Главная Учебники - Разные Лекции (разные) - часть 26
Більшість вихідних документів “1С:Бухгалтерії-Проф.” містить підсумки по рахунках, субрахунках або об”єктах аналітичного обліку: залишки, обороти або інші величини, що підраховуються на їх основі. Тому перед формуванням багатьох документів програма повинна виконати підрахунок підсумків. Зведені проводки, Журнальний ордер, Шахматка, Оборотно-сальдова відомість і Оборотно-сальдова відомість по субконто можуть виводитися без попереднього підрахунку підсумків, але в цьому випадку підсумки в них будуть старими. Запит розрахунку підсумків використовується також для переходу до наступного робочого кварталу (див. розд.7.5). 7.1. Ручний та автоматичний підрахунок підсумків. Розрахунок підсумків може здійснюватися в двох режимах:
- розрахунок після вводу кожної проводки
- при цьому після вводу, знищення або коректування будь-якої проводки, програма автоматично коректує підсумки по рахунках та об”єктах аналітичного обліку для біжучого кварталу, а також для наступних кварталів, якщо для них здійснювався підрахунок підсумків;
- розрахунок по запиту
- в цьому режимі розрахунок підсумків проводиться тільки при звертанні до вихідних документів, які включають підсумки ( оборотно-сальдова відомість, шахматка і т.д.), а також на запит користувача ( режим “Розрахунок підсумків” розділу “Звітність” головного меню).
Для включення режиму розрахунку підсумків після вводу кожної проводки слід в запиті “Параметри” (він виводиться, наприклад, при натисненні Alt F
10
при перегляді журналу операцій, або вибором пункту “Встановлення параметрів” групи “Сервіс” головного меню) встановити параметр “Перерахунок підсумків при зміні операцій” . Якщо цей параметр встановлено, зліва від відповідного напису виводиться “Х”. Якщо задано режим автоматичного перерахунку підсумків, то після кожної проводки програма коректує підсумки. Цей процес займає дуже мало часу і практично непомітний для користувача. В цьому випадку при звертанні до підсумкових даних не виконується їх перерахунок - підсумки завжди знаходяться в актуальному стані. Якщо у Вас повільний комп”ютер, то коректування підсумків може помітно сповільнити введення проводок. В цьому випадку, коли Ви збираєтеся вводити підряд велику кількість проводок і Вас не цікавлять підсумки, має зміст відключення автоматичного коректування підсумків. 7.2. Основний та тимчасовий розрахунок. Програма має два способи розрахунку підсумків: основний та тимчасовий. Після того, як виконано основний розрахунок, можна формувати вихідні документи за будь-який квартал і будь-який місяць до кінця останнього розрахованого кварталу. Тимчасовий розрахунок
можна виконати за будь-який період. Перед розрахунком слід встановити початкову і кінцеву дати розрахунку. Підсумки тимчасового розрахунку дійсні до слідуючого тимчасового розрахунку, або до переключення в режим основного розрахунку. 7.3. Виконання основного розрахунку. Встановлення періоду основного розрахунку і розрахунок підсумків проводиться з допомогою пункту “Розрахунок підсумків” розділу “Звітність” головного меню. При виборі даного пункту на екран виводиться запит. Якщо підсумки вже розраховані, то в нижній частині запиту повідомляється, за який період виводяться підсумкові документи. В правому верхньому куті запиту виводиться квартал, в якому знаходиться робочий період (період основного розрахунку). Основний розрахунок виконується слідуючим чином:
1. Якщо Ви хочете встановити новий робочий період, виділіть курсором поле з робочим періодом, натисніть Enter
і введіть нові значення номеру кварталу і року. Після цього вкажіть, за який період повинні виводитися підсумки: за весь квартал чи за один з його місяців. Встановіть курсор зліва від напису “Квартал” або зліва від назви потрібного місяця і натисніть Enter
. 2. Якщо Ви хочете виконати при перерахунку підсумків перерахунок документів, введених в режимі “документи і розрахунки” (таких як переоцінка валюти, розрахунок податків), включіть режим “При перерахунку виконувати перерахунок документів”. Якщо перерахунок документів не потрібний, даний режим можна виключити. Перераховуватися при розрахунку підсумків будуть тільки ті документи, у яких в списку документів в графі “А.П.” включено ознаку автоматичного перерахунку (стоїть знак “+”). 3. Виділіть курсором напис “Виконати основний розрахунок за робочий квартал” і натисніть Enter
. Програма виконає розрахунок і повернеться в головне меню. При помилковому заданні періоду програма виведе повідомлення (наприклад, “Не розраховано минулий період”). Якщо розрахунок за вибраний квартал вже виконаний, програма виведе повідомлення: Итоги уже рассчитаны! Пересчитать - Enter
! Отказ - Esc
. Зауваження. 1. Якщо Ви працюєте без автоматичного перерахунку підсумків, то після виправлення даних в попередньому періоді необхідно буде виконати перерахунок підсумків або закриття періоду для всіх періодів аж до біжучого. При включеному автоматичному перерахунку підсумків в цьому немає необхідності - при коректуванні проводок програма сама виправить підсумки у всіх кварталах, аж до останнього розрахованого кварталу. 2 . При закритті періоду (див. розд.10.3) розрахунок підсумків проводиться автоматично. 7.4. Виконання тимчасового розрахунку. Встановлення періоду тимчасового розрахунку і виконання тимчасового розрахунку також здійснюються з допомогою пункту “Розрахунок підсумків” розділу “Звітність” головного меню. При виборі цього пункту на екран виводиться запит. Якщо підсумки вже розраховані, то в нижній частині запиту повідомляється, за який період виводяться підсумкові документи. Для виконання тимчасового розрахунку встановіть початкову і кінцеву дати періоду, за який Ви хочете провести розрахунок (для коректування поля з датою виділіть її курсором і натисніть Enter
). Потім виділіть курсором напис “Виконати тимчасовий розрахунок за період” і натисніть Enter
. Програма виконає розрахунок і повернеться в головне меню. Ви можете також виконати тимчасовий розрахунок без вхідних залишків, для цього в запиті слід встановити режим “Без залишків на початок періоду”. Це дозволяє швидко розрахувати обороти за якийсь період, наприклад, за день або тиждень, без аналізу проводок з початку місяця. Зауваження. При виконанні тимчасового розрахунку Ви можете переключати періоди в звітах, в формах первинних документів і в формулах для сум проводок. В цьому випадку доступні тільки підсумки тимчасового розрахунку. Відключення тимчасового розрахунку
.
При виборі пункту запиту “Відключити” відбувається перехід з тимчасового розрахунку в режим основного розрахунку. Це проходить швидше, ніж повторне виконання основного розрахунку. 7.5. Перехід до наступного робочого кварталу. Для переходу до наступного робочого кварталу (наприклад, при необхідності виправити проводки в попередньому періоді) слід вивести з допомогою пункта “Розрахунок підсумків” розділу “Звітність” головного меню запит розрахунку підсумків і поміняти там робочий квартал, як описано в розд.7.3. Після цього Ви можете ввійти в журнал операцій і вводити там проводки і документи за вказаний квартал. Зауваження. Якщо Ви працюєте з включеним автоматичним розрахунком підсумків, то Ви можете вносити виправлення в попередні квартали без необхідності перераховувати підсумки - програма сама виправить підсумки у всіх кварталах, аж до останнього розрахованого. Наприклад, якщо Ви в 3 кварталі 1994 р. помітили неправильну проводку, яка відноситься до 1 кварталу, то Ви можете переключитися на 1 квартал, виправити проводку і потім знову переключитися на 3 квартал. Ніяких перерахунків підсумків при цьому робити не треба. Навпаки, якщо режим автоматичного перерахунку підсумків був би виключений, то потрібно було б розраховувати підсумки за 1 квартал, потім за 2 квартал, і тільки потім можна було б розраховувати підсумки за 3 квартал. 7.6. Інформація, що міститься в підсумках. При перерахунку підсумків програма підраховує і зберігає дані про залишки і обороти по кожному рахунку і субрахунку: при основному розрахунку - за кожний місяць кварталу, а при тимчасовому розрахунку - за період тимчасового розрахунку. Якщо по рахунку або субрахунку ведеться валютний облік, програма розраховує і зберігає залишки і обороти в валюті по кожній валюті окремо, в гривнях (гривневий еквівалент) по кожній валюті окремо і сумарні (по всіх валютах) залишки і обороти (останні виражаються, як це вимагається правилами бухобліку, в гривнях). Якщо по рахунку (субрахунку) ведеться аналітичний облік, вказані дані вираховуються і зберігаються для кожного об”єкту аналітичного обліку (субконто). Крім того, якщо по рахунку (субрахунку) ведеться кількісний облік, то програма підраховує і зберігає також кількісні залишки і обороти по кожному об”єкту аналітичного обліку (субконто). Для деяких рахунків в підсумках можуть зберігатися також дані про обороти субконто по даному рахунку з іншими рахунками. Для цього слід в плані рахунків поставити відповідну ознаку (символ “+” в графі “Ан.”). 7.7. Використання підсумків. При формуванні багатьох стандартних звітів програма не переглядає журнал операцій, а бере всю необхідну інформацію з підсумків, завдяки чому ці звіти виводяться практично моментально.
|