microsoft Project (Microsoft), Project Scheduler (Scitor), SureTrak Project Manager (Primavera Systems), Turbo Project (IMSI). Средства для решения частных задач выпускаются как в виде самостоятельных продуктов, так и в виде дополнительных модулей к КСП-системам. Информацию о них можно найти на сайтах разработчиков или справочных Web-ресурсах (например, http://www.allpm.com/). В последнее время на рынке появились самостоятельные системы, которые предназначены для организации упрощенного доступа к проектной информации и эффективных коммуникаций между членами проектной команды. Они не содержат собственных инструментов для календарно-сетевого планирования, а интегрируются с большинством КСП-систем. Одни делают упор на анализ проектных данных и предлагают инструменты для OLAP-обработки (PMOffice фирмы Systemcorp), другие, наоборот, сконцентрированы на коммуникациях и предлагают развитые Internet-средства, такие, как организация дискуссионных групп и чат-каналов, удаленное хранение файлов и т. д. (WecomHome компании Welcom Software). Рынок систем управления проектами постоянно меняется. Функции, которые ранее были доступны только в профессиональных системах, появляются в недорогих пакетах, а профессиональное ПО, в свою очередь, становится "дружелюбнее" к пользователю. Все системы различаются как по функциональности, так и по коммуникационным и интеграционным возможностям, поэтому выбор ПО превращается в довольно сложный проект, требующий системного подхода, аналогичного выбору любой АСУП ("Компьютерное Обозрение", # 6, 2000). Специализированные КСП-системы Специализированные КСП-системы западных производителей представлены на рынках СНГ в основном продукцией фирм Microsoft, Primavera Systems и Welcom Software. ПО двух последних компаний предназначено в первую очередь для применения в проектно-ориентированных организациях. Среди КСП-систем российских разработчиков можно выделить продукт Spider Project компании "Технологии управления Спайдер", предназначенный для профессиональных пользователей. Уровень высшего руководства Стратегический уровень Уровень операций Легкость в применении. Возможность получать демонстрационные отчеты. Мощные возможности обобщения сведений. Средства для интеграции с данными из других программных приложений. Процедуры для планирования сверху вниз. Мощность временного, ресурсного, стоимостного планирования, анализа рисков. Возможность интеграции с другими приложениями. Средства для свертывания (roll-up) данных по проекту (предоставление отчетов руководству) и углублению (drill-down) для планирования на более детальном уровне. Средства для контроля над реализацией проекта. Гибкость при настройке выходных форм отчетности. Простота использования. Легкость изучения. «Прозрачность» процедур ввода данных. Наглядность. ЗАДАЧИ И ИНСТРУМЕНТЫ Существует достаточно много определений слова "проект". Однако все они характеризуют проект как уникальную совокупность координированных действий, направленных на достижение какой-либо конкретной цели и ограниченных во времени. Перечень основных задач и программного обеспечения, которое может быть использовано для их решения, приведен ниже в таблице. Как видно из этой таблицы, для разработки и реализации проектов может быть использовано как стандартное офисное программное обеспечение, так и специализированное ПО для реализации проектов. Возможности "надстройки" стандартных программ и создание собственных разработок на основе баз данных ограничены и не рекомендуются к широкому применению, что связано с "уникальностью" проектов и сложностью разработки специализированного программного обеспечения для этих целей. ОФИСНЫЕ ПРОГРАММЫ (MS Office, Intenet, E-mail) Использование офисных программ (MS Office, Internet, E-mail) не отличается от их стандартного использования в рутинной работе (посмотреть по MS Office , посмотреть по Internet). Основной объем применения офисных программ приходится на подготовительный этап и стадии разработки проекта, и также на этап составления исполнительной документации. В проектной работе очень большую роль играет коммуникация с поставщиками через E-mail, а также поиск новой информации через Internet. КОНСТРУКТОРСКОЕ ПО (семейство AutoCAD) Использование конструкторских программ (семейство AutoCAD) не отличается от их стандартного использования в рутинной работе. Основной объем применения конструкторских программ приходится на стадию детальной разработки проекта (прорисовка планировок оборудования, технологических схем, конструкторских чертежей) и составления исполнительной документации по проекту. ФИНАНСОВЫЕ ИНСТРУМЕНТЫ ДЛЯ ПРОЕКТОВ Финансовые инструменты используются для экономического обоснования и финансового контроля проекта при решении, прежде всего следующих задач: составление бизнес-плана для его представления потенциальному инвестору составление детального финансового плана и определение потребности в денежных средствах расчет основных финансовых показателей анализ вариантов "что - если" сравнение фактических финансовых потоков с прогнозируемыми Наиболее распространенные программы для решения этих задач: Project Expert Разработчик: Про-Инвест Консалтинг / Россия ( http://www.pro-invest.com/it ) Дистрибьютор: Про-Инвест Консалтинг ( http://www.pro-invest.com/it ) Подходит для пользователей, не имеющих специальной подготовки в области финансового анализа Интерфейс на русском языке Обеспечивает формирование стандартных финансовых документов, отвечающих российским и международным стандартам бухгалтерского учета Позволяет подготовить подробный бизнес-план инвестиционного проекта на уровне международных стандартов Импорт / экспорт файлов: MS Access, MS FoxPro, MS Excel, dBase, MS Project, P3, SureTrack, Audit Expert и другие Платформа: Windows 95 / 98 / NT / 2000 / ME Имеет сетевую версию с разграничением прав доступа для различных категорий пользователей Cobra