Компьютерная поддержка коммерческой деятельности фирмы Уважаемые члены квалификационной комиссии !!! Вашему вниманию предлагается квалификационная работа на тему: «КОМПЬЮТЕРНАЯ ПОДДЕРЖКА КОММЕРЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ФИРМЫ» Последние достижения в области информационных технологий привели к новым концепциям в организации коммерческой фирмы. Не одна фирма не может обойтись в своей работе без применения компьютеров, которые с успехом заменяют рутинную работу выполнявшуюся ранее в ручную, повышая эффективность работы любой фирмы. В своей дипломной работе я проанализировал рынок программного обеспечения применительно к работе предприятия и сделал вывод, что: в большинстве фирм используется ряд программ для облегчения работы и экономии средств Так например по бухгалтерскому учету широко применяются такие программы как «1С», «Парус». Для складского учета, применяются такие программы как «СКЛАД», «Складской Учет» Для составления документов применяются такие программы как «Лексикон», «Word». Также из проведенного анализа, мною выявлены слабые места в организации работы предприятий: --- это организация документа оборота --- внутрифирменная система информации --- система видения записи В моей работе предложена система по упорядочению вышеперечисленных слабых мест, на базе пакета электронных таблиц MS Excel. Фактически для использования бухгалтерских, складских и т.д. программ требуются группа специалистов которая занимается внедрением, поддержкой, обучением сотрудников и тем самым дополнительных финансовых затрат со стороны фирмы. Я же предлагаю, более эффективный метод, который сэкономит деньги, время, заменит десятки сотрудников, что в итоге даст прямую финансовую выгоду для предприятия. На примере коммерческого предприятия был проведен тщательный анализ табличных форм составления бизнес-плана развития предприятия по выпуску «Мультимедийных компьютеров». На основании полученных расчетов были составлены следующие таблицы: Оценка риска проекта Расчет себестоимости единицы продукции Прогноз объема произведенной продукции План денежных поступлений На основании которых был сделан вывод, об эффективности расширения предприятия по производству «Мультимедийных компьютеров» Фактически с помощью MS Excel мы создали универсальные шаблоны бизнес-плана которые с успехом могут создаваться на различных фирмах с помощью пакета электронных таблиц и наглядно демонстрируя эффективность вливания инвестиций в проект. А теперь уважаемая комиссия вы зададитесь резонным вопросом, а зачем нужно внедрять эту программы и какую экономическую эффективность даст этот пакет? J Естественно у меня возникает резонный ответ J, что мы сможем выиграть внедрив Excel: Организация документооборота Повышение эффективности обработки потока информации Систематизация прохождения документов внутри фирмы Организация коллективной работы над документами Организация складского учета Организация бухгалтерского учета Организация по составлению деловых документов и многое другое. Едино разовое внедрение и простота в обучении в работе с этой программой. Простота в использовании и единый интерфейс для всех вышеперечисленных программ. Минимальные требования для установки ПО Минимальная цена А самое привлекательное, что нам не потребуется больше тратить финансовые средства на покупку, внедрение, обслуживанию (бухгалтерских, складских и т.д. программ) а достаточно одной программы. На основе анализа «Электронных таблиц», можно сделать вывод, что Excel является универсальным пакетом, который применим не только в сфере составления бизнес-плана, но также подходит для любого раздела экономической теории. НОВЫЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ НАТАЛЬИ НЕСТЕРОВОЙ ФАКУЛЬТЕТ «ЭКОНОМИКА И УПРАВЛЕНИЕ» ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦОННАЯ РАБОТА Тема: Компьютерная поддержка коммерческой деятельности фирмы Исполнитель: Смирнов Алексей Анатольевич Э13А2 Руководитель: Зайцева Лариса Викторовна ОТЗЫВ Последние достижения в области информационных технологий привели к новым концепциям в организации деятельности коммерческой фирмы. Ни одна фирма не может обойтись в своей работе без применения компьютеров, которые с успехом заменяют рутинную работу, выполнявшуюся ранее вручную, повышая эффективность работы любой фирмы. В представленной работе проведен глубокий анализ документо оборота на различных предприятиях и сформулированы требования предъявляемые к внутрифирменной информации. На примере бизнес-плана развития предприятия показано, что наиболее эффективной формой представления является табличная. Предложены формы таблиц в качестве шаблонов для бизнес-плана, которые с успехом могут создаваться на различных фирмах с помощью пакета MS Excel. С помощью пакета Excel разработаны электронные таблицы, в том числе: оценка риска проекта, расчет себестоимости единицы продукции, прогноз объема произведенной продукции, баланс объема доходов и расходов по чистой прибыли и план денежных поступлений, на основе которых сделан вывод об эффективности расширения предприятия по производству «Мультимедийных компьютеров». В ходе выполненения работы Смирнов А.А. показал себя грамотным специалистом, способным проводить глубокий анализ и принимать самостоятельные решения. Его несомненным достоинством является свободное владение современными компьютерными технологиями и умение их применить для повышения эффективности коммерческой деятельности фирмы. В качестве недостатка следует отметить излишнее описание возможности пакета MS Excel. Выпускная работа выполнена на высоком уровне в соответствии с современными требованиями и заслуживает отличной оценки, а Смирнов А.А. присвоения квалификации бакалавра менеджмента. Научный руководитель профессор Л.В. Зайцева Стр. 2 СОДЕРЖАНИЕ Введение Специальная часть 1. Организационная структура различных предприятий ............................ 3 2. Суть управленческой деятельности на предприятии .............................. 5 Документооборот на предприятии, содержание и требования, предъявляемые к информации ................................................................... 9 5. Значение внутрифирменной системы информации ................................ 14 Технические средства, используемые во внутрифирменной системе информации ................................................................................................. 15 Система ведения записей ........................................................................... 16 Программные продукты используемые на фирме ................................... 16 Применение электронных таблиц MS Еxcel ........................................... 17 Управление файлами ................................................................................ 18 Структура документа ................................................................................ 20 Построение таблиц ................................................................................... 22 Табличные вычисления ............................................................................ 26 Построение и оформление диаграмм ...................................................... 28 Функции ..................................................................................................... 31 Обмен данными ......................................................................................... 34 Обработка списков .................................................................................... 36 Анализ данных ........................................................................................... 39 Базы данных ............................................................................................. 41 Экономическая часть. 1. Бизнес-план на развитие ............................................................................ 45 2. Анализ положения дел в отрасли ............................................................. 47 3. Анализ рынка сбыта .................................................................................. 48 4. Анализ конкуренции ................................................................................. 48 5. Оценка риска проекта ................................................................................. 49 6. Расчет себестоимости единицы продукции .............................................. 51 7. Прогноз объема производства и реализации продукции ....................... 54 8. Счет прибылей и убытков .......................................................................... 56 9. Баланс доходов и расходов ........................................................................ 56 10. Оценка финансовой деятельности предприятия ................................... 57 Заключение Список используемой литературы Введение В условиях рыночной экономики информация выступает как один из основных товаров. Успех коммерческой и предпринимательской деятельности связан с муниципальными, банковскими, биржевыми информационными системами, информатизации об оптовой и розничной торговли, торговых домов, служб управления трудом и занятостью, созданием банка данных рынка товаров и услуг, развитием центров справочной и аналитико-прогнозной котировочной информации, электронной почты, электронного обмена данными и др. Управленческая деятельность выступает в современных условиях как один из важнейших факторов функционирования и развития промышленных фирм. Эта деятельность постоянно совершенствуется в соответствии с объективными требованиями производства и реализации товаров, усложнением хозяйственных связей, повышением роли потребителя в формировании технико-экономических и иных параметров продукции. Большую роль играют также, изменения в организационных формах и характере деятельности фирм, повышение значения транснациональных корпораций в международных хозяйственных связях. Изменения условий производственной деятельности, необходимость адекватного приспособления к ней системы управления, сказываются не только на совершенствовании организации, но и на перераспределении функций управления по уровням ответственности, формам их взаимодействия и т.д.. Все это требует от фирм адаптации к новым условиям, преодоления возникающих противоречий в экономическом и научно-техническом процессах. Новейшие достижения в области микроэлектроники привели к новым концепциям в организации информационных служб. Благодаря высокопроизводительным и экономичным микропроцессорам информационно-вычислительные ресурсы приближаются к рабочим местам менеджеров, бухгалтеров, плановиков, администраторов, инженеров и других категорий работников. Совершенствуются персональные системы обработки данных, упращается документооборот, внедряются автоматизированные рабочие места на базе персональных компьютеров. На этой основе в 80-х годах наметилась тенденция развития информационно-вычислительной техники. Подходя к современным требованиям, предъявляемых к качеству работы управленческого звена коммерческой компании, нельзя не отметить, что эффективная работа его всецело зависит от уровня оснащения офиса компании электронным оборудованием, таким, как компьютеры, средства связи, копировальные устройства. В этом ряду особое место занимают компьютеры и другое электронное оборудование, связанное с их использованием в качестве инструмента для делопроизводства и рационализации управленческого труда. Их использование в качестве информационных машин, что, хотя и не соответствует их названию, но в последнее время становится основным видом их применения, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных маркетинговых и производственных проектов, В данной дипломной работе мы с помощью программного обеспечения MS Excel сделали расчет, эффективности создания коммерческого предприятия по производству «Мульти мидийный компьютеров». Электронные таблицы увеличивают эфективность документооборота, улучшают возможность коллективной работы, повышают скорость обработки информации, позволяют графически наглядно илюстрировать сложную коммерческую информацию на предприятии, что даказывает эфективность использывания Электронных таблиц. Специальная часть 1. Организационная структура различных предприятий Почему крохотная “Apple” и гигантская “IBM” заработали сотни миллионов в компьютерном бизнесе, а другие, такие как “RSI”, потеряли свои состояния? Как “MacDonald`s” удается готовить миллиарды гамбургеров в год, дешево продавать их и получать при этом огромные прибыли, в то время как большинство ресторанов не в состоянии обслуживать несколько сотен клиентов в день? Почему после стольких лет существования “Sirs” и “Micukosi” до сих пор являются ведущими компаниями в розничной торговле в своих странах, а другие, например, “U. T. Grant” обанкротились? Почему религиозное учреждение, такое как католическая церковь, может процветать в 2000 году, если оно действует по принципам и в соответствии с практикой, которые привели бы к краху любого бизнесмена буквально за несколько часов? Успех и провал этих фирм и компаний имеют одну общую особенность. Все они являются организациями. Организация составляет основу мира менеджеров, она является причиной, обуславливающей существование менеджмента. Группа должна соответствовать некоторым обязательным требованиям, чтобы считаться организацией. К ним относятся: 1. Наличие по крайней мере двух людей, которые считают себя частью этой группы 2. Наличие по крайней мере одной цели (т.е. желаемого конечного состояния или результата), которую принимают как общую все члены данной группы. Наличие членов группы, которые намеренно работают вместе, чтобы достичь значимой для всех цели. Соединив в одну эти существенные характеристики, мы получаем важное определение: Организация - это группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или целей.1 Приведенное выше определение справедливо не просто для организации, а для формальной организации. Существуют также неформальные организации, группы, которые возникают спонтанно, но где люди вступают во взаимодействие друг с другом достаточно регулярно. Неформальные организации существуют во всех формальных организациях, за исключением, быть может, очень маленьких. И хотя у них нет руководителей, неформальные организации очень важны. Таким образом , когда употребляется слово организация, имеется в виду формальная организация. Из определения следует, что организация всегда имеет хотя бы одну общую цель, разделяемую и признаваемую таковой всеми ее членами. Но формальное управление редко имеет дело с организациями, имеющими только одну цель. Менеджмент -это управление сложными организациями. Сложные организации имеют набор взаимосвязанных целей. Один простой пример: “МакДоналдс” является организацией, состоящей из 7 с лишним тысяч самостоятельных предприятий, работа которых обеспечивается поддержкой большого числа организаций, работающих “ за кулисами”, ведущих строительство магазинов и цехов, осуществляющих рекламу, производящих закупку продуктов, разрабатывающих новые виды продукции, осуществляющих контроль качества. Каждое заведение “МасDonald`s” имеет свои планы реализации продукции и прибыли. Каждая вспомогательная единица также имеет свои цели, такие как, например, закупка говядины по выгодным ценам. Эти цели взаимосвязаны и взаимозависимы. Например, ресторан может реализовать свои цели, добившись запланированной прибыли, только если служба закупки добьется своих целей, обеспечив достаточное количество булочек по